档案是历史活动的真实记录，不仅内容极其丰富，而且可信程度较高。历代史官编史主要靠的就是档案资料。孔子“得百二十国宝书”而修订《春秋》，司马迁“代为史官，亲掌图籍”而编成《史记》，班固任兰台令史，“选择前书，缀集所闻，以为《汉书》”。隋唐后，凡全国性图经史志，均离不开官方秘阁的档案资料。无论首轮修志还是二轮修志，同样必须依靠各级档案部门的资料，要得到各级档案部门的全力支持和配合。
档案资料中有的是外文资料，需要组织人力进行翻译。还有另外一种情况，就是有一些少数民族文字的档案，由于缺乏专门人才，有大量资料无法译成汉字而加以利用。如满族文献，据介绍约有200多万件（册），已经整理的只有1.5万件。
（二）图书资料
（三）报刊资料
（四）实物资料
实物资料，是指保存至今具有资料价值的各种历史实物。这种实物很多，也很有价值。
1．遗址、遗迹。像古文化遗址、革命斗争遗址、古战场遗址。
2．旧居、遗物。像名人故居、出土文物、历史文物。
3．图片、照片。图片古已有之，照片存世才一百多年的历史。这是形象的资料，非一般资料可比。旧志中照片很少，许多人、事、物都只能凭想象而看不到庐山真面目。
4．原始凭证、票据。
5．古建筑。中国的古建筑留存下来的较少，原因是大多为砖木结构，在历史的长河中容易毁坏。
（五）口述资料
也称口头资料、“口述史”，是一种以口头流传方式保存下来的历史资料。其特征是存储在人们的记忆里或流传在群众的口头，并未整理成文字资料。此种资料若不注意抓紧搜集，就有可能“跑掉”，因此通常也被称为“活材料”。
通过调查、访问搜集历史资料古已有之。如：孔子所著《春秋》，追述唐、尧、虞、舜的历史，所用便是口头资料。儒家十三经中的《尚书》、《诗经》、《左传》、《论语》、《孝经》、《尔雅》、《孟子》等也是口头传授再整理而成的作品。司马迁所著《史记》，也引用了大量的口头资料。如《史记·魏世家》写道：“吾适大梁之墟，墟中人曰：‘秦之破梁，引河沟而灌大梁，三月城坏，王请降，遂灭魏。’”这段文字就是依据口述资料写成的。国外的《荷马史诗》、《马可波罗游记》等也均是口头历史的产物。
口述资料，以内容来分，不外乎以人为主、以事为主和以物为主三种。以人为主的，又有自述和他述两种。口述资料，还可以分成当事人口述、知情人口述、旁观者口述和热心传播者口述四种不同情况。
口述资料的价值非常大，主要体现在：（1）口述资料一般可读性较强；（2）记录历史比文字资料更加广泛；（3）记录历史的方法比文字资料更加多样；（4）记录历史比文字资料更加具体；（5）记录历史比文字资料更加生动；（6）与文字资料相配合后，记录历史更加完整；（7）比文字资料更加通俗易懂；（8）个性化明显。
搜集地方志资料一定要注重搜集口述史资料。朱佳木曾指出：历史领域和地方志编修中的当代部分，特别需要口述史。
运用口述资料一定要进行认真考证，不可轻信。有一部镇志，记述明代一位抗倭志士（是位太学生）的事迹，说他募兵300人，并在当地一座叫作连笔华桥的地方与倭寇激战，倭寇被那太学生打得“落花流水，溃不成军”。但查阅当地县志，明确记载“明史有传”，在那次战斗中，那太学生“寡不敌众，不幸战死”。是什么原因造成这一差错的呢？原来，编写人员没有依据县志，而是根据太学生后裔的口述资料。后裔们总想把祖宗说得更加“高大”些，遂造成这一差错。可见，在利用口述资料时，必须尽量利用文字资料进行佐证。
（六）旧志资料
我国的二十五史等史书，资料丰富。但地方上的史料，在二十五史中是很难见到的，除非这个地方历史上出过大名人，发生过在全国有影响的大事情。地方上的史实，主要靠地方志来记载和保存。要了解地方上的旧资料，主要还是靠旧方志提供。旧志中的资料是很多的，无论是建置方面、地理方面还是经济方面，都有大量的史料。如经济方面，无论是农业、工业还是商业、物产等，都可以查到许多有用的资料。
（七）统计资料
统计资料，也就是数据资料，主要见诸各种统计表格之中。方志编纂离不开统计资料，统计资料已经成为地方志中绝不可少的有机部分。列宁曾经说过，统计是认识社会的最有力武器之一。毛泽东也曾说：要胸中有数，要懂得注意事物的数量方面，懂得注意基本的统计，主要的百分比。统计资料的作用是很大的，它具有综合概括、省约文字、完备体例、保存史料、科学规范等多种作用。1984年1月6日，国务院在关于加强统计工作的决定中指出：“不善于运用统计数据来研究问题指导工作，这种情况必须改变。”注意搜集并运用统计资料，是地方志编纂史上的一个优良传统，应该予以继承和发扬。
