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1前言
2为什么要实现水利水电科技档案与水电工程信息资源共享
2.1实现信息资源共享是加强水利水电科技档案管理的重要途径
一是确保水利水电科技档案满足业界人士和社会所需的客观需要。作为水利水电工程发展的重要历史记录，科技档案是按照一定规范标准整合在网络系统或者数据库中，档案资源利用者可以很便捷、高效地查询检索的工程信息，不仅是已完工程项目的有力证据资料，同时还能够提供给未完工或者拟开工项目研究和决策工程建设的重要参考价值，从而顺利地实现了科技档案与工程项目的信息资源共享。
二是确保水利水电科技档案管理的客观需要。水利水电科技档案有专门的管理机构，负责档案信息资源的收集、登记、整理、归档、检索、等基础性工作。随着水利水电事业和科技档案管理的逐步发展，现有的管理人员、技术支撑、工作理念等仍然运用传统的科技档案管理模式，已不适应水利水电工程建设的实际需要，严重地影响了科技档案资料的高效、科学、合理使用。因此，实现水利水电科技档案与水电工程资源共享，不仅有利于促进水利水电事业发展，也是加强水利水电科技档案管理的重要载体。
2.2实现信息资源共享是促进水利水电工程项目建设的重要途径
一方面，水利水电科技档案的信息化、电子化发展已经成为了大势所趋。国家档案局和水利部很早就要求加强档案管理信息化建设。因此，水利水电科技档案管理部门和水利水电工程建设部门，相继适应网络信息化和档案管理现代化发展的形势，逐步推广了水利水电工程档案存储、传输、查阅的网络化管理，为顺利实现水利水电科技档案与工程建设信息资源共享提供了可能。
另一方面，目前很多地方都建设了诸如档案数据库、信息网、目录中心、大型文献中心等水利水电档案信息资源共享平台，为实现水利水电科技档案与水电工程的信息资源共享提供了可参考借鉴的重要实践依据。
3如何顺利实现水利水电科技档案与水电工程信息资源共享
3.1健全机构，加强组织领导
健全完善的组织领导是确保水利水电科技档案与水电工程信息资源共享的前提和基础。因此，要建立健全工作机构，负责对档案工程信息资源共享的统一领导，科学规划、精心部署构建档案信息资源共享体系，确定信息共享平台建设思路、发展计划和管理标准，落实基层档案管理机构的工作任务和责任分工，建立健全内部管理制约制度，研究协调工程建设和档案管理中遇到的普遍性、苗头性、倾向性问题，跟踪监督和规范管理信息共享平台的日常维护、设备更新、资源利用、收费标准等项工作，解决共享体系建设中的人、财、物需求，以充分保障顺利建设水利水电科技档案与水电工程信息资源共享平台，实现档案数据资料共享。
3.2明确标准，保证共享效果
要实现水利水电科技档案真正与水电工程项目建设信息资源共享，确定科学、统一的标准化模式是关键因素。近年来，面对档案管理日益信息化、科技化、电子化飞速发展的趋势，档案管理行业为了加强对档案资料的规范化管理，相继研究出台了《档案著录规则》和《纸质档案数字化技术规范》等行业管理技术标准，但也只是宏观性地对档案资源的基础管理做了原则性的规定，对于做好水利水电科技档案的信息化、电子化建设，仍然有一定的局限性，并不能完全照搬照抄、粗糙套用。由于目前尚未有针对专业档案特别是工程类档案资源细化管理的行业标准和业务操作规范，导致水利水电档案管理机构对工程科技档案的管理“政出多门”、“五花八门”，没有统一的管理规范和标准体系，甚至信息资源共享平台的电子数据交换格式与档案资源信息检索目录数据库结构千差万别，造成了传递利用、检索查询科技档案信息资源的不同档案管理机构兼容困难，一定程度上也成为了制约资源共享的标准化、科学化、规范化建设的“瓶颈”问题。因此，建立健全水利水电科技档案与工程建设项目信息化、电子化共享信息资源的统一标准，便被提上了重要管理日程。
3.3创新方法，提供技术支撑
3.4完善机制，培养专业人才
3.5更新观念，提升服务质量
要教育引导水利水电科技档案管理人员切实转变思想观念，把服务档案信息资源共享体系建设作为第一要务，把信息资源利用者是否满意作为第一标准，努力增强服务的主动性和自觉性，将科技档案信息资源主动提供给水电工程项目使用者，
变“要我服务”为“我要服务”，确保信息资源共享。另一方面，水利水电科技档案管理机构要通过科普宣传、印发资料、平台展示、论坛讲座、典型介绍等形式，加大共享机制宣传推广力度，使业界人士和社会公众充分认识和了解水利水电科技档案与水电工程项目建设信息资源共享的重要意义，示范和引导水电工程项目单位自觉咨询、查阅、浏览水利水电科技档案信息资料，增强科技档案在水电工程中的科学、合理应用。
4结语
综上所述，在经济社会信息化、网络化日益发展的今天，实现水利水电科技档案与水电工程信息资源的充分共享利用，是确保档案资料科学、高效、合理使用的客观需要，也是促进水利水电工程事业健康协调可持续发展的必然选择。
