1、本手册由校管家——智汇家商学院编制，未经过智汇家商学院许可，任何组织和个人不得以任何形式将本手册正文、图表、文字、数据等任何部分内容进行转载、复制、引用、二次编辑用于其他商业目的。
2、该手册为系统操作手册第一版，其中的部分功能会不断迭代更新，智汇家商学院也将定期更新操作手册。
4、如在使用过程中发现手册有错误，请及时和我们联系。
主编机构：智汇家商学院
主编：王伟
执行主编：徐天雨、梁思嘉、鲁璟瑜
文案编审：张应宏、李晓勤、龙盈吉、张美专、尹丰坤、邓菲红
目录
2.初始化设置
学校在正式使用校管家系统前，需要由学校的系统负责人根据学校的实际情况按步骤完成以下一些必要的数据初始化设置工作。
根据实际情况设置学校的组织架构。一般来说，培训学校的组织架构主要由部门和校区组成，以下图为例：
l点击“系统设置>部门设置”，进入部门设置界面。
l在部门设置的界面中，默认显示学校名称为总部门，点击后方操作栏的“+”号，可以添加下级部门。
l在弹出的“新增部门”窗口中输入部门信息即可。注意，如果您创建的是一个分校区，那么请在“类型”处选择“校区”。
l如果需要在部门下面继续创建下级部门或校区，则直接点击该部门后面的“+”号继续添加即可。
l重复以上操作，将学校所有的部门和校区依次录入，即可完成学校组织架构的设置。
l点击“新增”按钮，输入教室名称和容纳人数后，点击“确定”，即可完成教室的添加。
l在该界面上分别输入教室座位的行、列数，系统可自动生成座位表，如果教室中有柱子或走廊需要留出空间，可点击相应位置将其置为“停用”状态。
校管家系统是一款多岗位合作使用的教务管理运营系统，每一个操作入口都由权限控制，而众多的权限组合形成了权限组，学校拿到的初始化系统已经内置了部分权限组，学校可结合实际的岗位进行权限的修改或新增权限组。
l设置好权限组后，需要给该权限组赋予权限，在“人事管理>权限组管理”的界面，找到需要修改权限的权限组，点击该权限组后面的“小扳手”图标添加或修改权限即可。如需删除权限组，则点击该权限组后面的“垃圾桶”图标即可。
l点击权限组右侧的“小扳手”图标后，弹出“修改权限”窗口，在该窗口中列出了系统所有的操作权限，打勾即表示赋予相应权限，不打勾表示取消相应权限。点击“确定”提交并回到权限组管理界面。
l在新增员工的窗口中，填写好该员工的各项信息，请注意：红色星号*的项目为必填项；
①“昵称”是显示在家长手机端师生信上的老师名称（有的老师可能不希望家长看到自己的真实姓名），可选填；
可操作校区：“可操作校区”是指用户的可见范围，未打勾的校区，用户将无权对这些校区的对象（学员、班级等）进行操作，如果一个员工在多个校区任职，可以选择多个可操作校区。
所属权限组：打勾的权限组表示该用户具有这些权限组的操作权限，您根据该员工的实际岗位进行勾选即可，一个员工可以同时拥有多个权限组的权限。
l如果员工信息需要更新或修改，点击“人事管理>员工信息管理”找到该名员工，点击员工的姓名即可修改员工的基本信息等。
l点击物品处的“新增”，添加详细的物品信息即可。请注意，物品信息是所有校区通用的，不需要分校区录入物品信息。相同的物品只需要在系统中录入一次即可。
学校前台出售物品/教材（收费），或者学员退还售出的物品/教材（退费），都会影响关联校区仓库的库存数量，这个过程系统会自动计算，无需人工处理。但除此以外的物品的进出库操作，则需要学校在系统中手工录入。方法如下：
l在该界面选择您要进行进出库操作的校区名称，再选择进出库操作类型。在系统使用初期，学校需要对当前的物品库存进行盘点，并通过“库存调整”录入每个物品对应的库存数量。选择正确的仓库后，点击“库存调整”，点击“新增”，添加物品库存数量即可。
l学校后期有其他的进出库类型，则选择对应的进出库项目，新增进出库记录即可。
