别告诉我你懂PPT第三章让PPT3分钟能看懂

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第三章让PPT3分钟能看懂

PPT的清楚表达,有三个层次的要求:

1.清晰可见。

这是最基本的要求。如果一页PPT看上去一团乱麻,密密匝匝的小字放在那儿,听众看都懒得看,怎么能让人家一下子记住内容呢?PPT的字体、字号、颜色都要清晰可见,保证听众不但看得见,而且看得清。

2.容易理解。

讲一遍大家就能听明白。这主要体现在语言方面,既不要之乎者也,也不要从句套从句,让别人雾里看花、水中望月。然后自己感慨一句:其实你不懂我的心。奉劝一句别绕那么多弯弯或者朦胧诗,弄个明明白白我的心多好。

3.体现个性。

前面提到很多方法可以体现出PPT的个性,比如用标题、用线索、用模板,等等。无论是展现自己的个性还是展示公司的风采,都要求PPT的形式和内容有机统一,这是我们追求的PPT之最高境界。

要想让PPT把信息清楚明白表达出来,必须遵守以下三大原则。

1.学会站在别人的鞋里想问题。

这里讲究的是一个思维方式。要遵循理解万岁的原则。PPT可不能玩行为艺术,只有让别人理解,所表达的信息才是有效的。在清华读书的时候,有位师兄超级有个性,毕业答辩的PPT写得晦涩难懂,导师让他写检查,他交上去一篇文言文检查,也没有署真名,写了个自己起的字。这也就是在学校,要是在公司,老板肯定给你一个纸箱子,让你半个小时收拾东西走人。展现个性的基础是要尊重听众,让他们爱上你。我们前面讲的那么多方法,不是要让听众多花心思琢磨你的意图,而是让别人少动脑子就能清楚明白你所表达的信息。

英语里讲Beinothersshoes,意思是站在别人的鞋里,引申义为从别人的角度想问题)。照片上,这个小朋友站在妈妈的鞋里,却体现出自己的风格。写PPT,也要有这种独特的思维方式,时时刻刻从听众的角度着想。

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不妨来和你的朋友做个小游戏。这个游戏非常简单,请和你的朋友面对面坐好,用两只手给坐在对面的伙伴搭一个人字。搭好后,看看你的手,如果从自己的方向上看是个“入”字,那么恭喜你,你是个细心的、会站在对方的角度上思考的人。因为只有你看到的是“入”字,坐在你对面的伙伴看到的才是“人”字。

这种思维方式强调就是Beinothersshoe,即从对方的角度想问题。这种能力需要在实践中慢慢培养,下面的几个小故事能够给你一些启发。

(1)文化差异。

做PPT,也要考虑听众的文化背景。这个文化不单单是地域上的差异,还包括公司文化上的差异,以及公司内部各个品牌形象上的差异,等等。比如,在百事的食品品牌中,奇多是个儿童的品牌,这个品牌的PPT就要生动活泼;而桂格是一个健康品牌,关于这个品牌的PPT就要显得阳光、健康。如果弄反了的话,会让人家觉得“驴唇不对马嘴”。而如果连品牌的形象都表达错了的话,就更无法让领导接受你对这个品牌的项目的见解了。

(2)语言差异。

这种差异在和外国人打交道时,更加凸显。听过“各国英语”之后,我明白了一个道理,跟母语是英语的人交流最简单,因为他们能猜出来你真正的意思。正所谓“说我们的Chinglish,让老外们痛苦去吧”。但要是赶上对方英语不如你,痛苦的就是你了。一个同事曾经在泰国闹了一个笑话。泰国有一种米粉的吃法,很著名。一个大锅里是热汤,把米粉放在一个漏勺里,到热汤里涮一涮,熟了以后,捞出来,放上些菜码、肉丸等,浇上煮好的汤。汤是炖肉的酱油汤,这个同事不太喜欢酱油味,就跟服务员说要“clearsoup(清汤)”。结果服务员给他端上来一碗酱油汤,但没有米粉,搞得我们这位同事哑口无言。

外企里很多人喜欢把一些GRE单词用在PPT里,以表明自己英语水平高。就我的经历而言,越是复杂的词,越容易让别人误解。一般情况下,听众不会因为不认识PPT上面的一个词,而向你提问,结果是最终这个信息不能有效传达给听众。如果这是一个非常重要的信息,对整个PPT报告的效果都有影响。所以,越是用英语写PPT,越要尽可能用简单的词和句子,减少造成歧义的几率。

(3)认知程度差异。

还是这个清汤面同事,有一次问我一个英文单词的过去式怎么拼写。我问他是给什么人写E-mail?他说:“越南人。”“哦,那就直接加ed吧,省得人家不明白。”我的回答吓了他一跳,但想起面条的经历,觉得也不无道理。

PPT的制作者,对该项目本身的认知程度要比听众包括领导高出很多,因为我们对报告的内容非常熟悉,每天都跟这个项目打交道,项目的核心信息以及所有的细节只有我们最清楚。制作者要考虑到这种信息的不对称,并针对这种情况,制作PPT。

