内审员与质量监督员是每个实验室的关键岗位,实验室管理者应充分认识到内审员与监督员工作的重要性,并使之发挥应有作用,以提高实验室管理水平、提升实验室整体素质!
内审员、监督员是实验室不可缺少的关键岗位人员,他们在很多方面存在不同,二者正常有效工作能够促进管理体系规范有序运作,《实验室资质认定评审准则》对其做了言简意赅的介绍与要求,大部分实验室的内审与监督工作也有了长足的进步,但在一部分实验室存在内审工作质量不高、监督工作有缺陷等问题,个别实验室存在应付评审或监督检查现象。实验室必须加以重视并且积极改正,加强管理,进一步强化管理体系运行的有效性。
谁有资格当内审员?有哪些特点?
1.内审员应接受具有内审员培训资格机构的培训,《实验室资质认定评审准则》(以下简称《准则》)要求“审核人员应经过培训并确认其资格,只要资源允许,审核人员应独立于被审核的工作”,按照原国家质监局《质量体系内部审核员注册管理办法》规定,内审员经个人申请后,接受具有内审员培训资格机构的培训,并取得培训合格证书,经由省级质监局牵头组织评定委员会对内审员资格进行注册评定。培训机构系指由国家质监局批准的具有内审员培训资格的机构,培训是否有效主要通过以下三点判断:
(1)培训内容符合CNAS内审员培训教程要求;
(3)培训后内审员具备进行内审的能力。
2.内审员通常不能审核自己的活动,除非证实有必要并且能够证明所进行审核是有效的。
《质量体系内部审核员注册管理办法》规定认证组织至少有2名以上(含2名)经培训合格取得注册资格的内审员,《准则》并未规定内审员的数量,但是在规模较小的组织,审核可以由质量负责人自己来实施,是有据可循的,当然,管理者应当指定另外的人员来审核质量负责人的工作,以确保其质量职责如期履行。
内审员与质量监督员有什么区别?
内审员与质量监督员的区别主要有以下两点:
1、岗位性质不一样:内审员一般为取得内审员资格证书的员工兼职,质量监督员为专职岗位,一般从经验丰富的质检员或工艺技术员中选拔产生。
2、工作范围不一样:内审员定期(一般每年一次,每次3-5天)参与企业质量管理体系内部审核,质量监督员主要是日常监督产品质量判断是否符合技术标准、生产工艺纪律是否得到有效执行等。
3、职业发展方向有差异:内审员的职业发展方向为:内审组长、外审员、管理者代表;质量监督员的职业发展方向为:质量管理员、质量技术员、质量主管、技术主管等。
谁有资格当质量监督员?
《准则》要求实验室必须设置监督员。应由熟悉各项检测和/或校准方法、程序、目的和结果评价的人员担任监督员,是对监督员的专业技术能力提出的要求。
1.同内审员一样,监督员多为兼职,其本职应为专业技术人员,只是监督本部门的检测和/或校准工作,要熟悉各项检测和/或校准方法、程序、目的和结果评价,在监督领域内相对业务能力强、工作经验丰富,才能更好履行监督职责。
2.专职管理人员和新参加工作人员是不能够胜任监督员岗位的,通俗的说,监督员应该具有较一般检测和/或校准人员更高的职业技能和专业判断力,相比较而言,是高一层次来实施监督,或至少是同一层次实施监督,这一点在无损伤检测实验室体现的尤为清晰。
质量重点监督的对象
应是检测人员(包括签约人员、额外技术人员及关键的支持人员),尤其是在培人员、新上岗人员和短期聘用人员等,必须对他们实施有效足够的监督。通过有效监督,才能保证工作质量。
监督员主要的监督内容
在ISO/IEC17025标准《检测和校准实验室认可准则》中在“技术要素”中将“人员”归结为决定实验室检测的正确性和可靠性的第一个因素,对检测实验室的人员从技术能力、经验、所需专业知识、教育培训、工作职责和公正性等提出了严格的要求。所以说人是最主要的因素,人员资格及资格保持,熟悉作业指导书及执行情况,检验规程/规范的符合性,设备操作情况,环境、设施的符合性,样品标识情况,样品制备及试剂和消耗性材料的配置情况,抽样计划及执行情况(抽样计划在现场能否获得),原始记录及数据的核查情况,数据处理及判定,不确定度评审情况,结果报告的出具情况等。这些都是监督员主要的监督内容。
怎样做到有效足够的监督呢?
