近年来，数字经济高速发展，规模持续扩大，发票电子化改革不断推进，电子发票在各行各业中得到广泛应用，有利于简化交易过程、节约人力物力，降低企业交易成本、减少纸质消耗，对于推进“放管服”改革、营造良好的营商环境和实施“双碳”战略具有重要意义。尤其是新冠肺炎疫情发生以后，使用电子发票有助于减少交易过程中的人员接触，为服务国家经济发展起到了积极作用。国家档案局、财政部、商务部、国家税务总局(以下简称“四部门”)全面贯彻落实党中央、国务院决策部署，协同推进电子发票应用和实施工作，先后分三批选定近600家单位开展了增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点，取得了积极成效。
起草人：付华、李忱、王东、王鹏飞、付扬帆、刘运毛、蔡盈芳、肖妍、梁功平、米传军、张佳乐、张楠、韩丁、马骞、潘江坡、吴泽青、胡晓迪、刘郁秋、张晓萍、张华平、欧勇
目录
1.范围
2.规范性引用文件
3.术语与定义
3.1电子发票
3.2电子会计凭证
3.3电子发票开票系统
3.4业务系统
3.5报销系统
3.6会计核算系统
3.7电子会计档案管理信息系统
3.8组件
4.电子发票电子化管理依据
4.2规章及规范性文件
5.管理原则
5.1总则
5.2制度建设
5.3管理职责
6.电子发票开具
6.1增值税电子发票开具
6.2全面数字化的电子发票开具
6.3符合会计数据标准电子凭证开具
7.电子发票接收
7.1增值税电子发票接收
7.2全面数字化的电子发票接收
7.3符合会计数据标准电子凭证接收
7.4增值税电子发票票面内容自查
7.5全面数字化的电子发票票面内容自查
8.电子发票报销
8.1增值税电子发票在线报销方式
8.2增值税电子发票线下报销方式
8.3全面数字化的电子发票报销方式
9.电子发票用途确认
9.1通过增值税发票综合服务平台进行用途确认
9.2通过电子发票服务平台税务数字账户进行用途确认
10.电子发票入账
10.1增值税电子发票在线入账
10.2增值税电子发票线下入账
10.3全面数字化的电子发票入账
11.电子发票收集、整理、归档
11.1增值税电子发票在线收集、整理、归档
11.2增值税电子发票线下收集、整理、归档
11.3全面数字化的电子发票收集、整理、归档
12.电子发票档案保管
12.1增值税电子发票档案保管
12.2全面数字化的电子发票档案保管
13.电子发票档案利用、鉴定、处置
13.1利用
13.2鉴定
13.3处置
附录A电子发票台账
附录B电子会计档案目录
附录C电子会计档案保存信息组织图
附录D电子发票归档登记表
附录E电子会计档案存储结构图
附录F检测方法
F.1归档载体安全性检测
F.2归档电子文件真实性检测
F.3归档电子文件完整性检测
F.4归档电子文件可用性检测
附录G红字发票信息确认单
附录H开具红字增值税专用发票信息表
附录I全面数字化的电子发票样式(2022年底前已发布的)
本指南梳理汇总了电子发票开具、接收、报销、入账、归档及档案管理等方法，为电子发票电子化应用提供重要参考。
本指南适用于机关、团体、企业事业单位和其他组织(以下简称“单位”)开展电子发票开具、接收、报销、入账、归档、档案管理及系统开发维护等工作。
下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，凡是注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。
财政部国家档案局令第79号会计档案管理办法
财会〔2020〕6号关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知
财会〔2022〕6号关于联合开展电子凭证会计数据标准试点工作的通知
财会〔2013〕20号企业会计信息化工作规范
国家税务总局公告2015年第84号(国家税务总局公告2018年第31号修改)国家税务总局关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告
国家税务总局公告2016年第47号国家税务总局关于红字增值税发票开具有关问题的公告
国家税务总局公告2020年第1号国家税务总局关于增值税发票综合服务平台等事项的公告
国家税务总局公告2020年第22号国家税务总局关于在新办纳税人中实行增值税专用发票电子化有关事项的公告
DA/T94电子会计档案管理规范
各省、自治区、直辖市发布的关于开展全面数字化的电子发票试点工作的公告
下列术语和定义适用于本文件。
本指南所称电子发票包括增值税电子普通发票、增值税电子专用发票、全面数字化的电子发票等，其法律效力、基本用途等与纸质发票相同。单位利用纸质发票的扫描件等电子复制件进行报销、会计核算的，不属于本指南所述的范畴，仍参照纸质发票的有关规定归档管理。以下列出一部分常见的电子发票类型。
3.1.1增值税电子发票
