IATF16949体系文件：042文件与资料管理程序-案例
1.0目的
对质量管理体系文件进行控制，确保在使用场所均能得到适用文件的有效版本。
2.0适用的范围
适用于本公司对质量管理体系所使用的文件的控制。
3.0职责
3.1行政部文控中心是本程序的编制、修改并实施归口管理的部门；
3.2各部门均是本程序的配合并实施的单位；
3.3管理者代表负责编制与审核质量管理手册，最高管理者（总经理）负责质量管理手册的批准；
3.4各部门负责编制程序文件，管理者代表负责审核程序文件，总经理负责程序文件的批准。
4.0定义
4.1系统文件(手册):阐述系统活动总体政策、经营宗旨,并为此描述总体架构性文件。
4.2程序文件：规定某一要素活动实现的流程、活动时机与目的、担负管理与实施职责的部
门之部门关联性文件。
4.3作业规范：为实现某项活动而详细描述其步骤、方法的文件。
4.4(记录)表单：规定用于记录活动内容、状况或结果之证明性文件。
4.5电子资料：指在计算机服务器、计算机硬盘、光盘、软盘以及其他移动式存储媒体中存
储的数据。
4.6非电子数据：指以纸张文件、音像(TAPE、CD、VCD、VIDEO)等方式存储的数据。
5.0工作程序
5.1文件概念
文件是指信息及其承载媒体。媒体的形式可以是纸张、计算机磁盘、光盘、照片、标准样品或其他电子媒体及其组合等。质量管理体系文件是质量管理体系运行的依据，可以起到沟通意图、统一行动的作用。
本公司的质量管理体系文件的范围包括：
----形成文件的质量方针和目标；
----质量管理手册；
----ISO9001:2015、ISO14001:2015、IATF16949:2016标准规定程序文件；
----记录，阐明所取得的结果或提供完成活动的证据的文件；
----工程技术文件，流程卡、作业指引等，FMEA、控制计划、流程图、图纸。
5.2质量管理手册
5.2.1质量管理手册是规定本公司质量管理体系的纲领性文件。
5.2.2质量管理手册的主要内容有：
----质量管理体系的范围，包括任何删减的细节与合理性；
----为质量管理体系编制的形成文件程序的引用；
----质量方针和目标；
----质量管理体系过程之间相互作用的表述。
5.2.3手册的结构、详略程度和格式编排，应结合本公司的类型、规模及产品或过程的复杂程度、文化和风格进行编制，标准并未作统一规定。
5.2.4公司的质量管理手册由管理者代表编制与审核，报总经理批准后发布实施。
5.3文件控制
5.3.1文件控制，指对质量管理体系文件的编写、评审、批准、发放、使用、更改、再批准和标识、回收、作废等全过程活动的管理。
5.3.2本公司质量管理体系文件控制的主要内容如下：
----文件发布前，应得到其适宜性和充分性的批准。质量管理手册与程序文件由管理者代表审核；由总经理负责批准；其他文件由公司部门主管审核，管理者代表批准。
----文件的版本用大写英文字母“A、B、C，……”表示；若文件只作小部分修改时，可填写《修订记录》作划线式修改或者换页修改（如果划线式修改超过三分之一需要换版发布），发行时为0次（即：A/0版），第一次修改为1次（即：A/1版），依此类推，当修改超过8次时，无论修改多少，均要换版发布，如有重大调整和变更可直接换版。
----各部门所持有的文件要编制的《受控文件一览表》，即把所使用文件的最新有效版本文件（含外来文件，法律法规等）写入清单中
----要确保在各使用场所都能得到适用文件的有效版本并标识，填写分发号（包括外来文件）。撤出过期、作废的文件，经管理者代表批准后销毁，销毁文件清单存档，如需保留，需经管理者代表批准，并盖“作废文件”印章或“保留文件”的标识。
----受控文件均进行编号，并填写在《受控文件一览表》中。文件发放时，收文单位应在《文件分发表》中签名确认收到。
----文件应保持清晰、可辨，易于识别。质量管理体系文件应单独存放，以保持受控状态。
----收集与产品和服务有关的外来文件清单。凡不是本公司编制的使用文件，均属外来文件，包括从书店购买的、上级发文、国家或地方政府、协会发文等。应使用外来文件的最新有效版本文件，列入受控文件清单中。适用的外来文件需要评审OK后（评审报告记录存档），再转交文控中心进行编写分发号并加盖“受控章”，以进行有效的受控管理。要控制外来文件的发放（发放范围经管理者代表审批）。
5.3.3文件编号规则如下：
QTBJ-XX-XXX
公司代码-类别代码-流水号
A.文件类别代码为:
一级文件/质量手册:代码为QM
二级文件/程序文件:代码为QP
三级文件/规范文件:代码为SQP
四级文件/表单文件:代码为QR
外来文件：代码为WL
B.部门代码为：
行政部：代码A市场部：代码B
品质部：代码C物料部：代码D
生产部：代码E工程部：代码F
管理层：代码G文控中心：代码H
C.流水号为同类别文件发行的流水号从001到999。若属外来文件应优先使用其原编号，无原编号的外来文件，按以上编号原则再编文件编号。
5.3.5对工程规范的文件管理，当工程标准/规范更改导致产品图纸更改时，如:客户提议的更改，功能、性能/耐久性的更改，工程技术人员应在10个工作日内完成，应注明生效或实施日期。
a更改应对客户要求进行确认，并在内部生产实施之前得到内部批准；
b客户有所要求，工程部应该在生产实施之前，从客户处获得形成文件的批准或者弃权；
c若带有嵌入软件的产品，工程部应对软硬件的版本级别形成文件，作为更改记录的一部分。
d对工程更改影响的其它技术文件，如FMEA、控制计划与作业指导书应及时变更。