参考文献：
为使档案管理工作逐步走向制度化、规范化、科学化。结合本公司实际情况，建立健全和完善了档案管理的一整套制度。同时建立了各种检索体系，编制了总目录、分类目录、卷内目录、案卷目录等。制定了保密管理制度、库房管理制度、归档制度、借阅制度、鉴定及消毁制度，为档案工作进入科学规范的管理创造了有利条件。
二、工作措施
（一）领导重视，将档案工作纳入企业管理。
为了切实加强对档案管理工作的组织领导，公司成立了由分管工程的副总经理为组长，办公室主任为副组长，各处室负责人为成员的档案管理领导小组，有人员变动时及时调整，做到领导力量不减、班子不撤、工作不松，为档案管理工作的顺利开展提供了强有力的组织保证。公司把档案工作作为一项重要的内容纳入公司的建设和发展规划，与其它工作同部署、同组织、同考核。同时，配备了具有较高专业素质工作人员任档案管理人员，建立档案管理工作网络，形成了以分管领导挂帅、办公室主任分管、档案室具体负责、各处室协助抓的四级档案管理网络。
工程档案是工程建设的真实记录，是基本建设项目管理工作的重要组成部分。筹建处高度重视工程档案管理工作，并随着工程建设的推进初步建立了**水电工程档案管理体系，成立了竣工办，并在综合办公室配备了1名专职档案管理人员，其它设计、监理、施工单位也都配备了34名专、兼职档案管理人员，负责工程档案资料的管理工作。
（二）改善硬件设施。
为保证工程档案管理工作的顺利开展，筹建处先后制定了《竣工档案验收工作规定（试行）》、《档案借阅制度》、《档案保密制度》、《档案统计制度》、《档案鉴定、销毁制》、《档案库房管理制度》、《档案设备管理制度》等管理制度。建立了建筑面积为443m2的档案室，其中，档案库房面积386m2；配备档案密集架91列，其中，基建档案50列，文书档案16列，会计档案15列；配备计算机3台，复印机1台，空调11台，除湿机7台。
（三）积极参加档案管理专业培训
三取得的成绩
做好归档工作，确保案卷质量。档案整理由办公室专职档案员负责完成，做到严谨细致地对待每一份材料，对档案管理要求在建工程档案工作同工程建设同步进行，按照装订、分类、排列、编号、编目、装盒等6道工序，进行分类整理，使档案资料达到分类科学，排列有序，编号统一，目录规范的标准。截至目前，**水电工程完成94个筹建期合同项目的归档工作，入库案卷5170卷；主体工程正在建设，尚无归档案卷。归档后的档案门类齐全，结构合理，为我档案管理工作逐步走向正规化奠定了基础。
四存在的问题
大型水利工程是一个地区乃至国家发展的战略工程，是保障国家水安全、促进结构调整和民生改善、推动区域协调发展、增加有效投资需求、保持经济稳定增长的一项重要举措。“十三五”期间，我国将集中力量建设一批重大水利水电工程。目前，172项重大水利水电工程正分步建设，金沙江、澜沧江等流域也将陆续开发。工程档案管理对于整个工程的建设、施工等各个环节的进行与施工优化都有着重要的意义和作用。在工程建设过程中形成的各类文件资料记录了工程建设中出现的各种问题及工程建设流程，对于以后工程的维护与检修有着重要的参考作用，大型水利水电工程关系国计民生，尤其需要做好工程档案资料的收集整理。
一、大型水利水电工程档案收集整理难点
1.大型水利水电工程建设周期长，大多需要5~10年建设期，期间由于管理人员的更替等原因，很难使竣工档案达到完整、准确、系统的要求2.档案资料含盖专业广。大型水利水电工程除了水利水电主体工程，一般还含有永久（临时）生活营地房建、公路、桥梁、隧道、供水供电等辅助工程项目建设，是许多单项工程的综合，工程庞大。因此，整个工程建设中所形成的科技档案种类就不像一般工程那样单一，档案管理人员对各专业的了解有限，很难做到科学合理的分类组卷。3.档案数量大。大型水利水电项目归档资料会达上万盒，数量浩大，整理繁琐。4.档案载体形式多样。归档资料除了以普通纸张作为载体材料外，还有制成原图的绘图纸，数码照片、音/视频的磁性材料，还有获奖项目的奖杯、锦旗、岩芯实物档案等。
二大型水利水电工程档案收集整理对策
1.做好项目实施前的档案准备工作
2.做好归档计划并跟踪落实
3.明确归档责任和归档范围，避免重复归档
施工过程中形成的文件资料涉及面广、内容繁杂，涉及部门和人员较多，稍有疏忽就可能遗漏。加上施工文件资料往往一式几份，参建各方均有留存，没有明确各方的归档责任和归档范围，很容易造成同一文件大量重复归档。为尽可能减少重复归档的情况，可采取各方“联合归档”的方式，即：以施工单位为归档责任主体，将建设单位和监理单位与其来往的文函按事件类型一并组卷归档（来文与复文为一件），建设、监理单位归档自身形成且不需要印送至施工单位的文件，如监理日志、监理规划大纲、旁站记录、试验抽检等文件由监理单位归档。为保证施工单位移交的档案完整、准确、系统，在移交档案时，建立施工单位（立卷人）对归档的每盒文件进行自查，监理单位逐盒复查，建设单位再次核查的三级审查制度，审查无误后，各方代表在每盒文件备考表中签字确认。
