为了更好地理解文件夹整理，我们可以先看看图书馆是如何管理书籍的。图书馆里的书籍就是非常庞大的文件库，那么图书馆是如何管理这种量级的资料的？
国内图书馆大多遵循「中国图书馆分类法」，先将所有图书分类，按照这个分类方法分为22个大类，每个大类再细分为小类。这样可以不用依次检阅，通过提前约定的规则直接找到想要的结果，这就是「分类」的思路。
在具体摆放图书时还会按编号排序，根据排序规则，你可以顺利地将每一本书放到现有的书架上。通过有次序的整理，可以很快找到带有特定编号的结果，这就是「排序」的思路。
计算机文件的管理思路也是如此——先分类再排序。
不过对于我们来说，排序这一步我们没有必要像图书馆管理员那样手动摆那么麻烦，计算机里面已经有各式各样的排序方式（名称、日期、种类等等），因此留给我们做的，就只剩下了分类。只要能合理地分类文件夹，文件整理的问题就迎刃而解。
文件夹整理的常见问题
那么首先我们来看看，文件整理时我们会遇到什么问题？
使用文件的坏习惯是随手乱放文件，而这样就会导致三个问题——
解决这三个问题，只需要我们做好一件事，而这就是之前我们提过的分类。
用分类解决这三个问题
要对文件进行系统管理，就必须进行科学的分类，这里我想分为三个步骤来讲，这三个步骤恰好可以解决问题。
创造属于自己的分类方法
文件整理的第一步，按照个人习惯，创造属于自己的分类方法。
当你开始有意识地整理自己的文件，一般的操作方法是随手找个文件夹，然后把文件丢进去。那么恭喜你，这个时候你已经在对文件分类了。
只是这样做尚不成体系，人的思想总在不断变化中，临时想到的命名规则都是不确定的。桌面上有一些上周的工作文档，你到底是把他们放进「工作」、放进「文档」、还是放进「上周」？文件类型是多种多样的。如果没有统一的分类方法，短期的整理只能一时见效。
在初次建立规则时，想想自己的文件使用习惯，是工作中表格文件居多？文件以项目的形式出现？还是什么都放在桌面上？不同的需求会带给我们不同的文件夹系统。
在整理之初，我建议多想一些关键词，尝试用这些关键词概括自己所有的文件。我在这里给出一些顶级分类的分类策略，可以作为参考——
拿我自己举例，我最初确定分类时用的是
工具库、视频库、图片库、文档库、学习库、音乐库、游戏库、作品库
8个类别可以满足我整理文件的需要。
你想好自己的分类方法了吗？用这些词语在硬盘的根目录下建立文件夹，然后尝试把你所有的个人文件放进这些分类中（Windows用户注意不要移动系统目录）。只要你平时稍有一点整理意识，这一步就会轻松很多。
做到这里，你就能发现寻找文件变得非常简单，根据文件夹的名字一级一级往下找就一定能找到目标文件。
尽量遵循MECE原则
在整理的过程中，实际上就是让你对一个文件进行多个层次且不重复的定义，首先想到的不该是「好看的图片」「方便的工具」「其他」之类的模糊定义，而是几个准确的名词，用这几个名词来概括这个文件的性质。
在这里，我们就要使用到「MECE原则」这个分类标准。
MECE原则的意思是相互独立，完全穷尽（MutuallyExclusiveCollectivelyExhaustive）。
当你把所有文件划分为不同的部分时，必须保证划分后的部分满足两个要求：
遵循MECE原则可以帮助你形成一个结构化的思维，在存放文件、寻找文件的过程中，对文件的定义会异常的清晰。可以用来解决理清问题。现在用这两条规则来检阅一下上面建立的分类标准：
这样调整下来，你就会得到一些合理分类的文件夹了。点开特定文件夹，继续对这个大类中的文件进行二级分类，直至对所有文件完成归类。
我们可以看到，MECE体系最大的优点就是完全符合文件夹体系，能让每一个文件有地可去，促使自己对文件进行及时的归类而不是放在一个临时的位置。但是它同样有缺点，那就是不够灵活，完全遵循这套法则会让某些目录变得过于深入，操作不便。
现在来解决MECE的缺点，大类下的目录层级，通常的建议是大类下3-4级内找到目标文件，比如：
如果超过了这个层级，可以考虑将这个小类提升为一个大类。比如D:\图片\照片中的照片数量非常多，层级也很多，完全可以将其分为D:\图片和D:\照片。
以我目前的分类方法举例。
所以我目前的文件层级是这样的——
