这应该是大多数法务朋友接到信函的第一反应。因为软件的采购、使用及合规问题通常都是企业的IT部门处理，法务部门对于本企业软件使用合规的问题不太掌握实属正常。
不幸的是，当你收到软件公司律师函的时候，大概率你的公司真的存在一些问题。软件公司通常不会无故给客户发送律师函，毕竟都是客户或者潜在客户，如果商务团队能够通过合理商业洽谈完成采购，事情本不会到法务手中。所以，如果你是一名法务同学，接到了软件公司律师函，那么抱歉，多半前面已经发生了一些你所不了解的商务洽谈且还可能不太愉快，而你的公司也可能的确存在一些问题。
当然，事情毕竟不是绝对的。我也的确遇到过公司在自查之后发现是完全清白的。这些情形我在后面会跟大家做总结。
二、公司存在不合规软件的若干种常见情形
一般来说，公司如果收到了软件公司的律师函，的确存在这样那样的问题。目前，在整个公司范围内全部使用盗版软件的情形已经大幅减少，更常见的情形属于软件不合规使用。之所以称之为“不合规”而非“盗版”，是因为目前软件公司的软件许可和销售形式多样，被侵害的形式也多样，而并非单纯的对正版软件的非法复制、安装和使用。具体情形总结如下：
1.公司购买过软件许可，但实际使用情况超过许可范围、或者超过许可期限
目前完全不购买任何软件许可而从事经营活动的公司较为少见。更常见的情形是公司购买了软件许可，但被软件公司认为其实际使用情况超过许可范围或超过许可期限。超过许可范围的情况非常多，具体情形取决于许可协议的约定。如果是按照每个终端安装软件复制件的情况，则大多是被软件公司指控在超过许可范围的终端上复制安装了软件；对于约定最多在线使用人数的情况，可能是超过在线人数；等等。超过许可期限的情形多半是由于许可期限届满后未能及时重新购买许可。
2.公司员工出于不同目的自行下载、安装了不合规软件
另一较为常见的情况是非公司意志的、员工自行下载、安装不合规软件。所谓不合规软件，包括了盗版、破解版、非商用版等多种情形。如果员工使用自己的电脑通过公司网络接入互联网从事该等行为，也很有可能被认为是公司存在不合规的行为。
3.外部安装有不合规软件的终端接入公司系统
4.由集团公司统一采购成员公司使用，因管理等多种原因被误认为侵权
对于一些跨国公司，我们也遇到过集团公司进行过统一采购，为其下属子公司统一获得软件许可。但是由于一些特殊原因，例如并购等，导致某些成员公司没有被识别为正版用户而被误认为侵权。
三、软件公司如何获知我司的软件存在不合规的情况？
四、软件公司有权要求对我司软件使用情况进行审计吗？
通常情况下，软件公司提出对公司软件使用情况进行审计，是基于双方已有的许可协议或购买协议中的审计条款。软件公司的标准许可协议文本中常有“审计条款”，即约定允许软件公司按照约定方式对被许可人使用软件的合规情况进行审计。在许可协议中加入“审计条款”从法律性质上来说并不当然违法。在协议合法签订、成立并有效的情况下，软件公司要求公司履行“审计条款”下的义务，公司应当履行。
当然，大部分审计条款并不会约定详细的实际履行细节。因而，在实际履行的过程中，公司可以在不违反协议约定的范围内尽量争取更多的权益和空间。
五、软件公司选择我司重要关键时点进行维权，这样做合法吗？
没有问题。软件公司可能选择公司的一些重要时点发送律师函维权，例如公司上市前夕、公司融资的关键节点、重大项目投标的时点等。这种策略令法务小伙伴怀疑有趁人之危之嫌，对其维权行为的正当性和合法性提出质疑。但是，只要软件公司提出的维权主张是有事实依据的、确系主张自己合法权益的行为，选择在何时、以何种方式提出是软件公司的权利。选择在公司重大事件节点采取行动，通常能为自己赢得更多谈判筹码和优势。
常有法务小伙伴投诉，说软件公司在以发律师函等方式维权后，如果与IT团队或者法务团队沟通无果，常会进一步发邮件、信件、甚至直接致电公司高管，导致公司高管人员受到侵扰。这种维权方式是否合法？
七、软件公司的代表向我们提出不合理的采购要求怎么办？
在软件公司发送维权律师函后，法务小伙伴常常代表公司与软件公司进行协商。软件公司可能提出要求公司停止使用非法软件、赔偿损失等要求，并进而提出如需继续使用需要购买许可等商务要求。法务小伙伴常常认为软件公司提出的采购要求大大超出了公司的实际需求。
值得注意的是，不少软件公司在启动维权行动后，往往会暂停自己或代理商与维权对象的任何交易，统一交由维权团队协调处理。维权团队常常会以公司购买许可实现特定金额的采购正版化为条件，抵消软件公司对于此前侵权行为主张的赔偿责任。
从法律上来说，赔偿损失和购买新的许可是两个完全不同性质的法律问题。如果存在侵犯软件公司的行为，则应当承担停止侵害、赔偿损失的法律责任。而至于是否需要购买软件许可，使得自己可以在将来合法使用软件，则是另一个法律关系和交易。因而，法律上来说，如有侵权行为则应赔偿损失。但是，是否采购许可、采购多少金额的许可，则应该是独立的商业判断。
八、如果不能与软件公司谈判达成一致，软件公司还会采取什么举动？
对于公司场所内确实存在安装、使用非正版软件并用于业务经营的情形，如果软件公司通过法律程序维权，胜诉结果往往完全可以预期。抗辩系员工个人行为等观点基本难以得到支持。
九、所以，接到软件公司维权通知后到底怎么做？
首先，接到软件公司的维权通知后应当尽快进行公司的自查，摸清公司的实际情况，是否存在被指控的不合规情形，以及调查发生的原因。
其次，公司应当成立专门的处理小组，以唯一出口（通常建议为法务部门）与软件公司进行沟通，避免多个出口各自应对且处理态度不一致。
第三，及时回复维权通知，与软件公司形成富有诚意的、及时的沟通。无论书面回复或口头回复，措辞均需严谨，由法务人员认真审查。