4.做好档案业务考核，增强管控手段
目前国内的很多施工企业对档案管理认识不够充分，在施工过程中，更加重视质量、安全、成本和进度等。为增强档案业务管控手段，在对参建单位进行的考核中，应加入文件整理归档情况考核，促使文件材料归档整理与工程建设同步有序进行，避免在项目竣工后临时抽调人员收集整理，造成前期大量文件收集不全，归档文件质量差（签字手续不到位、复印件多、漏项等）。另外，在尾款结算或履约保证金退还申请时，履行档案管理人员会签手续，实行“不归档不结算”的方式，督促资料整编单位尽快整理归档。
5.加大指导力度，定期检查培训
6.大胆创新，推动大型水利水电工程档案业务快速发展
笔者长期从事水电工程档案管理工作，参加了长江三峡工程、湖北清江水布垭水电站、乌江彭水水电站等十余座大中型水电站档案管理和配合验收工作，结合档案管理实践，分析了水电工程档案特点和存在的问题，提出了档案管理的方法和对策。
一、水电工程建设档案的特点
2.技术资料多、检查验收多
大型水电站工程，由于地质地形复杂，前期规划设计审查程序较多，形成了大量的技术资料和审查文件，档案管理工作量大。水电站建设期间，为确保工程质量，每道工序、每个单元工程都要进行质量检查，单项工程要进行检查验收，工程完工需进行竣工验收，每个环节都将产生档案资料。
3.参建单位多、建设地域广
大中型水电站工程，技术复杂，投资巨大，参建单位既有设计、监理、咨询、监测等技术服务企业，又有工程施工、设备制造企业等，交叉往来的技术文件数量庞大，产生了大量的档案。水电站工程建设征地面积很大，移民数量多，移民档案数量巨大。征地补偿和搬迁安置，关系到千家万户移民的切身利益，处理不当，易造成社会矛盾，影响库区稳定，移民档案更应加强。
二、水电工程建设档案管理存在的主要问题
1.专业档案人才少，非档案专业人员兼职多
2.硬件不达标，软件投入少
3.管理制度健全，管理方式较落后
建设业主随着电站开发组建，机构还在筹备，人员还在调配，各项管理制度也在制定之中，但与此同时，随着水电站前期规划设计基本完成，转入施工建设期，正是产生各种技术文件最多的阶段，由于公司的各项制度，包括档案管理制度也在制度、试用之中，还不够清晰，管理人员也在熟悉之中，给档案管理造成了一定混乱。档案管理刚刚起步，管理方式、管理手段都处于比较落后的状态。
三、加强水电工程建设档案管理的方法和对策
1.精心组织、加强指导、强化监督
加强领导，强化措施。领导重视，是做好水电工程建设档案管理工作的前提和保障。任何一项工作，只要得到领导的重视，就能达到事半功倍的效果，国家大中型项目档案管理验收办法等已为领导重视档案工作创造了很好的条件。做好工程建设档案管理的超前介入，注重源头管理和全程资料收集整理。实行“三纳入、三同步、四同时”制度，“三纳入”：纳入月度、季度、年度计划；纳入各部门岗位职责；纳入日常管理。“三同步”即工程建设进度与档案整编同步，分项分部验收文件材料形成与归档同步，工程竣工验收与档案验收同步。“四同时”指从工程建设前期就应进行文件材料的收集和整理工作；在签订有关合同、协议时，应对档案的收集、整理、移交提出明确要求；检查工程进度与施工质量时，要同时检查工程档案的收集、整理情况；在进行项目成果评审、鉴定和工程重要阶段验收与竣工验收时，要同时审查、验收档案内容与质量，并作出相应的鉴定评语。
建立制度，健全体系。实行领导负责制，明确各级各部门分管档案工作的责任人，建立覆盖工程建设全方位的档案管理网络。一要大力推行档案管理的考核制度和奖惩制度，把档案管理纳入部门和领导绩效考核指标，资料归档要和项目质量一并进行考核。二要推行归档保证金制度，对档案移交期限超过三个月的，将扣除部分归档保证金；档案移交期限超过六个月的，将对归档直接责任人处以罚款，对应归档而拒不归档的项目，除不能进行项目决算外，将分别对项目责任人和生产单位的档案责任人进行罚款。三要建立由各参建单位相对稳定的档案管理人员组成的档案管理网络，避免建设档案的疏漏。
岗位培训，提高素质。业主单位要经常性地开展对本单位和各参建单位的档案专兼职人员业务知识培训，大型水电项目由于自身建设的特点，每个工程管理的要求不尽一致，档案管理的要求和办法也不尽一致，只有通过培训，才能统一标准，才能达到档案的无障碍通行。
2.细化内容、全程参入、严格把关
设立目标、严格要求。大型水电工程立项伊始，就要明确档案管理目标要求，即工作程序化，资料标准化，操作规范化。大型水电站工程档案子项多，档案数量巨大，内容丰富，专业性强，并且涉及设计、施工、监理、制造、监测、检验等众多参建单位。档案管理各个环节，各参建单位之间存在互动承继关系，用规范的档案管理行为推动各参建单位，促进提高水电站建设管理水平。
