导语：如何才能写好一篇电子档案管理的优势，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。
二、电子文档的储存
三、电子文档的安全与保密
所以，我们需要不定时对信息系统进行检查，确保档案信息系统的安全；此外，从档案资料的录入到读取信息利用都需要由专人负责，实行专人专机使用，确保电子文档的安全与保密；对于保存在电脑里的文档，也要不定时进行备份或者拷贝到特定的存储介质，如移动硬盘、光盘，防止文档的丢失。纸介文档虽然在查阅、利用比较麻烦，但由于它处于专门的密闭空间，安全性相对比电子文档好。
关键词：事业单位；电子档案管理；对策
方便、快捷的电子档案管理模式，已逐步取代传统的纸质档案管理模式，在事业单位的档案管理工作中逐步推广应用。但是，目前事业单位的电子档案管理还处于无序管理的状态，缺少制度规范，存在一些不足。本文从电子档案的优势、不足、对策三个方面进行了阐述，以加快事业单位电子档案管理制度化、规范化进程。
一、电子档案的优越性
1.电子档案能有效降低办公成本
2.电子档案管理能进一步提高工作效率
3.电子档案保密程度更高
传统的立卷归档，利用者如果需要其中的一份档案，就能看到整卷档案的内容，而使用电子档案管理，需要哪一件就看哪一件，其他的不会看到，大大提高了保密程度。
4.电子档案更有利于发挥档案资料的价值
二、电子档案管理中遇到的问题
1.安全性问题
计算机给人们带来方便、快捷的同时，其安全性不容忽视。机房、计算机、打印机等硬件设备陈旧，杀毒软件等配套软件不到位，档案管理人员安全意识不强，对移动硬盘、U盘、光盘等存储设备重视程度不够，都会直接影响电子档案的安全。同时，电子档案在发送、接收、保管和归档过程中，可能遭遇病毒入侵、窃听、泄密、篡改、伪造等安全问题。
2.档案管理人员认识问题
3.电子档案管理制度不健全
三、电子档案管理的对策及建议
1.完善电子档案管理软硬件设施，确保电子档案安全
高质量的硬件设备、稳定安全的软件和系统、相对独立的电子档案管理区域，是电子档案能够持续稳定发展的基础。因此要加大软硬件投入，配足配齐设施设备，加强对计算机储存设备的安全保护，实行专机专人用，对计算机的软件和硬件设备进行定期的更新和维护，以保障计算机设备的正常运行。设置专门的电子档案管理工作区域，安装电子监控、防盗门窗等设施，确保设施设备安全。
2.培养专业的电子档案管理人员
3.建立健全电子档案管理的各项规章制度
电子档案管理制度化、规范化管理，必须有健全完善的规章制度作为保障。事业单位要结合档案法、档案管理规定的要求，立足工作实际，制定本单位的电子文件归档及电子档案管理办法，明确收集、整理、归档、审核、检验、调阅等标准，促进岗位职责、硬件设备、软件升级、人员培训、保密协议等各项工作制度化、规范化，确保电子档案管理工作安全有序发展。
结语：电子档案管理的优势明显，也顺应了时展的需要。但是目前事业单位的电子档案管理还不够成熟，还需档案管理人员深入调研，积极探索，提高业务能力和网络操作技能，还需逐步完善硬件设施设备，建立健全规章制度，推动事业单位电子档案管理工作逐步制度化、规范化，进一步发挥档案资料的利用价值。
参考文献：
[1]吴秀娟，浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理，管理视察，2013年第19期。
[2]杨玲花.浅析高校电子档案存在的风险及防范措施，商情，2013年第24期
【关键词】医院电子档案管理实践
医院在工作中通过对护理、医疗、教学、管理活动的总结建立档案，对具有价值的文字、研究、图标与音像等进行记录与保留，对于医院以后的研究与调查提供资料与指导作用。随着经济的发展与社会的不断进步，高新技术与计算机在医院档案管理中得到了广泛的推广与使用，其在提供很大便利的同时也带来了比较多的问题。本文根据医院电子档案优点与缺点，结合医院在管理工作中使用电子档案应该注意的问题，论述在医院档案管理中电子档案的重要性。
1.医院电子档案管理的现状
近年来，国内医院电子档案管理得到了迅速的发展，医院加大资金投入用于档案的管理，充分的运用网络技术，实现了档案管理的网络化与数字化，综合档案信息资源的管理取得了较大成就。然而科室管理还存在着一些问题，这些问题影响了医院技术的提高与发展。
1.1档案管理人员水平与素质缺乏
档案管理并不只是单纯的看管，一些医院在进行档案管理时由于存在认知的错误，对档案管理的重要性不能充分的认识，档案管理人员的选用上大多不是专业人员，这些人员由于对档案管理知识的缺乏，在管理时存在着严重的失误，分类不严密，管理不科学等问题广泛存在，医护人员需要档案进行研究时，不能有效及时的提供，耽搁科研工作的进行。现代社会的发展，许多医院实现了档案管理的信息化管理，原有的管理人员在计算机操作水平上知识欠缺，不利于推动医院电子档案管理的数字化，影响了医院推动信心化、数字化管理的进程。
