本人从事信息化工作多年，对Excel等电子表格的多人共享与协作接触较早，帮助客户实施的方案也较多，因此有些体会和认识。正好看到网上这方面的讨论较多，但都不完整，我就进一步做了专题调研，整理出来供大家参考，不足之处请批评指正。
Excel全球用户量超过10亿，中国超过3亿，几乎所有单位都在使用。毫不夸张地说，它是世界上最简单、最流行的数据管理工具，非常适合中小型的信息化管理。但Excel文件通常掌握在个人手中，数据互不相通。如何做到多人共享并操作同一份Excel，实现集中统一的管理，实现信息实时互通，就变得很有意义。
本文介绍4款主流的共享协作方案，除了说明使用方法外，着重讲述了各自的原理机制、权限控制、适用范围等，以及如何在手机、iPad上使用，最后列表对比各方案的优缺点，适合Excel用户、IT人员、管理人员阅读。
2、本文所用示例
需要共享协作的场合很多，本文以某公司的售后报修表为例进行说明，如下表所示：
（图1：本文所用示例）
说明：该报修信息表需要多人填写，其中客服负责接听来电，填写报修情况；主管负责派工，填写派工情况；技师负责上门维修，填写维修结果；客服还负责回访，填写回访情况。他们各司其职、共同维护同一份数据，协同完成售后工作。
3、方案概述
由于各方案的篇幅较长、内容较多，我担心大家会看晕。因此，我先简要介绍各方案的功能特点，大家有了总体认识后，再根据需要选读，思路会更清晰些。
方案一：使用共享文件夹将包含Excel文件的文件夹设置为网络共享，即可实现多人共享与协作。本方案的优点是简便易行，而且是免费的；缺点是只能在局域网内使用，适合小范围、简单的多人协作，另外稳定性较差。
方案二：使用ExcelOnlineExcelOnline是微软公司的一种在线服务，它将Excel文件放在云端，用户在线租赁使用，按年付费。优点是共享范围由局域网扩大到互联网，能实现跨地域、跨设备的共享。缺点有2个，一是用户权限控制不够；二是无法本地部署，用户文档只能放在微软云端，很多公司有顾虑。
方案三：使用WPS+云办公WPS是金山软件公司的一款Office软件，与微软Office功能类似，但更小巧些。其中的WPS表格对应于Excel，WPS+云办公对应于Office365。其优缺点与ExcelOnline类似，但使用方式略有不同。
方案四：使用华创网表华创网表是华创软件公司的一款在线表格软件，与ExcelOnline类似，也能实现跨地域、跨设备的共享。主要区别有3点，一是具有更完善的用户权限控制；二是可云端部署，也可本地部署；三是具有对外提醒通知功能。
题外话：Google的SpreadSheet也是一种在线电子表格软件，但由于众所周知的原因，Google网站在国内很难访问，几乎无法使用，因此本文不作介绍。
好了，闲话少叙。接下来，我们详解各方案的具体用法，并探讨各自的原理机制、优缺点等。
4、方案一：使用共享文件夹
本方案的特点是简便易行，但只能在局域网内使用，适合小范围、简单的多人协作，另外稳定性较差。
4.1如何实现Excel共享将包含Excel文件的文件夹设置为网络共享，即可实现Excel文件多人共享。例如，要将D盘下的文件夹“报修信息维护”共享出去，设置步骤如下：
（图2：设置共享文件夹）
说明：上图将电脑“QH-20141216POVT”上的文件夹“报修信息维护”共享出去，并指定郭工、客服、吴兴、主管这4个人可以访问。设置网络共享后，他们在自己的电脑上输入共享链接\\QH-20141216POVT\报修信息维护即可访问该文件夹，点击其中的Excel文件即可打开它。
4.2如何实现多人同时编辑虽然大家都能打开文件，但同一时刻只能一个人编辑。某用户打开Excel文件后，该文件就被他锁住了，其他人只能看不能改。假如客服打开了“报修信息.xlsx”，你再打开时就会被警告，阻止同时修改。如下图所示：
（图3：文件被锁定之提示）
