随着公有云服务日臻完善,业界主流图书馆服务平台(LSP)更多采用云原生架构,借助SaaS(软件即服务)模式进行部署。LSP平台运营商不仅提供平台服务,甚至包揽了平台运维服务。
以下将从基于统一身份平台的用户信息管理、业务融合与创新、平台优化与创新三个方面,开展专题研究与讨论。
一、基于统一身份平台的用户信息管理
作为文献资源保障中心,图书馆的工作是由数据做支撑的,数据是图书馆业务运行的数字底座与基础保证,因此对数据的统计与整理始终是图书馆一项重要工作。
但在日常数据统计工作中,时常会遇到数据从不同维度统计结果不统一、不一致或不准确的情况。经过大量数据比对与分析,研究团队发现平台人员信息不准确,数据更新不及时,会对平台数据统计产生较大影响。
此时学校的“智慧校园”经过几期项目建设,以“统一身份平台”为基础的数据治理取得显著进展。所以,我馆与学校信息化部门合作,制定LSP平台与统一身份平台的用户数据对接与同步方案。2021-2022年,图书馆LSP平台与学校统一身份平台实现对接,人员信息由手动录入改进为增量数据同步,实现读者信息的自动化同步管理。
完成增量数据同步后,在日常工作中进一步发现随着学生转专业、职工调换部门等,用户信息是动态变化的,如果LSP平台已入库信息不能做到及时更新,仍然会引起数据质量下降。所以研究团队根据人员信息变化情况,对学生与职工人员信息字段开展研究。
至此,通过对接学校统一身份平台,图书馆人员信息数据质量拥有了较为可靠的基础保障,LSP平台数据统计质量显著提升。因此,2024年以来出现一个新气象,业务部室基于平台数据开展研究的工作多了起来。
部分工作展示如下:
专题小结:
(1)基于统一身份平台的用户信息管理,可以有效解决读者信息实时同步问题,增强图书馆数据统计的准确性,提升工作效率,提高服务质量。
(2)在工作中应重视数据流通,数据流通应形成良性循环,数据的良性循环可以有效提升数据质量,数据质量能否提升则是图书业务能力的一个重要体现。
(3)工作没有止境,只要沉下心来搞研究,始终可以找到新突破,实现新发展。2024年,研究团队在前期研究的基础上,开始聚焦用户隐含信息提取,从而进一步发掘用户信息的开发与利用价值,提升平台管理工作效能。
二、业务融合与创新
(1)线上线下融合的读者驱动采购机制
LSP平台作为图书馆采、编、流的综合业务体系,许多业务需要协作完成。在日常工作中能否准确定位业务边界,将会在很大程度上影响工作的执行效率。
在我校举办的线下书展活动中,为明确图书现场借阅、读者归还与采编等再加工服务的业务边界,我馆对基于LSP平台的读者驱动采购(PDA)业务流程提出优化与改进方案,建立“线上线下融合的读者驱动采购”业务体系。
线下读者驱动采购借鉴线上服务模式,将读者驱动采购业务流程由“LSP平台临时借阅”改进为“第三方平台借阅”,图书在归还后,再基于LSP平台正式进入编目环节。
工作改进流程图如下:
在原始业务流程中,线下书展图书由采编部基于LSP平台现场借出,归还则由流通部负责,业务边界不够清晰。在优化后的业务流程中,借阅仍然由采编部负责,依托的却是第三方业务平台。图书归还后,再由LSP平台正式进入验收与编目流通环节。
线上线下融合的读者驱动采购流程,明确了PDA读者借阅、归还、加工的业务边界,规范了工作流程,提升了工作效率。
(2)源于工作实践的业务流程优化
在PDA业务进行过程中,书籍作为一种商品需要通过线下物流。但书籍作为商品又有其特殊性,比如书商平台与LSP平台之间,就需要通过“确认”机制触发借阅信息的数据流通。
商品物流有自动签收期限,如果读者在系统自动签收之前归还,数据将无法及时同步。因此,我馆在“读者自助服务平台”增加手动签收流程,经读者签收确认后,借购图书即可进入归还流程。
基于工作实践的业务流程优化有效避免了不确定性因素干扰,使PDA借购、图书签收及阅读归还流程更加严谨、合理,提升了业务执行效率。