1.2协调机构的空缺
1.3档案管理水平较低，标准不统一
许多医院的档案管理硬件设施并不完善，规模较小的医院没有足够的资金支持，而一些大医院虽然硬件较先进，但是并不能满足医院众多档案管理的需要，且医院不愿意投入更多的资金与人力进行档案的管理，这就造成了档案系统管理的不完善，人力与硬件的缺乏导致在数据输入时出现差错，且资源共享不能有效的实现，标准化较低是医院采用网络对电子档案进行管理时存在的突出问题。
2.电子档案管理的优点
其次由于电子文本自身也属于网络资源一种方式，因此其也能够采用电子网络来进行有效传输。同时其还拥有传统的传输方式所无法超越的优势，具有比较快的传播速度，能够满足当前人们高传播速度的要求，带来比较大的经济效益。
3.解决电子档案管理问题的对策
3.1加强档案管理教育，增强管理人员的意识
档案管理虽然在医院发展中起着巨大的推进作用，然而医院管理人员意识较淡薄，忽视了档案管理的重要性，不利于档案管理与医院的发展。档案管理者在管理中思想陈旧、单一，档案只是用来收藏而不能得到有效的利用，且档案管理人员的水品不足，导致电子档案管理存在着严重的问题，针对这一现象，可以对管理人员进行专业知识的培训，针对现代社会对档案管理的要求，引进专业而又复合型人才，保证医院电子档案的科学发展。医院要将电子档案管理工作作为重要工作内容，对电子档案管理的职能进行充分的完善，注重收集与使用。
3.2建立良好的规章制度
4.结束语
医院电子档案管理对于医院的科研、提高医院的医疗水平，改善护患关系有着重要的作用，因此，医院在日常工作中要引起足够的重视，提高医院的其他业务水平的同时，加强科室管理，实现二者的共同发展。
[1]吴晓琪.医院档案与医院文化建设[J].江苏卫生事业管理，2002，13（6）：44-45
【摘要】本文对档案在事业单位中的重要作用进行研究，希望能对我国事业单位的档案管理工作提供帮助。
关键词电子档案；事业单位；档案管理；重要作用
随着电子计算机网络技术的不断更新，在我国事业单位的档案管理中，电子档案管理已经逐渐取代了纸质档案的管理模式，并且逐渐居于主要的地位，可以说，这是对我国事业单位档案管理工作的一次变革，它以自动化的办公方式取代了纯手工的办公方式，提高了档案管理人员的办公效率，但是，任何事物在发展的过程中，都会存在一定的问题，这就需要我们进行不断的探索，寻找出改善问题的方式与方法，只有这样，才能更好地使得电子档案发挥其在档案管理中的有效作用。
一、电子档案管理概述
目前，在大多数事业单位档案管理的工作中，基本运用了电子档案的管理方式，使得自动化办公有了充分的发展空间，大大提高了工作人员的工作效率。在电子档案管理工作中，工作人员只需要将档案的信息输入到计算机的系统之中，计算机便会将这些信息进行编排，形成电子文件，然后再通过电子计算机后台的运作，将这些文件进行统一的处理。这样不仅仅方便了工作人员的档案管理工作，同时也为用户的档案查询带来了一定的便利。这样有利于事业单位各部门的协调发展，促进我国事业单位的稳定发展。
二、电子档案管理的优势
（一）高效、快捷。在事业单位的电子档案管理工作中，利用先进的计算机管理技术，在很大程度上为电子档案的归档工作提供了快捷的管理手段，为信息的利用提供了快速的途径，免除了传统的手工档案管理中立卷归档、检索查找的困难，达到减轻档案管理工作人员工作量的目的，提高了档案归档的质量和检索的速度，使得档案管理工作不再变得繁琐与枯燥。另外，由于电子档案实现了档案的随机管理，这就把集中的立卷工作变为了随时整理立卷的工作，提高了立卷管理的水平，可以实现档案随时归档的目的。由此不难看出，高效与快捷是电子档案管理的突出优势。
三、电子档案管理在事业单位档案管理中的重要作用
（一）强化了广大档案管理人员的档案意识。很多工作人员对自己的档案根本就不重视，所以，不能使他们的档案被很好地利用以及保护。而电子档案出现之后，由于它快捷，便于操作，实现了员工对自己的档案管理的实践，事业单位提高了对档案的利用率，这就使得员工认识到档案对他们自身发展的重要性，进而强化了他们的档案意识。
（二）充分认识电子计算机管理档案工作的重要性。可以说，电子档案管理在很大程度上使得事业单位档案管理工作的质量得到了不断的提高，尤其是在文件的管理上，运用电子计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辨认到期应销毁的文件和档案的归档利用工作，使得事业单位中从事档案管理的工作人员，充分认识到电子档案管理的重要性，进而促进了事业单位的档案管理工作顺利地进行，提高了档案管理的质量。
[1]杨卉，刘敏.浅谈事业单位档案管理的电子化建设[J].办公室业务，2015，10（1）：75~76.
