项目往来函件的管理中存在的突出问题主要是：
化解措施
履约过程发函提示指引
1.现场移交场地不符合合同要求时；
3.政府及行业主管部门要求停工的；
5.项目实施过程中发生不可抗力，如地震、洪水：暴雨、高温、流行性传染性疾病等;
二、施工图纸类-需要发函的情况：
2.未按合同要求提交施工图纸，或者提供的图纸有错漏的；
4.施工图纸不符合要求的；
三、工程款、农民工工资类-需要发函的情况：
6.项目实施过程中劳动力、货物以及工程其他投入的成本发生上涨的；
8.分包单位涉及第三方扣款的；
14.提出抢工、延长工期需要的；
四、施工质量类-需要发函的情况：
2.甲供材质量不合格或者不符合合同要求的；
4.项目未竣工验收，发包人提前使用的。
1.指定分包不履行保修义务的；
六、资料材料类-需要发函的情况：
2.自有材料分包商提早或者延后供货的；
1.分包退场不结算的；
3.发包人未按合同约定的要求竣工结算的；
1.发包人现场管理人员下发口头指令对项目进行进度、成本产生影响的事项；
3.发包人未及时明确指定分包单位或甲供材；
5.指定分包单位未及时移交工作面；
四、履约资料的管理
履约资料是支持工期履约、质量达标、施工安全，保障计价结果和款项收支的重要依据。当前的项目履约资料管理存在诸多问题，究其根本原因是管理人员的管理意识不足和管理方式粗放，承包人履约资料管理制度建设不完善。传统项目管理方式重施工，轻资料，先干活后算账，轻信口头承诺，无书面留证，对资料的收集和保管较为随意，丢失时有发生。为了满足企业精细发展的需要和行业合法合规的要求，施企业应加强履约资料管理。
1．履约资料管理体系的架构不够完善。2．履约资料的管理要求有待统一。3．员工履约资料管理意识有待加强，管理能力有待提高。化解措施
在集团总公司层面，应该统一履约资料管理标准，建立履约资料管理制度，设置履约资料管理的实施、监督、考核机制。二、三级单位要进一步分解总公司的制度，各单位结合自身的区域分部、项目类型、部门分工对总公司的管理制度、标准进行优化、细化，落实监管考核实施办法。项目部负责履约资料管理的牵头策划、操作实施。履约资料管理的完善体系建设有赖于上下级单位分工明确、密切配合，应增强各业务部门之间高效的系统联动，充分发挥履约资料管理对风险防控的积极作用。2．明确并严格执行履约资料管理的规范要求。
(1）往来函件的收发应建立台账，台账及收发文登记簿中应当包含编号、文件名称、内容、收发日期、发文单位、签收人等要素。(2）往来函件及各类收发回执单原件应及时归档。(3）足以影响工期、质量、价款等重要事宜的合同资料，应及时上交机关主管部门归档。(4）项目完工或停工超过一定期限还不能复工的，应将履约资料及时整理后移交合同主体单位保管。
履约资料管理具体实施要明确资料收集范围，列举详细的履约资料清单，对于施工中常见的一般性资料、涉及重大风险事项的履约资料可以制作模板，为保证满足合法性、有效性、关联性要求应编写履约资料起草注意事项。各业务系统的履约资料的收集责任要明确到各个部门，项目方履约资料收集责任要落实到相应岗位的具体人员。项目管理公司要定期对项目履约资料的收集、管理工作进行检查考核，对不完善之处提出具体整改意见，落实履约资料管理在项目层级的责任。
1.《民事诉讼法》2.《建设项目工程总承包管理规范》(GB/T50358-2017)
3.3项目部职能
3.3.2项目部应对项目质量、安全、费用、进度、职业健康和环境保护目标负责。
（二）以企业法定代表人的代表身份处理与所承担的工程项目有关的外部关系，受委托签署有关合同；
（四）选择施工作业队伍；
（六）企业法定代表人授予的其它管理权力。
第172条行为人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后，仍然实施代理行为，相对人有理由相信行为人有代理权的，代理行为有效。
第13条合同法第四十九条规定的表见代理制度不仅要求代理人的无权代理行为在客观上形成具有代理权的表象，而且要求相对人在主观上善意且无过失地相信行为人有代理权。合同相对人主张构成表见代理的，应当承担举证责任，不仅应当举证证明代理行为存在诸如合同书、公章、印鉴等有权代理的客观表象形式要素，而且应当证明其善意且无过失地相信行为人具有代理权。
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北京房地产律师事务所曹敏(办建筑工程房地产纠纷虚假诉讼,枉法裁判,冤假错案)在建委,开发,施工,设计,监理,质检,质量,鉴定,检测,招标,审计,结算单位工作二十年;注册建造师,造价师,监理师,高工,懂专业,经验丰富建筑房地产法律顾问。