增值税电子发票是增值税电子普通发票和增值税电子专用发票的统称。根据国家税务总局公告2020年第1号、2020年第2号规定，纳税人通过增值税电子发票公共服务平台开具的增值税电子普通发票(样式如图3-1所示)和增值税电子专用发票(样式如图3-2所示),属于税务机关监制的发票，采用电子签名代替发票专用章，其法律效力、基本用途、基本使用规定等与增值税纸质普通发票、增值税纸质专用发票相同。符合《国家税务总局关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告》(2015年第84号，国家税务总局公告2018年第31号修改)附件1格式的增值税电子普通发票(如图3-3所示),在税务总局另行公告前，继续有效。收费公路通行费增值税电子普通发票的票样如图3-4所示。
3.1.2全面数字化的电子发票
自2021年12月1日起，内蒙古自治区、上海市和广东省(不含深圳市，下同)的部分纳税人试点开具全面数字化的电子发票。自2022年8月28日起，各省、自治区、直辖市和计划单列市实现全面数字化的电子发票受票全覆盖。
根据各省、自治区、直辖市发布的关于开展全面数字化的电子发票试点工作的公告，全面数字化的电子发票有XML格式(如图3-5所示)和展示样式(如图3-6所示)。
以数字电文形式(XML)交付的全面数字化的电子发票，破除了PDF、OFD等版式文件限制。电子发票开具后，发票数据文件自动发送至交易双方的税务数字账户，便利交付入账，减少人工收发；以PDF、OFD等展示样式交付的全面数字化的电子发票，可降低发票使用成本，提升纳税人用票的便利度和获得感。
全面数字化的电子发票展示样式无联次，基本内容包括：二维码、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、项目名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率/征收率、税额、合计、价税合计(大写、小写)、备注、开票人。全面数字化的电子发票的发票号码为20位，其中：第1-2位代表公历年度后两位，第3-4位代表开具地区行政区划代码，第5位代表全面数字化的电子发票开具渠道等信息，第6-20位代表顺序编码。
电子发票(铁路电子客票)是以电子数据形式体现的铁路旅客运输合同，与普通车票具有同等效力(如图3-7所示)。电子发票(铁路电子客票)尚在部分企业进行试点。
电子发票(航空运输电子客票行程单)(如图3-8所示)是旅客购买电子客票的付款凭证或报销凭证，由税务部门监制并按照《中华人民共和国发票管理办法》纳入发票管理范围。电子发票(航空运输电子客票行程单)尚在部分企业进行试点。
电子会计凭证是指以电子形式生成、传输、存储的各类会计凭证，包括电子原始凭证、电子记账凭证。电子发票属于电子会计原始凭证。
业务系统是指除会计核算系统外，其他产生电子会计凭证的办公自动化系统、报销系统、合同管理系统、企业资源计划系统等计算机信息系统。
报销系统是指单位为办理报销事项、审批流转及管理会计信息所需的必要的自制或外部会计资料而开发使用的计算机信息系统或软件功能模块。一般具有付款发起、会计资料归集、流转、审核、付款等报销管理功能，是会计核算系统的重要补充。
会计核算系统是指单位为进行会计核算而使用的，用于直接采集数据，处理会计业务，生成记账凭证、会计账簿、财务会计报告等会计资料，并对会计资料进行转换、输出、分析和利用的计算机软件、软件系统或软件功能模块。
电子会计档案管理信息系统是指单位用于电子会计资料收集、整理、归档以及电子会计档案保管、统计、利用、鉴定、处置等业务的电子档案管理信息系统或软件功能模块。
件是归档文件的整理单位。组件是指按照要求明确件的构成，并规范件内文件排序的过程，又称件的组织。
为更好地适应票据电子化改革需要，国家法律法规和有关部门规范性文件分别从不同角度明确了电子发票作为电子会计凭证的效力。
4.1.1《中华人民共和国电子商务法》
该法规范电子商务行为，保障电子商务各方主体的合法权益，有利于维护市场秩序，促进电子商务持续健康发展，其中第十四条明确电子商务经营者销售商品或者提供服务应当依法出具纸质发票或者电子发票等购货凭证或者服务单据。电子发票与纸质发票具有同等法律效力。
4.1.2《中华人民共和国电子签名法》
第四条能够有形地表现所载内容，并可以随时调取查用的数据电文，视为符合法律、法规要求的书面形式。
第五条符合下列条件的数据电文，视为满足法律、法规规定的原件形式要求：
(一)能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用；
(二)能够可靠地保证自最终形成时起，内容保持完整、未被更改。但是，在数据电文上增加背书以及数据交换、储存和显示过程中发生的形式变化不影响数据电文的完整性。
第六条符合下列条件的数据电文，视为满足法律、法规规定的文件保存要求：
(二)数据电文的格式与其生成、发送或者接收时的格式相同，或者格式不相同但是能够准确表现原来生成、发送或者接收的内容；
