档案管理系统通用12篇

开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案管理系统，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。

关键词：档案；管理；系统分析

档案是国家的历史财富，是一种丰富而广泛的信息资源，是国家信息资源的非常重要的组成部分，具有重要的历史价值。并且，随着科学技术的迅猛发展，计算机技术、通讯技术、网络技术等高新技术正在日益渗透到社会各个领域，办公自动化技术的普及应用无纸化办公、网络文件传输、网上办公等现代化手段的实现，产生了大量的数字形态保存的信息电子文件。它非常客观地记录了人类社会活动的方方面面，如何把这些有价值的电子文件归档，使其能够进行系统的一站式的工作，是档案工作者迫切所要研究和解决的重大课题。

1企业档案管理系统建立的重要性

2关于企业的信息管理系统

置身于企业信息集成系统中，企业档案工作者将发现企业档案发生了非常巨大的变化。首先是企业档案载体的转变。在企业实现计算机全程管理后，适时实现了信息数据的远近传递交换和处理。在企业进行各项的管理活动中，电子文件它以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。比如说，在进行生产或者说是开发一项较大项目的产品就需产生上万份的图纸，而其中许多又要承袭老产品的大部分成果，因此电子图纸显示了比纸质图纸更旺盛的生命力，保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力并且显得会更加有意义。

3努力做好档案系统管理工作

网络系统通过利用档案服务是档案利用工作的新领域，要求档

案工作者和社会利用者树立新的档案利用理念。对于档案馆及其工作人员来说重点在于利用方式的变革，利用范围的扩大，利用对象的拓展，以及努力提高档案信息对社会发展的贡献率等方面观念的建立和意识的强化。

4总结语

随着信息化程度的提高，组织的生产、经营方式正在逐渐走向自动化、智能化，电子商务等现代信息技术的在组织活动中的应用，导致了大量的电子化、数字化文件的出现，这对传统的档案管理提出了新的挑战，传统的管理方式会越来越无法适应现在的步伐了。

总而言之，信息化是新世纪档案事业发展的非常重要的方向，档案信息也是经济发展的重要保证。所以说，我们必须加快档案管理者知识结构的更新速度，从而加快实现档案管理信息化建设的进程。档案工作者只有通过审时度势，善于用一种新的思维、新的思路、新的方法，这样才能够去解决一些档案工作中遇到的新矛盾和新得到的问题，从而进行不断地挑战规则，这样才能够永葆档案工作的青春与活力！

参考文献

［1］陈永成.档案位息的产业化［J］.中国档案，2002（11）:11-12.

【摘要】随着时代的发展和科技的进步，传统形式的档案管理模式被档案电子数字化管理模式所取代。档案数字化是档案事业发展的必然要求，是档案管理专业的发展方向。绝大多数档案管理人员已经熟练应用各种办公程序来进行档案的信息化处理过程。但单个的办公程序很难满足所有档案管理工作，并且因为每个档案管理人员的操作方式以及对办公程序的熟悉程度不同，就很容易造成同样的档案信息却因格式、文字等方面细微的差异而不能完全得到上下级档案管理部门的接收与认同，如此便会造成档案移交接收工作效率大大降低，甚至是出现无法归档等诸多问题。

【关键词】档案管理；系统软件；优势及功能

为了使档案管理人员应用一种软件就可以全面地将档案工作处理得当，一些计算机软件开发公司遵循国家档案局的《归档文件整理规则》，为档案管理行业研发了专业系统软件，以便统一管理、维护和保障档案的完整与安全，方便查找、利用等原则，具备高效、准确、简单、实用的特点。档案管理系统软件是集档案采集、档案管理、档案利用于一体的综合管理软件。

一、专业性档案管理系统软件具备诸多优势

二、档案管理系统软件的优势之多数不胜数，而各种档案管理系统软件的功能大同小异

作者：唐建一单位：四平市水利勘测设计研究院

关键词：综合档案管理；信息化建设

项目背景

我院自90年代开始进行电子文件成果整理归档以来，实现了以计算机数据库技术为基础的电子化档案管理。目前我院通过引进和开发系统，管理着包括建筑、规划、市政、测量、岩土以及院文书档案等超过2000项工程、23万个各种文件格式的电子档案。尽管我院档案信息化建设工作取得了不俗的成绩，但仍存在两个亟待解决的问题：

