常见的律师函是一种专业的法律文书，是基于客户委托代理的意思表示转而以函件的方式所表现出来的一种法律行为。由于律师一般在人们看来是法律的专家，是最为严谨和认真的专业人员，但如果出自律师之手的律师函都错误百出的话，那就太令人贻笑大方了。对于律师函如何来规范书写，其中主文文言部分因受托律师在语言表达、法律学识、社会经验等因素的个体差异，呈现有所不同，没有具体的评判标准。但作为公文中的一种类型，如果以国家机关公函标准作为规范要求的话，实践中，则相当一部分律师函在格式、式样、字体、序号、结构、落款等均有一定的缺陷，本文参考2012年7月1日《党政机关公文格式》GB-T9704-2012及行文逻辑，对一些律师函常见的问题予以纠正，指引。（虽然如此，形式内容问题或缺陷并不影响受送对象对函件的阅读。下文严格的规范要求仅代表本人观点，是一种自我严格的习惯，仅供参考适用）
01
律师函的类型及用途
根据实践中常见所发律师函功能的不同，一般主要分为几种类型：
1.催告函
2.通知函
3.询问函
4.答复函
与询问函相对应的是答复函，是对特定的质询委托律师以专业的形式来答复的函，避免出现因言辞不当、不严谨而造成的法律风险。
5.警告函
针对不法行为，委托律师发函，以警示的方式试图阻却对方的侵权继续。主要起震慑作用，是一般商业信函、民间书信所不能匹及的。
6.公示函
02
律师函的基本框架内容
1.律师函要素
律师函一般应包括以下内容：
⊙主旨标题
⊙律所发函序号
⊙委托人及委托事项
⊙基本事实陈述
⊙承办律师的法律意见
⊙单位盖章及承办律师签署
⊙成文日期
2.标题规范写法
绝大部分的律师都简以“律师函”书之，但规范的律师函名称应当包括三方面的内容，即：制作单位的全称、律师函所涉的主要内容及“律师函”字样，××××律师事务所关于××××事项的律师函，点明了主要内容，相对来讲更加清晰和明确、更显正规和专业，当然由于写入制作单位的全称稍显冗长，故实践中省去也未尝不可。
3.编年文序号
律师事务所制作律师函一般均应标明编年号及序号，以仅体现律师事务所法律服务的专业化及管理规范化，也是展示律师事务所职业形象的一个侧面。
发函字号由发函律所代字、年份和序号组成。然而在实践中，绝大部分的律师函都没有规范要求，例如我们常见的写法为：（2018）××××律函字第004号，其中有三处错误。
第一，年份应标全称，不能省略；
第二，年份应用括号，但不能用“（）”，要用六角括号“〔〕”括入；
第三，序号不编虚位，例如“1号”，不能写成“001号”“或01号”；
第四，序号前不加“第”字，以前法院的判决书都有“第”，现在已经都取消了。
这些都是律师函最常见的不规范之处，正确的写法应是〔2018〕××××律函字4号。
4.送达对象称谓
受达对象是单位时，必须准确且全称，不能用简写，以显规范。
受达对象是个人时，可在姓名全称后加先生或女士等常见礼貌称谓。
在送达对象上有一点要特别说明。在港澳台的一些文件中，会有“敬启者”的用法。国内有一些律师不懂其意而仿效借用以显文风古雅，想当然的将其理解为：受送对象不明确时使用的敬称。
“启”、“禀”虽都有陈述、报告的意思，却都是对收信人的敬称，亦即写信人本人的谦称。“启”者，白也，告也，如上面加“敬”字，则更是表示对收信人的尊重、敬意。所以正确的意思是：写信者自谦为恭敬地陈述事情的人，表示请对方允许自己告诉下面所写的内容。这是在信函内“启”字的涵义。如果写在信封上，则是开拆、启封的意思，例如“亲启”，与前一种讲法完全不同。
所以在信函中用”敬启“，或在受送对象不明确用”敬启者“都是误用。
5.委托关系说明
如果一份律师函仅有律师的签名，没有律师事务所的签章，或者在函件中没有表明受指派的，是否合规呢？一般认为不具有法律效力。