CodeLibrary、ProgramFiles、SteamLibrary、工具库、设备库、视频库、书籍库、图片库、文档库、下载库、虚拟机、学习库、音乐库、游戏库、照片库、作品库
这么多文件夹类型显然不会适用于每一个人，这些是我个人在使用的过程中遇到的需求，它们仍然满足MECE原则，我也可以在三个层级内迅速找到需要的文件。这是一套由我自己建立、满足MECE的文件夹分类体系。
这些细化的分类工作不一定要一次性完成，也不容易一次形成完整的体系，可以在工作中逐渐调整。很多人会主动调整最常用的文件夹，尤其是会计、财务、老师这样的职业，即便他们的桌面不一定有序，他们也会经常有意识地对文档进行系统化的归类和整理。下面就来讲讲如何维护你的文件夹分类系统。
维护文件夹分类系统
在分类完毕之后，只要你有意识地将各类文件放进它的分类中，你的文件就乱不到哪里去。
文件夹分类系统的维护，相比图书馆的高复杂度，人工排列的低效率，在计算机中就显得更为容易。
成熟的文件夹系统是什么样的？
由于少数派的读者大多对科技行业感兴趣，接下来就介绍UI设计师和文字工作者的文件夹系统。注意，每一种体系都有它的独特性，习惯上的不同注定了每个人的文件夹体系都不相同。这里提出的方案是成熟的，但不一定是适合每个人的。
选择这两个作为例子，是因为素材文件和文档文件是最难整理的。音乐可以靠iTunes，图片可以靠Lightroom、Picasa，它们都有丰富的元数据用于检索和分类。但素材和文档没有那么多固定的元数据进行分析。需要我们费一番力气才能做好分类。
设计师：素材和设计稿管理
以UI设计师为例，在日常工作中会大量遇到的文件是项目需求文档、素材、设计稿等。首先建立两个大类：「素材」和「工作」，围绕这两个部分来建立分类系统。
在「工作」目录中根据重要程度和使用的先后顺序，依次建立这些大类——
-工作
--01_项目需求
---产品定位
---产品数据
---产品需求
--02_交互设计
---交互设计稿
---交互文档
--03_视觉设计
---设计模板
---设计稿
---定稿
---历史版本
--04_切图
--05_归档
--06_参考（可选）
--07_工作台（可选）
在这些文件夹中，第三个视觉设计是最主要的文件夹，在设计模板和规范中存放特定的文件，以便每次使用时快速调用。设计稿、定稿、历史版本则用于区分文件是否经过审核，设计稿会经历多次迭代，将当前审核通过的最新版本存放在定稿中，不再使用的老版本放在历史记录中，如果占用空间较大，可以在按时回看时清理。
如果你习惯在桌面上工作，你可以在这个目录下建立一个工作台，把这个文件夹发送到桌面，或者将它设为云同步的主文件夹，方便进行近期工作。还能减少因过多层级产生反复点击。
最后的归档目录中存放那些值得保留的项目，或是在之前项目中使用过的历史文件，定期备份到移动硬盘，可以方便随时回看。
文字工作者：文档管理
文档的整理规则要容易一些，文字类的文档偏多，有时会需要制作一些配图和题图。
-少数派编辑工作
--01_工作规范
---发稿规范
---题图规范
--02_任务
---写稿
----2018-01-02-2017年度征文
----2018-01-20-Power+本周App奏折
---约稿&改稿
---发稿
--03_会议记录
---2018-01-02-会议记录
---2018-01-03-选题会记录
--04_工作报告
---2018-01-01-本周报告
---2018-01-07-本周报告
--06_灵感库（可选）
--07_资料库（可选）
这样分类的好处是在文件夹体系外可以很好地配合搜索功能，在根目录下搜索2018-03就可以看到本月所有的文档。在不同层级的文件也能通过这种方式建立起联系。
此外还可以根据自己的需求增加灵感库、资料库等，更好地符合工作需要。
总结
在文件夹系统中，文件夹最大的作用就是让文件处于一致有序的状态。文件夹不能像标签一样做到文件与文件之间的强关联。只能不断通过单一属性细分。这就要求我们通过文件夹管理文件时需要具备分类意识，避免在同级文件夹之间产生太大交集，否则便会对文件产生影响。
文件夹体系的最大优势在于其强大的通用性，一个操作系统、一个App中可能不支持标签甚至不支持搜索，但它一定会支持文件夹这个体系。如果能够做好分类，无论文件放在哪里都能快速进入工作状态。