ustcsummit@1561998771——ustcif小助手
1561998773@1561998771——郭娜
zyh@1561998771@1561998771——张玉华
（旧账号：，已不用）
1.3招商银行
1.3.2招商银行网页版对账单打印（会计人员专用）密码修改流程如下：
2.中国科大北京校友会
2.1支付宝
部分校友在Mydonor中登记，则商户订单号的末五位数与Mydonor中的DonationID相同。
2.1.1捐赠
10019575@10019575——刘志峰
zyh@10019575@10019575——张玉华
2.3招商银行
2.4财付通（已经不使用）
（二）国外捐赠记录（独立注册，既不属于校友会也不属于基金会）
为保证当月末Paypal账户为零，方便美元进出账记录，Paypal每月月末前两天进行账务清算，全部转账至WF—checking。即5月30日转账，5月31日checking到账。
其中match有很多中，详见本章第4点。
3.支票捐赠：
3.1收到支票
3.1.1将邮件转发至；
3.1.2并在Excel表：内部工作/捐赠/捐赠记账/2016/2016支票记录中做记录；
3.1.3将支票图片保存至内部工作/捐赠/捐赠记账/20xx年/个人捐赠支票中，图片命名为“姓名+班级号+（正/反）+收到支票日期+兑付日期”，未兑付时只记录到收到支票日期，兑付后修改增加兑付日期；
3.2支票兑换后
3.2.1再将此前的支票记录标记为已兑换；
3.2.2保存的支票图片命名修改增加兑付日期；
3.2.3并记录到“捐赠记账总表”的Sheet中；
3.2.4匹配的支票信息截图保存至“wellsfargo下载”文件夹中。
4.匹配记录
4.1支票和信件收到后，支票与相应的信件保存为同一张图片，并以“支票日期+兑换日期+公司名称+捐赠人姓名班级+是否已处理”命名
4.2每张支票和信件保存后都率先处理该信件，处理后记录支票记录在收到后先记录到Excel表（内部工作/捐赠/捐赠记账/20xx年捐赠记账-美国)的名为“Match处理记录”的Sheet中记录，在支票兑换后再修改match处理记录为已兑换状态，并在“捐赠记账总表”的Sheet中记录该笔match或捐赠。
4.4发告知信给捐赠人，告知对方已收到匹配，并发送抵税收据。
4.5每月1号，按照支票兑付清单提醒刘栩领取/兑付支票。
（三）校友信息记录和查询方法
4.如以上方法均查询不到，可先询问其他同事，如还无结果，发邮件或短信问捐赠校友本人。
MyDonor-Donation中，如果捐赠的校友个人信息输入错误则需要更改正确。姓名、班级和单位这三项，可以鼠标右键点击-Donor-Edit方可更改，其他信息均可鼠标双击直接更改。
南七新创招商银行
二、感谢信及追单和退款
（一）国内感谢信
详见感谢信模板（文件夹），分为两大类：
1.小额捐赠感谢信：
小额捐赠信息无缺失；
小额捐赠信息有缺失。
2.大额捐赠感谢信：
500-800元的捐赠；
800元以上的捐赠。
（二）国外感谢信
1.小额（100美元以下）捐赠感谢信，将“USTCIF小额感谢信”模版粘贴在邮件正文，发送即可，注意模板内的所有内容都需要发送；注意签名是否粘贴正常。
2.大额（100美元以上）捐赠感谢信，将“USTCIFdonationreceipt附件内容”，根据捐赠人信息进行编辑，保存为PDF文件（命名增加捐赠人英文名），将“USTCIFdonationreceipt邮件内容”粘贴在邮件正文，PDF作为附件发送。并将PDF文档保存在已发receipt文件夹中。
注：如果捐赠人缺少中文名和班级号，请在邮件正文以红色字体询问“能否回复告知您的中文姓名和班级号？班级号：PB/SA/BA等+入学年份两位数+院系代码，例如PB0709，BA1008”
（三）追单
2.及时发邮件追单（尤其是大额捐赠），追单模板详见感谢信模板（文件夹），根据捐赠人在国内或国外，调整模板中捐赠方式的顺序。
3.如追单后两天内对方无回复且款项未到账，需询问刘志峰是否继续追单及追单形式。
4.收到回复邮件立即记录在追单清单中；确认不再追单也记录在追单清单中，如刘志峰无回复，要及时询问。
