建设智慧档案馆有助于更科学地管理档案、更精准地开发档案信息、更全面地提升业务效能、更有效地维护档案安全。应以推进信息技术与档案馆业务紧密结合为核心，以档案馆信息化建设与智慧城市建设协同发展、提高档案馆服务经济社会能力为目标，做好顶层设计，开展智慧档案馆功能设计与组织。
智慧档案馆功能研究的基础
智慧档案馆功能设计与组织，是对目标和手段进行概念性构建的活动，需要对一些基础性的概念和关系加以认识。
智慧档案馆的含义
智慧档案馆是应用智慧管理技术的信息化形态档案馆。从功能角度解读这一认识，智慧档案馆是数字档案馆的发展与提升，是基于智慧管理技术的新型信息化形态档案馆，应在数字档案馆已有功能的基础上，全面应用智慧管理技术，使其功能具有智慧化、智能化的特性，创新档案业务工作管理模式和档案信息资源开发方式。
把握智慧档案馆的“智慧”
智慧档案馆之所以“智慧”，并非要求其在管理档案中具有人类理解事务、思考问题、决策事务、构建知识、探求规律的思维与意识，而是指智慧档案馆信息系统能够按照预设模型和流程，自主感知、汇集、记忆、分析信息，实施识别模式、触发预案、控制运行、评估业务、预测趋势、风险预警和管控信息、挖掘知识、发现关系等具有人类思维特性的行为，完成既定的档案工作任务。由于智慧档案馆有限智慧的特性，且只能采取极为有限的行为，在能力方面远远达不到替代档案人员的程度，因此只能达到“智慧”，而不是既具“智慧”又具“能力”的“智能”层级。
智慧档案馆的建设路径
智慧档案馆有两条建设路径：
一是将数字档案馆业务及楼宇信息化管理业务纳入智慧档案馆，开发涵盖档案馆信息化全部内容的广义智慧档案馆系统；
二是保留或适当升级数字档案馆系统、楼宇智能管理系统，开发满足智慧管理要求的狭义智慧档案馆系统。本文将主要研究后者的功能与系统架构。
建设智慧档案馆需要解决数字档案馆存在的不足
智慧档案馆构建于数字档案馆基础之上，应采用新技术解决数字档案馆难以解决的问题。
一是将档案内容信息作为可控的细粒度信息单元，解决数字档案馆管理档案信息深度不够的缺陷，为档案信息的深度控制、高效开发奠定基础；
二是增强档案实体与档案信息化管理的关联度和融合度，解决数字档案馆难以实现的档案实体信息化管理问题；
三是采用新技术拓展档案信息开发和服务的深度、广度，解决数字档案馆检索手段简单、信息利用空间受限等问题；
四是以融合应用的理念促进档案信息化与档案业务工作、不同环节档案业务之间的协同进行，解决数字档案馆信息化工作和档案业务结合不紧的问题。
智慧档案馆功能体系
按照功能分析的基本原理和方法，可按照零级功能—手段/一级功能—手段/二级功能……的模式进行智慧档案馆功能研究，并将各层、各类功能及其相互关系有序地集合起来，设计和组织智慧档案馆功能体系。
笔者认为，智慧档案馆的功能体系由社会功能—基本功能—业务功能—基础功能构成。从本质上看，智慧档案馆和数字档案馆一样，其社会功能、基本功能没有超出传统档案馆基本内核的范畴，即没有发生根本的变化。因此，本文将重点研究智慧档案馆的业务功能和基础功能。
社会功能
智慧档案馆与档案馆、数字档案馆具有同样的本质属性。其社会价值是“档案记忆”和“档案信息社会服务”，这两项功能是智慧档案馆的零级功能，可称为“社会功能”。
基本功能
实现智慧档案馆的社会功能，必须从档案馆的核心业务出发，对档案信息进行智慧化的全过程管理，即采用“档案智慧收集”“档案智慧管理”“档案智慧存储”“档案智慧利用”等手段开展档案工作；同时，系统运行还离不开档案馆工作所需的目标管理、人员管理、馆库管理、设施设备管理等综合性管理手段。由于构建以上手段需要下一级的技术支撑，“档案智慧收集”“档案智慧管理”“档案智慧存储”“档案智慧利用”及“综合管理”又转化为社会功能之下的一级功能，可被称为智慧档案馆的“基本功能”。
业务功能
实现智慧档案馆档案收集、管理、存储、利用的基本功能，需要大量的档案业务工作支撑，除需要采用既有档案馆、数字档案馆技术解决传统的基础业务问题外，还需要考虑采用智慧管理理念和技术，增设新功能。相对下一级手段，这类具体的业务工作则转化为智慧档案馆的二级功能，可被称为智慧档案馆的“业务功能”。
(1)档案归档（进馆）业务控制功能指
对立档单位采用信息技术控制其年度档案归档及进馆档案齐全完整程度的功能，主要通过数据挖掘技术，建立档案归档（进馆）数据模型，对档案归档（进馆）情况进行比对、评估，分析可能存在的漏洞和问题，并进行预警提示。
(2)档案实体管理控制功能指