档案的管理工作由不同的系统完成，如建筑市政专业使用建筑图档管理系统，规划专业使用gzpi规划成果数据库管理系统，文书档案使用超越2000文件档案资料综合管理系统等，数据信息被分割，无法实现共享，而且档案管理人员在日常工作中需要切换不同的系统重复操作，工作效率低下，阻碍了档案整体工作效率的提高。

档案日常借阅流通管理只部分实现了以条形码管理为核心的流通管理机制，大量的档案借阅管理工作还停留在原始手工记录阶段，工作十分繁琐。

以科学、规范的管理机制，利用现代化网络技术手段管理我院海量、格式多样的电子档案，提升档案管理水平，提高档案管理效率，是十分有意义的。

1项目目标

将我院不同的档案管理系统数据库进行整合，以统一、规范的管理模式实现对不同专业档案进行管理；实现以条形码管理为核心的档案借阅流通机制。

建设内容

我院综合档案管理系统项目的建设内容包括：（1）实现对科技、文书档案进行管理；（2）对我院现有的建筑图档管理系统进行升级、结构重组及开放接口；（3）实现图纸批量打印出图功能；（4）将我院泰坦系统数据及规划成果等历史数据转换导入到综合档案管理系统。

项目组根据我院对电子形式存在的图纸和文档的管理要求，以及我院各专业档案资料的借阅流程等，在原有的建筑设计专业图档管理系统《智慧2000图档管理系统》的基础上进行系统升级，经升级后能满足我院的需求，具体如下：

系统用户

综合档案管理系统面向全院工作人员开放，权限设置参考下表所示：

软件安全控制

综合档案是我院宝贵财富，为保证数据安全，采取如下手段对数据进行保护：

1、角色权限控制，按照角色级别对用户划分“下载”、“修改”、“上传”权限，防止档案信息被盗取或篡改。

2、对档案数据每月备份一次，保证遇到意外事故能迅速恢复。

3、对所有下载、修改、删除等敏感操作进行日志记录，便于追溯。

系统维护方案

信息办：协助配合档案资料室收集反馈的系统技术问题并加以解决；对数据库安全备份，并对系统进行维护。

系统总体设计模式

系统数据库选型

系统采用主流的MSSQL2005数据库，具有良好的数据处理及响应速度，适合B/S模式开发。

开发平台选型

系统采用JAVA平台进行开发，开发效率高，安装部署容易，系统维护简便。

技术亮点

1、描述：由于我院各生产专业科技档案以及院内文书档案的成果电子文件归档方式不统一，文件格式也不统一，电子文件的存放介质也是多样的，造成档案资料室对电子文件的系统管理上的困难。

技术亮点：增加了在线电子文件归档方式，明确了归档电子文件格式和命名规则，并通过生成模板进行了电子文件归类。

2、描述：我院的档案资料借阅流程是通过手写登记进行的，不利于统计，工作效率也较低。

技术亮点：利用工作卡号识别我院职工姓名、所属部门等属性，利用条形码功能提取档案资料的目录号、案卷题名等属性。

解决方法：在档案资料人员立卷过程中，打印案卷封面时，系统自动生成条形码并打印在封面上。日常借阅中，通过条形码扫描，能在系统中生成对应案卷的借阅记录。条形码扫描识别的功能，能提高档案管理人员的工作效率，减少失误，也更方便了借阅记录的统计与查询。另外，通过与我院人事部门的全院职工人员数据库对接，在系统的用户数据库中录有职工工作卡号，在借阅过程中，通过输入卡号进行人员识别。

项目总体评价

项目按预期完成，建立院内各专业、不同文件格式数据库及系统，实现电子文件的在线归档以及院内共享；

软件分别在档案资料室、信息办及建筑专业进行了功能验证（其中建筑专业图档系统已在第一期验收完毕，并投入了使用），共有9位档案管理人员、系统管理员参与，其中通过验证人员数为9人，通过率为100%，所发来书面意见同意使用该软件；