4.1.3《中华人民共和国档案法》
4.1.4《国务院关于在线政务服务的若干规定》
该规定进一步规范了政务服务，有利于为企业和群众提供高效、便捷的政务服务，优化营商环境，其中第十二条明确政务服务机构应当对履行职责过程中形成的电子文件进行规范管理，按照档案管理要求及时以电子形式归档并向档案部门移交。除法律、行政法规另有规定外，电子文件不再以纸质形式归档和移交。符合档案管理要求的电子档案与纸质档案具有同等法律效力。
4.2.1《会计档案管理办法》
第八条同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：
(二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；
(四)采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；
(五)建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；
(六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。
第九条满足本办法第八条规定条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。
4.2.2《企业会计信息化工作规范》
该文件规范了信息化环境下的会计工作，其中第四十条和第四十一条分别针对企业内部生成的的会计资料、和从外部获得的会计资料两个方面，明确符合一定条件的会计凭证和会计资料，可以不输出纸面资料，从而认可电子会计资料的有效性，认可电子签名的法律地位。
4.2.3《财政部、国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》
该通知明确了电子会计凭证的定义和具体范围(包括电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单等),承认电子发票的法律效力，提出了电子会计凭证电子化单轨制报销入账归档全流程电子化的要求，并重申了有关法律和行政法规的要求。
4.2.4国家税务总局和各省(自治区、直辖市)税务局公告
《国家税务总局关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告》(2015年第84号，国家税务总局公告2018年第31号修改)及《国家税务总局关于增值税发票综合服务平台等事项的公告》(2020年第1号)明确了增值税电子普通发票的法律效力、基本用途、基本使用规定。《国家税务总局关于在新办纳税人中实行增值税专用发票电子化有关事项的公告》(2020年第22号)明确了增值税电子专用发票的法律效力、基本用途、基本使用规定。
各省、自治区、直辖市发布的关于开展全面数字化的电子发票试点工作的公告(广东省税务局2021年第3号、上海市税务局2021年第3号、内蒙古自治区税务局2021年第10号公告等),明确了全面数字化的电子发票的法律效力、基本用途与现有纸质发票相同。
单位应对电子发票进行规范管理，建立健全电子发票开具、接收、报销、入账、归档和电子发票档案管理制度，采取可靠的安全技术和管理措施，保证电子发票在传递、使用及存储过程中的真实性、完整性、可用性和安全性。
单位应当制定本单位电子发票电子化管理制度，明确电子发票的开具、接收、报销、用途确认、入账、归档及档案管理等各环节管理要求，确定各环节责任部门和责任人，并纳入岗位职责和绩效考核标准。
电子发票电子化管理制度体系应包括但不限于以下内容：
a)电子发票的申领、开具、种类、管理人员和管理权限、
开票流程、交付、发票保管等；
b)电子发票的接收、查验、用途确认、查重等；
各单位应结合本单位实际，合理规划好岗位，明确岗位职责，各岗位应各司其职，密切配合，共同做好电子发票全流程电子化管理工作。
5.3.1财务部门(或人员)职责
c)负责审核电子发票的真实性、准确性、完整性、合规性；
d)负责电子发票报销、入账、归档工作；
5.3.2信息技术部门(或人员)职责
5.3.3发票经办部门(或员工)职责
a)负责按规定及时接收电子发票，并核实经手的电子发票的真实性、准确性、完整性、合规性；
b)负责按照财务规范要求提交电子发票。
5.3.4发票开具部门(或人员)职责
a)负责电子发票开具的管理，制定发票开具操作规范，依法合规开具电子发票；
b)负责电子发票的开具、盘点等日常管理；
c)负责提出电子发票开具的系统需求。
5.3.5档案部门(或人员)职责
b)负责电子发票归档后的保管、统计、利用、鉴定和销毁等档案管理工作；
税务部门正在开展发票电子化改革，不断优化电子发票服务和管理。本部分内容主要基于目前情况进行梳理，随着发票电子化改革不断推进，本部分内容可能需要进行相应调整，具体操作以税务部门最新文件和要求为准。
6.1.1增值税电子发票申领
