SMART原则(S=Specific、M=Measurable、A=Attainable、R=Relevant、T=Time-based)
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SMART原则简介
所谓SMART原则,即是:
1.目标必须是具体的(Specific)
2.目标必须是可以衡量的(Measurable)
3.目标必须是可以达到的(Attainable)
5.目标必须具有明确的截止期限(Time-based)
特别注明:有的又如此解释此原则
SMART原则详解
SMART原则一S(Specific)——明确性
示例:目标——“增强客户意识”。这种对目标的描述就很不明确,因为增强客户意识有许多具体做法,如:减少客户投诉,过去客户投诉率是3%,现在把它减低到1.5%或者1%。提升服务的速度,使用规范礼貌的用语,采用规范的服务流程,也是增强客户意识的一个方面。
有这么多增强客户意识的做法,我们所说的“增强客户意识”到底指哪一块?不明确就没有办法评判、衡量。所以建议这样修改,比方说,我们将在月底前把前台收银的速度提升至正常的标准,这个正常的标准可能是两分钟,也可能是一分钟,或分时段来确定标准。
SMART原则二M(Measurable)——衡量性
衡量性就是指目标应该是明确的,而不是模糊的。应该有一组明确的数据,作为衡量是否达成目标的依据。
如果制定的目标没有办法衡量,就无法判断这个目标是否实现。比如领导有一天问“这个目标离实现大概有多远?”团队成员的回答是“我们早实现了”。这就是领导和下属对团队目标所产生的一种分歧。原因就在于没有给他一个定量的可以衡量的分析数据。但并不是所有的目标可以衡量,有时也会有例外,比如说大方向性质的目标就难以衡量。
SMART原则三A(Attainable)——可实现性
目标是要可以让执行人实现、达到的,如果上司利用一些行政手段,利用权利性的影响力一厢情愿地把自己所制定的目标强压给下属,下属典型的反映是一种心理和行为上的抗拒:我可以接受,但是否完成这个目标,有没有最终的把握,这个可不好说。一旦有一天这个目标真完成不了的时候,下属有一百个理由可以推卸责任:你看我早就说了,这个目标肯定完成不了,但你坚持要压给我。
定目标成长,就先不要想达成的困难,不然热情还没点燃就先被畏惧给打消念头了。
SMART原则五T(Time-based)——时限性
SMART原则举例说明
1.关于“量化”
前台的一条考核指标是“礼貌专业的接待来访”,做到怎么样才算礼貌专业呢?有些员工反映,前台接待不够礼貌,有时候来访者在前台站了好几分钟也没有人招呼——但是前台又觉得尽力了,这个怎么考核呢?
又比如什么叫礼貌?应该规定使用规范的接听用语,不可以在前台用“喂”来接听,早上要报:早上好,某某公司;下午要报下午好,某某公司;说话速度要不快不慢。
2.关于“具体”
如果不规定清楚这些,到时候大*就会吵架了。
3.关于“可达成”
你让一个没有什么英语程度的初中毕业生,在一年内达到英语四级水平,这个就不太现实了,这样的目标是没有意义的;但是你让他在一年内把新概念一册拿下,就有达成的可能性,他努力地跳起来后能够到的果子,才是意义所在。
比如你和你的下属都同意,他应该让自己的英语达到四级。你平时问他,有没有在学呀?他说一直在学。然后到年底,发现他还在二级三级上徘徊,就没有意思了。一定要规定好,比如他必须在今年的第三季度通过四级考试。要给目标设定一个大*都同意的合理的完成期限。
SMART原则案例分析
目标管理是使管理者的工作变被动为主动的一个很好的手段,实施目标管理不仅有利于员工高效地工作,还能为未来绩效考核目标和考核标准的制定奠定基础,使考核更加科学化、规范化,更能保证考核的公开、公平与公正。[1]一、目标管理。
