法务通常会要求业务同事使用EMS邮寄公司各类法律文件，很多业务同事不解：我用顺丰邮寄，一样能送达客户/合作方，与EMS邮寄有什么区别？难道我用顺丰邮寄，催告函就不是催告函，解除函就不是解除函了吗？为什么别的公司能用顺丰寄发文件，我们就要用EMS？难道法律文件必须用EMS邮寄才能产生效力吗？
一
哪些文件必须使用EMS特快专递邮寄？
国家机关公文不可以使用邮政企业之外的快递公司寄递，否则，行政行为可能被确定为违法，甚至可能被撤销。
行政行为违法：河南省郑州市中院（2021）豫01行终322号案件判决观点认为：行政机关作出的信息公开处理决定属于正式的国家公文，应当予以权威、规范的方式送达，邮寄送达的，应通过邮政企业送达，不得通过不具有国家公文寄递资格的其他快递企业送达，被告通过顺丰速运邮寄信息公开处理决定的行为不符合法律规定，被告作出的政府信息回复行为违法。
行政行为被撤销：安徽省高院（2020）皖行申475号案件的判决观点认为：巢湖市司法局通过天天快递向杨某送达《非本机关掌握政府信息告知书》，其送达方式违反了《邮政法》第55条规定，合肥市司法局在复议决定中予以撤销适用法律正确。
快递公司寄递国家机关公文自身也存在风险：对于邮政企业以外的快递公司来说，寄递国家机关公文也面临着没收违法所得、并处5-10万元罚款（情节严重的，并处10-20万以下罚款）的风险。
法条链接：
《邮政法》第55条：快递企业不得经营由邮政企业专营的信件寄递业务，不得寄递国家机关公文。
《邮政法》第72条：未取得快递业务经营许可经营快递业务，或者邮政企业以外的单位或者个人经营由邮政企业专营的信件寄递业务或者寄递国家机关公文的，由邮政管理部门或者工商行政管理部门责令改正，没收违法所得，并处五万元以上十万元以下的罚款；情节严重的，并处十万元以上二十万元以下的罚款；对快递企业，还可以责令停业整顿直至吊销其快递业务经营许可证。
二
公司的法律文件
难道不用EMS特快专递邮寄就没有法律效力吗？
公司日常的法律文件不是国家机关公文，受《邮政法》第55条约束吗？法律文件必须用EMS邮寄才能产生效力吗？
答案是否定的。
《邮政法》第55条适用范围应为“国家机关公文”，而公司之间、公司与自然人之间的催告函、解除函等函件不属于“国家机关公文”。
湖南省长沙市中院（2021）湘01民终13501号案件判决观点认为：资阳公司使用顺丰快递向顺天建设公司项目经理刘某寄送《催告函》，且刘某本人已经签收，故可认定资阳公司向顺天建设公司主张了债权，自《催告函》送达之日起诉讼时效发生中断。
根据上述判例可以看出，并不会因为顺丰、百世等快递公司不具备信件寄递业务资格而导致其邮寄送达的法律文件不具备法律效力。
三
使用EMS有什么优势？
既然顺丰等快递邮寄文件也可产生法律效力，为什么律师、法务都主张使用EMS邮寄法律文件呢？
1、特定情况下可使举证责任倒置：最高院在《最高人民法院关于债权人在保证期间以特快专递向保证人发出逾期贷款催收通知书但缺乏保证人对邮件签收或拒收的证据能否认定债权人向保证人主张权利的请示的复函》中回复河北省高院：债权人通过邮局以特快专递的方式向保证人发出逾期贷款催收通知书，在债权人能够提供特快专递邮件存根及内容的情况下，除非保证人有相反证据推翻债权人所提供的证据，应当认定债权人向保证人主张了权利。
债权人使用EMS特快专递向保证人发出催收通知书时，在能够提供特快专递邮件存根及内容的情况下，在举证问题上便捷地抢占先机，乃至引起举证责任倒置的效果，降低了寄件人的举证难度。而《复函》针对的情形仅仅是适用于使用EMS特快专递，不包含其他的快递。
2、减少争议与降低举证难度：使用非EMS邮寄法律文件的案件中，对方当事人通常会以一般快递公司不具有邮寄信函的业务资质、非邮政企业不能寄递催款函之类的信函来主张邮寄的文件效力有瑕疵。
上述南昌市中院（2020）赣01民终1302号案件的一审判决（2018）赣0124民初836号案件，因为快递单在百世快递内网无物流记录、快递单据上的“拒收”与查询截屏“妥投”存在矛盾等原因，导致一审法院不认可债权人在诉讼时效期间向担保人主张过权利，不予支持要求担保人承担担保责任的诉讼请求。为证明送达的事实，原告申请证人作证、司法鉴定中心出具司法意见，这些动作无疑大大增加了举证的工作量。而部分快递公司/营业点的关闭可能使得证人作证、司法鉴定等都变得更困难。
四
公司如何正确邮寄法律文件
1、最好选择EMS邮寄：普通快递公司邮寄法律文件虽然并不能阻碍法律文件生效，基于前文已经提到使用EMS特快专递邮寄的优势，在投递法律文书时，建议最好还是选择EMS。
2、正确填写快递单：
（2）在快递单“内件品名”处准确填写邮寄的文件信函的名称（例如：《商品房买卖合同解除通知书》）、准确填写“总件数”的数量；
（3）勾选“实物返单”，要求邮局加盖邮戳。
快递单填写方式如下：
邮政公司逐步电子化，除一些邮政公司的协议大客户外，邮政公司已经逐渐不提供上述纸质邮单，改为网上下单了。
网上下单的，在“物品信息”的“留言”中备注邮寄的文件名称，电子打印单亦能清楚反映纸质邮单红框中的信息，同时，邮政公司也能提供在电子打印单加盖邮戳的服务。
3、证据的保存：
（1）拍照、扫描拟邮寄的法律文件正文、留取快递单的寄件人存单联；
（3）收件人拒绝签收或无法送达收件人而被退件的快递，不要拆封，应当原封不动地妥善保存归档。
网上查询签收回单记录如下：
作者介绍
张丽华
深圳朗诗管理咨询有限公司高级法务经理、深圳市房地产协会不动产调解中心特邀调解员、深圳市房地产租赁行业协会特邀调解员，曾任世界500强国企法务管理。