6.1.1.1票种核定
6.1.1.2税控设备发行
除纳入全面数字化的电子发票试点，其他纳税人开具增值税发票(其中包含增值税电子发票)需要使用税控设备(常见有金税盘、税控盘、税务UKey)。根据《国家税务总局关于在新办纳税人中实行增值税专用发票电子化有关事项的公告》(2020年第22号)的规定，自各地增值税专用发票电子化实行之日起，本地区需要开具增值税发票的新办纳税人，统一领取税务UKey开具发票，税务机关向新办纳税人免费发放税务UKey。
纳税人初次使用或重新申领税控设备之前，需由税务机关对税控设备进行初始化发行，将纳税人基本信息、票种核定信息等录入税控设备。纳税人基本信息、票种核定信息等如果发生变更，税控设备需要进行变更发行。
6.1.1.3电子发票领用
已办理税务登记的纳税人，在完成增值税电子发票票种核定、税控设备发行等业务后，既可以通过办税服务厅办理增值税电子发票领用业务，也可以通过增值税发票开票软件、电子税务局等线上渠道办理电子发票领用业务。
6.1.2增值税电子发票填开
纳税人可以自行下载增值税发票开票软件开具增值税电子发票。金税盘对应金税盘版开票软件，税控盘对应税控盘版开票软件，税务UKey对应税务UKey版开票软件。开具方法如下：
纳税人可以使用符合税务总局标准规范的自建电子发票服务平台或第三方电子发票服务平台开具增值税电子发票。
相对于纸质发票，增值税电子发票不得作废，如有需要，开具红字发票即可。纳税人发生销货退回、开票有误、应税服务中止、销售折让等情形，需要开具红字增值税电子专用发票的，按照《国家税务总局关于在新办纳税人中实行增值税专用发票电子化有关事项的公告》(2020年第22号)有关规定执行。
(一)购买方已将电子专票用于申报抵扣的，由购买方在增值税发票管理系统(以下简称“发票管理系统”)中填开并上传《开具红字增值税专用发票信息表》(以下简称《信息表》),填开《信息表》时不填写相对应的蓝字电子专票信息。
购买方未将电子专票用于申报抵扣的，由销售方在发票管理系统中填开并上传《信息表》,填开《信息表》时应填写相对应的蓝字电子专票信息。
(二)税务机关通过网络接收纳税人上传的《信息表》,系统自动校验通过后，生成带有“红字发票信息表编号”的《信息表》,并将信息同步至纳税人端系统中。
(三)销售方凭税务机关系统校验通过的《信息表》开具红字电子专票，在发票管理系统中以销项负数开具。红字电子专票应与《信息表》一一对应。
(四)购买方已将电子专票用于申报抵扣的，应当暂依《信息表》所列增值税税额从当期进项税额中转出，待取得销售方开具的红字电子专票后，与《信息表》一并作为记账凭证。
纳税人需要开具红字增值税电子普通发票的，可以在所对应的蓝字发票金额范围内开具多份红字发票。
税务机关依托于新建的全国统一的电子发票服务平台，24小时在线免费为纳税人提供全面数字化的电子发票开具服务。以下内容均为试点阶段做法，以试点结束后国家税务总局正式发文为准。
6.2.1全面数字化的电子发票的开具方式
开具全面数字化的电子发票，纳税人不再需要领取税控专用设备；通过“赋码制”取消特定发票号段申领，发票信息生成后，系统自动分配唯一的发票号码；通过“授信制”自动为纳税人赋予开具金额总额度，实现开票“零前置”。基于全面数字化的电子发票的以上特性，试点纳税人通过实名验证后，
无需使用税控专用设备，无需办理发票票种核定，无需领用发票，使用电子发票服务平台即可直接开票(如图6-1、图6-2、图6-3所示)。
6.2.2全面数字化的电子发票的交付方式
试点纳税人可以通过电子发票服务平台税务数字账户自动交付全面数字化的电子发票，也可通过电子邮件、二维码等方式自行交付全面数字化的电子发票。交付样式(XML格式或PDF、OFD版式文件格式)可根据需要由交付方自行选择。
销售方成功开具发票后，系统默认将电子发票文件及数据自动交付至购买方的税务数字账户；如果购买方为未录入组织机构代码的党政机关及事业单位，或购买方为未录入身份证件号的自然人，系统无法自动交付，销售方可使用自行交付方式，即通过电子发票服务平台税务数字账户查询发票后自行选择电子邮件、二维码、电子文件导出等方式交付全面数字化的电子发票。
6.2.3红字发票开具
试点纳税人发生开票有误、销货退回、服务中止、销售折让等情形，需要开具红字全面数字化的电子发票的，按以下规定执行：
(一)受票方未做增值税用途确认及入账确认的，开票方全额开具红字全面数字化的电子发票，无需受票方确认；
(二)受票方已进行用途确认或入账确认的，受票方为试点纳税人，开票方或受票方均可在电子发票服务平台填开《红字发票信息确认单》(以下简称《确认单》,表样见附录G),经对方在电子发票服务平台确认后，开票方全额或部分开具红字全面数字化的电子发票或红字纸质发票；受票方为非试点纳税人，接收到电子发票服务平台开具的全面数字化的电子发票，可以由受票方通过增值税发票综合服务平台或开票方在电子发票服务平台填开《确认单》,经双方确认后，销售方开具红字发票。其中，《确认单》需要与对应的蓝字发票信息相符。
