四、《出席证》自动批量生成模块(16)
五、《合影站位图》自动生成模块(19)
六、《宴请就座图》自动生成模块(21)
七、本系统的优越性(24)
八、其他技巧(25)
结束语(25)
自动生成系统
对于机关和企业的办公室来说，组织会议是经常性工作。在参加人数较多的会议中，座次图的编排是一个关键环节。事先有组织地将参会人员座次安排好，一方面能让参会者均匀分布在会场，避
免会场各处太拥挤或太稀疏；另一方面，遵从于共同价值观的座次顺序，能让参会人员都感到心安，是维护会议严肃性必要条件。
一、《座次图》自动生成模块
（一）原理
传统方法的原理本文所介绍方法的原理
《座次图》自动生成模块的原理，可以概括成“位置—编号—人名”。是对参会人员和会场里的每个座位都进行编号，将相同编号的人名与座位建立一一对应联系，使人名能够自动填写到相同编号对应的会场座位中去。依照此方法建立的座次图，数字编号是核心要素，借助于EXCEL软件所拥有得数字处理优势，大大提升速度和
准确性。
（二）主要步骤
顺序排列好之后，可以请领导审阅过目，遇到顺序不对、人名出错、由于特殊原因需要将一些人提前、放后等情况时，都可以比较容易的调整，然后重新编号。一般情况下编号为纯数字，遇到有发言、领奖等特殊情况时可将这些人单独变编号，如“发1、发2……”，除此之外的其他人员再按数字排列。
★请注意：当姓名为两个字时（如“宋江”），要在两字中间加1
图1
个空格，而不是2个空格。
★本例中，请特别留意：“编号”在“A列”，“姓名”在“B列”。“徐宁”的编号是18号，“阮小七”的编号是31号。
第二步，在《数字布局图》选项卡中画出会场座位摆放图。具体摆几排、每排几个人、有无过道，都要依据会场条件和会议要求而定。之后依据一定的规则对这些座位进行编号（见图2），编号后可以请领导过目认可。编号可以手填，更多的是找到规律后用公式
批量填写。
本例中，共6排，每排18个人，中间有一个过道（左边9人，
右边9人）。按照一般的规律，第一排过道右边为1号，左边为2号，然后向左右和后面发散展开，全部编号分布在从B4到T9的长方形区域内。
★请注意：《数字布局图》与《人员名单》两个表中“编号”的格式要相同，内容要能一一对应，这是本系统的核心设置。
★本例中，请特别留意：“18”所在位置是“第1排，左1”，也就是B4单元格，“31”在“第2排，右7”，也就是R5单元格。
第三步，在《座次图》选项卡中，将《数字布局图》内容完全复制过来，去掉其中的编号。在原来编号区域（B4到T9）使用VLOOKUP函数定义公式。首先，在左上角的B4单元格内输入如下内容：
=VLOOKUP(数字布局图！B4，人员名单！$A:$B，2，0)按回车键，这个单元格内会自动出现两个字“徐宁”。B4到T9范围内其他单元格不必另外定义函数公式，只要点击B4单元格，将鼠标悬停在这个单元格右下角约1秒，会出现一个很小的“+”符号，请按住鼠标左键不放，向右拖拽，便完成了第一排的函数公式定义，鼠标仍然不松手，再向下拖拽，便完成了所有6排的函数公式定义。
最后，进行必要的格式调整，可看到下表内容，这就是我们所需要的《座次图》(图3)。
所谓“必要的格式调整”，包括：1.将所有单元格文字竖行排列（右键，设置单元格格式-对齐—文字方向—竖向）；2.将原先过道位置图3图2图2
（K4:K9）的内容清空，表格边框变为无色，填充颜色变为无色。
3.对B4到T9区域内的字体大小进行调整，如果四个字的人名，可
以缩小字号以确保完全显示。
★请注意：1、在定义公式时，“$A:$B”中的“$”表示的绝对引用，不能随便不写。2、函数定义可以用函数编辑器（图4）逐个找参数，避免手工输入容易出错。
lookup_value：待查找值
table_array：被查找数据表格范围
col_index_num：向右查找的列数
range_lookup：查找类型，一般为0
图4
★本例中，请特别留意：“徐宁”所在的位置为“第1排，左1”，也
就是B4单元格，在《数字布局图》选项卡中B4单元格中的内容是
“18”，在《人员名单》选项卡中编号18的人为“徐宁”。同样的，“阮小
七”所在的位置为R5单元格。在《数字布局图》选项卡中，R5单元
格中的内容是“31”。在《人员名单》选项卡中编号31的人为“阮小
七”。查看其他人如宋江、李逵等等都是如此。
上述不是巧合，而是VLOOKUP函数自动将人名、编号、位置
联系到了一起。VLOOKUP函数会以《数字布局图》相同位置的数
字编号为媒介，找到《人员名单》对应的人名，将其“搬运”到函数被
定义的位置。VLOOKUP函数的工作机制是本系统的核心知识。
（三）VLOOKUP函数的运作机制
VLOOKUP是EXCEL软件中一个查找引用类函数。其格式为：
f(x)=VLOOKUP(待查找值，被查找数据表格范围，向右查找的列数，0)《座次图》B4单元格位置之所以最后能被自动填入“徐宁”。是因为设置了下面的函数公式：