[2]刘欣欣.浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理[J].科技视野，2014，11（2）：199.
1电子档案的特点优势
1.1保密性强
相较于传统纸质档案的整卷查阅所带来的风险，现在所使用的电子档案可以实现部分查阅，这就在一定程度上降低了档案被泄露的风险性。在进行纸质档案查阅时，因为所有的档案信息都是连在一起的，所以，不可避免的会看到一些所查阅资料之外的信息，不利于档案的保密[1]。档案查阅时，只能够接触所需的单份文件，而无法了解其他内容，实现了文件的保密。同时，电子档案的查阅是利用计算机的技术，改变了纸质档案查找时的困难。
1.2高效、快捷
1.3提高档案的使用效率
1.4及时补漏增缺
传统文书在资料收集时，如果出现漏记、漏交的情况，为了及时的增缺补漏，就要把文书进行拆卷重做，这样既浪M了人力、物力、财力，又降低了工作效率。如果电子档案中出现了问题，可以直接利用计算机进行修改、更正，更加方便、快捷，省时省力，让档案随时保持在最新状态。
2电子档案管理中存在的问题
2.1管理不规范
2.2档案管理人员素质不高
2.3电子档案安全问题
3电子档案管理的创新性对策
建立健全电子档案的各项规章制度，实施高效、科学、规范的管理，让电子档案管理走出无序化状态。电子档案在事业单位中的应用已经非常普遍，但是由于缺乏档案之间的联系，导致无法进行集中管理。为了充分的开发利用电子档案，发挥其高效便捷的作用，提高工作效率，首先就要完善电子档案的管理制度。详细规定电子档案的制作、审查、收集、保管、整理等环节，并且结合事业单位的特点对档案进行补充和完善。电子档案管理制度是档案管理工作的依据，有利于规范工作人员的行为，实行档案的统一集中管理。
3.2培养专业的档案管理人员
电子档案的管理水平是由档案管理人员所决定的，因此，在进行电子档案管理时，必须采用专业的管理人员。首先，在进行人员聘用时，要选用一些专业知识强，并且计算机技术过硬的高素质复合型人才。其次，对于已有的档案管理人才要进行定期的培训教育，提高他们的计算机技术和职业道德。之后，由于电子档案管理是一项内容复杂、专业性较强的一项系统性工作，所以，要尽量避免人员的流动或将人员流动控制在合理的范围内，以保障工作的延续性和长期性。
3.3提高电子档案的安全性
电子档案的安全是电子档案管理中的一大重点，首先，要设置访客权限，根据档案的保密程度设置权限，划分读取人群，保障电子档案的机密性。其次，对一些保密性较强的档案设置使用期限，控制使用范围。另外，电子档案的管理人员要开启电子档案管理系统的监控和自动记录功能，防止档案的外流。
3.4加大资金投入
2电子政务环境对档案管理的巨大影响
2.1理论层面
2.1.1促进档案部门树立开放式服务理念
电子政务是一个政府部门运用信息网络技术，向公众、企事业单位以及其他政府机构提供信息和服务的过程，其管理和服务是在一个开放的平台上进行的。电子政务的核心思想之一就是使得政务更加公开化、透明化，政府的职能要从管理型转向服务型。电子政务的开放模式，有助于档案部门树立一种开放的全新的档案利用服务意识，为档案利用服务开拓一个新的发展空间。在电子政务环境下的档案利用服务，就要求档案部门转变观念，改变“坐堂式”的、“你要我供”的被动提供利用方式，树立开放式主动利用服务理念，更大程度地向社会大众开放档案，变传统的主要服务于行政部门向服务于公众转变。开放式的档案服务理念意识，顺应电子政务建设与发展的需要，可以使档案走向社会、走进大众的生活，满意社会各方面对档案利用的需要。这就要求档案部门以开放的理念,谋划利用服务工作,借助计算机网络技术构建档案信息服务利用模式。
2.1.2档案管理基础理论受到的冲击
2.2实践层面
2.2.1档案管理工作重心的转移