7.1.1个人分散接收
7.1.2单位批量下载接收
收票量较大的单位，可通过增值税发票综合服务平台批量下载增值税电子发票文件。
7.1.3电子发票命名
单位批量下载电子发票时，应对电子发票文件规范命名，便于后续处理。例如，以“开票日期-发票代码发票号码”命名(如图7-1所示)。
7.2.1个人分散接收
个人可以通过电子邮件、二维码、电子文件导出等方式交付下载全面数字化的电子发票文件。
7.2.2单位下载接收
销售方成功开具发票后，系统默认将全面数字化的电子发票文件及数据自动交付至购买方税务数字账户，购买方可以在税务数字账户中下载所需要的全面数字化的电子发票文件。
7.2.3全面数字化的电子发票命名
票面内容与经济业务相符性自查，主要是检查增值税电子发票票面上填开的购买方信息、销售方信息、项目名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额以及备注栏信息等与实际经济业务内容或合同约定业务内容是否相符(如图7-3所示)。
票面内容完整性自查主要是对接收的增值税电子发票票面内容(如购买方名称及税号、单价、大小写金额等)是否完整进行检查。
票面内容与经济业务相符性自查，例如检查但不限于全面数字化的电子发票的“项目名称”、特定业务信息(如建筑服务信息、不动产信息、旅客运输信息、货物运输信息等)、发票标签、业务要素等与实际经济业务内容或合同约定业务内容是否相符(如图7-4、图7-5、图7-6所示)。
票面内容完整性自查主要是对接收的全面数字化的电子发票票面内容(如购买方名称及税号、单价、大小写金额等)是否完整进行检查。
已建设业务系统和报销系统的单位，增值税电子发票的归集、登记、验真、审批等可通过在线方式完成。
8.1.1归集、登记
报销人在线填写报销单，同时将电子发票上传至业务系统(发票夹)即完成归集工作。业务系统完成电子发票归集后会自动读取票面信息，形成电子发票数据，并对电子发票按照7.4的要求进行票面内容检查。
由于报销系统业务特点，电子发票一进入报销系统，系统随即赋予其唯一编号，即完成电子发票登记。
8.1.2验真
单位应对接收的电子发票进行真实性查验，降低税收风险。电子发票验真是指通过发票代码、发票号码、开票日期等必要信息确定发票真伪的过程，具体验真方式参考8.2.2进行。
8.1.3审批
已实现电子发票在线报销的单位一般通过报销系统或OA系统进行报销审批。电子发票在系统中流转完成审批，审批时将形成电子发票审批流程信息，这些信息可通过接口或其他方式形成报销单(如图8-1所示)。
8.1.4金额确认
报销系统对经过审批的电子发票会根据规则确定金额、固化数据、生成支付数据。
对于没有应用报销系统，或是报销系统尚不具备报销审批功能的单位，电子发票的报销审批、归集、登记等流程一般通过纸质报销单采用线下方式进行。电子发票通过通讯软件传输，先由报销人提交审批人完成审批程序，再由会计人员在报销时完成电子发票的查重、登记。
8.2.1审批
电子发票报销线下审批时可选择打印输出纸质件方式或不打印输出纸质件方式。
8.2.1.1打印输出纸质件方式审批
8.2.1.2不打印输出纸质方式审批
8.2.2验真
8.2.2.1通过国家税务总局全国增值税发票查验平台查验发票信息
电子发票信息查验时，需输入“发票代码”“发票号码”“开票日期”等发票信息以及“验证码”。确认输入的信息无误后，点击“查验”按钮，系统自动弹出查验结果。如果录入的发票信息与税务系统存储的发票信息不同，则显示不一致或者查无此票的相应提示。如果录入的发票信息与税务系统存储的相应信息相同，则系统显示发票票面信息(如图8-3所示)。持有的电子发票票面信息与税务系统存储的发票票面信息一致时，电子发票才可报销。
根据查验的票种不同，需要输入的查验项目也不相同，其中：
增值税电子专用发票：发票代码、发票号码、开票日期和开具金额(不含税);
增值税电子普通发票：发票代码、发票号码、开票日期和校验码后6位；
全面数字化的电子发票：发票号码、开票日期、价税合计，或支持上传版式文件查验。
单位和个人通过该平台进行发票信息查验时，可查看平台提供的发票查验操作说明。
8.2.2.2通过电子发票服务平台税务数字账户验真
点击进入“发票查验”模块(如图8-5所示)。
单位接收到电子发票后可以通过该模块进行单张发票查验和批量发票查验两种查验模式的操作。单张发票查验模式下，
支持手工输入单张发票信息查验，或上传PDF、OFD、XML和含有发票二维码的图片文件进行查验，查验结果展示发票票面信息。批量发票查验模式下，支持纳税人将需要查验发票的全要素信息在模板数据表中预加工后，导入系统批量进行查验，查询结果不展示发票票面信息，仅展示查验结果相符或不相符。
8.2.2.3通过增值税电子发票版式文件阅读器验真
开票方通过增值税电子发票公共服务平台开具的增值税电子发票会加盖电子签章。电子签章采用图像处理技术和电子签名技术将传统签章电子化，实现电子文件加盖签章的操作，用来代替纸质发票右下角的发票专用章，不展现在票面上。电子签章利用电子签名技术保障电子信息的真实性和完整性以及签名人的不可否认性。