（四）退款
2.整理在内部工作/捐赠/捐赠记账/20XX年/20XX捐赠退款名单中。
3.首先联系到捐赠校友，询问是否可以从支付宝等渠道进行退款。至少两次发信和短信询问。
4.支付宝账户余额足够时，可发起退款，直接原路退回至校友捐赠账户。
三、项目进展汇报及捐赠更新
1.各个项目有新的捐款进账要及时更新在内部工作/捐赠/捐赠记账/代管项目基金当中，用于加强与捐赠人之间的邮件联系。
四、收据记录
3.1核对捐赠记录
3.1.2国外每个月9日左右，Paypal会给出上个月收入和支出账单，根据此核对每个月的记账是否准确无误。
3.2收据
3.2.1将邮件回复需要收据的校友信息登记在此表格中（登记链接：//www.ustcif.org.cn/default.php/content/2764/）；
3.2.2根据捐赠时在MyDonor中的Donation登记开具收据并寄送：MyDonor--Donation--勾选抬头、地址一和地址二，部分校友在此留地址要求寄送。
3.2.3根据MyDonor--Activity中“捐赠收据寄送登记”（鼠标右键，点击查看报名表打开）中查看，并按照登记寄送收据；
3.2.4收据寄出后，Activity的收据登记表格中，将“状态一栏”填写“已寄+寄送日期”，并点击左上方的“保存“按钮。
3.2.6收据寄出后，写信告知捐赠校友，收据已寄出，并附快递单号，烦请收到后告知我们。
3.2.7对方确认收到后，在之前记录的“已寄”后方，标记“已收”。一周内仍未确认收到收据的校友，询问一下是否已经收到。
MyDonor（账号：zfliu）
3.3票据（收据）换领流程（纸质票据已不再使用）
当用完2—3本收据时，要及时去财政局换领（换领频繁，财政局会适当增加领取本数），具体步骤如下：
登陆北京市财政局官方网站（www.bjcz.gov.cn），点击“在线服务”后进入“票据管理事项”栏目的“单位用票信息填报系统”（用户名：100000412062）。
主要填写“财政票据领入情况统计表”（如当年未领取，则不填）、“票据使用情况自查明细表”的其他类型、“票据结余情况统计表”，填好后点击“报表上报管理”勾选上一年“已填写未申报”的表格提交。
注：“单位票据结余情况表”中填写的号段必须是在“财政票据领入情况统计表”中填写的号段范围内。（填写中如遇其他问题可在首页下载“填报指南”）
3.3.2财政票据的再次领用，采取“验旧领新”的办理方式。“单位用票信息填报系统”填报完毕后，携带单位《票据购领证》和已经用完的票据（未验票）到票据中心领用新的票据。
注：用完的票据必须要将第三联（记账联）撕下，用来给会计记账；如果是作废的票据，则三联都留存在票据本中；绝不能出现既不作废，且三联都在的情况。
3.4电子票据
3.4.1将邮件回复需要收据的校友信息登记在此表格中（☆USTCIF-内部工作-☆捐赠记账-捐赠收据记录）
（注：输入密码错误5次后，系统会被锁定）
注：校友会有会费和公益事业捐赠两种票据，可通过填写电子票据信息页面的右上角处修改票据种类。
3.5电子票据换领流程
当电子票据还剩10张余票，或票据已领用将至180天时，要及时对已开票据进行票据核销，具体步骤如下：
点击新增-选择截止日期-下一步-生成-上报（查看上报明细与实票核对无误后在点击生成，否则点击关闭！）
数据上报后，给财政票据管理部门致电（010-68455916），说明我们已上报数据，需要核验。状态为未核销表示财政票据管理部门票据管理部门还未审验通过；状态为已核销表示财政票据管理部门已审验通过。
3.5.2票据核销的数据上报后，同时进行票据申领。点击“票据管理”后进入“票据申领”。
3.5.3等待财政票据管理部门审核通过后，点击新增-选择票据编码-填写申领数量-保存
3.6数字证书有效限期更新
数字证书每年4月8日到期，在线更新操作步骤：打开“BJCA证书助手”点击“证书更新”，按提示步骤在线更新
线下办理地址：北京市西城区裕民东路3号京版信息港一层
更新完成后，需前往财政票据中心进行CA序列码备案。
所需材料：数字证书key钥和票据购领证