软件的设计总体上符合我院对电子文件资料的归档要求，为多专业、不同文件格式的电子文件归档利用提供了方便，保证了实物资料与电子文件资料的一致性。上传的模块设置基本符合电子文件的归类要求，在一定程度上提高了我院电子文件归档的效率，达到了成果管理的目标；

【关键词】RFID物联网档案管理系统设计

物联网指的是通过射频识别RFID（RadioFrequencyIdentification）、全球定位系统、激光扫描器、红外感应器等设备，将互联网与物品相连来进行信息的交换，进而实现智能化跟踪、定位、监控和管理等一种网络系统。在物联网环境下，通过把微型感应芯片植入到各种物体中来实现人与物的对话、物与物的交流，从而构建一个更智能的物联网。

1档案管理系统中存在的问题

近年来，档案管理事业取得了较快的发展，但由于档案管理系统规模逐渐扩大、种类趋向多样化、信息量膨胀迅速等影响，导致在档案管理系统中存在的问题逐渐突显，具体表现如下[1]。

1.3档案管理的安全保障能力薄弱

对档案的利用是体现档案价值的标志之一，但现阶段的档案管理手段，难以进行档案利用的数量统计和档案信息的采集和传输，同时，也无法对保障各类档案的安全性进行有效地保障，导致档案被恶意盗用的情况出现。

2RFID物联网档案管理系统的优势

RFID是一种在阅读器和标签之间，通过无线射频来实现数据的双向传输，完成识别目标和交换数据的图像识别技术，通常由读写器、射频电子标签（EPC）和天线组成。它是一种包含了编码、识别、通讯等的综合性技术，能有效地实现对信息的远距离、无接触式采集、无线传输等功能。

随着RFID物联网技术和档案管理工作的结合，RFID技术在档案管理中的优势也日益凸显，如：（1）能实现非接触式的数据采集；（2）扫描迅速，且能一次性处理大量数据；（3）安全性能高；（4）有较强的抗污染能力，且耐久性强；（5）标签的信息容量大，有更长的使用寿命；（6）能实现穿透性和无障碍阅读；（7）标签具有EAS（ElectronicArticleSurveillance）电子防盗功能；（8）形状多种多样，体积小，可重复使用[2]。

3RFID物联网档案管理系统功能模块设计

在档案管理系统中采用物联网RFID技术，不仅能有效提高档案管理的效率，还能提高档案管理的安全性。因此，要在物联网RFID技术的基础上，对档案管理系统的功能模块进行设计，主要包括RFID数据管理系统和档案信息系统，其中RFID数据管理系统能对档案数据进行收集、储存、读写等，而档案信息系统则可以对档案信息进行管理和应用，具体的系统功能模块结构如图l所示[3]。

3.1RFID数据管理系统

该管理系统主要包括中心数据库和终端管理器，是数据的存取中心和信息的输出输入终端。终端管理器由手持式阅读器与读写器构成，是中心数据库输出和输入信息的重要载体。手持式阅读器用于管理员对现场信息进行采集；读写器则用来将信息输入或输出中心数据库。

3.2档案信息系统

档案信息系统包括诸位、查询、销毁和安全管理子系统四个部分，各子系统具体功能有：（1）储位管理子系统由储位自动识别和档案自动识别模块组成，能实现储位编号和档案盒编号的自动匹配，在进行档案出入库管理时，能较好地实现档案储位的定位。（2）档案在被查阅时，查询管理子系统会提供档案编目信息，并发出出库指令，将查询的信号传至档案架，使档案架上的指示灯亮起，管理人员再根据指示做出库作业。（3）档案在入库前，销毁管理子系统会对档案的保管期限进行设定，当达到保管期限时，就会自动提醒管理人员，由管理人员作进一步处理。（4）安全管理子系统主要包括监控和警报模块，负责档案的防盗和监管，实施有效地档案安全机制。安装在储位区的阅读器会在档案盒异常离开储位时，将档案信息传回管理系统，监控模块就会把异常信息发给警报模块，进而发出警报。