通过增值税电子发票公共服务平台开具的增值税电子专用发票、增值税电子普通发票，其版式文件采用符合国家统一标准格式，可通过增值税电子发票版式文件阅读器查验其电子签名。
报销人或单位接收到电子发票后，使用阅读器打开电子发票版式文件，将鼠标移至增值税电子发票发票监制章区域，点击鼠标右键，显示“属性”和“验证”(如图8-7所示)。
点击“属性”,显示“该签章有效!受该签章保护的文档内容未被修改。该签章之后的文档内容无变更。”,代表电子发票监制章有效(如图8-8所示)。
将鼠标移至增值税电子发票销售方区域，点击鼠标右键，显示“验证”(如图8-9所示)。
点击“验证”,显示“该签章有效!受该签章保护的文档内容未被修改。该签章之后的文档内容无变更。”,代表该销售方的电子签章有效(如图8-10所示)。
8.2.3查重
会计人员对电子发票进行验真后，还应对电子发票与已经登记并报销的电子发票进行查重，如发现收到的电子发票与已经报销过并在会计人员处登记过的电子发票重复，应拒绝报销并及时通知报销人。
8.2.4登记
对于通过查重的电子发票，电子发票保管人员或负责报销的会计人员应建立电子发票归集文件夹，文件夹以“年份+月份”命名(如图8-11所示),妥善保管集中归集的电子发票，并建立接收的电子发票台账(见附录A)。
8.2.5金额确认
会计人员对经过审批、查重和登记的电子发票方可按单位报销管理要求、出差伙食补贴标准等核定报销金额，按规定支付报销款项。
全面数字化的电子发票的报销方式与增值税电子发票一致。
操作示例如图9-1、图9-2所示。
应用会计核算系统的单位可通过报销系统或线下审批单获取凭证数据，通过会计核算系统进行在线记账。
10.1.1通过系统在线获取数据
报销系统完成报销后，将凭证数据在线传输给会计核算系统，会计核算系统根据账务规则自行进行记账处理，一般不需人工干预。
10.1.2通过线下审批单获取数据
未应用报销系统但已应用会计核算系统的单位需将线下审批单数据手工录入会计核算系统，记入相应科目和借贷方向，完成记账。
10.1.3入账登记
已打通报销系统、会计核算系统及电子会计档案管理信息系统数据通道的企业，在完成电子发票归档并进入电子会计档案管理信息系统后即可视为完成入账登记。
接收到符合会计数据标准电子凭证的接收端单位应当在报销业务对应的会计凭证入账完成后、归档前，根据实际入账情况生成符合会计数据标准的会计入账信息结构化数据文件。
未应用会计核算系统的单位可以以电子发票的纸质打印件作为入账依据，入账方法与纸质发票入账方法相同，但必须同时保存该纸质打印件的电子发票原件。会计人员完成电子发票入账登记后，应及时更新电子发票台账，在登记台账的“是否入账”标记栏上进行标记。
全面数字化的电子发票的入账方式与增值税电子发票一致。
11.1.1采用在线报销入账的电子发票在线收集整理归档
已建立电子会计档案管理信息系统，并应用业务系统(如报销系统、开票系统)和会计核算系统的单位，电子发票参照《电子会计档案管理规范》要求实行在线收集、整理、归档。
第一步，电子会计凭证收集。会计核算系统、业务系统汇总整理属于归档范围的电子会计凭证(如记账凭证、含电子发票的原始凭证)及其元数据，并通过归档接口传输至电子会计档案管理信息系统。
第二步，电子会计凭证整理。收集完成后，应及时对电子会计凭证进行分类、组件、组卷、编号等整理操作。
分类：推荐采用会计资料形式-会计年度-保管期限分类法，并划定“门类号”为会计类(KU)、“形式”为凭证(PZ)保管期限为30年。
组件：按记账凭证号进行组件，以电子记账凭证为主件，电子记账凭证、电子报账单、电子发票、其他电子原始凭证等组成一件。件内按电子记账凭证、电子报账单、电子发票、其他电子原始凭证的顺序排列。
编号：推荐采用全宗号-门类号(KU)-形式(PZ)-年度-案卷号-件号(卷内序号)的结构编制档号，案卷号和件号可由4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用0补足。
同一记账凭证号的会计凭证存在不同记录形式时，可按照记录形式分别进行整理，并以元数据方式记录其关联关系。如记账凭证为电子形式、原始凭证为纸质形式时，记账凭证按电子形式整理，成为一件电子会计档案；原始凭证以纸质形式整理，成为一件纸质会计档案。同时，记账凭证的元数据注明其关联的原始凭证号，在原始凭证适当位置注明对应的记账凭证号。
第三步，电子会计凭证归档。经整理的电子会计凭证在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管1年，再移交单位档案管理机构保管。
临时保管：单位会计管理机构应对进入临时保管的电子会计凭证进行完整性检测。
移交检测：单位档案管理机构应按照《文书类电子档案检测一般要求》(DA/T70)的有关要求，对单位会计管理机构移交的电子会计凭证档案进行检测，检测合格后方可接收。
