文字文档的基本操作及常用功能智能媒体管理(IMM)

当要对文本或对象进行编辑时，需要先选定要操作的文本块或对象。在文字文档中，用户可以使用鼠标、键盘或键盘配合鼠标选定文本，而对象只能通过鼠标或键盘配合鼠标来选定。

根据选定对象的个数不同，执行的操作也不同。选定对象的两种方式如下：

选定文本或对象后，即可对选定内容进行各种操作，如复制、剪切和粘贴等。

如果需要连续使用格式刷，可以双击格式刷图标。

复制、剪切和粘贴文本或对象的操作步骤如下：

文字文档提供了撤销和恢复功能，通过该功能可以撤销或恢复最近执行过的一些操作。

如果需要撤消多次操作，重复执行撤销操作即可。

文字文档提供了丰富的字体、多种字号和各种字符设置格式。当用户需要改变文字的外观时，需要先选定这些文字，然后设置为目标文字格式。如果没有选择文字便选择格式编排命令，则输入的文字会按设置的格式编排。

用户可以根据使用习惯或者工作需要设置字体。设置字体的操作步骤如下：

字号代表字符的大小。对输入的文本设置字号的操作步骤如下：

字形代表文本的字符格式。在开始功能区中有几个常用的控件图标，用来设置文本字形。各个控件图标及其作用如下表所示。

图标

作用

为选定的文字设置或取消粗体。

为选定的文字设置或取消斜体。

为选定的文字设置或取消下划线。

为选定的文字设置或取消删除线。

文档排版时，在某些段落前加上编号或者某种特定的符号，可以提高文档的条理性。手动输入段落编号或项目符号不仅效率不高，而且在增加、删除段落时还需要手动修改编号顺序。在文字文档中，可以自动给段落创建编号、项目符号或任务列表，并且文字文档提供了标准的中文项目符号和编号及任务列表格式。

段落的缩进是指段落两侧与页边的距离。设置段落缩进可以将一个段落与其他的段落分开，使得文档条理清晰、层次分明，使阅读方便快捷。

编排文档时，可以通过设置行距使文档更加美观简洁。

文字工具可以将原本需手动完成的一系列版面整理工作自动完成，使经过整理后的文档符合中文的行文规范并更加整齐和紧凑。

样式是属性的集合，是为了方便编辑文档而设置的一些格式组合。使用样式可以同时设置文字和段落的多种属性，提高工作效率。

通过文字文档的查找与替换功能，用户可以快速地找到目标文字并用指定的内容替换目标文字。

文字文档的查找功能能够迅速找到特定文本或格式的位置，它不仅可以查找字符、符号、句子等内容，还能够查找字体、字号、特殊字符等。

查找的操作步骤如下：

文字文档的替换功能可以将文档中的目标内容替换为指定内容。

替换的操作步骤如下：

通过插入表格入口，用户可以快速建立一个简单的表格，操作步骤如下：

单元格是表格中存储数据或文字的基本单位，在表格中可以选定一个或多个单元格、行或列，选定的单元格、行或列会以反白显示。

选定单元格、行、列或整个表格后，单击表格以外的任意位置可取消选定。

在表格中输入内容的操作步骤如下：

格式化表格内容包括设置单元格中文字的字体、字形、字号、颜色以及对齐方式等。

创建的表格以默认大小放置在文档中。在编辑文档时，可以对表格进行移动或缩放。

缩放表格的操作步骤如下：

用户可以根据需要，在文字中插入图片，使文档更加生动形象。

插入图片的操作步骤如下：

裁剪图片是控制图片显示的范围，而缩放图片是整体地缩小或放大图片。

缩放图片的操作步骤如下：

通过文字环绕功能，用户可以选择图片与周围的文本进行交互的方式，提供更好的图文排版效果。

设置文字环绕的操作步骤如下：

通过为文本建立链接，可以在该文本与其他网页之间建立链接关系。

创建链接的操作步骤如下：

实现方式：按住Ctrl键，鼠标单击已插入链接的文本即可打开链接。

实现方式：右键单击已插入链接的文本，在右键菜单中选择编辑、取消链接等操作。

文字文档提供多种日期格式，用户可以根据需要选择插入不同格式的日期。

插入日期的操作步骤如下：

文字文档的插入符号功能提供了键盘上未能提供的符号，包括希腊字符、数学符号、图形符号等。

插入符号的操作步骤如下：

文字文档支持插入水印，用户可以在文档页面内容后面添加虚影的文字和图片水印。

插入水印的操作步骤如下：

分隔线主要用于分隔文档内容，也可以用于装饰文档。

插入分隔线的操作步骤如下：

如果需要修改分隔线颜色，请单击分隔线列表尾部的分隔线颜色，在打开的颜色面板中选择分隔线颜色。

文档分页是由分页符来控制的，分页符是文档中上一页的结束及下一页的开始的位置。当用户编排的文档或图形填满一页时，文字文档会自动插入一个分页符。

手动插入分页符的操作步骤如下：

插入分栏符的操作步骤如下：

插入换行符的操作步骤如下：

默认情况下，文字文档将整篇文档作为一节来处理。用户可以将文档设置为多个节，每节可以设置独立的页码、页眉、页脚和页边距等格式。

设置文档分节需要插入分节符，插入分节符的操作步骤如下：

各分节符的说明如下表所示。

分节符

说明

插入分节符后，文档设置的新节从下一页开始。

插入分节符后，文档设置的新节从同一页开始。

插入分节符后，文档设置的新节从下一个偶数页开始。

插入分节符后，文档设置的新节从下一个奇数页开始。

页眉是显示在页面顶部正文边框以外的文字内容，在书籍、手册及一些较长的文档中较为常用，主要标示页面内容所属的章节信息等。

创建每页都相同的页眉和页脚的操作步骤如下：

查看文字文档时可以调节缩放比例，如果文档较小，可以调大其百分比，如果文档较大又希望整个文档在可视区范围内，可以调小其百分比。文字文档支持的缩放范围为10%~400%。

设置页边距的操作步骤如下：

用户在多人协作编写文档时，可以对协作者编辑的内容用不同颜色高亮显示。

文字文档支持召唤在线协作者在线开启文档会议。用户发起召唤后，协作者单击召唤通知即可跳转至用户的光标位置。

召唤在线协作者的操作步骤如下：

目录结构主要用于显示文字文档的标题大纲，用户可以单击大纲中的标题展开或收缩下一级标题，并且可以快速定位到标题对应的正文内容。

文字文档支持调用浏览器（手机端浏览器、小程序端不支持）打印在线文件。

打印文档的操作步骤如下：

文字文档提供了将文档导出为图片的功能。

导出为图片的操作步骤如下：

文字文档提供了将文档导出为PDF的功能，用户可以利用PDF阅读器阅读导出的PDF文档。