《科技查新机构管理办法》和《科技查新规范》是国家关于科技查新的专门规章。《科技查新机构管理办法》第四条规定：“科学技术部管理、指导全国的查新机构。省、自治区、直辖市科学技术行政部门管理本地区的查新机构；国务院有关部门、直属机构、直属事业单位管理本部门的查新机构，对所辖行业的查新机构在业务上给予指导。”由此可见，管理全国查新机构的最高机关是作为国务院科学技术行政部门的科学技术部。
一、科学技术部的职责
1．负责制定和修改《科技查新机构管理办法》、《科技查新规范》以及其他与查新有关的规定。
3．负责组织认定查新人员的科技查新资格。
4．负责在全国性报刊上公告查新机构年检、抽查的结果。
5．负责取消在年检与抽查中不合格而又未在规定期限内改正的查新机构的科技查新业务资质。
6．组织或委托有关机构组织编写查新培训的教材与参考材料。
7．委托有关机构组织查新培训工作。
二、科技成果管理机构的职责
这里所说的科技成果管理机构是指省、自治区、直辖市科学技术行政部门或国务院有关部门、直属机构、直属事业单位的科技成果管理机构（以下简称科技成果管理机构），其职责主要有：
1．依据《科技查新机构管理办法》第六条的规定，负责审查本地区、本部门信息咨询机构的从事科技查新业务资质的申请。
2．对查新机构实行年检，并适时组织抽查；负责将年检与抽查结果报科学技术部备案；负责在通过年检的查新机构的查新业务资质证书副本上加盖合格印章，正本上贴附年检标识。
（2）《科技查新机构管理办法》第二十四条规定：“抽查内容包括：①查新人员是否具备执业能力；②是否按照科技查新规范进行查新；③查新报告是否符合规范；④是否履行了查新合同的条款；⑤查新档案是否完整；⑥内部审查复核制度是否健全；⑦实际操作过程中是否存在违纪现象；⑧认定机关规定的其他内容。”
三、查新机构的认定
1．认定机关
科技查新业务资质的认定机关是科学技术部。
2．申请渠道
申请科技查新业务资质的渠道是科技成果管理机构。
3．申请科技查新业务资质的信息咨询机构应当具备的条件
（1）具有企业法人或事业法人资格；
（3）具备国际联机检索系统；
（4）有3名以上（含3名）取得国家科技查新资格的专职人员，其中具有高级专业技术职称的不少于1名；
（5）有健全的内部规章制度；
（6）认定机关规定的其他条件。
4．申请查新业务资质的信息咨询机构应当提交的材料
（1）法定代表人签署的申请书；
（2）法人资格证明；
（3）该机构的查新业务规章；
（5）认定机关要求提供的其他材料。
5．科技查新业务资质证书管理的规定
（1）科技查新业务资质证书由科学技术部统一制定。分为正本和副本，正本和副本具有同等法律效力。
6．科技查新业务资质管理的其他规定
（1）未申请年检的查新机构，视为自动放弃科技查新业务资质。
（2）年检与抽查不合格的查新机构，限期三个月内进行整顿，整顿期间暂停其查新业务。整顿结束，由科技成果管理机构再行检查，合格者准许继续执业；不合格者报请认定机关取消科技查新业务资质。
（3）查新机构违反《科技查新机构管理办法》规定，做出虚假查新报告给他人造成损失的，应当承担相应的法律责任；情节严重的，由认定机关取消其查新业务资质。
四、关于查新机构变更和终止的规定
（1)查新机构发生下列情况时，应当向认定机关申请办理有关手续，在全国性报刊上公告。
①分立或者合并，应向认定机关交回科技查新业务资质证书和科技查新专用章，经认定机关重新审查其科技查新业务资质后再行核发。
②歇业、宣告破产或者其他原因终止业务，应当报认定机关备案，并交回科技查新业务资质证书和科技查新专用章。
③法定代表人变更，应报认定机关备案。
（2）查新机构分立、合并时，应当对查新档案加以保护，防止技术秘密的泄露；查新机构终止时，应当将查新档案移交科技成果管理机构处理。
查新员、审核员应当具备的条件
查新员是指具有中级（含）以上专业技术职称和查新资格，负责查新全部过程的查新人员。审核员是查新审核员的简称，是指具有高级专业技术职称和查新资格，负责审核查新员所做的查新工作是否规范，并向查新员提出审核意见的查新人员。《科技查新规范》第6部分中对查新员、审核员应当具备的条件进行了规定。同时还规定：对一项查新事务，查新机构应当确定专职查新员和审核员。
一、查新员应当具备的条件
（1）拥护《中华人民共和国宪法》；
（2）遵守国家法律和社会公德；
（4）熟悉《科技查新机构管理办法》和《科技查新规范》；
（5）接受过国家有关查新的正规培训，具备从事查新的资格；
（7）具有一定的外语和计算机水平；
（8）具有良好的职业道德；
（9）本科（含）以上学历，具有中级（含）以上专业技术职称。