4RFID物联网档案管理系统业务流程设计

物联网RFID的档案管理系统主要有入馆、盘点和查阅三大功能，同时还有安全、防毁、防盗、销毁管理等辅助模块[4]。

4.1入馆

在新档案入库前，要先根据档案的类别、年份等信息进行编目，写入RFID标签后传到中心数据库以备调用。在入库时，储位管理子系统发出入库指令，在读取档案盒信息后，会对储位编号与档案盒编号进行匹配，再由储位自动识别模块分配存放的储位；确认无误后管理员发出确认信息，再通过计算机总线传至该档案架，储位指示灯亮起，管理员将档案盒放至指示点所示储位并按下确认键，再反馈到管理系统，入馆结束。

4.2盘点

RFID的使用使档案盘点变得简单快速。只需由查询子系统发出盘点指令，RFID阅读器就会立即收集档案的信息，并将所收集到的信息传至中心数据库进行核对。如果不匹配，则由管理人员用手持式阅读器现场核对，修改系统信息，完成档案的盘点。

4.3查阅

档案的查阅及出库流程如图2所示。

4.4辅助模块

安全管理能够对档案现场实时监控并进行异常警报，以防止档案被盗用。在档案入馆时，要先对其重量、页码等进行测量后存入RFID数据库中，再由监控模块对其进行监控；在档案归还时，管理员要对该档案的信息进行检测，并与出库前的信息进行核对，以确保档案不被撕毁或出现缺失等。

综上所述，随着物联网时代步伐的加快，技术的缺陷带来了诸多档案管理问题，虽然物联网RFID技术会受价格成本、安全机制和技术标准等限制，但该技术能更好地满足在档案保管和利用中，对更安全方便的管理系统的需要，在未来的档案数字化管理中有着重要意义，势必会得到推广应用。

参考文献：

[1]郑富娥，尚德基.基于RFID的档案管理系统设计[J].计算机光盘软件与应用，2010，3（10）：161.

[2]何佩婷.档案管理中的问题分析及其安全防范措施[J].建筑安全，2010，2（5）：53-54.

【关键词】NoteExpress软件；科技查新；档案

1科技查新档案管理系统概述

2管理系统设计

NoteExpress软件为中文操作界面，属性表头高达50多种，可以方便用户进行随意的更改，同时NoteExpress软件也有利于实现系统的细节化管理。整个查新档案管理系统的设计如下：首先搭建系统平台，以NoteExpress软件为基础，第一步要对NoteExpress题录进行修改，一般要修改13个属性，包括项目属性，如修改项目名称、修改项目编号；包括检索属性，如修改检索式、修改检索范围和结果、以及修改检索词与结论；包括委托属性，如修改委托日期、修改委托单位与委托人；其他属性还有查新点、完成日期修改等。题录修改完后，第二步是数据导入，只要满足NoteExpress过滤器文档要求，就可以将查新报告直接导入题录。或者也可以手工录入，相比直接导入，逐条录入操作简单，也较为便捷。其中，数据录入的流程为：第一步：搭建系统平台。首先打开NoteExpress软件，然后鼠标右键打开题录菜单，完成属性表头编辑。第二步：逐条录入。点击新建题录，在相应位置处依次粘贴字段内容。第三步：导入附件。在题录菜单中找到添加附件，在文件窗口中找到需要添加的文件，然后链接到附件存放处。第四步：保存。完成上述步骤后，点击保存题录。

3管理系统技术兼容性

Windows2000、WindowsXP、Windows7和Unix等系统，均可安装NoteExpress系统，适用于多种操作系统，且可应用于多种办公软件，比如Word2003、Word2007和OpenOffice等，具备晚上的网络数据库在线检索功能。在单机上适用NoteExpress也可，技术的先进性确保了查新项目数据保密性、安全性，并可实现快速导出数据，且数据导入功能具有连续性，可实现数据的快速复制和共享。树形结构文件夹，允许用户随时添加和重命名文件夹，便于查新档案的聚类存放和有效管理。建立好查新档案数据库后，维护管理十分方便，同时也可保障管理屏的良好运行。

4管理系统功能实现

4.1批量处理

对于查新项目，基于NoteExpress软件的查新档案管理系统不仅能够单个修改题录信息，更可以批量替换字段，对字段进行批量编辑操作，更能够对附件进行批量链接。对于查新档案管理员来讲，系统批量处理功能的实现在很大程度上提高了字段的整体编辑水平，减轻了工作压力。

