3步让电脑文件夹井井有条,简单易用!

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2023.09.06山东

工作越忙,越要高效!

大家好,我是吴海汆老师

2月给大成律所团队进行了一场

历时4个小时

主题为「文件管理」的线下培训

▲培训大合照▲

-曾凡新律师团队简介-

曾凡新律师团队是北京大成(深圳)律师事务所的专业劳动法团队

主要负责全面劳动关系管理领域“八大模块”

“72个子模块”的日常性问题咨询与场景性问题解决

曾凡新律师

北京大成(深圳)律师事务所高级合伙人

现担任中华全国律师协会劳动与社会保障法专业委员会委员

大成中国区劳动与人力资源专业委员会执行主任

广东省法学会社会法学研究会常务理事

广东省律师协会劳动与社会保障法律专业委员会副主任

深圳市法学会劳动法学研究会理事

深圳市劳动人事争议仲裁委员会兼职仲裁员

曾凡新带领团队成员致力于为

众多世界500强、上市公司、大中型企业

供案件代理、常年顾问

专项咨询服务,坚持“以客户为中心”

独创“一体两翼”领导力模型(项目为王+精益优化+协同有序)的作业方式

将管理与法律事务“融合”处理,运用“知识库+方法论”两大法宝

持续为高端客户提供及时、专业、精准、实效的法律解决方案

▲曾凡新律师团队▲

-适用人群-

中小企业负责人/高层:

人员离职无法高效完成交接,缺乏企业知识库

需要大量协作的团队:

没有找到小成本、高效率协同办公的团队

新媒体从业者:

有大量文档、图片、音频、视频需要系统化管理

追求高效工作学习者:

想要自我提升,翻倍提高效率

▲开讲现场▲

-本文导航-

第二章、管理体系

-3步打造「工作流」的SOP体系-

第三章、搜索体系

-想到就能找到,找到就能用到-

第四章、善用利器

-我的坚果云是什么-

第五章、两个文件夹

-2步设置搞定所有文件夹-

第六章、云端桌面

-1次设置,电脑桌面文件永不丢失-

第八章、共享功能

-低成本,实现团队协作蜕变式成长-

第九章、移动办公

-解放生产力,拥有随身行走的办公桌-

▲培训内容目录▲

第一章、分类体系

-3步搭建高效的文件分类体系-

▲分类体系▲

「文件」是在电脑中,以实现某一种

功能而定义的一个单位

-单个文件「内外一致」命名法-

不同的人,命名不同

各自会根据个人爱好和认知来命名文件

出现信息不对等

找起来很困难,甚至找不到

-单个文件夹「第一关键词」命名法-

文件夹是为了有序对文件进行分类

用来组织管理文件的一种方式

文件管理经常会出现以下两种情况:第一种是什么都不整理第二种是整理的太好

不重叠,保持文件的「独立性」

文件与文件之间不会交叉不遗漏,保持文件的「完整性」

文件拆分过程中相对详尽

-文件体系:GTD分类方法-

-收集文件-

-整体文件-

001-集中处理CPU

100-工作资料库GZZLK

200-学习资料库XXZLK

300-生活资料库SHZLK

400-兴趣资料库XQZLK

-组织归档-

500-存档归档CDGD

-变,才是永远不变-

混乱到有序,文件不是负担,而是宝藏

古希腊哲学家赫拉克利特说过一句话:

“人不能两次踏进同一条河流”

▲管理体系▲

将某一项任务进行细化和量化

从流程上提高工作效率

按照「随手创建文件管理SOP」的

方式管理大量的文件

第二次再处理类似的事情,效率就非常高

直接Ctrl+C复制、Ctrl+V粘贴

把整个流程复制过来

-打造三种类型文件夹的SOP体系-

同一种行业分类

同一种文件体系

同一种文件编码

同一种文件命名

-建立文件夹的管理闭环-

文件管理的四象限法则:

第一象限:重要紧急,立即去做

第二象限:重要不紧急,有计划去做

第三象限:紧急不重要,交给别人去做

第四象限:不紧急不重要,尽量别做

-打造可沉淀、可迭代的文件体系-

-当你的团队在急剧扩大

文件管理体系总控表的迭代周期:

一个季度或半年

▲搜索体系▲

完成沉淀,是为了从「无」到「有」

升级迭代,是从「好」到「更好」

-文件管理的底层逻辑:搜索-

「搜索」什么文件是随时根据你的需求

或者你脑海中闪过的内容变化而变化的

-第三方软件的搜索体系-

macOS系统:Spotlight、Alfred

Windows系统:搜索Everything、Listary

-坚果云的搜索体系-

用一个「利器」,将分类体系

管理体系、搜索体系

三种体系融合在一起

一站式解决文件管理的问题

▲善用利器▲

2个不用的账号

-底层逻辑:依赖于文件路径-

坚果云只认文件路径

修改某一个名称

就可以改变文件的同步的位置

注意「合并」问题

-永远自动同步文件夹-

一注册

自动创建一个「我的坚果云」的文件夹

区别于其他网盘

它会一直自动备份到云端

不用任何的设置

-私人的档案馆-

存放在「我的坚果云」里的

文件权限无法共享给别人

不能跟他人同步

「我的坚果云」文件夹一直在顶部

相当于一个天然的收集箱

不管你后面创建多少个新的文件夹

都是按照这个顺序往后排

▲现场讨论不同文件夹的作用▲

-文件夹1:我的坚果云-

「我的坚果云」文件夹

-文件夹2:同步文件夹-

个人同步文件夹和多人同步文件夹:

可以同步的文件夹

一个是自己跟自己同步

一个是自己跟别人同步

-同步盘和网盘的区别-

文件管理,我采用的方式坚果云+百度网盘:

-坚果云:文件生产力工具

-百度网盘:文件存储仓库

-同步盘:一群人用一台电脑-网盘/存储盘:刀耕火种,单向传输

THE END
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