进货：学校从供应商采购商品后，通过“进货”将物品进货数量录入至系统中；
退货：采购的教材/物品因质量等各种原因，需要退还给供应商；
调拨：多见于学校总仓库统一采购物品后，再根据各分校的实际需要调拨给分仓库，调拨操作由调出的仓库进行记录。调拨也可用于分校区之前的临时调拨；
报损：无法退货也无法正常销售、使用的破损物品；
领用：学校员工领用教材物品等；
退领：员工领用物品后退回至仓库；
库存调整：用于物品盘点后的数量调整。
请注意：下图中显示的部分项目，例如“动态课消”“同课不同价”等为隐藏配置项，如学校需使用此功能，可联系校管家工作人员免费开通。
编号
项目
是否必填
默认显示
释义
特别说明
1
名称
是
根据学校实际开设的课程名称自行定义
课程名称不允许重复，学生在报名成功后，课程名称会体现在收据上，同时学校后期可以根据课程名称进行数据的筛选与统计等，建议课程名称设置得简单明了、一目了然。
2
年份、期段年级、科目类型、班型
否
便于学校按照这些维度，在系统的报表中心统计、查询各项运营数据
例如学校需要在系统中统计19年春季各年级各科目分别收费了多少，课消了多少？那么年份、期段、年级、科目等这些信息就必须填写；如果不需要通过这些维度统计数据，则可以不用设置；这些项目的选项需要在“系统设置>基础参数设置”中提前设置好。
3
计费形式
即学校课程收费是按什么单位计算的，系统默认提供两种方式，“按小时计费“和“按次计费“
“按次计费”是指：不考虑学生每节课的上课时长，只要学生过来上一次课，不管是迟到、早退，所产生的课消金额都是固定的。“按小时计费”是指：学生上课根据时长扣费，例如课程价格是100元/小时，学员如果本次上课只上了30分钟，则只扣费50元；除以上两种情况外，有的学校是按课时或按节计费的，如需调整计费单位，可联系校管家客服进行配置。请注意，在设置课程时，“计费形式”一旦设置成功便不能修改。
4
按期收费
如果学校的课程基本都是按期销售的，可以设置“按期收费”
请注意：设置了“按期收费”后，单价需要设置为每期的价格。这样当学生来选报课程时，系统既支持直接按期购买，也支持按次/小时购买，非常灵活。
5
单价
即课程销售的标准价格
设置时请注意单价后面显示的销售单位。
6
动态课消
如果学校给学生上一次课，需要扣除学生多次课时，则可以开通此功能
有的学校是按照“课时”收费的，学员上一次课可能需要消耗2个或2个以上的课时，则需要开通此功能。此功能默认是没有开启的，如需开通请联系校管家客服免费开通。
7
课程类型
即本课程是按什么形式开班上课的，默认三种类型：集体班、一对一、一对多
集体班：也可以称之为班课，即多人一起上课；一对一：即一个老师带一个学生上课；一对多：多指2个或者3个学生一起上课。如果一个班超过3个学生，建议设置为集体班类型。注意，在设置课程时，“课程类型”一旦设置成功就不能修改了。
8
这是一个全科课程
学校的课程是不分科目的，学员购买课程后，根据自身需要，可以选择多个科目同时上课，常见于一对一课程。
例如：学校开设了“初二一对一”的课程，学生报读了这个课程后，可以同时学习英语、语文等多个科目，而课时费用都是在“初二一对一”这个课程上扣除的，类似这种情况，就需要勾选此项。
9
计划排课数
该课程的计划上课次数
10
状态
默认启用
如果以后学校不开设该课程了，则可以对此课程进行停用，停用之后在收费报名时学生就不能选报此课程了。
11
描述
可以对开设的课程进行简要介绍
注释作用，没有实际操作意义，主要方便学校老师查看。
12
同课不同价
同一个课程，有不同的收费标准，不同收费标准报名的学生，会在一个班级上课的情况，即可开启此功能