明确内容，分类细化。水电站工程档案按时序可分为项目准备阶段、项目施工阶段和项目阶段验收及竣工验收阶段三类。项目准备阶段的文件以地质勘察资料和规划设计技术报告及审查意见批文为主。项目施工阶段以施工图技术资料和现场的地质、日志、检验、变更资料为主。项目阶段验收和竣工验收阶段以各项验收报告为主。业主单位档案部门应详细了解各参建方形成的资料种类，制定详细的归档内容及保管期限表，并严格按此实施。
全程参入，争取主动。实施全过程管理，档案管理人员全程参入工程的前期准备、实施建设和竣工验收三个重要阶段。在工程档案形成、收集、整理过程中，注意上下协调，及时与参建单位沟通，提前了解工作动态，全程跟踪工程进度，提前掌握档案产生的源头。档案管理贵在持之以恒，随收集，随整理，不积压，将庞大纷杂的档案工作化为日常工作中的涓涓细流，历久成潭。
中图分类号:G275文献标识码:A
目前,我国水电建设进入快速发展时期,不同规模及型式的水电工程项目如雨后春笋,星罗棋布在各条江河上。每时每刻都有成千上万的建设者酣战在这些工程项目上。作为水电工程建设管理重要内容的水电工程建设档案管理,是水电工程达标投产六项考核项目指标之一。为此,在做好水电工程建设的同时,必须做好水电工程档案的形成、积累、收集、整理与归档等工作。本文针对各水电开发企业在加快推进水电工程项目时,发生水电工程建设档案管理脱节等常见问题提出解决或改进的办法和措施,以供参考。
1水电工程建设档案管理的特点
一般水电工程建设项目投资大、周期长、环节多、内外部协作复杂,所形成的档案有如下特点:
1.1数量大、种类多
1.2价值高
水电工程建设档案产生于水电工程项目建设的参建各方,在工程建设过程中,涉及质量评定、事故原因分析、索赔与反索赔、阶段验收和竣工验收,以及日常管理中不可替代的重要依据,也是在工程建成后进行运行、维护管理中不可缺少的参考资料。
1.3综合性强
水电工程建设涉及面广,牵涉到电力、交通、水利、通讯、消防、市政、生态环境、土木工程等各个方面,使形成的水电工程建设档案专业性、综合性强。
2水电工程建设档案管理的常见问题
从上世纪80年代中期开始,在我国水电建设行业中,陆续推行项目法人制、招标投标制、合同管理制及建设监理制,开始了流域梯级水电开发建管结合等方面的探索,水电工程建设档案管理也取得了重大进步,但水电工程建设档案管理目前还存在以下问题:
2.1重工程建设,轻档案管理
为使工程项目尽快发挥效益,业主和参建单位在工程建设过程中往往只注重工程的有形建设,忽视档案资料的作用,档案管理意识淡薄,未把工程档案管理纳入日常工程建设管理中,特别是在施工阶段面临工期紧、施工任务重等情况下,只重视建设项目的进度、质量和资金的控制,而忽视了工程档案资料的收集、整编等工作,使工程档案管理与工程建设不能同步进行。
2.2档案管理规章制度不健全且执行不到位
水电工程建设档案管理点多、面广、量大,牵涉单位多,且各单位各自相互独立。由于工程建设档案管理规章制度不健全,其实施细则未及时跟上,缺乏完善的约束机制;加上档案管理不重视,造成执行不到位,出现档案管理工作相互推诿、搪塞、忽视,以及不愿配合、不予支持等不良现象。
2.3档案归档不及时且质量不高
水电工程建设长达数年,而档案文件的收集整理工作又具有持续性,受水电工程建设参建单位多,工期长、人员变动大等因素影响,各单位对建设过程中形成的资料未及时收集和妥善保管,档案资料不能按规定及时移交和定期整理归档。等到工程项目完工需办理竣工验收手续时,再来组织大量的人力、物力,突击补充档案资料,导致工程竣工档案“事后算总账”的被动局面,档案资料的真实性、完整性、准确性难以控制。
2.4档案管理人员配备不足且素质不高
因对工程建设档案管理不重视,企业或参建单位配备的档案人员少,多为兼职人员,档案管理人员工作稳定性差,而且对水利工程档案收集、整编、管理等要求不够熟悉,使得水电工程档案管理质量较差,无法达到国家规定的档案管理验收标准。
2.5档案现代化管理水平不高且信息资源未共享
在实际工作中,各参建单位不同程度地存在着重视纸质文件的归档,轻视电子文件的收集归档,纸质档案与电子文件档案未同步管理,工程档案信息未实现共享。
3应对水电工程建设档案管理问题的措施
3.1加大宣传力度,增强档案意识
为加强对水电工程建设档案的有序管理,在工程项目开始时,就应对来自四面八方的参建单位及人员进行档案法律法规的宣传教育,增强工程档案意识,争取各方面的配合与支持,提高他们做好水电工程建设档案管理的自觉性和责任感。尤其要向各参建单位的现场领导宣传,以增强他们的档案意识,树立“依法治档”的观念,争取他们的重视和支持,摆脱档案管理的处于被动的局面。
3.2完善制度,规范档案管理
