《会展概论》E-mail:hebiaotaylor@163.com主讲:何彪《会展概论》E-mail:hebiaotaylor@163.1案例：从博鳌亚洲论坛说开去45场正式活动、2场分论坛、9场圆桌会议、4场主题早餐会、3场主题午餐会和2场主题晚餐会。来自30多个国家和地区的1000多名政要、商界人士和知名学者。请大家思考：博鳌亚洲论坛到底给海南带来了什么？1案例：从博鳌亚洲论坛说开去45场正式活动、2场分论坛、9场
洛杉矶奥运会是1896年现代奥运会创办以来首次由民间承办的运动会。被逼无奈的尤伯罗斯的第一个商业创意是电视转播权招标。尤伯罗斯的努力让这次奥运会的电视转播权在美国本土拍卖得到了2亿美元。尤伯罗斯最辉煌的创举是把竞争机制引入赞助营销，这一举措是他开创奥运会不赔反赚奇迹的制胜法宝。他将正式赞助商的总数严格限制为30个，规定每个行业通过竞标的方式只接受一家赞助商，利用商家争当行业龙头老大的心态，促使这30个行业内部进行激烈的竞争，进而最大限度地提高赞助价位。运用这一策略，他首先捕获了竞争最激烈的饮料行业：面对400万美元的底价和强有力的竞争对手百事可乐，为了拔得软饮料独家赞助的头筹，可口可乐以1260万美元的天价成为尤伯罗斯首肯的赞助商。还有著名的“柯达”--“富士”之争等。
案例：从奥运“陷阱”到奥运“摇钱树”2奥运会在带给人们欢乐和享受的同时，它所需
与商家无丝毫联系的火炬接力也被尤伯罗斯变成了“印钞机”。他开价3000美元一公里拍卖美国境内奥运火炬传递路线的所有里程，对参加者只有两个要求，第一要身体好，第二要付3000美元。美国人为自己能当一名奥运火炬手而感到自豪。通过这一活动成功集资的1100万美元被用于在当地建设体育设施，推广体育活动，培养体育人才。
凭借着天才的商业头脑和运作手段，尤伯罗斯使不依赖政府拨款一分钱的洛杉矶奥运会盈利2.25亿美元，成为近代奥运会恢复以来真正盈利的第一届奥运会，从此，88汉城、92巴塞罗那、96亚特兰大、2000悉尼、04雅典奥运会都赚钱。奥运会变成了一棵人见人爱的摇钱树。因为导演了这场奥运史上的“商业革命”，尤伯罗斯被誉为奥运会的“商业之父”。由于对现代奥运作出的突出贡献，1984年他获得了国际奥委会颁发的杰出奥运组织奖。
2案例：从奥运“陷阱”到奥运“摇钱树”与商家无丝毫联系的火炬接力也被尤伯罗斯变成这些又与会展有什么关系呢？到底什么是会展呢？这些又与会展有什么关系呢？到底什么是会展呢？第一章会展概述第一节会展的内涵第二节会展的起源与发展第三节会展的特点第一章会展概述第一节会展的内涵第一节会展的内涵一、会展的内涵与本质（一）会展的内涵
1、狭义会展2、广义会展（二）会展的本质1、现代服务业2、营销功能3、交流4、产业带动性第一节会展的内涵一、会展的内涵与本质会展的内涵概念一
狭义的会展是以欧洲为代表C&E(ConventionAndExposition)或者M&E(MeetingandExposition)会展的内容包括会议和展览会展的内涵概念一狭义的会展是以欧洲为代表C&
M：CorporateMeetings公司业务会议I：IncentiveTour奖励旅游C：Convention协会或社团组织会议E：Event事件活动会展的内涵概念二
广义的会展
以美国为代表，MICE会展的内容包括：各类型的专业会议、博览交易会、奖励旅游以及各种事件活动。MICEM：CorporateMeetings会展的内涵概念第一节会展的内涵二、会展的形成与分类
（一）会展的形成1、经济发展2、贸易需求3、科技进步4、文化交流
第一节会展的内涵二、会展的形成与分类会展的起源与发展第一章会展绪论阶段标志活动范围典型形式活动目的组织方式原始原始社会地方物物交换交换物品自发古代工业革命前地区集市市场松散近代1798年法国工业产品大众展国家工业展览会展示有组织现代1894年德国莱比锡的样品博览会国际贸易展览会、博览会市场、展示专业组织会展的起源与发展第一章会展绪论阶段标志活动典型形式活动目第一节会展的内涵二、会展的形成与分类
（二）会展的分类
一般分为三类或四类。
第一节会展的内涵二、会展的形成与分类1、会议
Exhibitions（1）定义