有两种选项：1、设置指定不同课程数量的总价：常见于素质类培训机构，例如“中国舞”课程，会按照“月卡”“季卡”“年卡”的方式销售，不同的卡种课时数量和价格都不一样，但是购买不同卡种的学员往往可能会在同一个班级上课的情况。2、设置课程不同数量区间的单价：多见于一对一、一对多课程，例如“初二一对一”，学员购买50个课时以下是一个单价，购买51-100是另一个单价的阶梯式收费形式。
此功能默认不开启，需联系校管家客服免费开通。
13
绑定物品
如果学员报读该门课程时，还需要捆绑购买教材或其他物品的话，可以在此添加物品
物品需要在“进销存管理>物品设置”中提前进行设置。
14
15
上课进度
有的学校每个课程每节课都有明确的上课内容，即可提前在这里设置
设置上课进度后，老师在上课点名时能查看本次上课章节或内容。
16
关联课程
“关联课程”是指将A、B课程进行关联后，当学员报读的B课程剩余课时和费用不够时，系统会直接使用A课程的课时和费用进行抵扣
此功能需要联系校管家客服进行开通。
l学校的某些课程已经结课，后期也不再对外招生，便需要对这些课程进行停用，点击“教务管理>课程管理”，勾选需要停用的课程，选择“批量停用”即可。停用的课程不影响学员后续的上课课消，只是前台在报名收费时无法选择该课程。
l点击“新增”按钮，弹出“新增班级”窗口，填好必要的信息后，点击“确定”按钮即可完成班级的创建。
【附】注意事项
l学校的部分班级已经结课，需要将该班级隐藏，可以在系统中给班级操作结业，在“教务管理>班级管理”中勾选需要结业的班级，点击上方的“批量结业”即可。结业的班级，已经产生的数据没有影响可以随时查询，但是该班级不能再进行排课、上课点名等操作。
l点击“集体班排课”按钮，弹出“集体班排课”窗口。
l一对多班级的排课请点击“一对多排课”，其他操作同上。
l点击“一对一排课”按钮，弹出“一对一排课”窗口。
A.单独修改某一节排课
B.批量修改班级排课记录
C.复制移动排课
l在“复制/移动排课”的窗口上方输入查询条件（例如要把2019-7-6的课批量挪到今后的某一天或某几天），搜索出您要移动的排课记录，并在前面打勾；
l在窗口的下方选择要移动排课的目标日期，再点击右下角的“移动”按钮即可。您还可以选择多个目标日期，把选中的排课记录转移复制到多个日期中去。
说明：这个功能还适合那种不按照星期排课的情况（比如：寒暑假期间逢单日或双日上课的情况）。可以先把第一天的课排好，然后按照上述步骤将排好的这一天的课批量复制到其他指定的日期中去。
l校管家目前支持电脑端点名、手机端“校管家”公众号点名、手机端“上课点名”小程序进行点名。
l在下方的课表中点击对应排课记录后面的“操作>点名上课”，弹出“上课点名”的窗口。
学校在收费之前，需要提前在系统中设置对应的收款账户，方便前台在收费时选择正确的收款账户，准确记录每笔资金流向。
l点击“财务管理>数据维护>账户设置”，点击“新增”，弹出新增账户的窗口。
新学员基本信息录入和收费操作可同时在一个界面上操作完成。
l在报名界面，按实际需要填写以下几方面信息：学员姓名、性别等，直接点击“报名”可以保存学员的基本信息。如果需要同时给学员报名收费，则可同步输入课程购买信息收费即可（具体操作请参见“学员报名收费”）。
A.标准的收费流程
l新生报名收费点击“前台业务>新学员报名”，在读学员（系统中已经存在的学员信息）收费点击“前台业务>收费”进入到报名收费界面；
l进入报名界面输入学员的基本信息后，点击“选择课程”按钮，会弹出当前校区的所有课程，根据学员的需要选择正确的课程，如需要购买物品，则点击旁边的“选择物品”的按钮；
l选择好的课程会显示在报名界面的项目栏，如果课程下已经创建好班级，课程下方会有“选班”的按钮，点击“选班”可以选择学员要进入的班级，（如没有提前创建班级也可以后期对学员再进行分班）。
