工具书是专供查检的一种书籍，人们称它为“无声的老师”。凡读书人都离不开它，它能为我们迅速提供某些方面的基本知识，解答疑难问题，可以大大提高读书的效率。在阅读中，碰到不识，不会写的字，或不懂的词语、典故，或不知道人名、地名、年代、事件等，都可以通过查阅工具书来弄清楚。人类创造的浩如烟海的图书资料，按照其编制特点和人民的使用习惯，可分为普通用书和工具书两大类。
一、工具书的特征及其功用
《辞海》对工具书的定义“专供读者检索查考有关知识、资料或事实，按一定排检次序加以汇编的书籍，包括字典、词典、百科全书、手册、年鉴、表谱、书目、索引、图录、图谱等。其中以词典为数量最多、用途最广。”根据工具书的基本性质和使用功能，可以划分为检索性工具书和参考性工具书。另外还可以根据语种、学科内容、规模大小等标准进行划分。
二、工具书的种类
根据编制特点和使用习惯，一般可分为九类：书目、索引、文摘，字典、辞典，类书、政书，百科全书，年鉴、手册、名录，数表、统计集，表谱、图录，丛集、汇要。
2.索引：是著录书刊中的题名、语词、主题、人名、地名、事件及其它事物名称，按照一定的方式编排起来，并指明出处的一种检索工具。
4.字典：是解释字的形、音、义及用法的工具书。字典可以说是中国特有的一种工具书。
5.辞典：是解释语词的概念、意义及其用法的工具书。
7.政书：是收集历代或某一朝代的政治、经济、文化、制度方面的史料，分门别类地加以编排和叙述的一类工具书。最早为唐代刘秩所创，著有《政典》一书，后杜佑据此书扩编为《通典》。唐朝杜佑的《通典》和宋代郑樵的《通志》、元代马端临的《文献通考》，合称“三通”。
8.百科全书：是向读者提供全面系统知识的综合性大型参考工具书。主要特点有全、精、快、新等。
9.年鉴：包括年表、年报等，一般是概述一年内有关事物或学科的进展，汇辑重要文献和统计资料的连续出版物。按其特点和出版情况，年鉴可分为：综合性年鉴、专门性年鉴、统计性年鉴、地方性年鉴。
10.手册：是汇集某一方面经常需要查考的基本知识和资料，以代读者随时翻检的一种工具书。手册还有指南、便览、要览、必备、大全等。
11.名录：是汇集机构名、人名、地名等专名基本情况和资料的一种工具书。其中机构名录有时称为一览、指南、简介、概览等。名录一般要包括有关专名的最新基本信息资料。
12.数表、统计集：包括统计资料集和数据集、各种用表等。
13.表谱：包括年表、历表和其它专门性表谱。
14.年表：汇集历史年代和历史大事资料，历表汇集不同的年月日资料，其它专门性表谱汇集人物生平及历代职官、地理沿革等资料。
15.图录包括地图、历史图谱、文物图录、人物图录、艺术图录、科技图录谱等。
16.从集、汇要包括丛书、总集、汇编、综述、史志、学科史、要籍等。
有一类特殊的工具书，全面系统收集、报道和评价工具书的工具书，叫工具书书目、工具书指南。如书目之书目，是专门收录、评价书目的工具书。
三、工具书的作用
指示读书门径，解释疑难问题，指引资料线索，提供参考资料，辅助辑佚校勘，传播思想文化。
四、工具书的排检方法
工具书的编排方法，同时也是它的检索法。熟悉和掌握其排检方法，是使用工具书的前提。它的排检方法，一般分为字顺法、分类法、主题法、时序法和地序法五大类。
（一）、字顺法
字顺法是一种排检单字或复词的方法，也是中外文工具书的主要编排和检索方法。它又分为形序法、号码法和音序法。
1.形序法
1.1部首法所谓部首，大体上说就是“偏旁”。即把一些在形体上相同的部分归并到一起为一部，这些字相同的部分就作为部首。如“桃”、“李”、“柳”都有相同的偏旁“木”；“江”、“河”、“流”都有相同的偏旁“三点水”，前者入“木”部，后者入“水”部。部首按笔画数排序，同部首的字按笔画多少排列，同画数的再按或五种笔形顺排。
用部首法检字时，应先分析字形结构，按偏旁笔画，查出部首页次；其次数清部首以外的笔画数目，然后查字。部首法的优点是把结构形态复杂而极不规则的庞大数量的汉字分别归并到一二百个部首里，比较符合汉字的结构特点和人们查字的习惯。不认识的字，念不出来，不能用拼音音序检字时，可以用部首法查找。其缺点是部首固定，或左或右、或上或下，有的还在中间，学习和掌握有一定的难度。
1.2笔顺法指按汉字笔形顺序确定汉字先后的查检法。查字时先确定汉字的起笔，第一笔相同的比较第二笔，以此类推。《起笔部首字典》即按此法编排。
1.3笔画法此法已在第四章的(第二节)中作了详细讲解。按笔画法编排的工具书有《历代诗词名句辞典》《多功能成语典故辞典》等。
1.4号码法
号码法是把汉字的各种笔形变成数目字，再按数序排序汉字的方法。其优点是号码的位置固定，查字速度快；缺点是学习掌握有一定难度。号码法主要有四种：一是四角号码法，二是快速检字法，三是中国字度撷法，四是起笔笔形法。其中以四角号码法的用处最大，后三种检字法难学又不常用，故此略。
四角号码法该法是根据汉字方块形式的特点编制而成。它把汉字笔形分为10类，用0~9这10个数字表示，按字的左上（第一角）、右上（第二角）、左下（第三角）、右下（第四角）4个角取号。把4个角的号码依次连在一起就成了四角号码。
有人按照这10种笔形，编成一首歌诀：横一竖二三点捺，叉四插五六框六，七角八八九是小，点下有横变零头。按四角号码法编排的工具书有《四角号码汉语成语大词典》《四角号码新词典》等。
1.5音序法
音序法是按照字音排列汉字的方法，主要有下列三种：
1.5.1汉语拼音字母排列法此法已在第四章(第二节)中作了介绍。此法的优点是方法简便；科学性强，符合国际上工具书编排规则，是一种理想的查字法；缺点是由于汉字没有完全实行拼音化，同时我国方言复杂多样，语言缺乏规范化，在读音不标准的情况下，按音序查字有一定的困难。按该法编排的工具书很多，其中有《中外文化辞典》《工青妇大辞典》等工具书。
1.5.2注音字母排列法在汉语拼音方案公布之前，此法比较通用。后来被汉语拼音字母排列法所代替。
1.5.3音韵排列法该法是古代按音序排列工具书的一种方法，在古代能用，但在现代很少有人使用。
(二)、分类法
分类法的优点是同学科、同性质的资料集中在一起，便于族性检索；不足之处是先要熟悉工具书的分类体系，然后才能进行查找。
(三)、主题法
主题法是先将资料按照一定的主题集中，然后按主题词字顺进行排检的方法。其优点是可将不同学科的同一主题的资料集中在一起，便于专题文献的检索。如，中国人民大学复印报刊资料的主题部分即采用此法编排。
(四)、时序法
(五)、地序法
地序法是按照一定时期的行政区域来排列资料的方法，主要用于编制查考地理和地方资料的工具书。按此法编排的工具书有《中华人民共和国分省地图集》《中国县市概览》等。