集成多种自动化服务,完全免费的在线文档工具:Coda

在介绍Coda的功能体验之前,我们先聊一聊文档的管理模式。以MicrosoftOffice为代表的办公套件在管理文档时,通常会将单类型文档独立存放。例如你新建一个Word文档用于撰写材料,新建Excel文档用于记录数据。这些文档是独立的,以平行层级的方式进行存放。事实上,大部分在线文档工具也借鉴了这一方法,例如上面提到的Office365、GoogleDocs、石墨文档,以及Quip。

前面就是平行层级文档管理方法,如果在嵌套层级结构模式下,我只需要建立一个文档用于撰写内容,然后在其中建立不同类型的内容分别存放大纲和资料。文档间的浏览,复制都非常方便,Notion还提供了针对整个层级文档的导出功能。

本文的主角Coda也采用了与Notion相似的方式来管理文档。你可以创建一个项目文档,然后再其中分别创建文本、表格、看板等独立的文档。与Notion支持多层级不同,Coda最多只支持2个层级。2个层级适用于大部分情况,当然对于重度用户和复杂项目而言,Notion支持的更多层级的确更好一些。

编辑器是一款在线文档的核心功能,编辑器的体验很大程度决定了一款文档工具的整体体验。首先,我们看一下Quip和Notion这两个具有代表性的在线文档编辑器设计。

Quip的编辑器看上去中规中矩,常用的段落样式工具均放置在顶部菜单栏中,非常直观。与此同时,当鼠标放置在文档中时,会触发段落内下拉菜单(如图),例如插入图片、视频等。相比而言,而Notion的编辑器设计更为激进,完全取消了顶部菜单栏,只保留了段落内的下拉菜单。

我更喜欢Quip的设计,原因在于Notion的下拉菜单实在是太长了。大量的选项集中放置在一个下拉菜单中,滑动的过程容易导致来回错过需要的选项,从而导致选择效率低下。

当然,段落内的菜单从一开始应该是为了提升效率而设计的。例如Quip中可以使用@呼出菜单,而Notion则是/标记。如果你能记忆像/image这样的命令,那么就可以做到快速选择,但需要一个适应过程。

Coda完全放弃了在段落中调出选项菜单的设计,其将常用的段落样式固定在顶部的菜单条中,更多的模块插入则同样以一个醒目的+号放置在菜单中。

当然,上面这三种不同风格的编辑器设计,我相信各有所爱。Coda的门槛最低,但Notion和Quip可以一定程度提升效率。

设计是一方面,体验又是另一方面。整体上看,Coda编辑器体验不如Notion和Quip细腻。例如,Coda的编辑器竟然无法自适应居中,这就导致Coda在高分辨率外接显示器上使用时,右边存在巨大的「留白」。更严重的是,如此写作时脖子就会不自觉地偏向左边了,体验非常不好。在字体和段落间距等细节方面,Coda也有进一步优化的空间。

一款在线文档工具不同与本地文档编辑器,理应结合线上的特点具备更多的功能。实际上,丰富实用的功能模块也是我用来判定一款文档工具是否「现代」的特征之一。接下来,我们通过横向对比Quip,Notion以及本文主角Coda所支持的功能模块。对比时,我们不考虑插入图片、列表等基础且常用的功能,主要是对比一些在传统文档工具中不一定会有的模块。

从上表可以看出,三者支持的功能模块都算是丰富全面。其中Quip支持插入调查选项和项目追踪模块,Notion和Coda都不具备。表格中的常见服务指的是支持以iframe的方式嵌入Youtube视频,Twitter或者GoogleDrive文件等第三方内容。

下面重点说一说Coda支持的特色功能,首先是图表。Coda支持在文档中插入7种不同的图表,分别是:甘特图、条形图、饼状图、线形图、面积图、散点图和气泡图。每一种图表都支持动态编辑和可交互,非常美观。图表功能看似平常,但在大部分在线文档工具中都难觅踪影。

此外,Coda还有两个特色功能模块Button和Formula,我将这两个选项译作:快捷按钮和动态公式。

其中,Button快捷按钮支持打开超链接、点击提醒、修改数据、发送邮件等数种实用动作,甚至可以将这些动作与其他模块组件关联起来。快捷按钮支持放置在文档中的任意位置,并支持插入任意数量的按钮。举个例子,你可以通过快捷按钮来修改表格中的数据,向指定协作用户发送消息,或者快捷添加日历事项等。

Formula动态公式更加强大,其提供了十余类近百余种针对数据的操作方法,涉及对数组、集合、日期等数据的操作、判断以及计算。Formula的使用是和Coda文档中的功能模块紧密结合的。文档中的表格、看板、日历等内置模块,以及Coda支持链接的更多第三方工具均可变身为数据接口,然后与Formula配合使用。

我平常用的最多的在线文档工具是Notion,但Notion有一个致命弱点,那就是基本不支持自动化,且无法与其他常用的服务进行集成。服务集成与自动化对于我而言是非常关键的,我并不希望一款文档工具中的所有内容都需要靠手动输入。支持与第三方服务集成可以很大程度提升文档内容的丰富性和使用的便捷度。

其他一些常用的服务列举如下:

与表格关联的数据实际上是单向同步的过程,即从第三方服务到表格。如果你想直接通过Coda修改第三方服务数据,例如向GoogleCalendar中添加日历事件,或者是发送邮件,就需要用到前面提到的Formula动态公式以及Button快捷按钮。

举一个简单的例子,我们有如下所示的日程安排表格,此时可以创建一个写入Google日历的快捷按钮。选中Action中向Google日历添加事件的动作,结合Formula提供的一系列操作函数,我们可以调用表格或其他模块中的数据,并对这些数据进行组合运算以满足需要的格式。最后就可以通过快捷按钮向第三方服务新增数据了。如果你创建了多个快捷按钮,甚至可以单独创建一个总按钮一键控制其他的快捷按钮。

当Coda和Zapier结合在一起时,就变成了只有你想不到,没有做不到的事情。再加上Coda本身提供了开发者API接口,而Zapier同时也支持Webhook传递数据,Coda就实现了最大程度的「数据自由」。

除了强大的服务集成功能,Coda还有一个Automations的选项,意为自动化。该选项实际上是结合文档内的其他模块使用的。例如从第三方导入表格中的数据需要刷新,就可以设定一个以小时自动刷新的自动化规则。

此外,自动化规则还可以结合快捷按钮来使用,例如某项数据发生变化,然后同时触发文档内指定的快捷按钮。总之,Automations选项还是非常实用的。

至此,我们已经基本了解了Coda的功能和特点。接下来,我仍然结合最熟悉的Quip和Notion来对比这三款工具在多个常见维度下的优缺点。

作为Notion的付费用户,我对Notion是非常喜爱的。且正如上文所说,Notion的数据非常封闭,服务集成近乎残废。此外,Notion不支持中文搜索也让人十分抓狂。

Quip非常适合于多人协作,免费版本基本够用,国内的访问速度很快。但Quip在编辑器体验,文档导出等方面有待加强。

Coda的优势非常明显,结合强大的第三方服务集成,再加上Button和Formula功能,Coda的自由度非常之高。但Coda的细节体验仍需优化,访问速度和稳定性有待加强。当然,Coda还有一个优势是完全免费。

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