客服响应时长必须小于20秒

客户成功,是英文CustomerSuccess的直译,这是一个SaaS行业特有的部门,主要职责在于和企业客户保持沟通,帮助客户解答使用中的问题,提供最佳解决方案,真正实现业务成功,进而提升企业客户的留存,甚至产生追加销售和交叉销售。

互联网用户最讨厌等待。据腾讯最新统计,移动页面加载超过5秒就会有74%的用户离开页面。速度往往就是互联网产品的第一条生命线。如果搞不定速度这件事,就也没有机会再进一步展示其他功能,因为用户已经离开了。

客户支持和服务,也特别注重响应速度。售前咨询的时候,用户问了一句话,没被马上理睬,他可能就去到别人家了。售后投诉的时候,用户问了一句话,很久没被理睬,他的怒火可能要再高冒几丈。

回复慢十秒,流量往外跑。客服不应答,推广费白花。

页面上,我们公布了首次响应平均时长、综合对话率、手机网站对话率、桌面网站对话率、参评率、好评率、人均单日服务量、对话持续平均时长,共八项重要的客户服务支持指标。

以下,我们总结了提高客服响应速度的实战五步。

1找出压力时段

2熟手优先分配

3设置延误回应

4降低无效干扰

5加强客服管理

查看分时段的首次响应时长的分布,找出压力最大的时段,计算出此时段所需要的人力,再安排好高峰时段的动态值班方案。

美洽客服的经验强度大致是15-20个对话/小时,每人每天共接待100个左右的对话。如果峰值对话量高于每人每小时20个对话,就要增加客服人手了。

工欲善其事,必先利其器。下面以美洽的部分功能为例,做出展示。也许你在你正在使用的其他客服软件中,也可以找到相似的功能。

2.1优先分配给经验丰富的客服人员

新手往往不如老手熟练,可以调整客服的顺序,将对话优先分配给熟练的客服人员。

设置-客服分配-基础分配规则-修改基础分配规则-按排序优先分配

2.2调低新手的接待上限

同时接待多个访客,新手容易手忙脚乱。你可以将新手的接待上限设置到一个相对低的数值,比如5个。

设置-客服与分组-客服资料设置

3.1回复超时后的醒目告知

当很多对话同时发生的时候,客服人员可能会不小心漏掉了某个访客。没关系,过一会儿,这条对话会变成醒目的红色,招摇地宣称着自己的存在。

3.2延误对话自动转接

设置-对话规则-延误对话转接

除了客服人员之外,公司中难免有其他职能的人,会进入接访的工作台,比如老板巡视,工程师调试,新同事培训等。响应时长的提高,往往是由这类人的不小心捣乱造成的,而且这种拖延往往都是数十秒的程度,能够大幅拉低平均响应时长。

4.1设立测试环境测试

即使一家企业不像美洽有那么多的工程师需要进入工作台,但是至少也会有新的客服员工需要进入工作台熟悉功能和操作。条件允许的话,还是要尽可能地设置测试环境,供他们练手。

4.2管理员看到有人超时,立即将其修改为隐身或强制下线

如果有人已经登入工作台,而又没意识到自己已经在线,但又并没回复接访。管理员应该强制把他的状态改为隐身或强制下线,并将其对话转接给真正的客服人员。

4.3把打酱油的人,服务上限设成0

除了把状态设置为隐身的情况外,把这个打酱油的人的服务上限设置成0,也能让这个人不再接访。其实美洽内部还有一种更极端的处理方式,对于屡教不改者,客服主管会施以删除账号的极刑。

5.1根据排名绩效,设定奖惩方案

5.2保证按时上线、下线

比对外公示的服务时段,早5分钟上线,晚5分钟下线,保证不能错失对话。节假日值班,也要提前做好安排。

THE END
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