(1)工作是讲究合作的,但业务是有边界的。尤其是一项业务多头推进时,更多的工作环节意味着更低的容错率。所以,在平时的工作中要注意做好业务边界规划。
(2)业务不能脱离实际而存在,理论应当与实践相结合。比如在PDA业务中,为什么要加入读者“手动签收”流程,这不是凭空想出来的,而且基于工作实践对发现问题的及时改进与提升。
(3)在平时的工作中要勤于沟通,乐于沟通,善于沟通,多听听广大读者与一线工作人员的意见和建议,这是提升业务水平,提高服务能力更直接、更有效的方法。
三、平台优化与创新
(1)业务精细化管理
在PDA业务执行过程中,有一项比较重要的工作就是审核确认,这对读者身份确认提出了更高的要求。如果对PDA业务参与对象定义不准确,技术不足就得靠人工来补偿,工作压力自然会传递到采编人员一端。使原本较为单纯的“查重”等工作,无形中增加了不必要的人员身份确认流程。
所以,在PDA业务开展过程中,我馆根据业务类型优化了平台PDA对象控制策略,将PDA集中控制策略调整为线上、线下独立控制,实现了PDA业务精细化管理。
PDA业务精细化管理,不但解决了之前因粗放管理导致的控制不准确问题,而且使得业务的开展更加合理有序,减轻了采编人员审核工作量,提升了工作效率。
(2)工作台优化
在日常业务处理过程中,一线业务人员在处理PDA业务时需要频繁切换至“PDA工作台”来完成。随着PDA业务量的增大,频繁切换工作台对借阅大厅工作人员造成较大困扰。
研究团队通过分析工作台运行原理,提出以“馆藏地”为媒介的工作台优化方案。2023年9月完成工作台配置优化,将PDA业务与各分馆工作台进行融合,通过一个工作台即可完成工作。
通过对工作台的优化,在很大程度上避免了不必要的工作流程,提升了工作处理效率,借阅大厅工作人员感受尤为明显。
(1)作为拥有广泛读者群体的图书馆,在日常工作中往往比较重视服务工作,强调精准服务、精细化服务。其实与精细化服务相比,精细化管理则更为重要。精细化服务是业务能力输出,而精细化管理是培养业务能力的根本途径。精细化管理提升到一定水平,对外呈现的自然是精细化服务。从这个角度来讲,精细化管理是精细化服务的内生驱动力,是实现图书馆高质量发展的关键因素。因此,在工作中一定要注意做好精细化管理工作。
(2)在工作中应尽力摆脱习惯性思维束缚,换一个角度看问题也许会带来不一样的效果。以PDA工作台优化为例,在项目建设过程中厂商工程师认为PDA是一项新业务,默认会对新业务新建一个工作台,这个流程本身并没有问题。但如果我们换位思考,站在借阅大厅工作人员的立场,就会发现频繁切换工作台很不方便。基于这种认识,我们主动去探究工作台的运行原理,或许就可以提出更为合理的改进方案,从而有效减轻一线同事的工作负担,显著提升工作效率。
(3)唯物辩证法认为任何事物都不是孤立的存在,而是相互之间具备一定联系。这个道理反映在工作中就是业务之间相互具有关联,业务再复杂,也会有关联。业务之间会通过某种“媒介”建立联系,比如工作台中的“业务馆藏地”就是其中一个媒介。当我们把“媒介”转变为工作的“切入点”,有时就会产生意想不到的效果。抓媒介,找切入点,这是分析问题的一种思路,也是解决问题的一种方法。在工作中适当注意,往往可以起到事半功倍的效果。
本文总结:
我们常常讲“技术赋能”,但技术赋能不应只是口号式的存在,而是可以真真切切地体现在工作的细节中。对于一项业务,如果能够从技术层面准确定义业务边界,实现各司其职,各尽其能,这会比任何宣传和督促更有效。
对工作要有自信心和进取心,以LSP平台为例,我们通常以为厂商包揽了平台服务和运维,图书馆所能做的事情很少。其实不然,新平台既是一种挑战,更是一种机遇。说是一种挑战是因为平台对工作人员业务能力提出了更高的要求,说是一种机遇是因为通过研究可以实现更多业务创新与突破。
行到水穷处,坐看云起时。对工作要有追本溯源的好奇心,执着研究,热爱发现,通过“抽丝剥茧”,一丝一缕,层层递进,逐步探明事物的真相。努力会让我们发现更多精彩,把曾经以为的许多不可能逐渐变为可能,这也许就是生活最大的魅力吧。