（八）音像
在照相机没有发明之前，地方志中不可能有照片资料；在留声机、磁盘没有产生之前，地方志中也不可能有多媒体资料。如今，随着录音、录像、数码照相、特技摄影等的诞生，音像资料越来越多。许多地方建立起专门的音像资料馆。1998年，全国共有音像电子出版单位293家，全国全年出版录音制品8148种，其中盒式录音带（AT）6262种、11234.14万盒，激光唱片（CD）1886种、748.99万张。全年出版录像制品8990种，出版数量5956.71万盒（张），其中包括盒式录像带（VT）3418种、183.12万盒；激光视盘（LD）15种、2.82万张；数码激光视盘（VCD）5557种、5770.77万张。一年的音像资料就如此之多，总量就更加可观。而且，二轮方志除纸质志书外，一般都制作有光盘等音像读物，所以音像资料已经成为方志资料的重要组成部分。
（九）网络资料
网络资料是二轮修志中出现的新内容。现在，许多部门和单位都有自己的网络，也就是资料库。比如，现在各级政府都有政府网站，有关单位也有门户网站。通过网上查找搜索，就可看到自己所需要的资料。从网上下载下来，便是资料。当然，也须进行严格的核查，以确保其真实性。
（十）其他
对修志有用的资料，还有许多。如手稿、书信、日记等私人著述资料，家谱资料，学校同学通讯录，私人保管的工商实业资料等。只要对修志有用，都要注意搜集。特别是谱牒资料，甚为重要，它与正史、方志一起，构成了中国宗法社会的三大文化支柱。所以，修志人员不能轻视它，应把它看作方志资料的重要组成部分。
二方志资料的搜集步骤
（一）拟订搜集资料的提纲
搜集资料提纲的拟订与方志篇目的设计，两者之间有联系，也有区别。搜集资料的提纲，是在方志篇目的基础上拟定的。不能脱离篇目自搞一套。但只有方志篇目而没有搜集资料的提纲也不行。篇目只是一栋建筑的平面设计蓝图，搜集资料提纲则是建造房屋前后勤部门的采购计划，是所需建筑材料的清单。提纲比篇目详细得多。有了提纲，修志人员就可以“按图索骥”去搜集资料。比如人物卷中的传记部分，方志篇目中至多列到传主姓名，而搜集资料的提纲，则可以细列其别名、籍贯、出生年月、文化程度、主要简历、主要事迹等。
（二）明确人员的分工
搜集资料要进行分工，责任到人，不能一哄而上。搜集资料若不明确分工，不仅无法调动编纂人员的工作积极性，而且会事倍功半，或者重复，或者缺漏。搜集资料是“出去一把抓，回来再分家”，还是专人承包？一般来说以后者为好。编辑人员是有采有编，还是采编分离？首轮新方志编纂的经验说明，除一些文字水平实在难以胜任的撰稿者外，还是采取采编合一为好。有了责任，也就有了积极性，事情才会做得好。
（三）区分先后缓急
搜集资料应该对先后缓急适当加以区分。首轮修志中对搜集资料的步骤有过“三先三后”、“五先五后”等说法。所谓“三先三后”，就是“先内后外、先近后远、先活后死”。所谓“五先五后”，就是“先内后外、先近后远、先易后难、先急后缓、先全面后难点”。也有的地方把“先易后难”改成为“先合后分”，意思就是“出去一把抓，回来再分家”。这儿的“内”指的是本单位、本地区，“外”指的是外单位、外地区。这儿的“死”指的是文字资料，“活”指的是口头资料。对此，有人不以为然，认为搜集资料无须分什么先后，只要去搜集就是了。事实上，适当讲一点先后缓急并无坏处。比如，有的资料自己家中有，又何必再跑到别人家去搜集呢？有的口头资料若不抓紧去搜集，可能等你想到再去搜集时，也许永远搜集不到，因为被采访对象已经谢世了。有的疑难资料一时难以搜集到手，若去钻牛角尖，结果事倍功半，而如果先扫清外围，再去攻碉堡，也许不觉得特别困难。特别要注意的是，搜集资料时，切不可丢下“面”，也就是丢下进度不管，执意去攻碉堡。当然，在搜集资料的过程中，谁先谁后也不是一成不变的，要根据具体情况灵活运用。
三方志资料的搜集途径
（一）查阅档案（包括缩微胶卷、外文资料等）