此时，你有2种打开方式：以只读的方式打开，只能看不能改；或者，以通知的方式打开，则以只读的方式先打开，待客服完成修改、关闭文件后，Excel再弹窗通知你可以修改。如下图所示：
（图4：文件可以编辑之提示）
此时，点击“读-写(W)”按钮，就轮到你修改了。因此，简单的文件夹共享只能多人查看，不能多人同时编辑，适用于单个人编辑其他人查看的场合。
4.2.1设置多人同时编辑鉴于不能同时编辑的缺点，微软推出了Excel工作薄共享。它是Excel里提供的一项功能。以Excel2007为例，设置步骤为：打开共享文件夹中的Excel文件，依次点击审阅→共享工作薄→允许多用户同时编辑→确定，如下图所示：
（图5：共享工作薄-允许多用户同时编辑）
设置共享工作薄后，该文件打开后不会被锁定，其他用户可以继续打开、编辑，还能显示正在编辑的用户名单，如下图所示：
（图6：共享工作薄-正在编辑的用户名单）
说明：上图显示，客服和主管正在编辑该Excel文件。
4.2.2数据如何刷新多人编辑时有个数据刷新的问题，即一个用户输入的数据如何显示到其它用户的界面上。其实，Excel是通过保存文件来传递新数据的，例如，客服录入新报修后，其他用户的界面上并不会立即显示出来，需要她先Click保存、数据存入文件；其它用户再保存时，Excel才会侦测文件中的新数据并显示出来，如下图所示：
（图7：共享工作薄-数据如何刷新）
说明：上图是主管打开的Excel界面，他点击保存按钮时，Excel会侦测Excel文件中的新数据，并以红色框线的方式显示出来（第6行），据此，他就知道客服录入新报修了。
通过Click保存按钮来刷新，属于手动刷新方式。Excel另外提供了一种自动刷新方式，设置步骤为：依次点击审阅→共享工作薄→高级→设置自动更新间隔，如下图所示：
（图8：共享工作薄-设置数据刷新方式）
说明：上图设置自动更新间隔为5分钟，Excel会每5分钟刷新一次新数据。自动刷新的原理机制很简单，它仍然是通过保存文件传递的，只不过是由Excel定期自动执行保存动作，形成定期刷新的效果而已。
4.3用户权限控制共享文件夹方案中，用户的权限控制可以通过两个层面来实现，一是设置用户对文件本身的访问权限；二是设置用户的可编辑区域。
4.3.1设置文件访问权限设置共享文件夹时，可以指定哪些用户能够访问，以及每个用户的具体权限。请看本文图2，给郭工、客服、吴兴、主管均授予了读取/写入权限，因此他们都可以编辑。另一种是查看权限，只能看不能改。
4.3.2设置表格可编辑区域利用Excel数据表保护功能，可进一步限定用户的可编辑区域，使得他们只能编辑自己负责的区域，不能修改其它区域，这样可避免越权修改。具体步骤是：先锁定所有单元格，使得所有用户对所有单元格都不能编辑；再为用户设置可编辑区域；最后，启用数据表保护即可。
（1）锁定所有单元格打开Excel文件，点击左上角方格→右键→设置单元格格式→保护→打勾锁定→确定，如下图所示：
（图9：用户权限控制-锁定所有单元格）
（2）为用户设置可编辑区域
用户的职责不同，需要编辑的区域也就不同。本文示例中，郭工和吴兴都是维修技师，其职责范围是填写维修结果，也就是填写第I列至L列，因此应授予他们修改这几列的权限。步骤为：打开Excel文件，依次点击审阅→允许用户编辑区→新建区域→填写区域的标题、范围、密码→设置用户名单→确定，如下图所示：
（图10：用户权限控制-设置可编辑区域）
说明：上图中，位置④中的引用单元格，用于指定可编辑的区域，这里为第I列至L列；位置⑤用于指定用户名单，这里为郭工、吴兴；位置④中的区域密码，是可编辑区的保护密码，如果其他人知道了此密码，他也可以编辑该区域。因此，该区域的可编辑用户实际上有2类人，一是这里指定的用户，二是知道该编辑区的保护密码的用户。
维修技师的编辑区域设置完成后，结果如下图所示：