一要根据国家及行业的有关法律、法规,结合水电工程建设情况完善制度,建立科学、合理、适用、可操作性强的工程建设档案管理制度,对组织体系、职责、考核,以及文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、移交等流程,都应明确规定,实现档案管理规范统一、有章可循;二要制定水电工程建设档案管理工作约束机制,将工程档案管理工作纳入工程建设目标管理,并将其纳入有关部门的职责范围,明确责任指标,严格考核;三要提高执行力,严格落实档案管理规定,实行档案工作与工程建设“三同步”,执行档案人员“三参加”,落实档案工作“四纳入”,从源头上为竣工资料的建档打好基础。
3.3加强队伍建设,提高业务素质
3.4深化过程控制,实行全程跟踪
为实现工程档案及时归档和案卷的真实性、完整性、准确性,需做好工程档案事前介入、事中控制、事后把关,使其渗透于工程建设各阶段、各环节中。为此,在启动工程时就应预先谋划,自工程立项开工前就将档案工作列入议事日程,建立健全档案管理体系,制定明确的目标和计划;在工程开工准备阶段统一标准,要求各参建单位指定分管档案工作负责人,并建立覆盖全项目档案工作管理网络,配备专职档案员,明确业主、施工及监理单位等各方的职责,并将有关档案管理制度标准和要求传达到到各参建方,以提高各方对档案工作的认识,统一标准;在工程施工阶段实时监控,在检查工程项目质量、进度时,同步检查档案资料的形成、管理情况,重点检查和指导各参建单位项目档案人员如何立卷,检查案卷质量是否符合要求,对于容易疏忽的问题和容易出错的案卷材料重点检查;在工程竣工验收阶段,重点加强案卷整理做好缺陷工程和未完工程及暂时未归档的文件材料的跟踪、检查,同时指导和检查竣工图制作、文件材料的质量情况,以及案卷和卷内目录的填写、图纸折叠、装订等是否规范、标准、统一,发现问题及时整改。
3.5加强电子文件管理,开发档案信息资源
目前的水务工程档案管理是水务新时代构建的一项根本任务，在推动水务事业完善可持续发展目标，起到了举足轻重的作用。
l、创新管理模式，以档案管理工作为核心
2、完善运行机制，保障档案管理规范进行
强化水务工程档案规范统一、且对所有档案进行统一的标准、模式化的管理，找到核心点、分层次、分阶段的加以实施，要做到水务工程档案完整、无误，推动水务工程档案管理的全面进程。
3、强化业务培训，提升档案管理能力
4、重视开发利用，提升档案使用价值
完善水务工程档案管理，终极目标就是要全面利用档案为宿迁水务领域的进程所服务。对档案要进行有效地管理，针对水务工程构建有一定的实际概念及使用意义。水务工程档案材料是在工程构建过阶段形成的，明确的记录了工程进行的各一个阶段的状态。工程资料一经的完成，就会为工程建设以及管理做好铺垫，尤其是在工程建设阶段起到举足轻重的作用。
结论
经过对档案管理分析及实践中，深刻的感受到收集有价值的材料是完善档案管理的核心内容，是拓展档案资源信息、完善信息服务的一个途径。还要让水务工程档案管理工作的顺利开展，提升服务能力及服务品质，水务工程档案管理模式化、系统化是不可缺少的环节。档案管理工作程度是评定水务工程管理能力的一项硬指标。在一线工作的档案工作人员还要抱有高度的敬业精神以及过硬的业务素养，为做好本职工作打下坚实的基础。
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1、纸质档案电子化的意义
所谓纸质档案电子化就是利用现有高科技手段将纸质档案信息作电子化处理，生成电子文件进行存贮，采用计算机档案管理系统进行管理和开发利用。目前，我院所保存的大多数水利工程档案信息形态主要以纸质载体形式存在，虽然其信息可直接读取，易于保持其原始性和真实性，但其不易增删，信息存贮量小，远距离传播速度慢，共享性差，并且还面临着人为和自然因素的损毁。而纸质档案电子化以后，对档案信息的现代化管理、使用和传播等都具有很重要的作用。
纸质档案电子化能有效地保护纸质档案原件。在我院现存的档案中，可在利用过程中，有的仍然采用直接提调和查阅的使用方法，既不利于原件资源的广泛利用，又影响其使用寿命。而对那些需要长期或永久保存的重要档案，可以用数据备份的方法制成多份电子化副本的备份分地保存，这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不至遭到毁灭性的破坏。
纸质档案电子化能改善档案的利用方式。纸质档案原件的电子化副本以其积极的、动态的特性改变了长久以来的档案利用方式。不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享。电子文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能。免费论文参考网。利用者可以不用到档案室来，通过任何一台上网的计算机就能利用到档案室内已经开放的档案。这不仅免去了利用者的奔波之苦，更大的好处在于扩大了档案的利用空间，让更多的人们来了解档案，利用档案。