功能教育性展（观赏展、教育展、国家推广展）中介性展（商业推广展、贸易型交易展、消费型交展、综合性展）方式实物展览、网上展览会2、展览
Exhibitions（2）分类分类标准划分类别内容综合性展览会、专业展览会、消费展览会展概论参考课件会展概论参考课件国际博览会联盟（UFI）的展览会分类标准
A：综合性展览
A1：技术与消费品展览会
A2：技术展览会
A3：消费品博览会
B：专业性展会
B1：农业、林业、葡萄业及设备
B2：食品、餐馆和旅馆生意、烹调及设备
B3：纺织品、服装、鞋、皮制品、首饰及设备
B4：公共工程、建筑、装饰、扩建及设备
B5：装饰品、家庭用品、装修及设备
B6：健康、卫生、环境安全及设备
B7：交通、运输及设备
B8：信息、通讯、办公管理及设备
B9：运动、娱乐、休闲及设备
B10：工业、贸易、服务、技术及设备
C：消费展览会
C1：艺术品及古董
C2：综合地方展览会国际博览会联盟（UFI）的展览会分类标准
A：综合性展览3、奖励旅游
Incentivetravel
根据国际奖励旅游协会的定义，奖励旅游的目的是协助企业达到特定的目标，并对达到该目标的参与人士，给予一个尽情享受、难以忘怀的旅游假期作为奖励。其种类包括：商务会议旅游、海外教育训练、奖励对公司运营及业绩增长有功人员。需要指出的是，奖励旅游并非一般的员工旅游，而是企业业主提供一定的经费，委托专业旅游业者精心设计的“非比寻常”的旅游活动。用旅游这一形式作为对员工的奖励，会进一步调动员工的积极性，增强企业的凝聚力。奖励旅游的对象：员工、经销商、代理商奖励旅游的形式：有企业提供一定的经费规划假期，委托展业公司代办奖励旅游的目的：犒劳有功人员，增加员工凝聚力3、奖励旅游Incentivetravel4、节事活动
Festivals&SpecialEvent节庆是“节日庆典”的简称，包括各种传统节日。西方常把节日(Festival)和特殊事件(SpecialEvent)看作一个整体，Festivals&SpecialEvent(FSE)译为“节日和特殊事件”，简称“节事”Getz把事先经过策划的事件(plannedevents)分为七大类1、文化庆典2、商贸及会展3、体育赛事4、教育科学事件5、休闲事件6、政治/政府事件7、私人事件4、节事活动Festivals&Specia会展概论参考课件第一节会展的内涵三、会展的发展条件
（一）经济条件（二）开放程度（三）城市综合服务能力（四）品牌特色展览项目第一节会展的内涵三、会展的发展条件第一节会展的内涵四、会展的经营理念
三、公司部门、企业
新中国参加过的历届世博会
从1982年起到现在，受中国政府委托，中国国际贸易促进委员会以国家名义累计9次组织中国馆参加了世界博览会。即：1982年美国诺克斯维尔“能源”世博会；1984年美国新奥尔良“水源”世博会；1985年日本筑波“科技”世博会；1986年加拿大温哥华“交通运输”世博会；1988年澳大利亚布里斯班“科技时代的业余生活”世博会；1992年意大利热那亚“船与海洋”世博会；1992年西班牙塞维利亚“发现的时代”世博会；1993年韩国大田“新的起飞之路”世博会；1998年葡萄牙里斯本“海洋——未来的财富”世博会。其中，在1988年布里斯班、1992年塞维利亚和1993年大田世博会上，中国馆二次被评为“五星级展馆”，一次被评为“最佳外国馆”。
新中国参加过的历届世博会从1982年起到现在，受1999年云南世博会；1999年昆明世园会2006年沈阳世园会2010年上海世博会2011年西安世园会
中国历次世博会、世园会
会展经济可以产生直接的经济效益，这是它得以迅速发展的重要原因。从国际上看，在瑞士日内瓦，德国汉诺威、慕尼黑，美国纽约，法国巴黎，英国伦敦，新加坡和我国香港等这些世界著名的“展览城”，会展业为其带来了直接的收益和经济的繁荣。美国1年举办200多个商业展会带来的经济效益超过38亿美元；法国展会每年营业额达85亿法郎，展商的交易额高达1500亿法郎，展商和参观者的间接消费也在250亿法郎左右；我国香港每年也通过举办各种大型会议和展览获得可观的收益；从国内来看，仅2000年春季举办的“北京第六届国际汽车展”，就有40万观众前往观展，光门票收入就相当可观。这种直接的经济效益所产生的吸引力使得会展经济在我国迅速发展起来。二、会展经济的直接功能（二）较强的产业带动作用