（图11：用户权限控制-维修技师的可编辑区域）
同理，继续为客服、主管分别设置可编辑区域，结果如下图所示：
（图12：用户权限控制-可编辑区域设置结果）
说明：上图限定了各类人员的可编辑区域，分别是：维修技师可填写第I列至L列；客服可填写第A列至F列，以及第M列至N列；主管可填写第G列至H列。
（3）启用数据表保护前两步锁定了单元格，设置了各用户的可编辑区域，但这些设置只有启用数据表保护才起作用，操作步骤为：依次点击审阅→保护工作表→输入保护密码→确定，如下图所示：
（图13：用户权限控制-启用数据表保护）
说明：上图中，位置③要求输入一个数据表保护的密码，输入后请牢记。以后如果想调整可编辑区，需要先撤销数据表保护，撤销时系统会要求提供此密码。
经过以上设置，各用户的可填写范围就确定下来了，我们请客服试验一下，效果如下图所示：
（图14：用户权限控制-可编辑区域效果）
说明：上图是客服打开的Excel界面，她可以填写位置①，因为A列是她的可编辑区域；她无法填写位置②，因为G列不是她的可编辑区域，填写时Excel会弹窗阻止，除非她又能提供该区域的保护密码。
4.4方案优缺点分析共享文件夹之方案，优点是简便易行、不产生费用，但缺点也很多，主要有以下几点：（1）只能在局域网内使用。现在网络及智能手机日益普及，随时随地处理业务是新趋势，这是缺点之一。（2）用户权限控制不够首先说查看权：无法进一步限定可查看的数据范围，所有数据都能看到。例如，本文中的维修技师，如果能限定只能查看指派给自己的维修信息，不能查看其他人的，就更理想了，但本方案做不到。其次说修改权：要限定用户的可编辑区域，指定共享文件夹的用户必须是域用户，换言之，您所在的局域网必须建立Windows域环境才行，很多中小企业没有专门IT人员，建Windows域其实挺难的。最后说删除权：几乎没有控制，任何用户都可以撤销共享，甚至可以直接删除Excel文件，一个不慎操作就能让所有人的劳动成果瞬间消失！这是最要命的。（3）稳定性差根据我的经验，超过5个用户同时编辑，就会经常出错，提示被锁定，或者无法保存、保存很慢等问题，甚至出现数据丢失现象。这些都是因为文件锁定机制、并发性差造成的。
5、方案二：使用ExcelOnline
2011年微软推出在线服务软件Office365，它将Excel文件放在微软云端，用户无需下载安装Office，在浏览器中就能使用Excel，官方称之为ExcelOnline。它将共享范围由局域网扩大到互联网，能让用户随时随地访问，支持电脑也支持手机。该服务是一项收费服务，按用户数计费，其中企业E5版约2千多/用户/年。
（图16：Office365主页面）
5.3开设用户账号
（图17：Office365-开设用户账号）
5.4上传Excel文件Office365是一种在线服务，程序和文件都存放在微软云端，也就是存放在微软的Onedrive中。在那里可以新建Excel文件，也可以上传现有Excel文件，我们以上传现有为例，步骤为：回到Office365主页面，Click右上角的“Onedrive”图标，进入Onedrive页面；再Click“上传”图标，再从本地磁盘选择文件，再Click“打开”即可，如下图所示：
（图18：Office365-上传文件）
您上传的文件、新建的文件，都会出现在文件列表中，结果如下图所示：
（图19：Office365-文件列表）
5.5打开Excel文件
Click文件列表中的文件名，即可打开Excel文件，进入ExcelOnline操作界面，如下图所示：
（图20：ExcelOnline-打开文件）
说明：从图中可以看出，Excel文件是在浏览器中直接打开的。刚打开时的操作界面是浏览模式，只能看不能改。需要修改的话，点击页面顶部的“编辑工作薄”图标，进入编辑模式，如下图所示：
（图21：ExcelOnline-编辑文件）