纸质档案电子化为档案走向数字化管理打下坚实的物质基础。免费论文参考网。数字化档案管理无疑是未来各级各类档案馆的发展方向。尽管当前它的具体组成结构、组织管理模式还处于探索之中，可其“馆藏”的电子化特征是肯定的，传统纸质档案的电子化将是其“馆藏”的重要组成部分。
2、水利工程科技档案的电子化过程
2.1科技档案电子化的原则
为保证电子化科技档案的质量，在电子化过程中，我们应该坚持以下原则[1]：真实性、完整性和有效性。
真实性。真实性指按规定对电子化后电子文件的内容和显示形态进行鉴定后，确认其与形成前的原始资料一样。只有真实的资料才能正确的反映水利工程，指引我们得到正确的研究结论。错误的资料，则会误导视听，导致对水利工程上的偏失，不真实的资料，比没有资料更可怕。
完整性。论文格式。完整性指电子化后电子文件的内容信息、背景信息、元数据等无缺损。如果资料残缺不全，就有可能犯以偏概全的错误，甚至失去研究价值。
有效性。有效性指电子化后电子文件具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
2.2文字资料的电子化
文字资料的电子化主要分文字整理、文字录入、文字校核三个步骤。
首先，要将所要电子化的文件重新整理，把字数较少，文字清晰可辨的水利工程文件归为一类；把字数较多，文字有些模糊或是纸张已经破损致使文字缺漏的水利工程文件归为一类。也可将平时查阅次数较多的水利工程文件归为一类，查阅次数较少或是鲜有查阅的水利工程文件，以达到分清主次，突出重点。
其次，就是文字录入。此环节为文字资料电子化的重点步骤，应认真处理。字数较少的文件可以采取人工打字录入。字数较多的文件建议采取OCR（光学字符识别技术）处理。它通过光学扫描仪和计算机的配合，经OCR软件将图像数据进行运算分类后，将图像数据转化为计算机内码，可以极大减轻数据录入工作的强度，提高数据录入的速度。论文格式。处理方法为先将文件用扫描仪扫描得到一个影像文件，然后用识别软件（作者使用的软件为汉王）进行识别，之后就能得到一个文本格式的电子文档，最后就可以进行保存。此项技术对打印的文件识别精度很高，对手写文件识别精度一般。
最后，就是文字的校核。对于录入的电子文档，应找专业人士进行校核。校核的内容包括：文字的正确。应检查人工打字是否有文字输入错误，应检查识别处理文件是否有没有识别的文字，是否有识别错误的文字。文字的规范。老的科技档案字体不是很规范，有很多繁体字、简化字及以前应用的术语文字，这些都应该进行核对，应尽量使用简体字、规范字和现用的术语文字，以免今后使用中出现概念问题。免费论文参考网。还应注意一些缺损文件的缺字问题，应及时查漏，请有关专业人员进行核实。
2.3图纸资料的电子化
图纸资料的电子化与文字资料的电子化步骤相似，但其具体的操作程序较文字资料的要相对繁琐一些。论文格式。
其次，就是图纸的扫描与补充工作。将图纸直接用扫描仪进行扫描，在扫描的过程中，要保存原始比例，切勿自由缩放，缩放容易引起原始资料的失真。扫描之后形成电子格式的图片。检查一类图纸的扫描状况，如果效果能够达到查阅要求即可。二类图纸由于可能缺少一部分的信息，固应进行一定的处理，可以用图片修改工具进行补充完整，以满足原图所要拥有的各项基本要素。三类图纸扫描之后的图片处理起来就比较复杂一些，需要专门的图片处理。可以找专业的描图人员将扫描图片用软件进行原图勾描，将破损的地方及模糊不清的地方以正确的理论及方法进行人工补充，但一定要尽量保存原图的信息，有改动的地方或根据图纸情况自行补充的应及时向专业人士或负责人员进行询问汇报。完成电子化的图纸可以进行
最后，就是电子图像的校核。这一环节关系到今后电子图像的可用性，所以务必要细致的检查每一张图片与原图纸的匹配程度，尽量达到100%相同。有些原图纸已经无法再进行查阅复制的，可以将电子版的图纸重新打印成底图，方便今后的工作。
2.4电子档案的管理
建立电子档案管理制度。建议由上至下建立起统一的电子档案管理制度，统一规范电子档案的制作、收集和归档的方法、程序、时效等内容，定期整理、分类归档、专人负责、妥善保管，避免因机构改革、个人工作岗位调整、所用计算机更迭、工作移交过程中的疏漏等原因引起的电子档案历史资料的遗散，确保历史档案资料的完整。
积极培养电子档案管理技术人员。一是要吸纳专业人才充实干部队伍，二是加大教育投入，对与档案管理工作有关人员，进行比较系统的档案管理基础知识、计算机知识、数字通信技术培训，使他们掌握电子档案管理的基本知识技能，解决电子档案管理人才缺乏的现状。
封存的电子档案不得外借；利用时使用复制件；查阅应在许可范围，并遵守保密规定；联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。电子档案如上网传送，只有经过档案部门的计算机管理系统对用户使用权认可后，才能提供利用。
[1]赵志刚,孙金凤,王志才.归档纸质文件整理与电子文件配套管理业务问答[M].吉林:吉林省档案局.2002.
