第一条为提高工作效率，规范OA办公系统（以下简称OA系统）使用，结合学校实际，制定本办法。
第二条推行OA系统，旨在保障文件和各种信息传递快捷通畅，提高部门自身与部门之间协同工作的效率，最终推进管理工作朝着系统化、标准化和规范化的方向发展。
第三条OA系统是学校信息化建设的重要组成部分，是学校实现办公自动化的基础平台，包括公文管理、会议管理、事务管理、个人办公、公共服务、资源管理等功能模块。
第二章组织机构与职责
第四条OA系统运行由学校集中统一管理，学校办公室负责日常运行；信息化部门负责技术支持和系统维护；各部门负责本部门信息管理、公文收发及反馈意见建议等工作。
第五条学校办公室设OA系统联络员，负责系统日常运行的管理与监督，指导各部门操作OA系统。信息化部门设OA系统管理员，负责保障系统正常运行和技术支持与维护。
第六条学校各部门是OA系统的使用部门，部门负责人分管本部门OA工作。同时须指定一名OA系统联络员，负责公文等信息资料的接收、处理、传送、存档等工作，以及本部门工作人员的培训和日常维护等工作。
第七条各部门分管OA系统负责人职责：
（一）负责部门OA系统使用管理。
（二）组织完成学校OA系统建设和应用推广的各项任务。
（三）负责组织本部门使用OA系统人员的培训。
（四）负责本部门OA系统的安全和保密工作。
（五）对本部门OA系统联络员的工作进行督促和检查。
（六）负责本部门OA系统工作的其他有关事宜。
第八条各部门OA系统联络员职责：
（一）负责各类文件和资料的传递、分发、清理及内部归档等工作。
（二）负责本部门与其他部门在OA系统中非涉密信息的互相传递（发送、接收）工作，确保信息处理及时、准确、畅通。
（四）确保本部门办公OA系统安全、畅通。
（五）接受学校办公自动化建设和应用管理部门的业务指导，并具体负责培训和指导本部门其他人员对OA系统的使用操作。
（六）处理本部门办公自动化工作其他事务。
第三章系统的用户管理
第十四条用户的操作权限由学校办公室OA系统联络员根据该用户的岗位职责分配，并根据岗位和分工的调整作相应调整。
第四章公文管理
第十七条OA系统所涉及的各种公文的格式、行文规则等须按照学校现有的公文处理有关规定办理。
第十八条上级和非隶属单位普通来文，由学校办公室收文或扫描进行数字化后导入OA系统，由系统收文管理启动该文办理流程。
第十九条学校通过OA系统下发给各部门负责人的公文等资料，应及时分发和传达给部门所有教职工。公文办理每一环节的办理人原则上在24小时内完成相应办理流程，并及时提交给下一环节的办理人员。如下一环节有多人可供选择，则根据公文的内容和学校的有关规定选择正确的发送对象发送。
第二十条各部门在OA系统中发布的通知公告，应由部门负责人审核。各部门负责人对本部门在OA系统中发布的消息的准确性和严肃性负责，通知公告内容不得发布部门简报或信息。
第二十一条学校电子公文归档实行纸质载体（包括文件和发文笺）和电子文档双套归档制。各部门在OA系统上运行的电子公文，办结后统一由本部门OA系统联络员归档。其他与OA系统有关的电子文档按学校档案管理规定归档。
第二十二条OA系统中的电子公文与原纸质公文具有同等效力。各部门可以从OA系统中打印公开发布的公文，被打印出来的电子公文具有同等效力。
第二十三条学校对外发文的报送如采用纸质形式，办理过程仍需通过OA系统完成。
第五章安全保密与应急处理
第二十七条所有用户应认真贯彻执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》，严格遵守《中国教育和科研计算机网暂行管理办法》的有关规定。
第二十八条所有用户，不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。
第二十九条OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息，不得盗用他人账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。
第三十条所有用户应保管好自己的帐号、密码，以防他人有意或无意打开系统获取信息，恶意增删资料或干扰公文运转。
第三十一条所有使用该系统的人员均有保密的责任，不得随意发布涉及国家和学校机密以及其他不宜发布的信息。
第三十二条当OA系统出现故障，应及时通知信息化管理部门，查明原因，排除故障。
第三十三条信息化管理部门应采取实时监控、定期备份、定期查杀病毒等措施，防止系统中数据的丢失和被非法使用，确保系统安全和正常使用。
第六章责任与处罚
第三十四条为保障OA系统的正常运行，所有用户应遵照本管理办法，违反者应承担相应责任并接受处罚。
第三十五条违反本管理办法规定，导致学校OA系统不能正常运转的部门和个人，学校可根据情节轻重给予通报批评和责任追究。
第七章附则
第三十六条本办法自发布之日起实行，由学校办公室负责解释。原学校《OA系统使用管理办法（试行）》（渝商职院发〔2017〕8号）同时废止。