说明：从图中可以看出，ExcelOnline的编辑界面与Excel桌面程序基本相同。所不同的是，输入数据后是自动保存，不像桌面程序必须点击“保存”按钮，因此这里没有“保存”按钮。
除浏览器打开方式外，你也可以用传统Excel桌面程序打开它，点击页面顶部的“在Excel中编辑”，Office365就会先将Excel文件下载到本地，再用桌面程序打开它，保存时再存回到云端。
（图23：Office365-访问共享文件）
说明：本图为客服的Office365界面，这里列出了其他用户共享给她的文件，Click文件名即可打开文件、编辑该文件。
5.7多用户同时编辑ExcelOnline允许多人同时编辑，能显示正在编辑用户名单，甚至每个用户正在编辑的单元格，如下图所示：
（图24：ExcelOnline-多用户同时编辑）
说明：这是郭工的Office365界面，位置①标明客服也在编辑该文件；位置②是客服正在编辑的单元格，用红色方框突出标示；位置③则是郭工自己正在编辑的单元格。
如果有更多人同时编辑，位置①会标明“X个用户正在编辑”，点开后能看到正在编辑的人员名单。另外，每个用户正在编辑的单元格边框会标上不同的颜色，以示区分。
但ExcelOnline不支持可编辑区域设置。另外需要注意的是，只有在浏览器中打开Excel文件才能同时编辑，如果Click“在Excel中编辑”则是Excel桌面程序打开方式，那样只能单用户编辑。此时，Office36Onedrive的作用相当于一个网盘，多人同时修改同一个文件，上传时必然是冲突的。
6、方案三：使用WPS+云办公
WPS是金山软件公司的一款Office软件，与微软Office功能类似，但更小巧些。其中的WPS表格对应于Excel，WPS+云办公对应于Office365。就多用户共享与协作来说，其桌面程序与微软几乎一模一样，也是通过设置共享文件夹、共享工作薄以及可编辑区域来实现，因此本文不再赘述；其WPS+云办公的使用方式与微软略有不同，因此本文还是介绍一下。
（图26：WPS+云办公主页面）
6.3开设用户账号
（图27：WPS+-开设用户账号）
6.4上传Excel文件
WPS+云办公是一种在线服务，程序和文件都存放在金山云端。在那里可以新建Excel文件，也可以上传现有Excel文件，我们以上传现有文件为例，步骤为：回到WPS+云办公主页面，Click“进入云协作”，左侧“我的团队”板块会列出你所在的团队；Click某团队，右侧会列出该团队的文档，再Click“上传”图标，即可从本地磁盘选择文件并上传，如下图所示：
（图28：WPS+-上传Excel文件）
已上传的文件，会出现在文件列表中，结果如下图所示：
（图29：WPS+-文件列表）
WPS+中的表格分2种，一是常规的表格，后缀名为.xlsx，它无法在浏览器中编辑，只能在WPS表格桌面程序中编辑，且只能单人编辑；二是协作表格，后缀名为.wlsx，可以在浏览器中直接编辑，支持多人同时编辑。由于我们需要多人同时编辑，因此需要把刚才上传的文件转换为协作表格，Click文件右侧的“…”标志，再Click“转换为协作表格”，如下图所示：
（图30：WPS+-普通表格转换为协作表格）
转换完成后，文件列表中会增加一个.wxls文件，如下图所示：
（图31：WPS+-文件列表）
此时进入权限分配页面，可设置各用户对文档的操作权限，包括可见、编辑、重命名、移动等权限，根据需要选择即可，如下图所示：
说明：本文示例中的郭工是管理员，因此拥有全部权限；其他3人只授予了可见、编辑权。分配好权限后，Click“确定修改”即可。
（图34：WPS+-访问团队文件）
6.6多用户同时编辑
Click文件列表中的文件名，即可打开文件、编辑该文件。WPS+也允许多用户同时编辑同一个文件，效果与微软ExcelOnline类似，如下图所示：
（图35：WPS+-多用户同时编辑）