移交与接收：检测合格后，单位档案管理机构与会计管理机构应通过线上或线下及时办理交接手续，双方填写《电子会计档案移交与接收登记表》与《电子档案离线存储介质管理登记表》并签字盖章。
保管：电子会计凭证档案应同时实施在线和离线存储。在线存储按电子会计档案管理信息系统运行要求实施，离线存储应使用具有较好耐久性的载体，包括硬磁盘、磁带、固态硬盘(SSD)、DVD光盘、蓝光光盘、缩微胶片等。有条件的单位，可在此基础上进行异地备份。
11.1.2采用线下报销入账的电子发票在线收集整理归档
已建立电子会计档案管理信息系统，但未应用业务系统或会计核算系统的单位，会计资料(如记账凭证、原始凭证)为纸质凭证，无法与电子发票一起整理的，必须分别组成保管单位(组卷),应先进行纸质凭证的收集、整理、归档，然后将电子发票上传挂接到电子会计档案管理信息系统中相应的条目，并在电子发票台账中注明“已归档”。
11.2.1采用线下报销入账的电子发票线下收集整理归档
既没有实施电子档案管理信息系统，也未应用业务系统或会计核算系统，采用线下方式报销入账的单位，记账凭证、原始凭证及电子发票的打印件等一般采用纸质方式收集、整理、归档，电子发票应按以下方法进行收集、整理、归档。
第一步，建立文件夹。根据纸质载体会计凭证卷(册)情况，在磁盘、U盘等存储载体上建立相应文件夹。一般一个月为一卷(册)建立一个文件夹，具体见附录C。
第二步，拷贝电子发票。将电子发票按其关联的记账凭证所属卷(册)拷贝至相应文件夹。
第四步，编制说明文件。将电子发票的会计期间、数量、移交人、其他需要说明的情况(如非通用格式文件说明)等编制成TXT文件。例如：2020年1—12月电子发票，共555件，张三移交，并按照附录C所示结构图存储于电子发票文件夹中。
第五步，移交档案。将电子会计档案登记表及其纸质文件、电子发票、说明文件和其他纸质档案在规定时限内移交档案人员。
第六步，检测接收。档案人员对接收到的电子发票进行检测(参照附录F),检测合格后填写电子发票归档登记表(见附录D)予以接收。
第七步，备份。将检测合格后的电子发票再制作至少1份磁盘、U盘、光盘等，用作备份存储。
11.2.2采用在线报销入账的电子发票线下收集整理归档
没有电子档案管理信息系统但应用了业务系统或核算系统、采用线上报销入账的单位，可将电子发票与电子记账凭证、原始凭证、会计账簿、财务会计报告等会计资料一并采用以下方法进行电子归档，所接收的部分纸质发票另行整理装订，但应注明其报销单号和记账凭证号。
第一步，建立文件夹。根据分类方案按附录E图示的文件夹结构建立文件夹。
第二步，下载电子文件。从会计核算系统下载电子会计凭证、会计账簿及财务会计报告等电子会计资料，存储格式一般为符合国家标准要求的版式电子文件，也可同时存一份XML文件，采用“年度-会计资料类型代码-月份-8位顺序号”方式进行命名，其中会计凭证的会计资料类型代码可为PZ,会计账簿的会计资料类型代码可为ZB,财务会计报告的会计资料类型代码可为BG,其他会计资料的类型代码可为QT。将下载的电子会计资料存入相应文件夹。
第三步，“四性”检测。对下载后的电子会计资料进行真实性、完整性、可用性和安全性检测，检测方法参见附录F。
第四步，电子会计资料组件。将同一凭证号的电子会计凭证拷贝至同一文件夹，并在文件夹内按记账凭证、报销单、发票、其他附件的顺序排列，一个文件夹视为一件；电子会计账簿按科目、会计周期，结合单个电子文件可存储的数据量组件，每个会计周期为一件；电子财务会计报告按会计周期组件，一个会计周期为一件。
第五步，电子会计资料排列。根据分类方案和电子会计资料号顺序以件为单位通过确定文件夹名的方式依次排列电子会计资料，编制档号，保管期限按照《会计档案管理办法》划定。
第六步，编制目录。参照附录B编制电子会计档案目录。
第七步，编制说明文件。参照附录E图示编制说明文件，内容包括电子会计档案内容(会计期间+会计文件形式)、电子会计档案数量、移交人、其他需要说明的情况(如非通用格式文件说明)等。例如：2020年1—12月电子会计凭证，共555件，张三移交。
第八步，电子会计资料存储。参照附录E图示将电子会计资料、目录(电子会计资料登记表)及说明文件进行存储。
第九步，输出移交。将目录(电子会计资料登记表)输出纸质文件。把电子形式的会计资料、说明文件、目录(电子会计资料登记表)连同纸质目录、在规定时限内移交档案人员。
第十步，接收检测。档案人员对接收到的电子会计资料进行“四性”检测(参照附录F)。检测合格后填写电子发票归档登记表(见附录D),并予以接收。
第十一步，备份。将检测合格后的电子发票再制作至少1份磁盘、U盘、光盘等，用作备份存储。
暂时无法采用上述方法归档的，也可以将电子发票和其他会计凭证一起输出纸质形式后进行收集、整理、归档。其中，电子发票还必须同时按照11.2.1所示方法进行收集、整理、归档。
全面数字化的电子发票的收集、整理、归档方式与增值税电子发票一致。