1.目标管理简介
目标管理是由管理大师德鲁克提出。他指出“目标是工作和工作安排的基础”。目标决定着组织的结构,以及必须从事的主要活动。特别重要的是,目标还决定了人员的安排,以便各司其职。可以说,目标既是设计组织结构的基础,又是设计各个单位和各个管理人员的工作基础。
德鲁克对目标有5个要求,总结为:①各项目标不是抽象的,是行动的承诺,用以衡量工作绩效的标准;②目标必须具有可操作性,即必须能够转化为具体的小目标和具体的工作安排;③目标必须使各种资源和努力能够集中起来;④必须有多种目标而不是唯一的目标;⑤在影响组织生存的各个关键领域都需要目标。
2.SMART原则简介
(2)目标必须是可以衡量的(Measurable),指绩效指标是数量化或者行为化的,验证这些绩效指标的数据或者信息是可以获得的。衡量性就是指目标应该是明确的,而不是模糊的。它应该有一组明确的数据,作为衡量是否达成目标的依据。如果制定的目标没有办法衡量,就无法判断这个目标是否实现。但并不是所有的目标都可以衡量,有时也会有例外,比如说大方向性质的目标就难以衡量。
(3)目标必须是可以达到的(Attainable),指绩效指标在付出努力的情况下可以实现,避免设立过高或过低的目标。目标是可以让执行人实现、达到的,如果管理者利用一些行政手段,利用权利性的影响力一厢情愿地把自己所制定的目标强压给下属,下属典型的反映是一种心理和行为上的抗拒。
二、依据SMART原则实施目标管理
高校图书馆的总体目标通常是为教学和科研服务,但这一总体目标又反映在哪些方面呢?实际上高校图书馆所做的工作很多都无法进行量化。如果把总体目标细化,再把每个小目标量化,不仅能提高管理效率,增强管理的公平性,还有利于改善人事评价。
1.高校图书馆设定目标的步骤
2.依据SMART原则,制定高校图书馆管理的目标参考
表高校图书馆工作目标参考表
部门
部门领导目标
部门员工目标
完成期限
员工A
员工B
员工C
员工……
采编
1.领导部门员工完成编目目标,
1.采购图书册数,合格率。
1.加工图书册数。
2.中文编目册数,数据合格率。
1.加工图书册数。2.外文编
目册数,数据正确率。
2.期刊签收册数;数据错误率。……
一学期
流通、阅览
1.对日常工作进行指导与检查。
借图书册数;解答读者疑问人次及满意率。
还图书册数;解答读者疑问人次及满意率。
一个工作日整架次数,图书排架错误率;
解答读者疑问人次,满意率。
处理预约图书册数;
一个月
信息
1.做好自建数据库与
购买数据库的维护,保障数据传递,网络通畅。2.馆内计算机设备等维护。3.图书馆主页维护及开展一些网络读者活动和服务。
自建数据库数量,
图书馆主页更新贴数;开展读者活动项目数量。
……
查新等读者服务部门
1.对单位、个人及教职工进行查新服务。
2.控制查新的质量、效率。3.有无微笑服务。4.定期举行读者培训活动,邀请专*进行讲座。5.开展馆际互借服务。6.解决读者投诉问题。
举办读者培训次数;邀请专*人次。
一个月,一学期
图书馆总目标
目标管理与组织结构与设计、绩效考核紧密联系在一起。组织结构分为:①职能制组织;②团队型组织;③分权组织;④模拟分权组织;⑤系统性组织。高校图书馆采用目标管理模式主要采用职能制组织。职能制组织具有“能一眼看出自己在组织中立场”的清晰性。此外,它还具有高度的稳定性。但是,这种组织的缺点在于难以窥见组织整体的目标,所以职能制组织结构的组织更应采用目标管理的模式。
目标管理理论建立在管理心理学Y理论基础上,Y理论是组织员工愿意实现自己的价值的。合理地采用目标管理模式,不仅能提高工作效率和服务质量,而且能使绩效考核有具体的参考依据,使图书馆考核工作更具公平性。