l确认学员的报名信息及购买课时数量、购买金额等等，确认无误后，点击下方的“报名”，进入“结算中心”窗口。
l在“结算中心”输入必要的信息，包括“收款账户、业绩归属人”等，确认收费信息无误后，点击“收费”，即可完成本次收费。收费成功后，会显示标准的收据模板，可直接打印给家长。
B.优惠、打折、直减、赠课
l除了折扣以外，如果家长还可以享受其他的满减优惠，可以在“结算中心”输入对应的直减金额，注意：如果学员同时购买了多个项目，此处输入的优惠金额，系统内部会自动分摊到收费项目（课程或物品）中，从而影响各收费项目的单价。确认无误后，点击“收费”即可完成本次收费。
C.学员欠交、补欠交
l后期家长需要补齐欠费时，则点击“前台业务>收费”输入学员的名字进行查询后，系统会自动提示该学员的欠交信息，在“补欠交费用”的窗口中输入补交信息进行提交即可完成补欠交操作。同样可以打印补欠交收据。
D.学员预存费用
家长因为种种原因，暂时无法确定所需要报名的课程和班级，但先交部分费用作为定金（有的学校叫“订位费”或“预存款”），在校管家系统中，这类情况可以将预存款存入至学员的电子钱包。学员电子钱包的钱支持分校区使用和统计。
l点击“前台业务>新学员报名/收费”，输入学员信息后，不需要选择任何课程或物品，直接点击“结算”，在结算窗口的“实交金额”处输入学员的预存金额即可。
l家长充值成功后，可以在学员的“电子钱包”中查看余额，如果家长在多个校区进行了充值，金额会进行累计。
l后期学员购买课程时，在“结算中心”的窗口系统会自动使用电子钱包余额进行冲减。如果学员在多个校区有电子钱包余额，在结算窗口可以选择使用哪个校区的电子钱包余额。
E.优惠券的使用
l家长可以通过以下方式使用优惠券，①家长获得线下的优惠券后，直接到前台报名，提供自己的优惠券信息，前台老师在“结算中心”的“优惠券”处输入对应的优惠编号即可使用。
②点击“系统设置>优惠券管理”可以先将优惠券发放至学员账户。下次学员来前台报名时，会自动匹配最优优惠券进行冲抵。（“优惠券在线发放”为配置项，如需使用此功能请联系校管家客服人员）
l在“结转数量”列中输入学员要结转的课程数量，系统会自动计算结转金额。如果学员还需退还以往购买过的教材物品的话，则把“包含物品”的勾选项打上勾。
l确认输入信息无误后，点击“确认结转”按钮。操作成功后，结转出来的金额会保存到学员的电子钱包中。
l如果学员需要使用结转出来费用报读其他课程，则点击“前台业务>收费”进行一次新的收费操作即可，系统会自动冲减电子钱包中的金额。
1)一键转班
l在“一键转班”的窗口中，会显示班级的所有学员和学员当前的课时记录，勾选需要跨课程转班的学员，点击右下角的“一键转班”，会进入“选择班级”的窗口；
l在“选择班级”的窗口中，查询到需要转入的目标班级，选择该班级，点击“确定”；
l在“一键转班”的费用结算窗口，您可以一键选择费用的计算形式，点击“按学员购买单价转入”即是按照该学员原课程的购买单价结算（包含原课程享受的优惠、折扣等）；点击“按目标班级的标准单价转入”则不享受原课程的价格或其他优惠，按照目标班级的标准单价进行结算。当然您也可以在学员的费用详情中手动输入学员的转入单价和需要转出的数量等，系统会根据您的操作，计算最终的转入金额并生成收据。确认无误后，点击“确定”完成一键转班的操作。
l在“退费数量”列中输入学员要退费的课程数量，系统会根据退费数量自动计算应退费金额。如果学员还需退还以往购买过的教材物品的话，则把“包含物品”勾选项打上勾。请注意：退费时，系统会默认以课程的标准单价来计算已上课的课消金额，如果需要修改计费单价，则把“标准价”处的勾选项去掉，并在“课消单价”处进行修改；
