博物馆的数字化建设和信息化管理工作，是指利用计算机技术，将博物馆的资源与服务功能的各项工作加以充分整合的过程，是对博物馆的资源更加合理地利用以及使服务更加深入的一种新的现代化手段。在博物馆的信息化管理工作中，数字化是指博物馆一些单项具体工作中利用计算机技术对数据处理的过程，信息化和数字化两个概念在这里是不可分离的，也不是对立的，若干有机联系的文物数字化手段的应用与整合，共同构成了博物馆的信息化。
一、博物馆数字化建设
博物馆收藏的文物是人类生活及其历史文化的见证物，本质上是一种特殊的、广义的历史信息载体。一件文物不但能体现出制作者的思想和世界观，同时也能反映出当时的民俗风貌、工艺水平、生产能力、艺术价值、社会关系等信息。因此，我们说文物本身就是一件信息化了的历史见证物。
信息化是在高度工业化的基础上发展起来的一种技术系统，它的基本特征就是数理逻辑要求规范或严谨。只有当处理内容都能够转化成为没有歧义的数值时，才会出现高效率的信息系统。在当今，数字化和信息化是唇齿相依的伙伴关系。数字化是信息化的基础，而信息化是数字化的传播形式。
具体到数字化博物馆的建设上，我们认为它应该是一个系统工程，此工程始终围绕“数字典藏为中心，信息利用为宗旨”的思想进行建设。其中，数字典藏中心是指在博物馆数字化系统多层体系结构及元数据方案指导规划下，逐步完成“博物馆实物藏品资源”、“博物馆文博多媒体资源信息资源”以及“文博信息资源”的收集和集成。在数字化的其他建设方面主要包括多媒体导览系统、大屏幕展示系统、多媒体活动中心、语音讲解导览系统、光盘出版物系统等；对外发布、交流服务（包括博物馆网站和文博信息网）、馆际之间的EDI传输系统；内部应用服务（包括多媒体采集管理系统、藏品信息管理系统、藏品保管总账管理系统）、文博多媒体资料系统、文博门户信息系统及图书资料管理系统的集成；对内管理包括文物信息整合及ERP系统、数据仓库及数据挖掘等。
二、博物馆信息化管理
博物馆文物的数字化是文物信息化的基础工作，文物信息化是文物信息传播的最好载体。信息是信息化的内容，信息的利用是信息化的最终目的。因此，博物馆的信息化不等于电脑化。在加强基础设施建设、发展信息化硬件的同时，不能忽视信息资源的开发和利用这一根本目标。博物馆的数字化基础工作是非常重要的，同时，我们认为博物馆信息化工作的战略性规划更为重要。为了做好文物信息的利用和传播工作，引进CIO概念便成为一种必然。
CIO（ChiefInformationOfficer，首席信息总监）是一种高级管理人员，他负责信息技术、信息资源、信息服务、信息战略、知识管理、智力资本评估、信息技术战略与业务战略整合、归属CEO等领导。作为单位决策层中的一员，全面负责信息管理工作，为决策提供所需的切实可靠的信息，紧跟最新技术的发展，保证单位IT业务的流畅与发展，协助领导制订长期发展战略，是CIO最根本也最重要的责任。我们认为，一个博物馆的数字化基础工作的坚实度直接关系到信息化程度的好坏，这里CIO工作的重要性就显现出来了。
除了博物馆的CIO外，接下来就是ERP的问题。那么什么又是ERP呢？ERP（EnterpriseResourcePlanning，企业资源计划）是一个管理软件，它可以对博物馆的四大资源：文物资源、财力资源、人力资源、信息资源进行合理分配和整合，将博物馆的“物流”（文物）、“资金流”（财力）、“人流”（人力）、“信息流”（信息）有效地加以组合利用，并为达到既定的目标进行博物馆资源的最优化配置，这就是博物馆资源计划。
为什么要在博物馆中引进ERP的概念呢？一是博物馆必须进行文物数字化建设，并充分利用博物馆的数字化资源；二是提出博物馆的数字化和信息化不能只考虑文物数据库的建立问题，而是要在博物馆提出全方位的数据化和信息化的现代化管理理念来，把博物馆管理水平提升到一个新的高度。这里，现代最新的数据仓库技术是实现决策科学化、文博信息管理高效化的利器。数据仓库技术可以通过以下途径在文博信息管理中发挥重要作用：
