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2024.05.17北京
一、难收回的退费和票据
根据笔者的法务工作经验，结案以后经常难以顺利收到法院或仲裁机构的退费及票据，拖延数月甚至多年，以至于公司法务及承办法官都更换了几人，却还不得不追讨前案的退费及发票。总结一下，笔者大概遇到过以下几种情况。
二是法院或仲裁机构内各部门协同存在障碍。有的案件尽管多年前早已结案，但审判部门与财务部门未共享案件资料，导致财务部门不能及时进行退款及开票。也有时是财务部门早已开出发票，但迟迟未主动发送给审判部门，审判部门亦未主动催促并发送给当事人。
三是法院或仲裁机构的退费与开票在线系统缺失或不完善。目前在线系统的功能分为申请退费和申请开票，据笔者所知，在线退费系统稍多，在线开票系统更少，仅北上广等少数部分法院或仲裁机构推广了在线开票并下载的系统。但即使设置了在线系统，在线系统也存在不完善的问题，比如系统设置复杂，法院或仲裁机构内部的审判人员都不会使用，需当事人额外自行与财务人员及系统技术人员联系解决。又比如同一个编号的案件重新裁决以后，系统里仍只显示第一次裁决的费用情况，却不显示重新裁决的费用情况，当事人又只能联系人工询问并处理，系统无法正常使用。
二、晚处理的风险及危害
（一）造成当事人经济损失
虽然结案后可退的诉讼费、保全费以及差旅费等款项金额不如胜诉后的案件标的额本身巨大，但也不可小觑，尤其是仲裁机构的差旅费退费金额也较大，万余元也是常见的。法院或仲裁机构不主动退，或者规定由被告直接退还，或在执行程序中一并执行，常常造成当事人的经济损失。
（二）导致财务及税务问题
（三）影响法务案件管理
二、可操作的实务建议
（一）如何退费？
（二）如何开票？
根据笔者的工作经验，中国国际经济贸易仲裁委员会（简称“贸仲”）的发票和一般商业交易发票是同样的类型，都是“增值税专用发票”，如下图：
（图1：贸仲发票样式）
但法院的票据不同于一般商业交易的发票类型，并非“增值税专用发票“，而是称为“票据”，并且在立案阶段叫“预收票据”，在结案阶段叫“结算票据”，但也有一次性直接开具的“预收转结算票据”，对于公司财务入账而言，仅需要向公司财务提供“结算”类型的票据即可。具体票据样式如下图：
（图2：法院预交票据样式）
（图3：法院结算票据样式）
（图4：法院预交转结算票据样式）
若发票需要补开，则可以考虑以下救济途径。如果是要法院补开票据，在年数过久或承办法官变更的情况下，一般无法出具票据原件，可以尝试到法院档案室查找票据复印件，再加盖法院档案室章。通过这个方式来保证票据的真实性，进而争取能被公司财务认可。同时，还要向法院提交调取诉讼费发票的委托书、法定代表人身份证明书、公司营业执照、法定代表人身份证等全套资料。如果是贸仲的发票补开，可以尝试寻找办案秘书、贸仲官网显示的财务部门、技术的联系方式，咨询时尽量多的提供案件编号、双方当事人、案件裁决年份等信息。值得注意的是，贸仲的案件编号不在裁决书的标题下方，而是在裁决书的正文首段里。
（三）如何协作？
首先，希望法院或仲裁机构能够完善“主动退”、“在线办”的法律服务，从源头解决问题。其次，委托律师应重视当事人的退费和开票服务，做好案件委托服务的“最后一步”，否则也会引起当事人到律协的投诉，影响自身发展。再者，作为公司法务，尤其是国企法务等，要主动跟进退费到账和开票情况，自行或督促委托律师完成工作。若长期无法有进展，应向公司及财务部门作出“费用退还和开票专项提示”，做好说明解释工作。最后，公司财务应做案件费用和票据的专项管理，定期督促法务跟进处理，对法务规范进行开票及财务系统操作做出指导。
三、结语
结案后的退费和开票，涉及到律师、法院或仲裁机构以及公司内部的法务及财务部门等多方角色，应秉持案件处置有始有终的态度，既是提高司法服务水平的体现，也是公司完善管理能力的体现，期待多方共同努力，早日解决这个痛点问题。
陈燕妮
任职于一家国企性质的国际贸易公司，主要参与处理国内及涉外买卖合同纠纷，国企合规管理建设。