对档案实体采用RFID技术进行管理、控制的功能，主要用于档案实体智能盘点、出入库档案的位置监测、档案实体利用监测、档案抢救、档案数字化、精细化管控重要档案等，对档案实体进行信息化管理。
(3)数据化档案信息资源管理功能指
对智慧档案馆数据库、OCR数据等进行数据化管理的功能。主要用于接收各类专业档案数据库并进行一体化管理、通过OCR技术生产并管理数据化的文本文件资源等，实现细粒度的档案信息控制。
(4)档案资源数据挖掘功能指
从档案数据中感知信息，提取有价值的信息或模式，通过归纳、提炼、分类、聚类、关系分析、预测和偏差检测，开展档案信息深度控制与利用、构建虚拟工具、档案工作数据分析、档案业务模式构建、档案业务安全风险评估及预警、档案用户分析等工作。
(5)档案信息知识管理功能指
通过语义分析、知识组织，萃取档案内容信息，辅助构建城市历史知识库、城市管理知识库，以提高知识密集度，创建知识环境，提供知识服务。
(6)档案利用智慧服务功能指
向档案信息用户提供知识化、智能化的档案信息利用平台，通过强大的数据挖掘技术和知识管理技术，提高用户利用档案的查全率、查准率和方便程度。
(7)档案信息移动服务功能指
采用移动通讯技术，在PAD、智能手机上构建移动档案馆，为远程用户获取档案信息提供方便。
(8)档案馆业务工作信息化管理功能指
采用信息技术对档案业务实行全程化管理，主要用于业务工作信息采集、业务流程控制、业务模型构建、工作效能评价、业务风险预警等。
以上功能将使智慧档案馆具有档案实体管理信息化、档案资源数据化、资源开发知识化、档案服务泛在化、档案业务管控全程化等新特点，使智慧档案馆与数字档案馆在技术上更上一个台阶，将档案馆信息化提升到新的层级。
基础功能
从性质上看，基本功能和业务功能都是属于智慧档案馆业务范畴的功能。实现这些业务功能，需要信息感知、智能处置、整合协同和泛在服务等技术支撑。这些技术是智慧档案馆的核心技术，是智慧档案馆社会功能和业务功能得以实现的基础，这些功能可被称为智慧档案馆的“基础功能”。
与数字档案馆相比，智慧档案馆的创新之处在于具有信息感知、智能处置、整体协同、泛在服务功能，可以用新的技术满足档案管理和资源开发的新要求。
(1)信息感知功能感
(2)智能处置功能智
能处置功能是指系统具有按照预案对感知的信息进行智能处置的功能，主要提供风险预警、过程控制、触发预案、信息挖掘、决策参考等信息支持。
为管理工作进度、保证工作质量、管控业务异常，系统应对感知的档案实体管理、档案业务工作、档案利用、人员行为及馆库设备等信息进行综合处置。如使用数据模型对信息数据的合规性、相似度进行分析，发现数据缺失、溢出、异常的，能自主地进行判断、决策，自动触发处置预案，向相应的工序、设备发出指令，实行智能控制，并报警提示。
对档案内容信息进行智能处置，则用于增强海量档案信息的管理、控制、开发。其基本方法是利用档案信息形成的规律性和档案文件自身的逻辑、语言、结构特点，按照预设方案，采取数据模型分析、全文检索、数据挖掘、知识管理等技术，对数据化档案资源进行数据比对、数据检索、语义分析、聚类分类等处置，以自动发现、抽取和加工信息，辅助档案人员检查归档或移交进馆档案的齐全完整和质量情况、鉴定档案价值、审查开放档案、修改或建立虚拟档案检索工具、生成虚拟摘要和知识库，用于管理、控制档案信息；还可以进行信息提炼、挖掘、重组，产生新形态、新视角、新价值、新用途的增值信息。
(3)整合协同功能数
字档案馆采用线性逻辑对档案信息资源、档案业务工作进行管理，机构之间、档案业务不同环节之间缺乏协同机制，档案信息化产生了“信息孤岛”“业务孤岛”“应用孤岛”等新问题，难以实现档案业务工作的协调开展。
(4)泛在服务功能泛
在服务功能有两方面的含义：
二是针对档案利用需求，在可能的条件下，最大限度地满足用户的档案信息利用需求，使用户可以随时随地、多方式、多途径地利用档案信息。
泛在服务并非无微不至和不计成本，而是以满足适度需求为目标，充分利用宽带互联、移动服务等技术，适时地扩大服务领域、丰富服务内容。
智慧档案馆是一个复杂的系统工程，需要经历长期的建设、学习、积累和完善的过程，以不断吸收消化新技术，完善和创新系统功能。同时，由于城市信息化发展模式、档案信息资源、档案信息开发的价值取向和社会档案信息需求的差异，智慧档案馆也不会形成单一的建设和发展模式。因此，因地制宜、因时制宜地探索适合本地实际的智慧档案馆构建模式，做好顶层设计，对推进智慧档案馆建设有着积极的现实意义。