1、通过数据仓库的ETL（extracttransformload，数据整合解决方案）概念，我们可以对杂乱无章的文物藏品原始数据及初级数据库数据进行规范化的处理与利用；对博物馆的陈列、保管宣教等业务、行政管理等数据进行整合，经过数据清洗，最终按照预定的数据仓库模型，将数据加载到数据仓库中去。
2、利用数据仓库技术BPR（BusinessProcessReengineering）即业务流程重整,可以发现并纠正博物馆业务流程中的一些缺陷。
3、数据仓库技术可用于帮助我们建立文博决策支持系统（DecisionSupportsystem），它是基于数据仓库的典型应用。决策支持就是收集博物馆所有数据和信息，经过加工整理后为文博决策管理层提供信息，为决策提供依据。
由此可以看出，在信息利用方面，以博物馆建立的各种数据库为依托，通过对现有各业务系统的数据库进行筛选、整理，并有效集成，按照主题进行组织，建立起一个博物馆自己的数据仓库来，同时按照数据的覆盖范围把它分为博物馆馆级数据仓库和部门级数据仓库（通常把它们称为数据集市），为博物馆的数据挖掘建立起“资源”基础，进而利用数据挖掘技术对博物馆决策管理、文物陈列、文物保管、文物保护以及文物宣传等方面进行全面的开发和整合，这样不但使文物收藏、保护和研究手段提高一个层次，更为重要的是能够提高博物馆的经济效益和社会效益，推动我国目前正蓬勃兴起的数字化文化产业的发展。
三、数字化、信息化的思考
数字化、信息化建设已成为博物馆建设的重要基础工作，也是当今世界博物馆发展的趋势。那么目前博物馆的数字化建设又体现在哪些方面呢？
一是办公自动化系统。它涵盖了博物馆事务工作的全部，其中包括行政事务、网络管理、物业管理、设备管理等等方面的“电子政务”；二是以安全保卫和空调等系统在内的楼宇控制系统；三是以藏品管理为核心的基础业务网络系统，主要涉及保管、陈列部以及数字化博物馆的网站建设等；四是以文物研究、修复、考古等专业为核心的学术研究系统。在第三、第四部分中包括了文物知识工程的内容。文物知识工程是以模糊数学和思维科学为基础，采用人工智能技术，继承和模拟前辈专家的实践经验，研究文物工作标准规范和专家系统的总称。它主要包括博物馆工作标准化、规范化，研究文物工作专家系统和博物馆领域基础系统软件开发等。
以前，博物馆工作多局限于文物的陈列和讲解，形式比较单一。博物馆实现数字化后，其强劲的数字化展示功能需要有科学全面丰富的文物信息作支持，而文物藏品的搜集、保护和研究，始终是博物馆工作中的基础，其中，藏品的研究又是博物馆科研工作的核心，藏品研究的基础在于对藏品信息的提取、分析和认知。随着文物藏品数据库的建成以及文物数字化采集、处理和储存工作的不断进步，文物数字化信息已经成为文物资源中一个重要的组成部分，这个资源为博物馆文物的科学管理、保管陈列、学术研究、修复保护、文化交流和知识普及等工作构筑了一个全新的发展平台。
互联网和多媒体技术的引入，已经为博物馆在宣传教育形式的创新和多样化提供了极好的环境。博物馆文物数字化后,对信息的利用当然更不是借助互联网和多媒体技术进行的文物信息查询,而是多视角、大容量和全方位地对博物馆文物信息的应用和交流,是对博物馆文物收藏、保护和研究水平的极大提高,是博物馆的综合信息管理能力和文物信息的社会化程度进入到一种新境界的体现。
在一个博物馆中,CIO的确立、ERP的引入、数据仓库的建设，以及数据挖掘技术的使用,可充分显示出博物馆先进的信息管理水平和对文物资源整合利用的能力。在信息交流方面，我们提出使用电子商务中最为核心的EDI（ElectronicDataInterchange，电子数据互换.这是一种用计算机进行商务处理的新业务）技术。由于EDI是以事先商定的报文格式进行数据传输和信息交换，因此统一的EDI标准至关重要。在博物馆之间使用统一的EDI标准，就可实现馆际之间的文物信息交流与传递。目前,EDI的国际标准化十分健全，它分为基础标准、代码标准、报文标准、单证标准、管理标准、应用标准、通信标准和安全保密标准，从其标准化的严密程度上和安全性上看，它极为适合文物信息的交流和传递。在文物信息的传播方面，通过互联网将我们数字化的文物信息和悠久的历史文化向全世界展示，是让世界了解中国，让中国走向世界的又一条信息高速通道。