4.2及时检索服务

4.3附件链接服务

4.5提供多元化服务

基于NoteExpress软件的查新档案管理系统的构建给查新档案管理员提供了极大的管理便利，在科研项目编写工作中，通过管理系统的检索分析服务能够得到强大的信息支持，同时也有利于及时了解工作进展。

5结语

综上所述，以NoteExpress软件为基础构建的科技查新档案管理系统，解决了当前软件系统使用中的不足，操行简单，数据维护简单，实现了存储的精细化和检索的快速自动化，具有多元化服务优势，其人性化管理大大提升了工作效率。

[1]黄春晓.文献管理软件在科技查新中的应用——以NoteExpress文献管理软件为例[J].大学图书情报学刊,2011,(1):54-55+89.

信息时代的到来不仅逐渐改变着人们的生活方式和生活观念，也改变着人们的工作习惯和工作方式。与花费整个组织约6%～15%的收入的纸质文档相比，电子档案的应用能够在很大程度上提高文件档案归整的科学性。尽管使用电子文件档案管理系统对档案进行处理已然成为新时代办公的必然趋势，但是随着电子文件档案管理系统的普遍应用，电子文件档案管理中存在的各种问题也随之而来。

一.电子文件档案的概念及特点

根据2002年国家质量监督检验检疫总局的《电子文件归档与管理规范》，可以得知电子文件是指“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”[1]。通过此定义可以看出，电子文件与其他形态的文件档案相较而言具有其自身的特殊性。

电子文件档案信息的非人工识别性。电子文件档案是以阿斯科码的形式存储于计算机或者硬盘中，是数字化的信息，只有通过计算机的智能解码才能够被转换成人类可以识别的文字，而电子文件档案信息不管在计算机内部还是其他载体之间进行传递，都是以阿斯科码的形式进行。

电子文件档案信息依赖于设备及环境。电子文件档案信息的存储、阅读、传递等都需要借助于一定的设备才能实现，没有这些计算机系统的存在，电子文件档案信息只能是不能被解读的且没有利用价值的文件。同时，由于电子文件档案信息的存储严重依赖与计算机系统，所以计算机系统所处的环境，包括湿度、温度等都将对电子文件档案信息的完整性、可读性造成影响。

二.我国目前电子档案文件管理系统存在的问题

电子文件档案信息的原始性难以保证。电子文件档案不同于纸质的文件档案，它是依托于计算机技术和办公自动化的一种数字化信息，纸质版文件的复制稿与原稿，正本与副本之间存在一定的差异，具有可区别性。但是电子文件档案的可共享性使得，电子文件档案信息的管理者难以区别信息的原始性，每个电子文件档案的享有者都可以根据自身的需求和存储的习惯，依靠自动化的办公实现对信息的整合、分类以及修改，因此，电子文档的管理者很难追溯文件的原始性。

电子文件档案的管理缺乏高素质的管理人员。电子文件档案管理系统的应用，不仅需要档案管理硬件上的配备，也需要高素质的电子文档管理人员的存在。而目前，许多机构中电子文档的管理者的工作能力有待提高，管理理念有待更新。虽然，组织或机构中引进了先进的管理设备，但是没有高技术人才的操作和监管，仍然不能很好的发挥电子文件档案管理系统的最大效用。

三.电子文件档案管理系统的优势

电子文件档案存储量大，形式丰富。电子档案载体的体积虽然小，但是存储量却异常大。一个2G的闪存盘大致可以储存40960张A4纸资料上的全部文字信息，相比之下，电子文件档案的储存节省了相当大的空间。另外，依托于计算机的电子文件档案不仅仅可以保存文字信息，也能实现对声音、图像、影像的存储和处理。

有利于信息整合和开发利用。与纸质文件档案相比，电子文件档案信息能够实现更为快捷的传递，建立科学的电子文件档案管理系统，有利于实现信息资源的流通和信息价值的共享，能使档案信息潜在的价值得到充分发挥，并为将来档案管理工作全面深入的信息化打下基础。