会展经济还可带动集交通、住宿、餐饮、购物、旅游为一体的“第三产业消费链”。1999年上海举办的“财富论坛”会期虽只3天，但是留在上海各酒店的费用就达数百万美元。每年两届的中国出口商品交易会(广交会)，带动了广州第三产业的发展，展会期间，广州市酒店客商入住率达90%以上，来自100多个国家和地区的近10万多外商云集广州。云南昆明召开的‘99世界园艺博览会的影响一直持续到现在，2000年1—7月份，云南省旅游总收入115亿元，同比增长44%，到10月初，昆明世博会接待的中外游客已超过930万人次。1999年以来，香港参观展览的人数达407万人次，展览业本身收益为15亿港元，酒店业收益高达126亿港元，占第三产业总收入的59%；餐饮业收益635亿港元，参观展览的人士在香港的商店总消费达27亿港元，占零售业总收入的12%。
从科技发展史来看，许多划（四）促进经济贸易合作的作用
在一些交易会、展览会和贸易洽谈会上都能签署一定金额的购销合同、投资、转让和合资意向书。据统计，法国博览会和其他专业展览会每年展商的交易额高达1500亿法郎。在“99深圳高交会”上，成交项目1459个，成交金额6494亿美元。北京举办的前两届国际周上，达成的投资总额也都达到6亿多美元。2000年北京国际周内签署的合同、协议、意向总计金额达到了6023亿美元。（四）促进经济贸易合作的作用
会展协会内部因素会展场馆会展人才请你思考：你认为海南发展会展业的内部条件如何？请列举并说明。请你思考：海南国际会议展览中心
海南国际会议展览中心
历史沿革1、国内展管理体制的变革2、境内举办对外经济技术展览会的管理体制变革3、出国举办经济贸易展览会的管理体制变革（一）中国会展经济管理体制的
第四，建立会展经济信息中心
第五，加强会展经济的产业发展研究，为会员单位提供有价值的研究报告（四）中国会展经济管理模式的构建2、会展行业协会的职能（四）中国会展经济管理模式的构建3、中国会展企业的宏观管理模式与政策取向第一、探索会展中心的建设与经营管理模式，走市场化发展道路第二、鼓励多种经济成分的企业举办展览与会议，培育会展业有活力的微观市场主体
第三，理顺会展业中的产业链，鼓励专业化分工与合作第四，鼓励兼并重组，培育名牌会展，提升国际竞争力（四）中国会展经济管理模式的构建3、中国会展企业的宏观管理模式与政策取向（四）中国会展经济管1会议概述2会务工作流程3会务工作具体内容4常用会议的组织程序5会见与会谈6技能训练第三章会议组织与管理1会议概述第三章会议组织与管理72
教学目标
通过本模块的学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定会议方案，掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作。教学目标73教学重点与难点1、教学重点会议筹备工作；会议方案的制作；会见与会谈的操作程序与方法；案例分析。2、教学难点会议方案的制作；会场的布置；案例分析；技能训练。教学重点与难点1、教学重点74案例分析：请柬发出之后
会议是“由有关组织召开的听取情况、讨论问题和布置工作的集会”。办会的涵义
办会就是指秘书部门和秘书人员操办会议事项、是秘书工作的基本职责之一。具体包括起草并分发会议文件、会场布置、会务接待、会议议题与议题磋商、生活安排、会议记录、掌握会议进展和会后贯彻工作等等。
会议的涵义76一、会议的主要特点
１、集体性；２、程序性；３、公开性；4、规范性。二、会议的作用1、会议体现了民主。2、会议交流了信息。3、会议统一了集体认识和行为。4、会议促进了和谐和团结。
第一节会议的特点作用与种类第一节会议的特点作用与种类77三、会议的种类
1.按规模分：
特大型（万人以上）、大型（上千人）、中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。2.按性质分：
6、公司常见会议类型：
经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、股东大会和董事会、客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会.新产品新闻发布会、联谊会、表彰会。