一、监督人员的能力要足够——应有足够的专业知识,条件许可的话,最好由高一层次的人员对低一层次的人员实施监督。监督人员应具备的条件是:
(1)、熟悉检验方法如“适应范围、原理、仪器、分析步骤、结果计算、多个方法之间的关系等。”例:监督员李工对仪器的监督“李工发现编号为KA-020气相色谱仪的检定证书(检定证书号××××××)中无电子俘获检测器(ECD)的检定数据,该检测器仍用于样品中六六六、DDT的日常检测;判定:不符合仪器校准/检定要求。
分析原因:由于ECD、FPD两个检测器共用一台气相色谱仪,只校准了FPD检测器,忽视了ECD的校准。纠正措施及落实整改:该检测器送检。今后对仪器校准需提出比较详细的校准/检定要求。
(2)、了解检验目的如“评价(包括产品质量评价)、监督检验、常规监测、质控考核包括有:盲样考核、操作演示、现场提问、留样复测、人员比对、参加能力验证、质量控制图、岗位轮换等。”
二、监督人员的数量要足够——监督人员和专业技术岗位人员的数量之比一般在1:5--1:10,不同类型的检测项目都要有自己的监督人员。
四、监督的覆盖面要足够——在一年内(或一个认证/认可周期内)监督应覆盖实验室所有检测人员,包括签约人员、额外技术人员及关键的支持人员,尤其是在培人员。
五、监督人员的工作岗位应有利监督工作——在特殊环境下临时工作人员尚未接受必要的培训时,应在质量监督人员的监督下工作;在流动实验室、抽样现场、野外现场进行抽样和检测时,必须在技术控制和监督人员的有效监督下进行。
内审员、监督员目前存在的问题与解决
《准则》已经颁布实施多年,大多数实验室重视法律法规与《准则》的学习,制度建设不断加强,管理体系运行有效,基本能够保证检测质量,但在内审员、监督员工作上仍然存在着诸多问题,综合统计国家认监委2007年-2012年资质认定专项检查结果,可以发现内审员与监督员方面的问题始终存在:
1.2007年:一些实验室管理体系运行中存在内审不完整;
2.2008年:有的实验室的日常监督工作不能持续有效进行;
个别实验室尚未开展自我监督工作;
一些实验室管理体系的内部审核不注重解决体系运行中的实际问题;
有的内审员未经评审准则的培训;
3.2009年有的实验室对监督员工作的要求规定不具体,
监督员的工作随意性大,没有明确监督的过程和方法;
不能有效发现检测工作中存在的问题,内审无计划,内审工作未覆盖《实验室资质认定评审准则》的全部要素和检测工作的全过程;
还有少数实验室未按要求实施内审;
4.2010年实验室内审有效性不够的问题比较突出;
5.2011年不少实验室未能按计划开展内部审核,
内审工作范围没有覆盖对应的质量活动或部门;
实际工作中存在的问题不能及时发现和纠正,少数实验室未按照要求开展内审工作,编制内审资料应付各种评审或监督检查;
监督工作存在岗位设置不充分、监督工作无计划或操作性差、监督发现的问题不能按照有关程序文件的要求予以纠正。
6.2012年检查时发现不符合率最高的条款有“任命了监督员且数量合理、监督工作有效,该项不符合率为6.1%”。
因此在今后工作中,要继续加大《准则》的学习宣贯力度,提高人员综合素质,内审员要在加强能力上入手,真正理解内审及内审过程、内审目的,保证内审报告及记录的真实性与信息的完整性,提高内审报告及记录的质量,监督员要掌握岗位监督领域内的专业知识,在理论与经验上要最大的丰富自己,能够把握监督工作的切入点、薄弱点、关键点。
小结
《准则》中要求“实验室应有与其从事检测和/或校准活动相适应的专业技术人员和管理人员”,这个“相适应”可以理解为业务素质、技术能力、工作经历符合工作需要,具有一定的职业操守和道德修养,数量上能够满足工作需要,实验室应该使内审员、监督员有岗有职有责,避免监督、内审流于形式,消极被动接受评审与监督,内审员、监督员也要提升能力、提高素质,更好地发挥各自作用,实现管理体系持续有效地运行。
内部审核报告
一、审核简况
审核日期:
审核地点:
审核目的:
审核依据:□
□质量手册:名称(代号):版本号:
□程序文件
□其它:
审核范围:
a)检测领域:
b)检测能力范围:检测的产品/产品类别项,项目/参数项,检测标准(方法)项;
d)其它:
二、审核情况及主要结果综述
1.接受审核主要管理人员:
2.质量文件(记录)审核结果简要说明:
3.通过现场评审,审核组确认的检测产品/产品类别项,项目/参数项,检测标准(方法)项。
4.审核组通过对现场审核,共发现个不符合项,及个观察项。
5.其它:
三、评审结论
1.质量体系运行的适宜性、有效性:
2.技术能力的保证与维持:
3.主要不符合项简述:
4.建议有待改进的运作内容:
四、审核组签名
审核组长:
组员:
质量负责人:
《年度内审计划表(集中式)》
《内部审核日程计划表》
《内审检查记录表》
《现场检测能力审核记录表》
不符合项报告(含纠正措施及跟踪验证)
CX14-05序号:
受审核部门:
不符合项报告编号:
审核员:
审核日期:年月日
审核发现:不符合事实描述(原则上每份报告填写一项不符合项):
不符合(将选中□打√):标准手册程序:文件编号及条款:
不符合类型(将选中□打√):体系性实施性效果性
不符合判定(将选中□打√):轻微严重(一般情况下,内部审核可不填写)
审核员(签名):日期:年月日
部门负责人确认:日期:年月日
不符合原因分析及采取的纠正措施:
部门负责人(签名):日期:年月日
审核员(或验证人)确认:日期:年月日
纠正措施完成情况:
纠正措施跟踪及有效性验证:
满足要求需进一步观察重新制定纠正措施(将选中□打√)
注:如需重新制定纠正措施,审核员和审核组长应向质量负责人报告并发出“纠正和预防措施处理单”,按《纠正和预防措施控制程序》执行。纠正措施得到验证后才能关闭该不符合项。