处理信息的具体要求如下:

①正确的信息层次。

②正确的信息形式。

老板需要简单明确的结论和事实,合作伙伴需要整个项目的规划和逻辑步骤,客户需要知道如何使用满足他们的需求。我从前习惯了用英文写PPT,回国后,在大学里给人家讲课也用英文讲。很多听众反映,接受起来有难度。收到这种反馈之后,我就把所有的讲稿都改成了中文,并以更多的中国元素代替了西方背景的一些元素,这样大家理解起来更快更好。

把自己和听众放对位置,特别注意听众的文化、语言、认知的差异性,站在听众的角度考虑,他们会希望听到哪些信息,这些信息通过什么样的形式来表达他们最容易接受呢?换位思考不但是我们做好PPT的一大基本功,更是我们待人接物、处理与同事关系的基本法则。站在别人的角度想问题,把话用对方能接受的表达方式说出来,对方才能明白。

怎么知道听众明白了没有呢,直截了当地问:“有谁不明白?”一般情况下,下面没有一个人举手,谁也不想显示自己的IQ不如别人。如果你再问:“有谁明白?”举手的也不会很多,大多数的人会选择沉默。获得观众反馈最好的办法,是仔细观察听众的表情和眼神,通过这种渠道,跟他们交流。在听讲过程中,听众会把感受写到脸上,往往在接收到信息以后会下意识地做出一些面部表情的反馈。这些表情是不会说谎的。如果你发现你的听众没有面部表情,其实他们也没有撒谎,他们对你讲的东西毫无兴趣。见人说人话,见鬼说鬼话,我们正面理解这句话就是要好好从听众的需求出发,把自己要表达的信息“翻译”成对方能理解、听得进去的内容。

漫画9

2.别学周杰伦含糊不清。

这件事对我感触特别深。一方面我在做自我批评:我们判断事物的时候总是从自己的想象出发,而不愿意进一步思考,挖掘它背后的原因。也许我们会说,我们努力倾听了,但根本听不懂。其实原因是因为我们忘了去看看歌词。而另一方面我也体会到当我们跟别人交流,尤其是通过PPT和别人交流时,对清楚表达的要求更高。就好像周杰伦他在歌声中表达的信息,含糊不清,所以,拒绝了我这位歌迷。你绝对不能像周杰伦那么拽,让老板去瞪着眼睛、竖着耳朵猜你到底要说些什么,这样的话,你就死定了。你的PPT中所有的内容,都要保证听众无论从会场的哪个角度和距离都能看见,而且尽量要让听众看得舒服。接下来的几个章节,我们会分别介绍各种类型的信息怎么表达才让听众看着不费劲。不要小看了这些细节,它们体现出制作者和演讲者对听众的尊重,对工作的重视。

3.信息不能摸棱两可。

读过这样一个笑话:一个农夫发现很多人戴着眼镜看书。于是,他走进一家眼镜店去买眼镜。店主拿给他一副眼镜和一张报纸。农夫戴上眼镜,拿起报纸看了起来。他左看右看好一会儿之后,说:“这副眼镜看不清楚,请另拿一副吧!”店主又给他拿了一副,他还是说不清楚。店主给他拿了几十副眼镜,他不是说这副不管用,就是说那副不合适,他对店主说:“先生,你这里没有一副戴着能看书的眼镜。”这时,店主发现农人把报纸拿倒了,十分恼火地问他:“你识字吗?”“不,先生。正因为不识字,我才买眼镜呀!如果我识字,我买眼镜干吗?”

虽然,这只是一个笑话,但是,他却告诉我们,内容看清楚了,不代表就明白文字所传达的信息,看清楚字和理解内容是两码事。清晰可见是基础,容易理解、表达明确是进一步的要求。在PPT的培训中,我借用并改良过斯蒂棼·科卫(StephenCovey)的《高效人士的第八种习惯》中的一个游戏。

图3-2A、B、C(略)

请三分之一的听众先看图A,这幅图看上去明显是一个女人。而另三分之一的听众先看图B,这幅图明显地是一个吹萨克斯的男人。还有三分之一的听众,不给他们看任何材料。然后,让全部听众一起看图C,这个图把前两幅图杂糅在了一起。结果,先看图A的人大多数都认为图C是一个女人,先看图B的人则大多认为图C是一个吹萨克斯的男人,第三组则明显地产生了分歧。一些人认为是女人,另外则认为是男人。

不同种字体对号入座

字体很容易被忽视,很多人认为它不值得一提。但千万别小看这个细节,2009年的高考有个考生用甲骨文写作文,只得了6分。虽然这件事尚有争议,但是,它说明了一个问题,把字体设置得太花哨或者写成“天书”,很可能成为别人理解你信息的一大障碍。这样的例子在生活中比比皆是。一个朋友组织一个读书活动,所有的标题都用毛体写的,还是竖排的。我们睁大眼睛问:“请问您老这都写的是什么呀?”“毛体!漂亮吧!”他很得意地回答。但不大一会儿,他也变成了蔫黄瓜,因为好几页的标题他自己看不清楚了,只好根据内容来回忆。