大家谈
你参加过一些什么样的会议？你是否喜欢这些会议？为什么？
1、会议文书的起草；2、会议文书编写；3、会议文书印发及管理。三、生活管理工作1、与会人员的食宿管理；2、会议的财务管理；3、会议的交通保障；4、会议的文化活动；5、与会人员的医疗保健。四、安全保卫工作
安排与会人员离会会议总结会议文书的立卷归档会议的宣传报道会务工作流程图（会后）撰写会议纪要催办与反馈工作安排与85一、指导会务工作的原则
1、准备充分；２、组织严密；３、服务周到；４、确保安全。二、会前准备工作
1、确定会议主题与议题
确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。第三节会务工作的具体内容一、指导会务工作的原则第三节会务工作的具体内容862、确定会议名称
会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。
3、确定会议规模与规格
确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则。会议的规模有大型、中型、小型。会议的规格有高档次、中档次和低档次。
5、确定会议所需用品和设备
（1）．必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。5、确定会议所需用品和设备88
6、建立会议组织机构
会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组。
7、确定与会人员名单
出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。嘉宾的排序。
8、确定会议地点
要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。6、建立会议组织机构89
9、安排会议议程与日程会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。
某公司销售会议议程表1、推选销售部经理的人选。2、年度销售活动的总结。3、有关销售问题的发言。4、下年度销售目标。5、销售人员的招聘和重组。9、安排会议议程与日程90某股份有限责任公司股东大会日程安排日期
内容安排
10、制发会议通知
11、制作会议证件
代表证出席证会议正式证件列席证来宾证会议证件旁听证工作证会议工作证件记者证出入证会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。11、制作会议证件93
12、准备会议文件资料
主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。
13、安排食住行
⑴会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约”的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作.
⑵会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。
⑶安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。12、准备会议文件资料94
14、制定会议预算方案
文件资料费、邮电通讯费、会议设备和用品费、会议场所租用费、会议办公费、宣传交际费、食宿费、交通费、其他费用。
15、布置会场
（1）会场的风格特点庄严、肃穆、轻松、简洁。喜庆、儒雅、简单、朴素。14、制定会议预算方案95
（2）会场的类型及布局
①小型会议室。
椭圆形、回字形、T字形、“马蹄”型、长方形。（2）会场的类型及布局96②中型会议室。
“而”字型、半圆型、课堂型。③大型会议室。
礼堂型、众星拱月型。
（3）会场的布置
①主席台主席台的布置一是对称；二是要简化。主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。②场内其他人员的座次安排横排法。竖排法。左右排列法。②中型会议室。97主席台坐次主席台坐次98礼堂型礼堂型99教室型会场教室型会场100
