为确保公司线上会议的效率与效果，规范会议流程，明确会议职责，保障信息安全，特制定本制度。
第二条适用范围
本制度适用于公司全体员工参与的线上会议，包括但不限于部门例会、项目协调会、专题讨论会等。
第三条会议性质
第四条会议组织
2.会议主持人：负责组织会议，确保会议按照既定流程进行，并对会议纪要进行整理。
3.会议记录人：负责记录会议内容，形成会议纪要，并在会议结束后将会议纪要发送至参会人员。
4.参会人员：按时参加线上会议，积极参与讨论，并按时提交会议所需资料。
第五条会议纪律
1.会议期间，参会人员应保持手机静音或振动，避免干扰会议。
2.会议期间，不得随意退出或加入会议，如有特殊情况需提前告知会议主持人。
3.会议期间，参会人员应遵守会议主持人安排，不得私自发言或打断他人发言。
4.会议内容涉及公司内部信息，参会人员应严格遵守保密制度，不得泄露给无关人员。
第六条会议评价
为提高会议质量，会议结束后，由会议主持人组织参会人员对会议效果进行评价，并提出改进意见。
第七条制度修订
第八条制度解释
本制度的解释权归公司所有。
第二章会议流程
第一节会议筹备
1.会议发起人根据工作需要，明确会议主题、议题、目标及预期成果。
4.会议筹备人员负责检查会议设备，确保线上会议平台的正常运行。
第二节会议通知
2.会议通知应明确指出会议的重要性，提醒参会人员按时参加。
第三节会议召开
1.会议主持人提前10分钟进入线上会议室，检查设备、网络及会议环境，并提醒参会人员按时参加会议。
2.会议开始后，会议主持人简要介绍会议主题、议程及参会人员，并按照议程安排进行会议讨论。
3.会议期间，会议记录人负责记录会议内容，特别是会议决策、责任人和完成时限等关键信息。
第四节会议讨论与决策
1.会议主持人引导参会人员围绕议题展开讨论，鼓励大家积极发言，确保会议高效进行。
2.会议讨论过程中，会议主持人应对争议性问题进行协调，确保达成共识。
3.会议决策应明确责任人、完成时限及验收标准，形成书面记录。
第五节会议总结
1.会议主持人对会议内容进行简要总结，明确会议成果及下一步工作计划。
2.会议主持人组织参会人员对会议效果进行评价，收集改进意见。
第六节会议纪要
3.会议纪要需经会议主持人审核后方可发布。
第七节会议资料归档
2.归档资料应按照公司规定进行保存，确保信息安全。
第三章会议纪要的跟踪落实
第一节跟踪责任分配
1.会议纪要中明确的决策事项和任务，应按照责任分配原则，将具体任务分配给相应的责任人。
2.责任人应在会议纪要发布后两个工作日内确认接收到任务，并对任务的完成时限和预期成果进行反馈。
第二节任务执行监督
1.会议主持人或指定负责人应定期对任务执行情况进行跟踪，确保各项任务按计划推进。
第三节进度更新与反馈
1.责任人应定期更新任务进度，通过邮件、工作群或会议等形式向会议主持人汇报。
2.会议主持人应收集和整理进度信息，并在下一次会议中通报任务完成情况。
第四节验收与评估
1.任务完成后，责任人应提交成果报告，包括工作总结、成果展示和后续改进建议。
2.会议主持人或指定验收人员对完成任务的质量和效果进行评估，确保达到预期目标。
第五节跟踪结果应用
1.对于评估结果，应将成功经验和改进措施纳入工作流程和制度中，以提高工作效率和质量。
2.对于未达标的任务，应分析原因，制定整改措施，并在后续工作中予以改进。
第六节持续改进
1.通过对会议纪要跟踪落实情况的总结，发现管理过程中的不足，不断优化会议管理制度。
2.鼓励员工提出改进意见，对会议管理流程进行持续优化，提高会议效率和执行力。
第七节跟踪记录归档
1.会议纪要的跟踪落实情况应形成书面记录，由会议记录人或指定人员负责归档。
2.归档的跟踪记录应便于查阅，作为工作评估和责任追溯的依据。
第四章会议室管理规定
第一节会议室预订
1.会议室预订采用预约制度，由会议发起人或指定人员提前向行政部门或会议室管理人员提出申请。
3.会议室预订应遵循先到先得的原则，对于冲突的预订请求，由行政部门协调解决。
第二节会议室设备管理
1.会议室管理人员负责定期检查和维护会议设备，确保设备正常运行。
2.会议前，会议筹备人员应提前检查会议设备，包括音视频设备、投影仪、白板等，确保会议顺利进行。
3.会议结束后，参会人员应将设备恢复至初始状态，并关好门窗，确保会议室整洁和安全。
第三节会议室使用规范
1.会议室内禁止吸烟、进食，保持室内整洁卫生。
3.会议室内不得私自更换座位或调整设备，如需调整，请及时与会议室管理人员联系。
第四节会议室安全与保密
1.会议室应安装适当的安防设备，确保会议期间的安全。
2.会议室内涉及公司内部信息的资料，参会人员应严格遵守保密制度，不得外泄。
3.会议结束后，参会人员应将会议资料带走，不得遗留敏感信息在会议室。
第五节会议室环境维护
1.会议室管理人员负责定期对会议室进行清洁和消毒，保持室内环境整洁。
2.会议室内应保持适宜的温度、湿度和光线，为参会人员提供舒适的环境。
3.对于会议室内设施的损坏，应及时报告并修复，确保会议室的正常使用。
第六节会议室使用反馈
1.参会人员如有关于会议室设施、服务等方面的建议或投诉，可向会议室管理人员反馈。
2.会议室管理人员应认真对待反馈意见，及时整改，提高会议室管理水平和服务质量。