电子政务环境下，档案管理的基本矛盾不仅限于档案管理水平的有限性与档案利用需求的多样性之间的矛盾，而更多地表现为档案信息供给能力与多变的档案信息需求之间的矛盾，是档案管理机构数字化档案信息的收集能力、服务能力和用户需求水平之间的矛盾。基本矛盾的改变使档案管理工作的重心向数字化档案信息的收集能力和服务能力上转移，以满足千变万化的用户需求。
2.2.2档案管理业务流程急需重组
电子政务环境下，档案的存在方式不再是纸质的，而是数字化的。数字化档案信息具有可随机存取、检索，可快速远程传递等优势，这种区别不仅改变了档案信息载体的表现形式和信息的组织方式，还决定了档案管理工作各个业务流程中所采取的方法。如档案收集工作，电子政务环境下，一旦文件形成后被确认为有保存价值，系统就会对其进行自动归档，通过网络传递的形式使其处于档案管理部门的全面监控之下。因此，传统的收集工作“解决档案分散性与档案要求集中利用之间的矛盾”在电子政务环境下，几乎可以忽略不计了。
3电子政务环境下的档案管理策略
3.1管理目标———信息资源共享
电子政务信息资源主要包括两大部分：其一是电子政府为维持系统正常运转而存储的大量有价值信息，即传统的政务档案信息。这部分信息经过档案管理部门的鉴定，将作为档案馆的数字化馆藏而成为档案信息资源的重要组成部分，纳入数字档案馆的信息资源建设中，由政府部门提供设备和资金，利用档案部门的人力与智力资源优势，进行信息资源的联合开发，从而形成优势互补、资源共建共享的信息化建设机制。其二是电子政务系统在进行政务处理工作中产生的以电子文件为代表的政务信息，这类信息将成为今后档案信息资源的主体，是未来的主流信息源。
3.2管理策略———前端控制
电子政府的“整个服务过程变成了一个信息过程，用户的服务要求和政府对这一要求提供的服务都以信息的形式传输，这成为电子政府的一个最显著特征。”因此，电子政府服务过程的实质是信息服务，现行文件和档案信息的开放是其信息服务内容之一。由于电子的整体性、连续性和现实性，档案管理要在电子政务的整个服务过程中发挥作用，就不能停留在传统的后端被动服务阶段，而必须采用积极的“前端控制”策略。
3.3管理保障———信息安全与标准规范
电子政务环境下，信息对象的多样性与复杂性向档案管理工作提出了不少新的问题亟待解决，其中信息安全问题与标准规范问题是档案管理功能顺利实现的根本保障。电子政务系统的易受攻击性和安全管理体制的不健全，使档案部门将要面临更多的安全问题。
关键词：电子档案；档案管理；研究
档案以保存、提供利用为主要责任，面对收集、整理、鉴定、保管、检索和利用等任务。当前数字化高度发展的情况下，各行各业都面临管理上的巨大挑战，档案行业也不例外。随着我国信息化建设的快速发展和推进，新型电子档案产生并逐步完善，有取代传统纸质档案的趋势，无论是个人档案或者集体档案，档案承担着记载信息、传承信息以及提供保存、检索供社会利用的责任，落实好档案管理工作十分重要，而在信息社会中如何把握机遇迎接挑战，是档案管理工作者面对的重要课题。
1电子档案的定义
电子档案是随着信息化社会的出现和发展应运而生的新生档案类型，关于它的定义尚未形成绝对的统一，本文选取了几个比较有代表性的定义来阐释电子档案的含义：
学者张雪香在论文《高校电子档案管理》一文中指出，要避免简单的将电子档案等同于电子文件，她认为电子档案比较确切的定义，是指“国家机构、社会组织或个人在社会活动中，于数字设备及环境中直接形成以数码形式记录到磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的有档案价值的文件”。即电子档案是借助计算机系统生成、利用和保存的档案文件。
学者孙笑一则通过特征来阐释电子档案的定义，他提到电子档案具有实体的虚拟化，手段的数字化、网络化、多媒体化，时效性强、周期短，具有交互性和个性化，加工标准化、信息海量化和检索的智能化等特征。
孙丽茹则采用了国家档案局在《电子档案移交与接收办法》（档发[2012]7号）中的定义，即电子档案是指在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。