③会场内外的布置：会标、会徽、台幕、标语、、桌签、坐签、色调、灯光、气味、旗帜、花卉。
③会场内外的布置：101
会标会徽会标会徽102
16、检查会场
（1）方式一种是听取会议筹备人的汇报，一种是现场检查。
（2）检查的内容A.文件的材料准备情况。B.会场布置情况。C.会议保卫工作情况。D.其他内容。16、检查会场103问题讨论
1、会议议程与日程的区别。2、简述拟订会议议程与日程表的方法。3、选择会议地点应综合考虑哪些因素4、应如何做好会场的布置工作？5、怎样制定会议筹备方案？6、怎样发放会议通知？7、怎样才能做好会议的食宿工作？8、会前检查工作包括哪些内容？问题讨论1、会议议程与日程的区别。104三、会中服务工作
1、报到及接待工作
（1）与会人员的接送;（2）会议交通工具的安排;（3）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买;（4）会议文娱活动的安排和组织;（5）其他属于招待方面的工作。
①记录头:
②记录主体
与会者的发言。议定事项。③记录尾部
散会。主持人、记录人签字。3、做好会议记录（1）会议记录的格式：106
（2）会议记录的要求
准确、完整、简洁、明确。
（3）会议记录的重点
会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；权威人士或代表人物的言论；会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；会议已议决的或议而未决的事项；对会议产生较大影响的其他言论或活动。
107（4）会议记录方法
②漏记的内容先作记号，然后对照录音带修改，或请发言者重复。③与会者提的意见、建议，要记人名。（5）会议记录的修改
①定稿打印前，请主席签字批准。
②与会者指出错误，主席或秘书可改。
③会议记录一经签名，不能再改动。（4）会议记录方法1084、确保会议期间信息的沟通（1）做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作.①秘书要多听、多记、多想、多算、多跑，全面搜集信息。
②深入会议，掌握第一手资料。
③注重对会议信息加工提炼，方便各方利用。
④注重实效，并收集反馈信息。4、确保会议期间信息的沟通109⑵会议期间的对外宣传①妥善处理与新闻媒体的关系。②注意内外有别，严守单位秘密。③选择宣传内容应坚持对象、效果、时效、费用的原则。④收集媒体对会议的报道提供给领导.⑤为领导召开记者招待会提供资料。⑵会议期间的对外宣传①妥善处理与新闻媒体的关系。1105、编发会议简报（1）类型综合型、专题型、实录型。（2）格式报头、报核、报尾。（3）要求简练、快捷、准确。
5、编发会议简报111
6、值班保卫工作（1）值班工作秘书人员要坚守值班岗位，以保证会议顺利结束，并随时应付各种突发事件。（2）保卫工作
①重要与会者人身安全保卫②重要文件的保卫③会场和驻地的保卫④会议设备的保卫⑤与会者贵重物品的保卫6、值班保卫工作112
7、会议保密工作
⑴会前保密工作①涉及秘密的会议，严格确定出席、列席人员及会议服务人员。②召开比较大型的或秘密性较强的会议，秘书部门要与保卫、保密部门取得联系，共同采取保密措施。③根据实际需要，确定会议印发的文件及其数量，文件要标明密级，统一编号，按照规定的范围印发。
7、会议保密工作113
⑵会中保密工作
①加强保密教育。
②加强文件管理。
③加强重要涉密会议管理。
⑶会后保密工作
①做好保密文件的回收工作。
②秘密文件通过机要通信部门递送。
③对会议驻地、房间、会议室进行保密检查。
⑵会中保密工作114
8、会议的后勤保障工作(1)做好食宿管理工作。(2)做好迎送交通工作。(3)做好会议车辆管理工作。(4)做好财务管理工作。(5)安排好会议的文化生活。(6)做好会议医疗卫生工作。8、会议的后勤保障工作115问题讨论
1、会议记录的内容有哪些？2、如何做好会议记录？3、如何做好会议期间的信息沟通？4、会议期间值班、保卫工作有哪些内容？5、会议后勤保障工作包括哪些？