财政票据中心对外办公地点：西城区西直门内玉芙胡同11号北京市财政教育培训中心一层104室
4.1每月初第一天
逐日核对上月两个招商银行和WellsFargo的到账金额；
现金日记账：（保存在文件夹内部工作/财务/记账/20XX中）；
更新基金会和校友会每月支出表格（区分公益支出和管理支出），根据其做出专项资金往来项目审核单存档。
4.2每周一（如遇节假日顺延）
4.2.2周一早中晚询问三次刘志峰上周是否有差旅，如有差旅周二周三周四每天追问三次差旅票据，及时报销刘志峰的差旅。
4.2.3新收到的捐赠，人民币超过1000元，美元超过200美元，周一汇总发给刘志峰。如遇节假日则顺延。
4.3每月9日Paypal出具上月收支账单，核对捐赠和支出记录是否正确。
4.4每月月初提醒刘志峰发放实习生及兼职人员的工资，并在一周后向其确认工资是否已发放。
4.5检查支票兑付情况，在支票过期前3—4周提醒刘栩及时进行兑付。
4.6每月10号之前核对全部报销账单。
4.7及时检查两个招行账户活期余额，当余额大于100万元时，可提醒郭娜/文秀买理财基金等产品。
4.8每年2月、5月、8月、11月末，需在招行网银核对当月余额，即查看招行网银当月余额与招行提供的数据是否相符。
六、美国捐赠的收入和支出记录
Paypal平台捐赠较多，偶尔有打款记录要备注事由。WellsFargo注意付款信息、捐赠收入、利息等情况。
七、代管费用记录
6.1在收到以下几类捐款后，要在官网进行捐赠数据的更新上传（//www.ustcif.org.cn/default.php/content/2891）
6.2打开基金会新闻管理中心-content-SelectWhere选择“标题”并输入关键字查询对应新闻，更改新闻中截止日期。
6.3打开FTP服务器页面，找到文件上传目录，Upload上传文件（注意：更新捐赠信息时，不要更改文件名称），上传成功后到新闻页面下载检查是否更新成功（如果因为浏览器缓存刷新后依然是旧文件，可尝试换一个浏览器下载）
八、财务报销
注意：每月报销打款后，前往招商银行核对报销打款金额是否正确，防止因未审核而未成功打款。
1.原则
财务应以真实情况为准，保留合规票据并对费用合理性进行说明。在会计上，不存在审计时可能出现问题的漏洞；对于校友来说，费用支出合理，不存在浪费等不合理支出。特殊情况需贴条备注，以免遗忘。（每月拿报销发票时，需让申请人在发票后简写报销备注。每张发票都需问好原因。）底稿原则：财务应尽可能真实，若非实际情况确实无法报销，应以实际情况为基础，并保留财务报销单。报销单的合规票据包括发票和收据。其中，收据指财政局监制的加盖XX省（市）财政局公章的正规收据，并且需要加盖收款单位公章、收费专用章或结算财务专用章（见附件1）。
1.1公务舱购买或升舱的一般原则
1.1.1除秘书长、理事长之外的全职工作人员，商务舱等应当由上级签字、提前汇报获得批准。
1.1.2公务舱通常要符合这几个条件：
A)公务舱总价，低于甚至远低于全价经济舱价格；
例如厦门->北京，全价经济舱是3400元左右（不含税），但公务舱是5000元甚至9000元，原则上我们不能报销这种机票。
例如厦门->北京，全价经济舱是3400元左右（不含税），但公务舱2400元左右（比经济舱还低1000元），可以执行这种任务。
签字：报销前申请人一栏由申请人来签，复核一栏要由非申请人来签，报销完成后，秘书长一栏要确认签好。
贴条原则：特殊情况下，需要贴条说明实际情况备忘，以备日后内部人员了解真实情况。应避免做账时清楚，而事后无法回忆该账目的真实情况。
2.费用的合理性
通常来说，财务除了需要符合会计原则，还要注意一点：明显存疑之处予以说明，以防日后捐赠人或税务局查账指出疑问，处于被动。
2.1差旅费
2.1.1闭环：出差费用报销时，注意线路闭环原则。例如：周末两天出差至济南和南京，则需要有：北京-济南、济南-南京、南京-北京三张车票或机票，及相应天数的住宿费作为报销凭证。若缺少其中某段的票据，则需说明原因，如个人自费或车票/机票/住宿费遗失等。
2.1.2高额费用说明：出差通常乘火车或飞机，火车票常为高铁/动车二等座，飞机为经济舱；住宿酒店为锦江之星等平价酒店。若超出规定，则需予以说明，避免捐赠人质疑。