***总理指出:“审计机关要进一步加快管理创新,加强自身建设,努力造就一支政治过硬、业务精湛、清正廉洁的审计队伍,切实提高审计的公信力和执行力。”在审计管理工作中,建立审计干部个人绩效目标管理制度,有利于提高审计工作质量和提升审计成果水平。
科学地建立审计干部个人绩效目标管理机制,目标的制定是首要环节,同时要把握好目标的落实与调整环节。在绩效管理中,制定目标有一个“黄金准则”——SMART原则。SMART是英文五个单词的第一个字母的汇总。建立审计干部个人绩效目标管理制度,如果能借鉴SMART原则,将进一步促进审计管理水平的提高。
SMART原则之“S”(Specific)——明确性:审计干部个人绩效管理目标可以采取分层级制定方式。
以审计署驻地方特派办为例(以下举例如无特殊说明,均以特派办为例),首先制定体现特派办年度工作总体任务的单位工作总体绩效目标,再按职级由上至下分解形成责任到人的绩效管理目标,分别由特派员与其他办领导、主管办领导(副特派员)与处室负责人、处室负责人与处内其他干部等分层级层层制定个人绩效管理目标。个人绩效管理目标一般以年度为单位,要综合考虑干部个人的岗位、职责、能力、特长等,有针对性地确定。由此,可以将一个单位大的绩效管理目标分解为每个人都明确的小目标。
目标制定后,主管领导对下级干部个人绩效目标任务的完成情况进行登记、并跟踪督导,直至实现目标。为确保目标的实现,要制定一套绩效目标考核办法,年终根据目标完成情况进行考核量化打分,完成效果可以由熟悉干部的同事、主管领导以及工作对象,如审计业务干部常接触的被审计单位人员评价,综合岗位干部由常接触的其他处室人员等综合评判。建立绩效目标奖惩制度,将绩效目标的完成情况作为评先评优的一项重要标准,对于不能按规定完成绩效目标的人员,追究相应责任。同时,可以将绩效目标考核情况作为干部年度考核、选拔任用的主要依据。
SMART原则之“M”(Measurable)——衡量性:审计干部个人绩效管理目标的内容应尽量量化,并将提高个人素质纳入绩效管理目标。
审计干部个人绩效管理目标,应主要体现在干部的学习、工作、作风等方面,围绕这些方面将目标内容量化,使绩效管理目标的完成标准可以衡量,从而有利于对目标完成情况进行考核与评判。同时,可将提高审计干部个人能力纳入绩效管理目标,从而更好地将审计干部个人发展与审计事业的发展统一起来,鼓励干部在审计工作中实现个人价值。例如对于办、处两级领导的目标可分为两个部分,一是针对个人能力与素质提高的部分,设定年内参加培训类型、培训后达成的目标、通过某项考试、或者是达到某种大*认可的程度。二是其主管部门要完成什么工作,达到什么程度。对于一般干部的目标也可以分为两个部分,一是针对个人能力与素质提高的部分,二是按其岗位职责设定应完成什么工作,达到什么标准。
SMART原则之“A”(Acceptable)——可接受性:制定审计干部个人绩效管理目标的过程应突出“以人为本”,可采取“由下至上,有效沟通,协商一致,共同制定”的方法。
“由下至上”是指个人绩效管理目标采取由下至上的提出方式,而不是由上至下。例如制定一般干部绩效管理目标,可以先由一般干部根据个人工作岗位职责、能力素质、兴趣特长,向处室负责人提出绩效目标草稿,再由处室负责人统筹考虑总体目标需求,在草稿基础上提出修改意见,与干部本人进行有效沟通,达成一致后,再共同制定。这样制定出来的管理目标,更容易被执行人所接受,执行起来事半功倍。主管领导同时应注重开发干部的个人能力,对干部进行激励和有意加压,刺激干部挑战新的绩效目标,达到激发潜力、提高能力的目的,使其掌握完成较高层次绩效目标的本领。
SMART原则之“R”(Realistic)——实际性:对于审计干部个人绩效管理目标可通过“回头看”进行定期总结和调整。
对审计干部个人绩效管理目标及时进行总结和调整十分必要。可通过“回头看”查找目标实现过程中出现的问题,分析原因、总结经验、区分类别,有针对性地制定措施,调整绩效目标。