问题讨论116四、会后整理工作
1、安排与会人员离会2、撰写会议纪要3、会议的宣传报道4、会议文书的立卷归档5、会议总结工作6、会后催办和反馈工作
发通知应注意的事项一般的会议只发一次正式通知，有些会议需要发预备性通知，然后再发正式通知，其常用于与会人需做大量会前准备工作，如：准备发言材料或方案的会议;对于一些区域性、全国性乃至国际性会议，需要安排与会人员食宿和回程的，还要在发送会议通知的同时附上会议通知回执，以便会务人员安排接站和订购车、机票;发会议邀请函和请柬的方法，与发送会议通知基本相同。
→搜集信息，进行反馈第四节常用会议的组织程序一、行政办公会议第四节常用会议的组织程序119二、职工代表大会
职工代表大会是企事业单位依据《职工代表大会条例》召开的具有法律效力的会议。其组织程序如下:
1.筹备会议
确定大会议题→做好宣传发动工作→征集和处理提案→准备会议文件→准备会议文件二、职工代表大会职工代表大会是企事业单位依据《职120
2.预备会议
（1）由工会向全体职工代表报告大会的筹备工作情况。（2）酝酿大会主席团人选，民主选举主席团成员。（3）确定大会议程，主席团审议通过大会议程，然后向全体职工代表宣布。（4）酝酿职工代表大会专门小组的设置及组成人选名单.（5）听取代表资格审查小组关于代表资格的审查报告。
121
3.召开会议
（1）听取主要行政领导工作报告，组织讨论，提出意见，在修改和补充的基础上，大会通过。（2）听取各专门小组的报告。（3）民主评议行政领导。（4）选举通过各专门小组人员名单。（5）讨论职工代表大会自身建议的有关规定和制度。（6）通过大会决议。
3.召开会议1224.会后整理及大会决议事项的落实
①会见的座次安排
会见时应遵循“主左客右”的原则，即客人坐在主人的右边。涉外会见还应有译员。如下图所示：记录译员主客主人客方人员主方人员译员主客主人客方人员主方人员（2）会见与会谈的座次安排记录译员主客主人客方人员主方人员译129②会谈的座次安排双方会谈一般将谈判桌排成长方形，双方各坐一边，主方位于背门一侧如图(一)，或进门后的左侧如图(二)，双方主谈人位于各方长排中央，其他人员按右高左低排列。桌上应放置中文座位卡，涉外会谈，要同时放置对方语种的座位卡。如图所示。多边会谈的座位可摆成圆形或方形。
②会谈的座次安排130正门客方主方13576421246753{译员}主宾{译员}主人（一）（二）正门客方主方13576421246753{译员}主宾131课堂讨论
1、内容不同：会见的内容礼节性、事务性较强，会谈的内容经济性、利益性较强。2、功能不同：会见主要是为了加强双方的关系，处理事务。会谈就是指双方或多方为了消除分歧、改变关系而交换意见，为了谋求共同利益或契合双方利益而互相磋商的行为和过程。
迎接致辞、赠礼、合影会见或会谈记录结束会见与会谈的基本程序迎接致辞、赠礼、合影会见或会谈136合影图5444554444455444213444561---主人2---主宾3---第二主宾4---客方人员（或主客插排）5---主方人员6---摄影师合影图5444554444455444213444561--137技能训练【训练目标】通过训练，学生应熟悉会议组织的工作环节，掌握会议筹备方案制作要领。
一、案例分析
案例1：一次重要的报告会，办公室安排秘书小刘负责会议的录音工作。小刘将无，线话筒和录音机磁带安放好以后，还事先调试了一番，觉得效果不错，开会时小刘放心地做其他的事情去了。会议结束后，主任要小刘把录音整理出来。小刘打开录音机，前几分钟听起来还不错，但越听越不清晰了，到后来竟然是一片噪声。报告自然是没有整理出来，小刘应怎样总结教训呢
技能训练【训练目标】通过训练，学生应熟悉会议组织的工作环节，138案例2：
一次重要的国际会议，十多个国家的领导人在一起聚会。因为组织者的疏忽，在集体摄影中竟将两位女性领导人安排在了后排，结果在这一重要国际会议的“全家福’’中，竞找不到这两位女性领导人的影像，引起两国舆论的指责。
从此案例中说明会议组织应注意哪些问题？案例2：139案例3：
以上三个案例中的问题都是由会议组织中的细节所致。分析案例中的问题所在，并谈谈对于会议活动的细节安排应注意哪些问题。