水利工程档案是工程建设与管理的真实记录，是水利工程建设和管理工作的重要组成部分，具有原始性、真实性和历史性，是竣工验收的充分必要条件和运行管理的重要依据。同时又对其他水利工程建设有着借鉴与参考价值，因此，做好水利工程档案管理工作具有重要意义。
1水利工程档案的特点
水利工程档案是在工程立项、可研及设计等前期、建设实施、工程竣工验收等不同阶段、时期形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的所有历史纪录，是水利工程建设与管理全过程的历史再现，是水利工程建设质量终身制的重要凭证，是水利建设工作者辛勤劳动的智慧结晶，对水利工程今后的运行、维护、管理和效益发挥具有重要的作用，水利工程档案除具有原始性、真实性和历史性等档案的共同特性外，还具有自己的行业特点。
1.1形成周期的差异性
1.2涵盖内容的丰富性
水利工程建设项目的档案形成于整个工程建设管理全过程，包括自项目提出、立项、可研、审批、勘测、设计、招（投）标、施工、监理、质量检测与监督、竣工验收、运行等过程中形成的所有文件资料，内容非常丰富，有文字、声像、图标多种存在形式。
1.3涉及领域的综合性
水利工程是一项以水利学科为主导，涉及建筑学、设计学、艺术学、环保学等多学科的综合性工程，其档案的内容所涵盖的信息具有综合性的特点。在工程的前期工作、施工、竣工验收和运行等不同阶段，是多专业、多技术、多工种与工艺的综合运用。
1.4形成过程的复杂性
1.5收集整理的时效性
工程建设在前期工作、施工、竣工验收和运行的各个阶段，具有多个具体工作的主体，文件资料需要同步及时收集整理，特别是在施工中，往往有多个施工单位，工程建设结束后，有时难以将档案资料收集齐全。一些隐蔽工程，需要随着工程建设的进度，及时形成声像资料并妥善保存。一些重要的技术资料档案，需要永久性保存。
1.6管理利用的社会性
认真做好水利工程建设档案工作，对水利工程建设过程中的管理和竣工验收，以及工程运行维护管理等有着重要的意义。建立科学系统的工程档案体系，形成如实反映整个水利工程真实记录的专项档案，不仅是工程竣工验收和运行使用的必要条件之一，更是今后工程维护、管理，改建、扩建，防洪、抗灾以及深度开发利用的重要依据，也是今后进行其他工程建设的宝贵经验。只有科学有效的管理、开发工程档案，为水利部门和社会提供更好地利用服务，才能使水利工程建设档案发挥更好的社会效益。
2做好水利工程档案管理对策
2.1提高认识，为做好档案管理奠定思想基础
充分认识做好水利工程档案管理的重要性是做好新形势下档案管理工作的基础。长期以来，大家往往只重视工程建设与管理，不重视或忽视工程档案管理。建设项目一般都工期紧、任务重，负责建设项目的领导及工程建设与管理人员往往重视项目实体工程建设管理，只注意抓工程形象进度、质量和安全等工作，对档案的重要性认识不足，轻视或忽视档案管理，规范收集档案意识淡薄，以致于档案管理工作的前期投入和管理不足，有的工程项目是在工程建设的后期才开始着手档案工作，突击开展文件资料的归档工作，难免使档案管理出现不规范、不全面的现象。因此大家应更新观念，树立现代档案意识，充分认识水利工程档案是水利工程建设与管理的重要组成部分，档案验收也是工程验收的先决条件之一，档案还将为工程今后的运营和维护提供重要依据。
2.2健全机构，为做好档案管理提供组织保障
全面加大档案工作的管理力度，在工程建设中，要做到水利工程档案工作与水利工程建设同步开展，同计划、同部署、同开展、同检查，认真规范的做好水利工程档案工作。在工程建设开始动工前，就应结合工程和单位的实际情况，及时组建工程档案工作机构，明确档案工作的领导责任、直接责任人责任和工作人员职责，层层落实责任，建立完善的监督检查机制，确定年度或阶段档案工作任务，制定切实可行的工作计划，规范有序的开展文件资料的收集、整理、立卷和归档工作。
2.3加大投入，为做好档案管理提供资金保证
在水利工程项目建设管理过程中，档案的管理普遍存在着资金投入不够的情况。长期以来，领导重视的是水利工程建设的一线工作，对档案等服务性、管理性的工作重视不够，在资金预算中，档案的比值很小甚至没有，档案管理工作缺乏资金保证。要做好档案管理工作，必须提高对档案工作重要性的认识，加大资金投入，制定有效的建设计划，加强档案软硬件建设和室馆建设，全面改善档案工作的内外环境。
2.4适时培训，为做好档案管理提供理论指导
在水利工程建设中，档案主管部门应深入工程建设现场，根据工程建设的进度和特点，有针对性的组织档案工作培训，提高档案工作人员的理论水平和专业技能。同时做好督导和跟踪服务工作，及时发现解决档案工作中存在的问题，推进档案的科学化管理。同时，开展档案信息化工作，实现水利工程档案的数字化。
2.5严格考核，为做好档案管理提供科学依据
二、“三个工程”
（二）文字工程。档案管理的主体就是文字工程，无论是水利工程的初步拟定、施工阶段以及竣工验收等各个环节都会产生大量的文字内容。通过文字工程，可使水利工程各环节更加准确、全面、翔实地展现。
四、电子版与纸版