四.意见及建议

加快电子文档工作的现代化进程。电子文件档案的管理部门要转变思维，从纸质档案工作的思路中走出来，加大对档案管理工作的投入和重视，优化配置现代化的电子文件档案管理系统，配备优良的硬软件工作环境，最大程度上确保电子文档现代化的可实施性

关键词：SuperMap，档案管理，数字档案

中图分类号：G271文献标识码：A

国土资源信息化是充分利用现代信息技术，深入开发和广泛利用国土信息资源，实现国土资源信息采集、存储、处理、传输和服务的网络化与智能化，全面提升国土资源事业各项活动的效率和效能的历史过程。国土资源信息化建设是实现国土资源现代化管理的必由之路。国土资源信息化是未来国土资源管理模式的主要依托。作为21世纪高新技术的行业管理模式，它融现代管理、系统工程、计算机技术、网络通讯技术、GIS技术、数据库技术等多种应用技术为一身，代表了国土资源管理的方向。

档案管理数字化是国土资源信息化的必然需求。随着经济社会的发展，社会各阶层对档案信息的需求日益增大，对档案信息的要求也更加复杂，社会各阶层，各部门之间对档案信息的交流也更加频繁。人们渴望足不出户就能随时随地享受到便捷的档案信息服务，迫切要求档案管理部门之间建立一种档案信息交流平台。实现档案馆之间的档案信息资源共享。档案管理数字化是实现档案管理现代化的重要手段，当今信息时代，如果档案工作不能紧跟社会步伐。瞄准社会对档案信息资源的需求和加快创新，提高服务水平和管理效率，一味停留在传统档案管理止步不前，守着金山找饭吃，无疑是不现实的[1]。

本文立于国土资源信息化需求，基于SuperMap探讨国土资源档案信息管理系统，希望能给广大档案管理工作者提供一定的借鉴作用。

1SuperMap概述

SuperMap以共相式思想的核心技术，为跨平台提供了基础；全面基于SOA的架构体系，方便系统集成和扩展；开放式服务架构，满足任意层次的开发需求；灵活的企业级应用系统部署；以服务的方式提供完整的GIS功能，允许在权限范围内被广泛的访问和使用；基于网络的GIS服务，允许分布于各地且采用不同技术的资源协同工作；松散耦合的服务，允许与其他标准业务系统集成；支持多源服务无缝聚合，便于GIS数据和GIS功能共享；分布式多层次空间服务集群，通过多个GIS服务器的资源整合提高服务性能；支持广泛的应用开发环境，Java、.NET、AJAX、Flex、Silverlight、html5等；提供三维服务（数据、制图与分析）、支持三维终端、支持二三维一体化应用。

基于SuperMapGIS软件平台开发GIS应用系统，主要专注于国土资源、电子政务和公众服务、档案管理、统计、军事与公安等领域的GIS应用系统开发，可以根据用户的需要开发其它领域的应用系统。其中，档案管理可以直接为最终用户开发档案管理应用系统，也可以与开发商和系统集成商合作为最终用户提供服务。与开发商和系统集成商的合作方式包括：直接参与项目开发、为用户定制专业GIS应用模块、提供成熟的行业应用源代码和解决方案。

2系统建设原则

2.1.标准化与规范化原则

2.2.创新性与先进性原则

2.3.经济性与实用性原则

系统建设方案将在实用的基础上做到最经济，以最小的投入获得最大的产出。在硬件和软件配置、系统开发和数据库设计上充分考虑在实现系统全部功能基础上尽量节约经济成本。

同时，设计方案最大程度地满足国土资源管理业务的需要，为业务管理提供最优的应用和管理工具。具体做到：界面友好、易于使用、便于管理维护、数据更新快捷和系统升级容易，具有优化的系统结构和完善的数据库系统，具有与其他系统数据共享、协同工作的能力。满足用户在不了解技术的条件下，能够很好的使用系统处理业务以及定制、调整和维护系统功能[3]。