例如：某次出差购买飞机头等舱，费用较高，则需根据实际情况说明购买头等舱原因。如临时决定需赶往某处与某单位领导协商捐赠奖助学金事宜，无火车票和飞机经济舱，只能购买头等舱。
2.2高额费用
若购买办公用品或其他高价商品，需予以说明用途，做到有理有据。
2.3其他超出常规额度的费用
若月度费用在某个月明显高于其他月份，则需予以说明。如每月常规快递费为150元以下，而9月超过400元，则需说明原因为9月开始筹款活动，捐赠增多，需寄送大量捐赠收据。
3.常见费用报销原则
部分费用报销时需备注说明费用合理，以免日后查看时存在疑问或漏洞，也使内部人员知晓费用用途及原因。以下列举常见的费用处理原则。
3.1差旅费
我会出差通常为参加某地校友活动、拜访某地校友或为某项目进行筹款等。其中筹款活动的差旅费可据需要调整为活动成本，其他费用应计入管理费用。
备注范例：
参加校友活动：X月X日，XXX前往某地参加校友活动，结识当地校友，了解当地校友组成。
拜访某校友：X月X日，XXX前往某地拜访当地资深校友，了解XXX（某个行业的校友情况等信息）。
为某项目筹款：X月X日，XXX前往某地为某项目筹款，此次共筹集**笔、**元捐赠。
3.2校友活动费用
发票项目开具餐费或者会议费。
1）烧尾会（避免出现宴、席字样）
9月13日组织北京青年校友“烧尾会”：
提供就业公益培训服务。邀请20余位资深校友与年轻校友面对面深入交流、座谈），帮助年轻校友融入职场。200名校友出席此次活动。以上活动由部分北京校友捐赠，指定定向资助北京青年校友就业公益培训活动。刘志峰垫付活动费用需报销。
2）行业校友聚会餐费
1月17日公务员校友聚会：
国家公务员校友聚会交流。10余名资深校友出席活动，交流心得体会。年轻校友受益良多。
以上活动由部分北京校友捐赠，指定定向资助北京校友行业交流活动。
费用由刘志峰和李文秀垫付，现予报销。
3）行业沙龙活动
1月28日北京校友环境与仪器行业沙龙：
4）外地校友活动
2月8日深圳校友交流会，资深校友出席，为年轻校友做职业指导，同时增进校友交流，使年轻校友受益良多。以上活动由部分深圳校友捐赠，指定定向资助深圳校友交流活动。现场由刘志峰垫付网络收取的餐费，现需报销。
3.3餐费
我会餐费报销标准为不高于80元/人。报销时，需注明用餐人员名单和人数，超出此范围的金额不予报销，并在备注中说明“XX月XX日，餐费按照80元/人的标准，报销80元/人*N人=**元，超出部分不予报销”。
若某次报销额度超过80元/人，则需备注说明原因。
当拜访专家学者、教授、院士、老师等身份的校友时，餐费标准为120元/人，超出此范围的金额不予报销，并在备注中说明XX月XX日，拜访XX老师/院士/教授，餐费按照120元/人的标准，报销120/人*N人=**元，超出部分不予报销”。
3.4打车费用
3.5油费和停车费
我会工作人员使用私家车办理公务，予以报销油费和办理公务的地点的停车费。需提供驾车起始位置及会见人员名单，并提供油费发票和停车发票。油费按照1元/公里报销，停车费按照实际发生费用报销。
3.6每月核对银行账户的出账情况，凡是涉及打款的要查询是否有收据和发票，并做相应的报销单。
4.报销注意事项
4.1报销备注及汇款时尽量不出现：货款、礼品、伴手礼、礼物、礼盒、购物卡、销售等字眼，公益活动主要体现公益性。
4.2报销备注中，注意区分财务主体。如：在校友会报销活动等费用时，不提新创基金会等字眼。
4.3报销单如果当月来不及可以算在次月，但奖教金要交税，最好次月初就发给会计，他们要及时给报税。
清卡
十、其他办事流程
1.外籍捐赠入账
企业对公转账
1）带着捐赠协议原件（盖公章，如果志峰不在，和志峰确认后盖石兵人名章）、公章、财务章、人名章、基金会法人登记证书正本、基金会法人登记证书A4复印件1张、打印电子捐赠票据1张；
3）前往招行中关村支行（中关村南大街2号数码大厦A座底商），办理捐赠外汇入账。
个人对公转账
转账金额等值五万美金以内，只需要带公章，盖一个涉外资金申报单即可办理。
注：外汇捐赠入账需从转账日开始计算，2个月之内办理入账。