PPT是选用电脑字库中的字体,不存在写得潦草的问题。但是,选择哪种字体,也要引起制作者的注意。要看是用在什么地方,表达什么内容。描述内容或者标题,目的不一样,选择字体的原则也会不一样。

先看中文。在外国人眼里,每个中国字都像一幅画,书法更是我们非常引以为豪的传统文化之瑰宝。中文有很多非常漂亮的字体,每种字体不但代表了一种文化,还代表了一种气质,比如毛主席的毛体,多潇洒多有大将风度!可您也看到了,把它用到PPT上可欠妥。把信息做成PPT展示给别人,是要让人家明白的,所以,虽然可以下载很多稀奇古怪的字体,甚至连“火星字体”都有,但是,这些字体,一定要慎用。你选择的字体要争取让每一个听众都看得懂。

字库中的字体大概可以分为两类,艺术字和非艺术字。这里,我们不去严格界定这两种字体的定义,只是简单区分的话,我们说,一笔一画横平竖直的就是非艺术,反之,就是艺术字。

图3—3

强烈建议大家使用笔画粗细一样的非艺术字作为PPT正文字体,比如,雅黑、黑体、幼圆等。为什么没提到经常用的宋体、仿宋或者楷体呢?这些字体也可以用,但不是首选,因为这几种字体的笔画粗细有变化,更适合于印刷品。展示PPT时,如果投影仪质量不好,笔画细的地方有时显示不出来,投影出来的效果好像没墨的打印机打出来的纸张,读起来很费劲。安全起见,还是雅黑、黑体和幼圆这些笔画均匀的字体,用起来比较放心。

非艺术字体之上,稍微有点变化,但还算老实的字体,比如,魏碑、行楷、舒体、隶书等,非常适用于标题字体。他们好读、漂亮、醒目,正好符合标题的感觉。而更艺术化的字体,比如琥珀和云彩等,可不要大范围使用,只零星点缀就好。这些字体虽然生动,但读起来可着实有些累。读起来更累的那些龙飞凤舞的书法体,尤其是复杂的篆体,练书法时当字帖可以,PPT里就别尝试了。

单独使用一种字体,可能有些刻板。实际制作PPT过程中,可以在不违反大前提的条件下,使用字体混搭,可以达到单一字体不能表达出来的效果。最简单的方法就是把黑体和一般字体进行组合,个别的地方,也可以使用手写体和打印体。下面,来看几个例子。

图3-7(略)

这里讲的混搭,是把两三种字体(或字号、颜色)搭配起来,达到突出强调的效果。不是大杂烩,更不是字体的大拌菜。要注意,在同一页里,内容的主体结构只能使用一种字体、字号和颜色,以保持一致性,只有在关键的地方才用不同字体、字号和颜色来突出。换句话说,在一页里,标题和内容中每个部分,最多使用3种不同的字体、字号和颜色的组合。这是死规矩,是被无数PPT前辈反复强调的基本原则。

滥用PPT的N宗罪里,很多人都认为,使用密密麻麻、让听众根本看不清楚的小字是第一条。面对这样的PPT,听众席发出“嚯!”的一声之后,是两种身体的移动。一种是使劲往前倾,非要看个明白;另一种是往椅背上一靠,完全放弃。虽然一般情况下,PPT的演讲者会给大家指出自己内容的要点,但是,观众只是听一遍,与清楚看到相比,效果相差很多。

字号的选择,有一个很经典的8H(H是指height,高度)法则。通常来讲,一个会议室PPT的演示屏幕,高度不应该小于屋子长度的1/8。反过来说,就是说屏幕上的字可以在相当于屏幕高度8倍的距离里清晰地看到(高度近视的人除外)。有人换算过,这大概是20号左右的字号。

根据我制作PPT的经验,字号大致可分为3种,一种是超大字,通常指40号以上的字。这样的字看着是痛快,但占的空间太大,一句话就用了半页PPT。第二种,是比第一种略小的,中文30—20号字,英文28—18号字这样的字号,看起来不费劲,一行也写得下一个完整句,能表达很多信息。我的PPT里,主体文字都集中在这个字号范围之内。第三种,是16—14号的字,虽然有些小,但还能看。在一些特殊情况,可以考虑使用。如果用了小字号,最好事先亲自到现场检查一下,把PPT打上到屏幕上,翻到字号最小的一页,走到房间的尽头,看看是不是能够看清楚。如果在演讲前没有机会检查设备,最好不要用小字号,把这页拆分成两页比较实际。12号以下的字体,用来写E-mail还行,千万不要用在PPT中,因为听众就是举着放大镜也很难看清楚。

当然,和字体一样,字号也要符合一致性原则。在整个PPT里,同样类型的内容也请使用同样大小的字号,这样可以保证故事的连贯性,让听众更容易地把信息归类,帮助他们理解接受信息。

避免内容拥挤的另一个要点是行间距。如果允许,请使用1.5倍的行间距,这样的行距比较畅快,让人觉得比较大气、坦然。

THE END
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