该理论把事情按照“重要”和“紧急”程度划分为四个象限，处理的优先顺序分别是：
第一象限：重要而且紧急
第二象限：重要但不紧急
第三象限：不重要但紧急
第四象限：不重要而且不紧急
如何给任务划分象限
1、先“轻重”，给所有任务以职业价值观为标准标出“重要”或者“不重要”。
2、再“缓急”，给所有任务以截止日期为标准标出“紧急”或者“不紧急”。
3、最后按照自己的意愿给所有的任务标出”高””中””低”三种优先级，例如：
然后将它们归入四个象限中。
处理各象限任务的原则
第一象限：重要+紧急
在工作中，主要的压力源自于第一象限，例如生产事故、重大项目谈判、客户投诉等。同样，生活中的主要危机也通常发生在第一象限。
第一象限可以被视为一片雷区，因此最好能尽量减少进入这个象限的次数。值得注意的是，实际上80%的第一象限问题都源于第二象限没有被很好处理的事务。因此，有效处理第二象限的事务可以在很大程度上减轻第一象限带来的压力。
第二象限：重要+不紧急
举例来说，建立良好的人际关系、进行人员培训、制订有效的工作流程等，虽然这些工作在表面上看起来不紧急，但如果不加以处理，随时都有可能演变成重要且紧急的事务。
因此，对于第二象限中的工作，需要制定计划并持续推进，以避免它们因为处理不当而转变为第一象限的紧急任务。
第三象限：不重要+紧急
应该清楚地认识到，第三象限的事务是盲目忙碌的根源。不能简单地认为紧急的就是重要的，而是需要评估该事务相对于手头其他事务的重要程度，然后再做出决定。
为了更好地处理第三象限的事务，可以加强团队协作。当面对这类事务时，如果手头有更加重要的工作，可以请其他同事协助处理，以确保工作能够有序进行。
第四象限：不重要+不紧急
这是一个用于缓冲调整的象限。当感到疲劳时，可以通过进行一些既不重要又不紧急的活动来调整心态和身体，比如闲聊、刷手机、追剧等。