在水利工程建设过程中，档案管理工作往往不会被纳入工程建设的同布置、同检查，档案管理与工程建设质量、进度、安全等问题相比，重视程度不够。在工程建设之初各参建单位在工程建设各阶段对档案资料管理应承担的工作职责没有进行明确，造成了档案资料管理职责不清。在日常的文件材料管理方面各单位的岗位责任制、文件归档制度、文件保管制度、档案鉴定制度等大多是流于形式，没有形成有效的管理体制，也就使得水利工程建设档案管理工作无明确的办事规程和行动准则。在实际建设施工过程中，各参建单位对文件材料的管理仍旧是以水利工程建设的实施为主，侧重于科技档案的收集、整理。再加之水利工程建设周期较长、文件材料交接手续不到位，档案验收无档案部门参加等因素，使得档案管理工作的开展未能达到有关规定要求的深度。
2.档案管理人员非专业，保管环境不达标
3.档案收集整理不规范
4.档案信息化程度不高
随着水利事业的不断发展，作为水利工程建设主体的地方水务部门的水利工程档案的数量也在不断增多。从目前调查的情况来看，水务部门及工程参建单位的水利工程建设档案管理工作仍然保留着传统的纸质档案管理模式。计算机的运用主要是进行登记，检索工具只有“目录检索”一种，档案信息化程度低。
二、重点水利工程建设档案规范化管理的建议
从电力工程档案的建设工作现状以及其发展方向上看，档案信息的科学性和准确性是影响电力企业发展的重要因素，同时也是企业进行科技创新和管理方式优化的重要依据。可见档案信息管理工作的重要性不言而喻。具体来说，做好档案管理工作，提升管理水平需要从管理理念以及管理方式等多方面入手，要根据电力企业的自身的发展特点，将先进的而技术和手段应用到其中，同时还需要对新的发展趋势进行思考，另外还要充分考虑到市场的需求以及社会的利用效率。
1.电力工程档案的重要性
2.电力工程档案的特点
电力工程档案管理工作从整体上来看，其技术水平以及业务范围相对较广，其复杂性以及繁琐性比较突出。对于工作人员的专业素质和操作水平的要求比较高。另外，这一工作贯穿于整个电力企业的发展，可以说在各个环节中都会有所涉及，为其发展提供依据和思路。
由于现如今，电力企业发展迅速，电力工程在施工的过程中所遇到的类型呈现出一定的多样性。无论是从电压还是电阻上都会涉及到电力工程的档案信息。如果是遇到突发事件或者是一些研究的课题，档案信息就会发挥其自身的优势，为工作人员提供一定的帮助。同时还能够降低电力工程建设中的潜在危险。
电力工程档案管理工作的内容比较广泛，其中包括实体管理，信息管理以及资源管理等等。各项管理都具有一定的必要性。但是其宗旨就是要保证管理的科学性，实现档案信息的服务价值。虽然现如今档案的保存和应用形式都发生了明显的变化，但是在实际的工作中，都应该做好备份工作，用最为便捷的方式来对档案进行利用。
3.提升电力工程档案管理水平的建议
3.1领导重视，全员参与
3.2完善档案管理制度
众所周知，在实际的档案管理工作中，做好制度的建设是保证档案管理工作高效进行的前提和基础。制度建设为档案工作提供了重要的发展方向。具体来说主要表现在以下几个方面：首先，企业档案管理应该贯彻国家、行业的档案规范和标准。其次，建立健全档案管理的各项规章制度，遵循三性：一是科学性。不同技术领域形成的科技档案，在内容、性质、记录和载体形式上都会有明显的区别。因此，建立的规章制度必须结合本单位的生产建设特点和档案管理实际，以适应本单位档案管理的需求。二是实用性。实行的规章制度必须具有方便实用、简单易行、可操作性强的特点，便于更好地遵守制度，并发挥制度的规范和指导作用。三是严肃性。档案部门既是制定档案管理规章制度的部门，也是今后实行规章制度的主要部门。因此，在执行过程中，必须做到赏罚分明，充分体现规章制度的权威性和严肃性。
3.3做好归档文件资料
3.4提高档案管理人员的素质
档案管理人员必须具有高度责任感、办事细心以及乐于奉献的精神。除了要注重自身专业水平的提高，熟悉档案工作的各个环节和基本要求；掌握科学管理的原则和方法，提升工作效率，提高工作质量外，还要不断提升自己对各方的组织协调能力、观察分析能力以及应用现代科技手段的管理能力。通过不断探索、尝试新的管理模式，使档案工作科学、实用、有价值，为企业发展提供有效信息资源。
3.5加强档案保管的硬件配套
随着新技术的发展，档案资源的载体已经呈现多元化。除了传统的纸质、图片、胶卷外，电子文件和数字多媒体档案越来越多。多种档案载体对档案的保管环境、日常的管理和维护，有了更高的技术要求。一是对纸质、图片等传统档案，要加强库房“八防”设施的配备，确保档案库房满足防火、防盗、防潮、防光、防尘、防高温、防虫蛀、防有害气体的安全防护要求，杜绝档案材料发生霉变、褪色、污损、虫蛀等现象及其他可能事故的发生；二是对于光盘、磁盘等数码音像制品，要放置防磁柜中，保持档案的长期有效性；三是加强对电子档案的保密意识及安全责任，制定防范措施。
4.结语
规范化、科学化的档案管理，是更好地为企业的科学决策、生产经营和科学技术提供及时、全面、准确的信息服务和技术支撑。只有与时俱进，规范化、科学化的工程档案管理，才能在新形势下开拓档案管理的新领域，实现档案管理的新目标。