智慧文博系统的本质是通过数据技术、人工智能技术等手段，实现对文物、藏品的信息化、智能化管理和服务，为文博行业提供数字化服务。
在国内“智慧城市”概念逐步普及的背景下，城市建设与文物保护之间的矛盾也越来越突出。从本质上来说，这种局面并不是博物馆等文保单位所愿看到的，更多时候是因为文物保护、文物管理部门“心有余而力不足”。由于信息技术手段的发展和文博事业的快速发展，在互联网时代下文博行业也面临着新的挑战和机遇。面对这一局面，智慧文博系统应运而生。
一、智能文物保护
首先，智慧文博系统可以为文物的安全提供智能保障，如：
利用先进的无线传感技术对人员、设备等进行监控；利用视频图像信息对文物进行实时监控等。
其次，智慧文博系统可以对文物、藏品进行自动识别和记录，并能够将历史数据上传到数据库中，以供后续研究使用。
最后，智能文物保护可以根据具体情况采取不同措施。
例如：可为藏品提供红外夜视等功能，从而提高藏品的安全保障程度；针对文物受损情况可采取保护措施；通过人工智能技术可分析和判断出文物是否存在损坏现象；还可以针对一些特定场景进行处理，如对一些不可移动文物进行加固处理等。
通过上述方式可以使文物得到最大程度的保护。
二、智能安防
“智慧文博系统”通过网络通讯，实现对博物馆内的视频监控、防盗报警、红外探头等安防设备的实时监测、报警以及事件分析处理。
“智慧文博系统”可对不同区域内的安保情况进行实时监控，一旦发生紧急事件可及时报警。
另外，为方便安保人员对监控区域进行查看，智慧文博系统可在后台对安防设备的运行状态进行实时监测。
“智慧文博系统”还将对安保人员和管理人员进行定位监控、人员行为记录和预警、智能分析等管理功能。
三、智能安防管理
系统支持多种方式的报警，如：
（1）报警设备：包括摄像机、红外线、声光报警器等；
（2）预警信息处理：包括：语音警告、视频录像、短信提醒等；
（3）报警联动处理。
对于文物展览及藏品的保护管理来说，“智慧文博”将发挥重要作用。
四、视频监控
通过视频监控，实现了对文物的远程监控和管理，提高了安防人员的工作效率，降低了安防人员的工作强度。
在对各类文物保护和利用活动中，视频监控是不可或缺的技术手段。
视频监控系统在应用过程中主要通过接入各文保单位内的视频信号来实现图像监控。
新导针对文保单位内所有重点区域设置联网的视频专网（如文物馆舍、博物馆库房、展室等），并且与安防中心对接（如报警、门禁等），实现各区域内视频画面的实时显示和切换。
除了可以查看区域内各监控点上所拍摄视频文件外，还可对监控点内所有摄像机进行设置，以满足不同环境下对不同摄像机的需求。
五、电子巡更
新导智慧文博系统中的电子巡更主要是利用物联网、RFID技术，结合人员管理及系统平台实现对访客的身份识别、自动记录。
在巡更过程中，通过巡更人员的定位跟踪记录来实现智能化管控，从而达到高效巡查、快速报警和实时监控的目的。
当巡更系统出现报警信息时，可将报警信息传递给指挥中心或管理部门。如果发生紧急情况，可以通过手机短信通知工作人员或管理部门。
当发现可疑的访客时或发生紧急事件时可以及时通知管理者进行处理。
六、人员管控
文博单位人员管控主要涉及文物保护人员、文物管理人员和博物馆工作人员。
3)博物馆其他工作人员：通过本系统的后台审批功能，可针对不同部门、不同岗位的员工进行审批权限设置；
4)博物馆访客：通过本系统的访客登记功能，可实现对进入本展馆的观众和访客进行管理，包括来访信息、参观记录等。
七、移动办公
为了方便操作，该平台可进行移动端办公，用户通过手机便可实现“我要开会”、“移动办公”等功能。
在进行手机端开会时，只需点击屏幕下方的参会按钮，便可打开系统后台界面。同时，还可以在该后台界面中直接编辑文档、发送会议通知等。
如果会议人数较多，系统会根据用户实际人数分配会议室资源，用户在会议开始前可以选择是否通知其他人一起参会讨论。
在进行移动办公时，用户还可以使用手机号和身份证号码作为账号登陆系统。
以上功能都为移动应用软件提供了一个平台：“一码通用”服务平台；通过该平台可以帮助企业解决目前大部分使用移动办公过程中遇到的问题：员工无法完成移动端办公、不能及时获取信息、文件下载不及时等问题；