说明：这是郭工的WPS表格界面，位置①显示郭工23分钟前做过修改；位置②显示客服几秒钟前做过修改；位置③是客服正在编辑的单元格，用红色方框突出标示；位置④则是郭工自己正在编辑的单元格。
与ExcelOnline一样，如果需要多人同时编辑，必须在浏览器中打开，使用桌面程序也是只能单用户编辑。另外，WPS+表格修改后也是立即自动保存的，也不支持可编辑区域设置。
6.7方案优缺点分析WPS+的操作方式与ExcelOnline有所差别，普通表格必须转换为协作表格才能多人同时编辑，其它方面差别不大，不再赘述。
7、方案四：使用华创网表
华创网表是华创软件公司的一款在线电子表格软件，于2004年推出，目前是V7.2版。与ExcelOnline类似，可实现跨地域、跨设备的共享访问，但它具有更完善的用户权限控制，部署方式也更灵活些。
（图37：华创网表主页面）
说明：华创网表类似于Excel，也用数据表来存放数据，上图中的数据表1、数据表2、数据表3相当于Excel的Sheet1、Sheet2、Sheet3。但它的系统设计与常规操作是分开的，页面上的“系统管理”板块用于设计，“数据表”板块用于常规数据操作。
（图38：华创网表-开设用户账号）
7.4创建数据表无论要管理什么，要先建表，并设置好字段。就本文示例而言，需要先建“报修信息表”，操作步骤：在“系统管理”板块，Click“数据表管理”，再Click左下角的“新增”，在弹窗中填写数据表名称后保存即可，如下图所示：
（图39：华创网表-创建数据表）
新增数据表后，需要进一步设置字段（即表头），操作步骤：Click“字段设置”，再Click页面右上角的“新增”即可添加字段。本文示例中，我们设置了14个字段，如下图所示：
（图40：华创网表-字段设置）
说明：每个字段需要指定一种数据类型，如：日期型、文字型、数值型等。常规数据类型很好理解，但华创网表另有下拉框、附件、自动编号、签字板等特殊数据类型，挺有用的，这里简要说明一下。例如，本文示例中的字段“解决状态”，其数据类型是下拉框，能以下拉的形式输入数据，下拉选项可以自定义；字段“现场照片”的数据类型是附件，能上传图片、文件；自动编号字段，能按照前缀+日期+流水号的形式自动编号；签字板型字段，能在手机\iPad等触摸屏设备上手写签字，用于流程审批时领导签批，以及付款、送货时客户签收等。
7.5数据操作设置好表结构后，就可以录数据、查数据了，这些常规的数据操作在“数据表”板块，如下图所示：
（图41：华创网表-数据操作页面）
说明：按钮①用于查询数据，可按任意条件查询；按钮②用于新增数据；位置③可查看数据详情。需要注意的是，华创网表的数据不再存放在一个个独立的.xls文件中，而是存入后台数据库。
每个角色能做哪些操作、能操作哪些数据，都可设置，我们以技师的角色权限为例进行说明，截图如下：
（图43：华创网表-角色权限设置）
本文示例中，我们设置了3个提醒模板：新报修通知信、主管派工通知信、维修完工通知信，如下图所示：
（图44：华创网表-提醒模板列表）
说明：新报修通知信的用途是：每当客服录入了一条新报修时通知主管，提醒他及时指派维修技师；主管派工通知信的用途是：每当主管指派了维修技师时通知技师，提醒他及时前往维修；维修完工通知信的用途是：每当技师完成维修时通知客服，提醒她及时回访。3种提醒联动起来，使得每一个环节完成时自动通知下一环节当事人，一环扣一环，从而推动工作前进。
至于每个提醒模板的具体内容，能详细设置提醒时机、提醒条件、收信人、提醒内容、提醒频度等，我们以主管派工通知信为例进行说明，如下图所示：
（图45：华创网表-提醒模板设置）
（图46：华创网表-手机上使用）
说明：由于手机屏幕较小，为了方便操作，请尽量采取横屏、全屏方式。该方式能隐藏通知栏、地址栏、状态栏等，能让手机屏幕全部用于网表，而且文字也变大，从而提升视野和可操作性。