内审干货——合同付款,该怎么审?侧重财务复核的11个审核点!
ID:内审师修行与实战
给你一份凭证,关于合同类付款的凭证,你要审哪些内容?如何更有效的发现问题?
1.第一步:基础信息的完整性
原则上,只有记账凭证、发票和转账单,就可以做账了。
还有一点,一般合同类付款,先中转一下“预付账款”科目,相应的审批手续和付款凭证可能不在一份凭证内,所以要注意看全面。
2.账务处理的合规合理性:科目选择与分摊
合同付款,一般是要入成本科目的。
但成本科目中,一个合同可能会涉及多个科目内容,比如总包合同内,有前期费用、有建安费用,还有一些代收代交费。
不同的付款费用,要入到不同的科目内。
理论上,一个合同不能同时涉及多个项目(有公司可以),如果有,也要有分摊标准和计算过程,做账时也要分开到不同项目下。
3.金额计算
合同付款,肯定要看付款的金额合理不,主要看几个方面:
(1)合同节点与付款比例是否相符?
(2)扣款和代扣款是否扣除?
(3)是否有数据计算错误,最好重新计算一次;
(4)不要只看这一次的付款数据,也要看累计数据,如果曾经有预借款的话,还要看其他应收款等借支往来科目。
4.发票与收据
发票的真伪要看一下,不过一般合同类付款风险会小一点。
税点要重点看:有时税点变动或有税收优惠的情况下,好处该给谁?
税率是否与约定一致?
专票和普票,是否符合合同要求?
发票有没有过期,去年的发票,今年才来报账,如果公司有规定:跨季或半年的票不报的话,也要看下。
到了结算时,就算留下来一部分质保金,也要要开全额发票,质保金给打个收据就行了。
履约保证金退款,一般会和付款审批在一起,要注意回收收据。
5.资金计划
仅仅走完付款申请,还不算能够付款,但可以先做账。
最核心的,还要看公司的资金计划,如果没给你安排付款,就算到节点了也走完流程了,也不会给你付款,只会挂账。
也要看付款,是否对应了资金计划。
6.合同的有效性
老合同已作废,还没签订新合同,付款节点的选择是否合适?
补充协议已签订,还按老合同走?
合同解除后,还在付款,且付款单位还是老样子。
7.收款单位和付款单位信息
集团下有多个子公司,一个会计也可能负责几家子公司,把付款单位名称写错也是常有的事儿。
另外,付款账号的选择是否正确,会不会用其他用途的银行账号支付?
收款单位也要看下与合同信息是否相符,包括名称和账号。
经常会遇到变更公司名称或账号的,如果没手续就要细看挂靠或舞弊风险了。
8.验收手续要细看
如果没有验收手续,也是一项管理缺陷。
对于验收,有必要的话可以去实地验收下,看看验收是否真实,这也是最可能发现问题的地方。
如:验收人实际未参与,只签字;现场与验收不一致;已验收但质量不合格,该扣款的未扣,等。
发起人、审核人、审批人是否符合公司要求,如果是线上审批,有时候存在流程选择错误的问题。
审批意见也要看下,有时会出现,上一个审核人要求扣款,后面审核人或审核人只写了同意,没写金额,那就要看是不是真的扣了。
对于一些规范的企业,有可能没有单独的付款签批,而是全部线上处理了,验收后由系统直接付款,这就需要审核系统程序设置的合理性了。
10.涉及到的融资性付款
和对方合作,除了获取产品或服务外,还可能借用对方来融资。
如:一直不付款但计算利息,或以其他名义支付利息。
此时,要看私下的融资协议,计利息的标准和期限一定要弄清楚,这类文件一般保密性高,不好发现问题,所以一定得重视和细看。
11.违约情形
要细看合同内的违约条款:工期、质量违约等。
结合其他台账数据,来复核下是否足额扣款,有的违约大家默认合理(行业潜规则),哪怕有合同约定一般也不会扣。