这可能源于《中华人民共和国律师法》第四十八条的规定：律师有下列行为之一的，由设区的市级或者直辖市的区人民政府司法行政部门给予警告，可以处一万元以下的罚款；有违法所得的，没收违法所得；情节严重的，给予停止执业三个月以上六个月以下的处罚：（一）私自接受委托、收取费用，接受委托人财物或者其他利益的……
由此可见，没有律师事务所的签章或者没有表明受指派，不代表私自接受委托，有可能仅是未作事实上的陈述而已。故对于律师函中详细写明单位委托及指派律师的表述，应是我们惯常思维下比较谨慎的态度。
6.主文三段论
7.联系方式
1.尾末签署
签署部分应包括三部分内容：律师事务所全称及加盖印章，承包律师签署或署名，成文日期。
成文日期一般律师签署比较随意，然而错误多常见，日期正确的写法有三种，第一种是阿拉伯数字方式，例如2018年3月5日，也可以写成2018年03月05日。在最早的公文中如果用阿拉伯日期方式是不规范的，但现在在公文中这种日期方式是允许的，但尽量在正式的公文中不要简写成“2018.3.5”。第二种是全中文的方式，例如二〇一八年三月五日，经常有二种错误写法，第一种写成“二0一八年八月七日”，中文“〇”用阿拉伯数字“0”或者大写英文“O”代替了；第二种错误则最为常见，写成“二零一八年八月七日”，属于中文大小写混用。第三种是中文纯大写的方式，用法比较特殊，一般用于票据中，例如贰零零伍年捌月零伍日。
（备注：许多人中文”〇“不会输入，有三种方法。如果是极点五笔的方式，输入”llll",如果没有该输入法，用任何拼音输入法输入“ling",即可找到。还有一种方法就是插入日期，选中文方式，就可以以中文方式输入”〇“。）
03
律师函的规范化排版
律师函并不像国家机关公文中有严格的排版规范要求，但可以借鉴使之保持一致性，故以下排版要求仅作为参考：
1.文字排版
如何让律师函像机关公文中设置成：页面22行，每行28个字的排版技巧：
①字体大小主文一般用3号仿宋体字，公文标题一般用2号小标宋体字。
②左边距设置为2.8，右边距设置为2.6，上边距均为3.7，下边距为3.4。
③点击文档“页面设置”（在WIN10为“布局”），进入自定义页边距，点“文档网络”，再点“指定行与字符网络”，字符值每行设置值为28，行数值每页设值22。
2.页面设计
最简单的律师函起首直接写标题“关于××××事项的律师函”，然后直接进入主文部分。
也有部分律师事务所参照机关公文的形式，对律师函的格式作了进一步的规范要求，例如，将律师函分成“眉首、主体、版记”，“眉首”与“主体”部分用红线区隔。如果采用这种方式应严格按照公文要求，至少需要注意以下四点：第一，如果使用红线，一般不用正线；第二，红线与标题之间应空二行。第三，标题与受送对象之间应空一行；第四，标题用2号宋体，主文用3号宋体。第五，如果标题上有发文主体名称的，如XXX单位关于XXX事项的公文，则单位名称单独一行。其余内容另起一行（空二格）另外，如果标题为二行，则第二行内容不顶左格，居中排布。
每段起首空二格，段与段之间一般不空行。
附件应写在正文里（左顶格不空格），不能在日期之后。有多个附件的，附件之后是没有标题符号的。（附件一般是指函件以外独立的附随文件）
附注与附件不同，应写在正文之后，日期后空一行，用括号，左空二格。（附注一般是指联系人、联系方式等内容）
附：四类线的使用规则
⊙反线（粗线）：内容重要的（公文根据重要程度使用以下三种线）配反线、武文线或文武线。
⊙反线（文武线）
⊙反线（武语线）
1.签署规范
如果以机关公文的规范要求作参考的话，需要注意以下事项：
承办律师签署与律师事务所全称为对象左端对齐。
公章应以律师事务所全称为对象，居中盖印，以底端边缘（弧圈）稍出文字，留足空间使章印名字显示，同时公章上端与正文中心间隔一行。
END
文|颜力兵单位北京大成（无锡）律师事务所
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