综上，本文认为电子档案对应的是我们通常说的纸质档案，指可以通过计算机磁盘等载体进行存储的电子文件的集合。
2电子档案管理现状
档案管理电子化进程必然是个长期持续的过程，当不可否认这也是必然趋势，电子档案较之于传统纸质档案优势明显，但在转型过程中也会出现一些必须要面对的问题，本章从电子档案的优势劣势和电子档案管理目前可能存在的问题2方面谈谈我国电子档案管理现状。
2.1电子档案管理优势
电子档案相比于传统的纸质档案管理优势主要体现在：1）降低人力成本，减轻人力负荷。电子档案的载体是数字载体，信息采集和上传也可以通过计算机软硬件完成；2）更利于保存和检索利用。纸质档案的保存对空间及空间条件要求很高，电子档案更容易保存，利用计算机系统也更容易检索利用；3）管理方式更加灵活。电子档案信息修改更加方便，为有序、数字化现代化管理提供了条件。
与此同时，不可否认电子档案在带来诸多方便，使得档案管理效率提高，但也存在一些不容忽视的短板。比如档案文件的真实性和数据保存的安全性问题。电子档案容易修改增删，真实性的保障有赖互联网技术的提高；电子档案数据安全问题也不容小觑，互联网的数据有可能遭遇病毒、黑客袭击等，电子档案存储在终端也面临这样的隐患。
2.2电子档案管理存在的问题
电子档案既有优势又有劣势，但档案管理电子化是不可逆转的必然趋势，在这种大形势下，要明确电子档案管理发展方向，有必要先对目前电子档案管理存在的问题作一了解。
2.2.1对档案管理重视程度不够，意识淡薄
档案管理属于我们所说的冷门专业，岗位也属于偏边缘的岗位，目前我国很多有关部门对于档案管理这一工作并不重视，甚至认为可有可无，不需要花费精力在这一项工作上，使得档案管理工作人员也抱着随意的态度对待工作，这是一个不良循环，而电子档案管理需要运用大量先进的科学技术，意识问题和管理理念是根本对问题。
2.2.2综合型专业人才匮乏
档案工作者对档案管理的专业性自不必说，但既懂档案管理知识也懂信息技术，的综合性专业人才匮乏，给电子档案管理工作高效进行带来了挑战。
互联网知识产权问题还处于起步阶段，电子档案管理法律法规尚未形成体系，有关电子档案管理的专门规则条例极少，统一适用性对法律较少。
3电子档案管理发展方向
当今社会，社会经济发展高速，时展日新月异，知识经济逐渐兴起；大数据时代带来了海量的数据资源，革新了各行各业的常规模式，现代化技术手段强势来袭。利用现代化技术进行档案管理的意义不言而喻，而随着新技术的逐步渗透，人员管理、档案管理侧重点等都必须同步协调发展，本章将从3个方面谈一谈我国电子档案管理的发展方向。
3.1管理理念和管理意识向着现代化、电子化方向发展
随着技术的不断发展和信息社会的高速运转，电子档案管理也将朝着现代化的方向发展。变革的开始首先是理念的变革，正确认识当前档案管理大环境，电子档案管理的必要性和优劣势，树立良好的管理理念，积极了解形势、环境的变化，促进电子档案管理向着现代化方向发展。
3.2电子档案管人才向着专业化趋势发展
3.3多机构、跨部门合作，共同创造安全可靠的互联网大环境
良好的互联网大环境对提高电子档案管理安全性很有帮助，这就需要多部门通力合作，构建完善的档案应用机制，构建完善的电子档案管理计算机信息系统，充分考虑到潜在的一些安全性问题，采取相应的措施。如正规杀毒，防范黑客攻击；归档规范化，管理程序化；完善相应的法律法规，借助法律机构职能作用确保电子档案的安全性。
4总结
参考文献
[1]张雪香.大高校电子档案管理研究[J].湖北师范学院学报（哲学社会科学版）2016，36（1）：81-83.
[2]周茂玉.浅谈电子档案在档案管理中的作用[J].办公室业务，2015，（247）：103，138.
[3]孙笑一.浅析电子档案的主要特征及管理保护策略.[A]“决策论坛――公共政策的创新与分析学术研讨会”论文集（上）[C]，2016.
[4]孙丽茹.试析如何做好电子档案管理.[A]“决策论坛――公共政策的创新与分析学术研讨会”论文集（上）[C]，2016.