二、审核员应当具备的条件
（6）具有三年以上查新工作经历；
（7）具有较高的外语和计算机水平；
（9）本科（含）以上学历，具有高级专业技术职称。
查新咨询专家应当具备的条件
《科技查新规范》第7部分规定，新咨询专家应当同时具备以下条件：
（3）对查新项目所属专业有较丰富的理论知识和实践经验，熟悉国内外该领域科学技术发展的状况，在这一领域具有一定的权威性；
（4）熟悉查新判断、分析的原则与要点；
（5）具有严谨的科学态度、良好的职业道德。
查新委托人的行为规范
《科技查新规范》第3部分规定，查新委托人应当遵循以下行为规范：
（1）查新委托人只能选择具有查新业务资质的信息咨询机构。
（2）若查新机构接受查新委托，查新委托人应当与查新机构订立查新合同。
（3）完成查新事务的，查新委托人应当向查新机构支付报酬。因不可归责于查新机构的事由，查新合同解除或者委托的查新事务不能完成的，查新委托人应当向查新机构支付相应的报酬。查新合同双方另有约定的按照其约定。
（4）查新委托人应当保证查新机构的独立性，不得向查新机构施加倾向性影响，不得干涉查新活动。
（5）查新委托人不得弄虚作假、营私舞弊，不得侵犯他人的知识产权。
科技查新机构的行为规范
《科技查新规范》第4部分规定，查新机构应当遵循以下行为规范：
（1）查新机构应当亲自处理查新事务，处理查新事务的程序应当符合本规范的要求。
（2）查新机构应当按照查新委托人在查新合同中给出的查新要求处理查新事务，不能按照查新要求来处理查新事务的，应当经查新委托人同意；因情况紧急，难以和查新委托人取得联系的，查新机构应当妥善处理查新事务，但事后应当将该情况及时报告查新委托人。
（4）查新机构在处理查新事务过程中，对本机构不能解决的事项，可以聘请查新咨询专家协助完成。查新机构应当保证所聘请查新咨询专家的独立性，不得向查新咨询专家施加倾向性影响；查新机构不得伪造或者涂改查新咨询专家的咨询意见表；不得向查新委托人和与查新项目有利害关系的各方透露查新咨询专家的个人意见。
（5）查新机构在取得查新结论的过程中不能使用、依赖没有充分依据支持的、关于某些特征的结论和判断；也不能使用、依赖未经充分依据支持的、认为这些特征综合在一起可能会使查新结论最好化或者最差化的判断。
（6）查新机构及其工作人员应当维护查新项目所有者的知识产权，不得非法占有、使用、或者向他人披露、转让查新项目所有者的科技成果。除以下人员和机构外，查新机构及其工作人员不得向任何人泄露查新项目的科学技术秘密和查新结论。
①查新委托人或者由查新委托人明确指定的人（或机构）；
②法律、法规允许的第三方（如省、自治区、直辖市的科学技术行政部门，国务院有关部门、直属机构、直属事业单位的科技成果管理机构等）；
③具有管辖权的专业检查组织。
（7）查新机构受理本机构内部的查新委托时，不得对外出具查新报告。
查新员、审核员的职责
《科技查新规范》第6部分规定，查新员、审核员应当履行以下职责：
（1）查新员、审核员应当遵守国家、地方的法律法规，遵守《科技查新机构管理办法》、《科技查新规范》和所在机构的内部规章制度，接受所在查新机构的领导，并对其负责。
（2）查新员负责查新的全部过程，代表查新机构处理查新受托等事宜；必要时与审核员协商后代表查新机构选择合适的查新咨询专家。
（3）与审核员协商后，查新员负责撰写查新报告。
查新咨询专家的行为规范
《科技查新规范》第7部分规定：查新咨询专家应当遵守国家法律法规，坚持实事求是、科学严谨的态度参与查新，不得违法失职、徇私舞弊、弄虚作假，在此前提下，还应当遵守以下行为规范。
（1）独立地向发出聘请的查新机构提出查新咨询意见。
（2）在向查新机构提供查新咨询服务（文字的或者口头的）时，应当客观、公正，不得掺杂私利。
（3）维护查新项目所有者的知识产权。关于查新项目的所有材料应当全部退还查新机构，不得向其他组织或者个人扩散，不得非法占有、使用、提供、转让他人的科技成果。
（4）不得向查新机构明确指定的人以外的组织或者个人披露关于查新项目的科学技术内容和查新结论。
（5）不得以个人身份接触查新委托人、成果完成人、成果使用者（购买方、受让方）、课题组成员、课题下达者或者课题委托者，如确需核实补充某方面信息，可向查新机构提出要求。
（6）不能使用、依赖没有充分依据支持的、关于某些特征的结论和判断；也不能使用、依赖未经充分依据支持的、认为这些特征综合在一起可能会使查新项目的查新结论最好化或者最差化的判断。
（9）不得以各种方式收取查新机构之外的任何组织、个人提供的有关查新的咨询费或者有价物品。