到档案馆去查档应该是搜集资料最基本的方法，也是首先要做的事情。清理文献档案是搜集资料的起步工作。档案馆里有大量编纂志书所需要的资料，先到档案馆查阅资料，可以保证搜集资料的工作顺利开展，避免走弯路。大量的篇章，经过查档，可以得到所需资料的基本部分，为日后编写资料长编或初稿奠定基础。档案的数量惊人，这就需要找个“向导”，即档案馆的卷宗目录。比如，有个县的档案馆有档案全宗107个，88755卷，排架长达865米。如此多的原始档案，不看目录是无法查寻的。目录页就是检索档案的工具。这些目录，有的是本子，有的是卡片，总共有44种目录（或卡片），536册。内容有民国档案的目录、现行档案开放目录、土改档案目录、档案工作文件索引、机构建立专题卡片、干部任免专题卡片、复退军人名单目录、生产技术档案目录、科学研究档案目录、基本建设档案目录、各种地图专门目录、照片档案目录、录音录像档案目录、省市先进和劳动模范名册、企业开业歇业专题目录等，涵盖了该县方方面面的资料。有了档案目录这个“向导”，查档工作就比较方便。
（二）查阅书刊
书刊是历代文人学者著述的结晶，里面有大量可供修志工作利用的资料。修志人员在查档同时或者之后，应该抓紧从书刊中搜集有用的资料。查阅中国古书，可资利用的目录书有《四库全书简明目录》、《中国丛书综录》、《贩书偶记》、《贩书偶记续编》、《古籍目录》等。查阅1949年以来的图书，有国家版本图书馆所编的《全国总书目》、《全国新书目》等。查阅旧方志，则有《中国地方志联合目录》等。
（三）采访、座谈
搜集地方志资料，除文字资料外，必须注意搜集口头资料，这就需要进行采访、座谈活动。采访，就是修志人员自己走出去，拜访当事人或知情人，并做好记录或录音工作。采访必须要有准备。有准备才能提得出问题，才能提得准问题，才有可能由此及彼、顺藤摸瓜地扩大资料线索。所谓“有准备”，就是采访之前要列出详细的采访提纲，初步熟悉一下与采访有关的人和事。有了详细的提纲，采访就可以多角度地提出问题，不至于两三个问题后就无话可谈了，影响采访的效果。初步熟悉你所要了解的人和事，与采访对象交谈时，就能扩大交谈面，深挖细找所需要的有关资料。无论是采访还是座谈，必须尊重被采访者的原话如实记载，不可自以为是，随便修改采访记录。要请讲述者对采访记录予以阅读确认，并签上自己的姓名。若是集体座谈，参加者都要签上姓名。
口头资料是记忆中的资料，不像文字资料那样不会走样。所以，在个别采访的同时，还应该集体座谈。座谈所得资料，由于互相进行了回忆、核实，较个别采访所得资料，应该更加牢靠。
当然，对于文化水平较高的被采访对象来说，约请撰写回忆录，也是搜集口头资料的一种常见办法。
（四）实地调查
旧方志编纂，采访人员实地调查搜集资料是常采用的一种比较简单的办法，尔后将所得资料拿回来交给主编人员。新方志编纂，搜集资料讲究责任到人，但并不排斥采访人员进行实地调查从而获取资料。而且，由于市场经济秩序的建立，二轮志书的资料搜集难度加大，有许多资料可能没有专门的部门提供，需要修志人员进行实地调查才能获得。
（五）问卷调查
问卷调查是一种比较新颖的资料搜集方法。问卷上印有调查者所需的各种各样的问题，答案往往已经给出，由被调查者根据本身的实际情况选择某项或某几项。此种调查，所调查的对象数量一般比较多，所调查的问题又是大家共同关心的，根据解答者的数量多少，调查者对问题作出比较明确的判断。
（六）抽样调查
（七）网络下载
搜集资料的途径还有许多。比如请教专家学者，请他们“指路”。加强修志单位之间的协作，将所搜集到的资料互通有无等。
四方志资料的搜集方式
（一）复印
（二）翻拍
翻拍，一般指的是旧照片、旧档案，由于原件无法复印，只能进行翻拍。翻拍要尽量做到保持原貌不走样。当然，一些旧照片可以输入电脑，经过适当的技术处理，画面效果可能比原来要好一点。
（三）摘抄
（四）记录
记录是采访的基本要求。采访、座谈时一定要做好记录，记录有时可能记错，记后最好请被采访者审阅一遍，纠正记录中的差错。
（五）录音
搜集资料，仅靠记录是不够的。在采访时，除记录以外，要有录音设备，把被采访者的口述尽量完整地保存下来，通过整理可以弥补记录中的不足。地方志书中的方言部分，如果没有录音资料，要准确地记载下来是相当困难的。如果把录音资料保存到音像志书中去，作用就更大。
（六）摄影
（七）录像
录像，是二轮修志搜集资料的新方式。对于纸质的志书来说，录像的作用也许不够突出，但对于要制作光盘和多媒体的志书来说，录像资料就可以大显身手。
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