1纸质档案
1.1纸质档案概述
纸质档案是应用笔和纸对于事件进行记录的形式，通过文字或者图标的方式来表达，应用纸张记录成档案进行保管。纸质档案在我国存在已久，对于历史文化以及不同阶段的经济发展研究做出了重要的贡献。
1.2纸质档案优势分析
（1）信息以及载体的依附性较强。在纸质档案中，信息以及载体较为统一，保证了信息的原始性，所以更加能保证档案记录资料的真实性。在档案存储信息的可靠性与纸质存储介质的依附性上表现良好。并且由于信息与载体密不可分，所以在修改上较为困难，保证了信息的稳定性，是信息与载体得到了充分的结合，并且在对于档案信息进行利用的时候，只有按照载体记录的文字以及图表等进行信息的获取，实现信息的应用。
1.3纸质档案劣势分析
随着计算机技术的出现，电子档案出现在人们的视野，并且电子档案在行程上相较于纸质档案更加简单，所以也就导致纸质档案与电子档案想比较存在了一些劣势，主要如下：
（2）信息独占性较为明显，并不支持多人同时阅读，纸质档案在进行阅读或者借阅的时候，仅能供一人使用，所以就造成信息资源的利用率较低。
（3）在进行纸质档案管理的时候，管理手段较为落后，电子档案在进行管理和利用的时候应用计算机就可以完成，所以就更加显得纸质档案管理的落后。在进行纸质档案管理时，需要占用的空间较大，并且在借阅以及记录的时候很不方便，在现阶段的管理模式也不能满足社会需求。
2纸质档案在档案信息化管理中的重要性
2.1纸质档案原始凭证可确保档案的真实性
档案生命力最基本的体现就在于档案的原始证据和法律凭证作用两大方面。对档案来说，完全实现数字化和网上应用就必须解决好电子档案的真实性及其法律效力两个问题，对于管理完善的纸质档案来说，其真实性是确定无疑的。纸质档案的真实性和法律效力比电子档案要高出很多。在档信息化管理过程中，因为真实性在电子档案中的难以确定性，对于那些比较重要的文件档案，若利用电子文档，就需要保存原始纸质档案来使其真实性和法律效力有可靠的保证。在计算机网络环境下，面对档案应用空间和种类急剧扩大的现实情况，这种做法对于有效保存和发挥纸质档案的原始凭证作用有着极其重要的作用。
2.2纸质档案稳定性可确保档案信息安全性
因为计算机软硬件系统及信息存储的本身就有缺陷和不足，与纸质档案比较起来，电子档案在传输、存储和利用中的安全性就相对比较弱，也就比传统纸质档案难以进行信息安全防护。很多存在于电子档案中的信息安全问题不可能出现在传统的纸质档案中，且纸质档案安全管理的模式和经验都已经非常成熟。要确保信息环境下的电子档案的安全可靠，不仅需要开发和应用诸多类型的信息安全与技术手段，纸质档案提供的安全保障也有着不可替代的作用。
2.3增强档案信息保存与利用价值的永久性
因为电子文件必须在光盘、磁盘等电子介质的虚拟空间中存储，就不可避免地被存储载体、技术条件和外部环境等因素影响，与纸质实体档案相比，有着比较低的保存和使用寿命。纸质档案安全保存产生威胁的环境，对电子档案存储载体和使用设施保管的要求更为苛刻。对纸质档案来说，为其提供冷热干湿条件适宜、远离自然灾害和人为盗取破坏等因素的环境，则其有着可以超过一千年以上的长期寿命。
3发挥纸质档案在档案信息化管理中优势的方法
3.1促进档案管理人员观念的更新
长期以来，纸质档案都是档案管理人员的管理客体，档案管理人员已习惯于传统纸质档案的管理方式和方法。但是，由于纸质档案与电子档案共存是一个无法避免的发展趋势，这就要求档案管理人员面对现代档案管理信息化大趋势尽快使自己的思想观念实现从传统到现代的转变，以全面型档案管理人才的标准要求自己，与时代的要求合拍，科学管理电子档案。档案管理人员只有在不断提高自己综合素质的基础上，进一步强化自我创新能力，才能树立起现代档案管理人员的新形象。
3.2完善档案管理标准与制度
关键词：电子档案；纸质档案；优劣；综合
在网络技术和信息技术飞速发展的大环境下，电子档案无可替代地成为档案管理的重要形式，但电子档案受电脑的控制，存在一定的缺陷，这时就需要纸质档案来补充，将两者有机结合，使之优势互补，对档案管理具有重要的现实意义。
一、电子档案管理相对于纸质档案管理的优势
2.存储空间的压缩。纸质档案虽然稳定、永久、直观和方便阅读，但其占用空间大，信息存储量少，而且档案载体在频繁的利用中会受到很大损坏。电子档案高密性的存贮特点让信息收集对象更广、收集范围更宽、收集空间更大，使档案信息能系统、科学、及时地服务于社会。电子档案载体（包括磁盘、磁带、光盘等）信息存贮量是以往各种信息介质无法比拟的。例如，目前一张普通的光盘容量可达600MB-4000MB，仅用60片光盘可以贮存30万卷的档案信息，这相当于一个中等规模的省级档案馆的贮存量，60片光盘仅用一个书包就可装完，而30万卷的档案信息换成纸质档案则将把600立方米的空间挤得满满当当。