博物馆数字化和信息化建设是一项综合性系统工程,这里,我们谈谈多年来在博物馆数字化和信息化建设实践中的一些体会。
1．数字博物馆的建设——是一个不断投入的过程
2．数字化建设——是一项长期的艰苦工作
做几个文物数字标本是一件轻而易举的事，但要把一个博物馆中的几十万件文物全部数字化了，它势必成为一件艰苦的工作。另外，随着新的数字化技术和计算机网络技术的不断涌现，比如视音频压缩技术、WLAN技术、传输更大数据流量的万兆技术以及更加高密度的存储技术等，它都会将我们的工作变成长期行为。
3．数字博物馆的理念——是一个以数字化为基础，以信息化求发展的过程
传统的文物陈列在展线上只能展出馆藏文物的百分之几甚至更少，这就是一种资源浪费。所以,要把文物数字化当成一项转变博物馆管理和运作模式传统理念的工作来做，充分利用文物信息资源,以数字化为基础，以信息化求发展应是当代博物馆改变现状首选的策略。
4．数字博物馆的标准——以实践求发展，以标准求规范
数字博物馆的基础是建立全国统一的藏品数据库，实现资源共享。为此必须建立全国统一的博物馆藏品定名标准、分类标准和数据采集标准。
藏品定名是数据库建设中遇到的第一个难题。文物藏品时代跨度大，同一种器物，往往各个时代称谓不同，因此，要制定一套能基本涵盖全国所有博物馆藏品的定名标准.
藏品的分类是数据库建设遇到的另一个难题。从建立全国统一的藏品数据库的要求看，藏品分类必须科学、实用、简明和清晰，便于检索，这样才能发挥数据库应有的作用，实现信息共享。
藏品数据采集标准、操作规范、元数据描述标准以及系统技术标准是博物馆数据库建设必须解决的又一难题。建立数据采集标准，可以实现不同博物馆藏品数据采集的标准化；按照操作规范采集藏品数据，可以避免因为数据采集而损害藏品；有了元数据描述标准，可以实现不同数字博物馆之间、博物馆与社会其他数字资源之间的资源共享，方便用户进行检索和查询；技术标准的采用可以实现不同系统之间的互通互联，便于整合各种系统。
5．数字博物馆的信息人员------以CIO为领导，以应用人才为主体
目前,博物馆信息化工作已经成为博物馆业务中不可或缺的一项基础业务。博物馆数字化信息化涉及多个专业领域，主要是文物、考古、计算机三个方面，其中,既懂文物又懂信息化专业的复合型人员的配备，是影响博物馆信息化事业发展的关键，以CIO为领导，以应用人才为主体应是博物馆在信息人员配备上的一个优化用人策略。
6．数字博物馆的技术------以新技术为工具，以投入大小为标准，力求实用
以新技术为工具，以投入大小为标准，力求应用。如果刻意追求新技术，就会在资金、应用上得不偿失。
首先，文物信息化和数字化必将对文物知识的传播起到极大地推动作用。沉睡在文物库房中几十年不见天日的大量文物，即将随着文物信息化和数字化的大潮，走向社会、走向世界。
再次，文物信息化和数字化同时也将为现代教育的发展提供新的发展机遇。由于数字化信息技术的发展可以在虚拟现实空间中再现真实的历史地理信息，并且能够与博物馆的文字资料、文物图像实现链接，辅以不同领域中专家学者的咨询与解说，传统的课堂教育与广义的历史文化信息资源便可以实现普遍链接，传统的应试教育与新兴素质教育之间的界限将被彻底打破。
第四，文物信息化和数字化必将激发娱乐业发展新机遇。随着信息产业的迅速发展，丰富的历史文化遗产数字化并上载为网络资源，现代娱乐业将分化为“离线娱乐业”和“在线娱乐业”，“信息娱乐业”将成为重要的娱乐业形态。
目前，全国性的文物调查及数据库管理系统建设项目工作正在逐步开展，我们相信随着该项目的完成，将为博物馆数据仓库的建立打下坚实的基础。博物馆文物信息化与数字化建设将使传统历史文化资源转化为经济资源，具有重大的经济意义。以往被认为处于社会经济生活边缘的文博事业机构，特别是一向依赖于公共资助的博物馆，将可能进入社会经济发展的中心地带。