2.4.开放性与合作性原则

开放性是系统设计好坏的重要衡量要素之一。由于机构、人员、业务处理过程以及业务表现方式都是处于不断变化的过程中，所以在系统设计过程中需要具有良好的开放性。这种开放性主要体现在，具有方便的二次开发的能力、可定制维护能力、可快速移植的能力等等。以提高系统对业务调整的应变水平以及再开发的水平。合作性的原则表现在系统的技术思想以及实现对用户应该是透明的，通过面向业务模型的开发体系使得合作双方能够很好的进行交流，能够使局内业务人员在不了解系统技术细节的情况下参与系统的搭建式开发，另一方面，作为开发一方，需在与业务人员交流的基础上全面了解业务处理的过程和细节。

3档案系统设计

3.1档案系统总体设计

基于SuperMap建立档案管理系统总体框架图如图1所示：

图1基于SuperMap建立档案管理系统总体框架图

3.2软硬件环境

(1)硬件环境

档案管理系统系统所涉及的硬件主要为数据库服务器、应用服务器、个人工作电脑以及打印机、扫描仪等设备，对硬件配置无特殊要求，当前主流服务器与PC机即可满足需要。有条件的单位为进一步提高系统运行效率可依据当前的基本条件对设备进行扩充：

数据库服务器可采用多机集群模式；客户端提高处理器与内存容量，对经常处理图形的用户可适当采购配置较高的图形工作站。

(2)软件环境

软件环境主要是操作系统的选型，包括数据库服务器、应用服务器端操作系统、各类微机和图形工作站操作系统。

（1）数据库服务器端操作系统

数据库服务器端操作系统建议选择WindowsServer2003及以上版本的服务器操作系统。

（2）应用服务器端操作系统

（3）各类微机和图形工作站操作系统

客户端操作系统建议选用Windows2000/XP/2003Professional/Vista/Win7系列操作系统。

3.3安全与保密

①安全与保密建设的内容

基于SuperMap的档案管理系统的安全与保密主要包括中心机房的安全、网络平台系统的安全、信息系统的安全和数据的安全与保密。

机房的安全建设主要包括：配电系统、消防系统、空调系统、防雷系统、静电屏蔽系统。

网络系统的安全主要：内网平台的安全、外网的安全、防病毒系统等。

信息系统的安全：主要包括系统的使用权限的确定和系统使用的安全性。

数据的安全与保密：主要包括数据存放的安全、数据操作的安全和数据使用分发的安全及数据传输的安全保密。

②安全与保密建设要求

（1）各级国土资源部门档案管理领导小组必须有负责网络安全的专家或技术人员的参与。

（2）网络安全建设方案必须和网络建设方案同步生成，做到同步设计、同步建设、同步验收。

（3）国土资源信息网与国际互联网之间在物理上完全分开，广域网信息系统必须有加密机制。

（4）县级和县级以上单位的土地、矿产资源数据应制定相应的保密级别。

（5）国土资源服务信息系统提供对外数据服务必须提交保密审查。

（6）合作单位在建设、研制和开发软件、应用系统、建设数据库的过程中必须在一定的保密机制下进行国土资源的数据使用。项目完结后，必须将数据和数据库成果完全移交国土资源部门，除留下经双方认可的必要的可用于演示的数据和数据库外，其余应全部予以销毁。凡涉及军事用地、保密单位用地等及以上单位周边用地的系统和数据库建设，国土资源部门和合作单位必须进行保密教育，在保密机制的保障下进行系统和数据库建设。

4小结

基于SuperMap的档案管理系统是为了顺应新时代新发展的时代潮流，是加强档案管理效率提升的重要途径，同时其也是目前档案事业机构应值得推广的一项先进技术。

[1]刘瑛．档案信息化建设的意义和策略Ⅱ]．大连大学学报，2012(03).