l确认所有输入内容正确无误后，点击“确定”按钮，提交退费信息。
l输入学员的各项退费信息并核对无误后，点击界面最下方的“转费给其他学员”；
l在“选择学员”的窗口，选择需要转费的目标学员，点击“确定”；
l该笔费用会存入目标学员的电子钱包中，目标学员再使用电子钱包中进行报名交费即可。
l点击“前台业务>退费”进入“退费申请”界面，在该界面中按照正常的退费流程输入学员的退费信息即可。如果后期付款是由财务直接打款至家长的账户，可以在该界面的左下角记录家长的收款信息，确认各项信息无误后，点击下方的“申请退费”；
l在“退费申请查询”界面，可以随时查看该笔退费的审核进度；
l审核通过后，财务老师便可以在“退费处理”的界面，筛选出已经通过审核的退费单，点击学员姓名，即可看到学员的退款信息，退款完成后，点击“确认付款”，即可完成本次退费。
l点击“前台业务>学员信息管理”，在该界面可以看到自己名下所有的学员信息；
l点击“查询”旁的小箭头，可以打开高级查询项，支持通过各种维度快速检索学员；
某学员报读了“19暑三年级语文”的课程，原本该学员在“19暑三年级语文1班”上课，但由于种种原因，学员申请从“19暑三年级语文1班”转到“19暑三年级语文2班”，这种情况不影响学员的课时和费用，是属于同课程的转班，在校管家系统中只需要进行“调班”的操作即可。
l在该窗口中会列出该学员目前所在的班级，找到学员的转出班级，然后在该班级右侧点击“调班”，窗口中会把可以转入的目标班级（即：相同课程下的其他班级）显示出来以供选择。
l在这些班级列表中选择学员要转入的班级，再点“确定”按钮，即可将学员从原班级转到新班级中。
有的学员在报名时只选择了课程，并未选择班级，后续便需要学校给学员再进行分班。
l“分班”窗口分左、右两部分，左边是该班级中当前的学员列表。右边默认显示购买了该课程，但目前还尚未分班的学员列表。我们在右边选择学员（可打勾多选），点击“添加”按钮，即可将待分班学员划分到左边的班级中。如果发现待分班的学员不在右边的学员列表中（表明该学员还没有交费购买该课程），那么可以点击“更多学员”，再在弹出的窗口中选择要进班的学员即可。
l点击“添加”后，需要选择这些学员正确的入班日期，点击“确定”即可完成分班的操作。
l点击“报表中心>收费报表>收据查询”进入“收据查询”的界面，在该界面中，会默认显示当月的所有收据信息，您可以根据上方的筛选项进行不同维度的筛选或统计，点击收据号可以查看具体的收费明细。
l在“收据查询”中，点击收据号，进入收据的详情页，在该界面可以修改收费的有效期、业绩归属人、收款账户等。如果该笔收据收费收错了，也可直接点击“作废”作废该笔收据。
l家长绑定师生信有以下三种方式：
3）手机端点名
l在当前界面中，会显示当天该老师所有的上课安排，点击需要上课点名的这节课，进入班级考勤的界面；
l在当前界面中，会显示所有已经上课点名的上课记录；
l点击进入要进行点评的上课记录，手机上会列表显示该堂课所有的出勤学员（注意：学员列表上方可以填写该堂课的上课内容，填写的内容会和上课评语一同发送到家长的手机上）。
l点击要进行点评的学员，进入学员评价页面。在评价区域中可以给学员进行星级评价或文字评价，同时也支持录制语音、添加图片、视频让评价内容更加生动具体。最下面的区域是该学员以往的评价记录，供老师参考。填写完毕后，点击“提交”按钮结束对该学员的上课评价工作，同时家长的手机上会收到老师的评价信息。
学生因各种原因无法上课时，家长可以通过师生信请假，具体操作步骤如下：
l学员提交请假申请后，该节课的上课老师会在手机端收到请假申请的提醒，老师可直接点击“详情”进入审核；
师生信支持群聊，所有的群由学校统一管理，在使用群聊功能前，首先需要有权限的老师，在电脑端创建群。