a)电子发票实行在线归档管理的单位，应为电子发票档案的安全存储配置适当的在线存储设备，档案人员应按附录F进行检测，发现问题尽快采取措施解决。
b)电子发票实行线下归档管理的单位，档案人员应每两年对离线存储的电子发票档案进行一次可用性检测，方法见附录F。发现存在读取风险的应尽快采取措施解决。
全面数字化的电子发票的档案管理方式与增值税电子发票一致。
13.1.1在线利用
通过电子档案管理信息系统归档电子发票的单位应按照职务、岗位等的需求赋予员工利用电子发票档案的权限，并为员工在线查询、利用电子发票档案提供便利。
13.1.2人工利用
实行电子发票线下归档管理的单位应提供电子发票档案的人工调阅查询方式，设置查询登记薄、审批单等表格。超权限利用时还应由利用员工填写审批表，经有关负责人审批同意后方可利用。利用档案时应在档案部门或档案人员的监控范围内使用，确保利用过程中不损坏、更改、丢失电子发票档案。用于保存和备份电子发票档案的存储介质不得外借。
13.1.3外部单位利用
单位应定期对已到保管期限的电子发票档案进行鉴定，形成鉴定意见书。
电子发票档案鉴定工作应由单位档案管理机构牵头，组织单位的会计、信息技术、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。
13.3.1重新划定保管期限
经鉴定，仍需继续保存的电子发票档案，应重新划定保管期限。
保管期满但未结清债权债务或涉及其他未了事项的电子发票档案不应销毁，应单独抽出立卷或转存，直至未了事项完结为止。单独抽出立卷或转存的电子发票档案，应在电子发票档案鉴定意见书、电子发票档案销毁清册和电子发票档案保管清册中列明。
13.3.2销毁
b)单位负责人、档案管理机构负责人、档案管理机构经办人在电子发票档案销毁清册上签署意见。
c)单位档案管理机构负责组织电子发票档案销毁工作，并与发票管理机构共同派员监销，销毁完成后监销人员在销毁清单上签字。电子发票档案销毁应通过物理删除的方式进行，并进行不可恢复性验证，销毁清册及记录宜输出纸质文件永久保存。
该目录给出了电子会计档案保存时所用的目录文件格式。
档号、保管期限在编号后填写。文件号根据电子会计资料的类别分别填写电子会计凭证号、电子会计账簿号或电子财务会计报告号。电子会计凭证题名填写“摘要”;电子会计账簿题名填写“会计期间+账簿类别”;其他电子会计资料题名填写其实际题名。电子文件名填写电子会计档案的计算机文件名(含扩展名);数量填写电子会计档案包含的电子文档个数。
立档单位名称
电子发票档案年度
电子发票档案数量
移交数据量
移交载体类型
载体规格
审核意见
归档责任人(签名)
年月日
归档审核责任人(签名)
企业公章
F.1.1归档载体安全性检测
主要对归档载体的读取速度与常规读取速度进行比对，人工判断归档载体外观有无划痕、是否清洁，对照国家规定判断归档载体是否符合长期存储要求，以保证归档载体安全、可靠。
F.1.2电子文件病毒检测
主要对系统环境是否安装杀毒软件、对归档信息包及归档电子发票是否感染病毒进行检测，以保证归档电子文件没有感染病毒。
F.2.2电子文件内容真实性检测
主要检测归档电子文件的内容数据与元数据或电子台账记录的信息是否一致，检测内容包括电子发票文件名、发票代码、发票号码等，以保证归档电子发票的内容与元数据或电子台账数据一致。
F.3.1电子文件数据总量检测
主要对归档登记的电子发票数量、字节数与实际归档的电子发票数量、字节数是否相符进行检测，以保证归档登记的电子发票与实际归档情况相符。
F.3.2电子文件内容完整性检测
主要对电子文件是否有对应的内容数据、内容数据是否齐全完整进行检测，以保证电子发票的内容完整性。
F.3.3元数据或电子台账完整性检测
主要对电子发票元数据或电子台账是否齐全、完整进行检测，逐项比对电子发票内容数据与元数据或电子台账记录的数据，以保证元数据或电子台账记录的数据齐全、完整。
F.4.1元数据或电子台账可用性检测
主要对元数据或电子台账是否可以被正常访问、解析、读取进行检测，以保证元数据或电子台账的可访问性、可读性。
F.4.2电子文件内容可用性检测
主要对电子文件的数据格式是否符合归档要求、内容数据是否可以被正常浏览进行检测，以保证电子文件格式符合归档要求、内容数据可读。
F.4.3电子文件软硬件环境检测
主要对电子文件的软硬件环境进行合规性检测，判断软硬件环境是否符合长期保管要求，以保证电子文件的软硬件环境符合归档要求。
红字发票信息确认单
销售方
纳税人名称(销
方)
购买方
纳税人名称
(购方)
统一社会信用代码/纳税人识别号(销方)
统一社会信用代码/纳税人识别号(购方)
开具
红字
发票
确认
信息
内容
项目名称
数量
单价
金额
税率/征收率
税额
合计
一、录入方身份。
1.销售方□2.购买方□
二、冲红原因；
1.开票有误□2.销货退回□3.服务中止□4.销售折让□三、对应蓝字发票抵扣增值税销项税额情况：