本文将探讨《取消外国公文书认证要求的公约》的主要内容及对跨境诉讼的影响。
作者|张晓霞黄文杰刘靖山北京市金杜律师事务所
编辑|布鲁斯
一、前言
2023年3月8日，中国驻荷兰大使代表中国政府在海牙和平宫向《取消外国公文书认证要求的公约》（ConventionAbolishingtheRequirementofLegalizationforForeignPublicDocuments，以下简称《公约》）保管机关荷兰外交部递交加入书，意味着中国正式加入《公约》。
2023年11月7日，《公约》在中国生效实施，中国同《公约》缔约国之间公文书跨境流转将不再经过传统的“外交部门认证+使领馆认证”的“双认证”程序，而是在《公约》框架下启用基于附加证明书的“一步式”证明新模式[1]。本文将探讨公约的主要内容及对跨境诉讼的影响。
二、《公约》的背景
图1
简化文书的认证程序，便利文书的跨境流转，成为国际社会的普遍共识与趋势。部分国家直接单方面免除文书的领事认证，如加拿大、日本等少数国家对我国文书免除领事认证；美国、法国等国对我国部分种类文书免除领事认证[3]。更多的国家则通过双边或者多边协定对文书认证程序进行简化。《公约》就是这一领域的重要国际实践。
上世纪五十年代，欧洲委员会向海牙国际私法会议提出了缔结一项关于简化在境外制作的公文书认证程序的国际公约的建议。1956年，海牙国际私法会议第八届会议就该提议进行审议。1959年，特别委员会起草了《公约》草案初稿。1960年10月26日，海牙国际私法会议第九届会议批准了该草案的最终文本。1961年10月5日，奥地利、德国、希腊、卢森堡、瑞士和前南斯拉夫签署了《公约》。根据《公约》第11(1)条，《公约》于1965年1月24日，即第三份批准书交存60天后生效。近年来，《公约》新缔约方快速增长，目前有125个缔约方，约占世界国家和地区总数的五分之三，包括欧盟各国、美国、日本、韩国、德国、澳大利亚、俄罗斯等我国主要贸易伙伴及大多数“一带一路”共建国家[4]。
三、《公约》的内容
《公约》的核心内容是缔约国之间相互取消使领馆领事认证环节，用附加证明书（Apostille）代替传统领事认证，对文书上印鉴、签名的真实性进行验证。
1.海牙认证
图2
2.海牙认证的适用范围
《公约》第1(1)条规定，“本公约适用于在一缔约国领土内制作，且需要在另一缔约国领土内出示的公文书。”可见，海牙认证并非适用于所有文书，其适用范围仅限于公文书（publicdocuments）。
2.1公文书的定义
关于何为公文书，《公约》本身并没有给公文书下定义。《公约》的起草者最初在确定海牙认证的适用对象时，曾在“公文书”（英文“publicdocuments”）和“官方文书”（英文“officialdocuments”）两种用语之间斟酌。当时就《公约》进行谈判的代表一致认为对于除个人以私人身份签发的文书以外的所有文书，传统领事认证应当被取消。如果选择后者“官方文书”，“公证文书”（notarialacts）则很难被解释进《公约》的适用范围。考虑到前者较后者具有更宽泛的含义，更能体现《公约》的目的，《公约》的起草者最终选择前者“公文书”[5]。因此，结合目的解释以及历史解释的角度，我们认为，应当对“公文书”这一概念采取较为宽泛的理解，以确保尽可能多的文书能够基于《公约》适用程序更为简化的海牙认证[6]，“公文书”应包含任何由官方机构（authority）签发的以及具有官方身份的个人（personinanofficialcapacity）签发的文书。
2.3《公约》第1(2)条列举的公文书
b）行政文书
c）公证文书
《公约》第1(2)条（c）项的“公证文书（notarialact）”为狭义的公证文书，是指由公证人起草的可以完善、记录或验证义务、事实或协议的文书或证书。在某些司法管辖区，“公证文书”是指公证员被授予履行的证明签名真实性的职能，但这不属于《公约》第1(2)条（c）项所指的“公证文书”，而是属于《公约》第1(2)条（d）项的“对以私人身份签署的文件的官方证明”的范畴[8]。
d）对以私人身份签署的文件的官方证明
2.4《公约》第1(3)条排除适用的文书
《公约》第1(3)条规定了两种排除适用的情形，即（1）外交或领事人员制作的文书；（2）直接处理商业或海关运作的行政文书。
3.附加证明书的出具（海牙认证）
3.1《公约》对附加证明书出具的规定
《公约》第3(1)条的规定，“为证明签名的真实性、文书签署人签署时的身份，以及在需要时为确认文书上的印鉴属实，仅可能需要办理的手续是文书出具国主管机关签发第四条规定的附加证明书（即海牙认证）。”根据该条的含义，对于符合定义的公文书，不需要再经过传统的领事馆的认证，只要文书出具国指定的主管机关签发附加证明书即可。
出具附加证明书实际是目的国可以要求的手续的上限（themaximumformalitywhichmayberequired），该附加证明书的要求是选择性的（optional），也就是说，目的国完全可以对海牙认证进一步简化，甚至不要求任何手续[9]。
3.2附加证明书的效力
4.负责出具附加证明书的主管机关
4.1主管机关的职能
各缔约国的主管机关主要履行如下三大职能：即
2）签发附加证明书；
3）根据《公约》第7条的规定，对签发的附加证明书进行记录，并应利害关系人的申请，对主管机关自己签发的附加证明书进行核验。
4.2各国的主管机关
4.2.1中国
中国的主管机关为中国外交部，中国外交部委托各地方外办负责签发附加证明书。中国领事服务网对于附加证明书的申办程序和方法、办理或者代办机构、提交材料和收费标准等进行详细规定[11]。此外，还可以在中国领事服务网对领事认证或者附加证明书进行核查。表1梳理了外交部委托签发、委托代办附加证明书的地方外办以及在京文书附加证明书代办机构名单。
表1
4.2.2中国香港
中国香港指定的负责海牙认证的主管机关包括：政务司司长、高等法院司法常务官、高等法院高级副司法常务官和高等法院副司法常务官。香港特别行政区司法机构官网对可以接受加签服务之文件种类、费用、需时和申请程序等进行详细规定[12]。
4.2.3美国
1）对联邦行政管理机构签发的文书进行海牙认证