3.资源共享的实现。传统纸质档案使档案信息资源受到极大的限制，很多时候，众多的用户无法同时享用某一档案资源。电子档案以数字化形态存在，方便信息资源共享，突破了地域、行业、国界的限制，使全世界不同种族、肤色、信仰、语言的民族畅通便捷地交流，缩小不同地区、国家间的距离障碍，使资源共享范围得到极大地扩展，满足更多人对档案资源的利用需求。例如，过去人们为了查阅某项资料，只有去图书馆进行借阅，高峰期还要排队等候他人归还，极不方便，而电子档案的出现，实现了众多用户可借助互联网同时查阅同一份资料，而且理论上用户人数可以实现到无限多。
二、电子档案管理相对于纸质档案管理的劣势
电子档案与纸质档案都是人类在社会实践活动中用来指导现实工作的信息传输工具。但相对于比较成熟完善的纸质档案管理，电子档案也有着自身的劣势。
1.载体寿命有待验证。纸张是纸质档案的主要载体，人类对保护纸张寿命的技术已很成熟。纸质档案的寿命可以达到上百年乃至上千年。电子档案载体材料通常是磁性物质和光盘。磁性物质材料易出现退磁、消磁等现象，一般只有3-5年的寿命。光盘主要由金属、石英、高分子聚合物构成，利用激光存取信息，其寿命或许有70年左右，但还需等进一步验证才得以知晓是否有70年寿命。
2.环境的要求严格电子档案与纸质档案载体都会受到自然环境的影响，只是影响程度不相同而已。纸质档案在受到温湿度、灰尘、光线、有害气体等因素的影响时，会出现霉菌、色斑或纸张老化，但科学的防范措施能减轻水解和氧化反应的危害程度。[2]相对于纸质档案，电子档案在受到温湿度、灰尘、光线、有害气体等因素的影响时，会使电子档案载体发生氧化反应而变形，或划伤磁盘、磁带、光盘表面，或使载体老化、变质、磁粉脱落导致电子档案载体上纪录的信息无法被计算机系统读出，从而使电子档案信息失去保存价值。
3.安全保护困难。纸质档案的安全保护实际上就是对纸张的保护。只要做好了防霉、防蛀、修裱加固破损纸张、恢复扩散字迹、进行一些必要的缩微复制等工作，纸质档案就得意长期保存。电子档案的安全保护工作就比较困难，它的安全与载体的寿命、环境因素、系统本身脆弱、电脑病毒等等一系列因素的影响。如，电子档案信息在联机状态时，上网的载体没有处于严密的保护状态下，很容易受到网上黑客的攻击。
4.原始性保存不易。纸质档案看得见，摸得着，它以最直观的形式展现了信息的原始性。而电子档案的信息与载体可分“家”，信息与载体不一定结合在一起，使得信息的大小、贮存空间、位置都不确定，致使电子档案的原始性不易被认可。此外，电子档案载体的不同也会使其内容有所变化。比如，文本档案经过不同的格式复制转换后，档案信息的原始性就很难被人们所接受。
三、电子档案与纸质档案的综合管理
从电子档案与纸质档案的优劣比较中，不难得出结论：电子档案与纸质档案必然会长期并存协同发展。面对这种形势作为档案工作者就要把电子档案管理和纸质档案管理相结合，进行集中统一管理。对于管理人员，电子档案和纸质档案管理和控制要有专业人员；管理流程上，电子文件、纸质文件必须在统一的管理流程当中；信息资源的开发利用上，电子文件和传统文件信息资源必需综合开发利用。
[1]陈招娣.电子文件管理的几点思考[J].兰台世界，20011（9）：15.
关键词：档案管理；信息化管理；优点；现状；对策措施
Abstract:Alongwiththeprogressofthesociety,thedevelopmentofeconomy,societytoeveryfieldofdifferentdegreeofchanging,landresourcefilemanagementalsoincreasinglytowardinformation,informationmanagementdevelopment.Thispaperpointsoutthattheinformationmanagementoflandandresourcesisthedirectionoffuturefilemanagement,thispaperexpoundstheadvantagesofarchivesinformationmanagement,thispaperfocusesonanalyzingthelandandresourcesarchivesinformationmanagementpresentsituationandthecountermeasurestostrengthenlandandresourcesfilesmanagementhasimportantreferencevalue.