l选择需要创建的群的类型；
l以“班级群”为例，选择创建班级群后，选择需要创建群的班级，点击右下角的“确定”确认开通即可；
l班级群创建完毕后，后期可以随时查看群消息或对群进行管理。
l如果需要创建“服务群”，则选择创建“服务群”，设置好群名称后，可以选择任意学员或老师入群。指定一位老师为“群主”，再点击“确认开通”即可完成服务群的创建。
l在电脑端完成群的创建后，学员和老师即可在手机端师生信点击“我的主页>师生信>群聊”查看自己所在的群并进行群聊了。
在师生信上，老师可以按不同的评价维度对学生的上课表现进行送星星打分，家长也可以对任课老师进行打星星的评价（如下图），操作方便、直观。
l在“添加评价维度”的窗口中，输入对应的名称和评价信息即可。注意：在“适用科目”处选择该评价维度所适用的科目，可以多选，只有选中的科目，其科目下的课程在老师进行课堂评价时，才会显示该评价维度。如果要适用于所有科目的话，可以将旁边的“不限”打上勾。
l如需新增家长评价老师的维度，则点击“家长评价老师”的按钮进行新增即可。
l点击“师生信>消息模板设置”；
l在该界面中，可以选择开启或关闭对应的推送消息，也可点击对应推送消息后面的小铅笔，修改推送消息的文案。
l所有的家校沟通数据或详情，均可以在电脑端进行查看，点击“师生信”可以查看“个人消息”“群消息”“评价统计”等各类家校沟通的数据。
l在“新增意向客户”的窗口中，根据学校的实际要求填写学员的基本信息，点击“确定”即可；
l系统会根据每个意向学员的责任人的分配情况分类管理。
l点击“招生管理>意向客户管理”，点击“待分配客户”，可以查看到所有未指定责任人的客户信息，在该界面中勾选需要分配到同一个责任人的客户信息，点击“批量修改”；
l在“批量修改”的窗口中，选择对应的责任人，点击“确定”即可。在该窗口中也可批量修改意向客户的状态或归属校区。
l点击“招生管理>意向客户管理”，在“意向客户管理”界面查询到该学员，点击学员姓名，切换到“沟通记录页”即可添加学员的沟通记录。（“沟通类型”和“客户状态”等选项的设置渠道是“系统设置>基础参数设置”）
l在“意向客户管理”界面，会显示客户的沟通数据以及后续的沟通计划。
3)课程销售汇总表
l点击“报表中心>收费报表>课程销售汇总表”，“课程销售汇总表”统计的是各校区课程的净销售额，计算公式是“课程收费金额-课程退费金额-客户结转金额=课程销售金额”，如果学校需要查看校区所有课程或某些课程实际销售额，可通过此报表进行查看。
l点击“报表中心>收费报表>学员欠交查询”，可查询所有欠交（即：只交了部分学费，还有尾款未交）的学员，在该报表中，还可以选择需要提醒交费的学员，发送催费通知至家长的师生信上。
l点击“报表中心>课消报表>学员费用预警表”，在该报表中，可以通过筛选剩余数量或剩余学费，快速查询即将欠费（即：课快上完但还没有续费）的学员。同时可以批量选择这些学员，发送续费提醒。
l点击“报表中心>班级报表>学员花名册”，可以按班级查询学员名册，包括学员的概要信息。
l点击“报表中心>班级报表>出勤明细表”，可以查看学员的出勤明细，包括每节课是否出勤、计费的记录和缺勤原因等。
学校从传统管理模式到信息化的管理模式，不仅仅是一次管理上的转型，也是所有员工一次工作方式的转变。老师们在前期使用系统的过程中，可能会出现各种问题。遇到问题，解决问题，校管家全体工作人员会密切配合学校，帮助学校完成系统上线。
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1、点击系统左上角“在线客服”，可咨询智能机器人客服（24小时在线），也可转人工客服服务（8:30-20:00）