美国国务院认证办公室（theOfficeofAuthentications）负责对联邦机构签发的文书进行海牙认证。对于美国国务院签发的文书，如美国公民出生、死亡或者婚姻的领事报告，则由美国国务院重要记录办公室（theOfficeofVitalRecords）负责进行海牙认证。美国国务院领事事务局官网对海牙认证的条件、流程、期限和收费等进行详细规定[14]。
2）对联邦法院系统签发的文书进行海牙认证
下列法院（联邦法院系统）的书记官和副书记官（theClerksandDeputyClerks）有权对其法院签发的文书进行海牙认证：联邦最高法院、联邦上诉法院、联邦地区法院、联邦索赔法院、国际贸易法院、关岛地区法院、维尔京群岛地区法院和北马里亚纳群岛地区法院。
以纽约北区法院为例，纽约北区法院可以对如下两种文书进行海牙认证[15]：第一，纽约北区法院的民事、刑事或杂项案件记录中的任何公开文件；第二，纽约北区法院作出的任何作为官方行为的文件（如律师准入证书、姓名更改申请/入籍仪式的命令、一般命令等）。
3）对各州、哥伦比亚特区和其他辖区签发的文书进行海牙认证
4.2.4英国
4.2.5日本
日本负责海牙认证的主管机构是日本外务省（theMinistryofForeignAffairs）。日本外务省官网对可以认证的文书和流程等进行详细规定[18]。日本外务省官网明确规定，对于私文书（privatedocuments）经过公证后，可以进行海牙认证。
4.2.6比利时
比利时负责海牙认证的主管机关是比利时联邦外交、外贸和合作发展部（FederalPublicServiceForeignAffairs,ForeignTradeandDevelopmentCooperation），由其认证服务办公室（theofficeoftheLegalisationService）签发附加证明书，其官网对海牙认证的流程等进行详细规定[19]。值得注意的是，2018年5月1日起，比利时外交部不再签发纸质的附加证明书，仅签发电子附加证明书（e-apostille）。
四、《公约》对跨境诉讼的影响
注释（上下滑动查看）
[1]参见《人民日报》2023年11月08日第03版，“《取消外国公文书认证要求的公约》在中国生效实施”
[2]参见何其生：《领事认证制度的发展与中国公文书的全球流动》，载《华东政法大学学报》2018年第5期
[3]外交部领事司：《中国领事认证指南》
[4]中国法院网，“《取消外国公文书认证要求的公约》11月7日在中国生效实施”，www.chinacourt.org/article/detail/2023/11/id/7623470.shtml
[5]参见HCCH:ExplanatoryReportontheHagueConventionof5October1961AbolishingtheRequirementofLegalisationforForeignPublicDocuments
[6]参见HCCH:ApostilleHandbookPracticalHandbookontheOperationoftheApostilleConvention:para.102andC&RNo36ofSC2021
[7]参见HCCH:ApostilleHandbookPracticalHandbookontheOperationoftheApostilleConvention:paras.125.
[8]参见HCCH:ApostilleHandbookPracticalHandbookontheOperationoftheApostilleConvention:paras.116-117.
[9]参见HCCH:ExplanatoryReportontheHagueConventionof5October1961AbolishingtheRequirementofLegalisationforForeignPublicDocuments.
[10]参见海牙国际私法会议官网：www.hcch.net/en/instruments/conventions/authorities1/cid=41
[11]参见中国领事服务网：cs.mfa.gov.cn/zggmcg/fjzms/
[12]参见香港特别行政区司法机构官网：www.judiciary.hk/zh_cn/court_services_facilities/apostille.html
[13]“《公约》不适用于中华人民共和国和中华人民共和国不承认其为主权国家的缔约国之间”，“公约继续适用于中华人民共和国香港特别行政区和澳门特别行政区”
[14]参见美国国务院领事事务局官网：travel.state.gov/content/travel/en/records-and-authentications/authenticate-your-document/apostille-requirements.html
[15]参见纽约北区法院官网：www.nynd.uscourts.gov/apostilleexemplification
[16]参见纽约州政府官网：dos.ny.gov/apostille-or-certificate-authentication
[17]参见英国政府官网：www.gov.uk/get-document-legalised
[18]参见日本外务省官网：www.mofa.go.jp/ca/cs/page22e_000416.html
[19]参见比利时外交部官网：diplomatie.belgium.be/en/legalisation-documents/legalisation-more-detailed-information/how-can-belgian-documents-be
[20]中国法院网，“《取消外国公文书认证要求的公约》11月7日在中国生效实施”，www.chinacourt.org/article/detail/2023/11/id/7623470.shtml
[21]参见《人民日报》2023年11月08日第03版，“《取消外国公文书认证要求的公约》在中国生效实施”