Keywords:filemanagement;informationmanagement;advantages;presentsituation;countermeasures.
进入21世纪，我国经济建设在日新月异的发展，科技水平也有了长足的进步，信息化管理的服务功能逐步完备，在各行各业中发挥极大作用。其中就包括在国土资源档案管理中的应用。国土资源档案是国土资源部门进行国土资源管理活动真实的历史记录，包括了国土资源管理活动中形成的土地征用、征收资料，土地登记发证的原始档案资料。随着近年来经济建设的发展，国土资源档案管理工作量也变得越来越大，管理难度日益提高，因此，以往的档案管理模式已经难以适应。国土资源档案信息化管理具有管理规范，调阅方便、即时收集，随时归档、标准统一，要求规范等优势，因此，信息化管理已成为当下国土资源档案工作的必然趋势。那么如何更好的利用信息化管理的优势，做好国土资源档案管理工作是我们档案管理工作者积极思考的问题。
1国土资源档案信息化管理发展趋势
1.1信息化管理的主要特征
（2）鉴于电子文件可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定的特点，国土资源管理工作中形成的电子文件要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，确保归档电子文件的原始性、真实性和准确性。
（3）因为电子文件的特殊性，档案室在接收到电子文件的同时，可以马上给该文件唯一的文件号和相应的分类号和档案号。并在归档的同时进行主题词标引、著录和全方位的检索工具，方便日后检索、查询。
（4）国土资源系统的日常管理工作必须要应用多种软件，形成了诸多不同文件格式的电子资料成果。档案室只要在接收到电子文件后对归档文件以通用、统一的格式进行转换、存储，就可以保证日后仍能读取以前存储的各类文件格式的档案资料，保证信息资源快捷利用。而传统的纸质档案管理已经远远达不到国土资源管理全方位信息化工作的要求。
1.2实现国土资源档案信息化管理的优点
（1）即时收集，随时归档。实行电子档案管理解决了不注意资料的收集整理，造成资料散失遗漏的问题。并可随时编号归档，异于传统纸质档案资料的整理归档方式。
（2）标准统一，要求规范。将档案的范围、分类、收集、立卷、归档、使用等要求以软件的形式编制在档案电子管理系统中，档案管理标准统一，要求规范。
（3）管理规范，调阅方便。电子档案是以电子数据的形式存储纸质档案资料，几百甚至几千本纸质资料用一张光盘便可轻而易举地容纳，方便日常管理，调阅资料也很方便。同一份电子资料可实现为多位工作人员同时调阅利用，为国土资源系统的工作人员提供了一个较为开放的资源共享平台，大大提高了国土资源档案的利用效率。
2国土资源档案信息化管理现状
国土资源档案类别较多，共3大类（土地管理档案、矿产管理档案和测绘管理档案类）计13个小类：土地管理综合类、计划财务类、地籍管理类、建设用地类、土地利用规划类、土地监察类、土地科技类、土地声像类、矿产综合类、探矿管理类、采矿管理类、储量管理类、测绘管理类。虽然类别繁多，资料丰富，在推行信息化管理方面虽然取得了一定的成效，但依然还存在着很多制约因素导致档案利用不充分。
2.1国土资源档案信息化管理的发展现状。
（1）档案管理标准化、规范化工作亟待提高。受各种因素的制约，国土资源部门的档案业务基础较差，各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作目前尚无统一标准，无法全面实施、推广统一标准，制约了国土资源档案的电子化发展进程。
（2）归档程序不明确，存贮载体不安全。电子文件的归档就是依据归档的范围，通过计算机对处理完毕的有价值的文件进行收集、筛选、分类并使之转化成为电子形态的数字化档案的一项工作。目前，国土资源管理部门对系统内产生的电子文件的归档程序未作出明确规定，存贮载体也存在有安全问题，不利于资料的安全保管。
（3）档案室及档案管理设备配置标准偏低，不重视录入后的电子资料保管。电子档案资料有其自己的缺点，尤其是存储在微机中的一系列数据，一旦发生中毒、计算机硬盘损坏等，将会造成数据的丢失，因此要加强对已录入的数据的保存。在加强对档案室以及档案管理设施、设备投入力度的同时注重对计算机安全管理，定期对档案资料数据进行备份，加强数据的保密处理，防止数据丢失。