通过对我国档案管理现状的研究调查发现，各行各业根据档案对象的规模大小和实际应用状况，基本采用了不同的档案管理软件。目前，国内档案管理软件主要存在以下弊病：

l）用户对档案的管理方法主要是基于文件系统，文件系统中用户对目录结构的创建、操作过于随意；

2）文件系统对文件权限的控制过于简单。用户一旦拥有了对某个档案的浏览权限，可能同时也具有对该档案进行修改、拷贝甚至删除的权限；

3）查询和检索功能单一。查询是档案管理各种功能中最为关键的一环。在数以万计的档案之中，如何快速全面地找到需要的档案是对档案进行操作的前提；

4）历史数据的导入、导出能力差。档案资料的导出只是将文件或文档的电子档案输出备份，而一些重要的过程数据却无法保存，这点远远不能满足用户的需求。

2系统概述

2.1需求分析

确定了系统的主要用户以后，就各类用户的使用需求将系统的功能分为以下几类：

l）档案室管理员的功能需求如下：文件资源管理；全宗名册管理；全宗卷管理；档案资源管理；档案鉴定管理；档案验收管理；档案销毁管理；档案存储管理；档案借阅管理；档案利用反馈管理；档案数字化管理；档案库房管理；文件鉴定；整编归档；日志管理；用户账户和权限管理；

2）A机关下属职能部门的功能需求比较单一，主要是完成电子文件的上传；

3）普通公众用户的功能需求如下：浏览档案；检索自己感兴趣的档案；下载特定的档案。

2.2系统体系结构

系统体系架构很好地体现了MVC设计模式的分层思想，每一层只能和相邻层进行交互，在体系结构最下层是数据库，存放系统运行时的各种数据，包括元数据数据库、中心数据库和网站数据库，数据库只有数据持久层才能访问，对视图层和业务逻辑层是透明的，所以开发人员不需要关系底层的数据存储。

2.3系统模块

l）资源上传模块：A机关下属子部门通过该模块将分散的电子文件集中上传给档案系统管理员，此后电子文件进入待整编状态；

3）收集整编模块：这是本系统另外一个核心模块，包括文件鉴定和整编归档两个子模块。

3业务逻辑层的设计与实现

3.1业务逻辑层的设计目标

3.2业务逻辑层的实现

Spring作为一个强大的轻量级开源框架，是连接Struts和Toplink的桥梁，使用Spring能够很好地处理业务逻辑层，同时降低各种依赖关系的祸合关系，实现了组件间的松散祸合，加快了开发进度。Spring采用控制反转原则，利用BeanFactory容器来实例化、配置和管理Bean，通过这种方式管理业务逻辑层。业务逻辑层的工作流程如图：业务逻辑层为表示层提供统一接口Service。通常情况下我们在Service接口内定义所需的业务方法，然后在Service实现类中通过对DAO的调用来实现业务逻辑。对O-R模型对象的调用可以通过Spring的配置文件ApplicationContext.xml的配置得到实现。Spring支持三种依赖注入分别是setter、构造函数和方法注入。在本架构中，采用Setter注入方式对bean进行管理。

3.3表示层的设计与实现

3.3.1表示层的设计目标

3.3.2表示层的实现

本系统采用struts来完成表示层的设计与实现。下面结合用户注册模块，介绍Struts的工作流程：

1）用户在浏览器中输入(或通过其他页面跳转)注册页面URL，这时客户端出现regjsp页面，显示注册页面；

3）服务器端接收到用户的HTTP表单请求，查找struts配置文件struts-config.xml以确定是否有响应用户请求的条目，并根据文件内容进行路径和功能的映射；

4）Actionservlet类将接收到的用户请求打包成一个ActionForm类，即RegForm对象，这个对象实际上就是一个使用set()或者get()方法的JavaBean，里面包含用户注册填写的那四个字段；

5）系统生成一个用户请求的Action实例对象，即RegAction，并将前面的ActionForm对象传递给它，然后调用RegAetion中的Cheek()方法，检验是否有重名或者格式的有效性，如果没有，则调用reg()方法，将从regF0rm中获得的字段值保存在User对象中，最后由userDaoToPlink类完成数据的持久化工作；

6）在reg()方法执行完后会生成一个ActionForward类型的对象并将之返回给Actionservlet，该对象的作用是用于页面的跳转。

[1]李桂芬.现代档案管理系统研究与发展.兰台世界，2008，1：36.

关键词：社会保险档案创新

随着国民经济的逐步发展，我国社会保险的参保数迅速增加，社会保险档案管理也将面临着严峻的挑战，因此做好社会保险档案管理的根本点是加强创新。只有通过对新时期社会保险档案管理创新的必要性以及现存的问题分析，将纸介档案与数字档案的转换，才是需要对新时期提出社会保险档案管理创新的途径策略。

一、社会保险档案管理现状分析

（一）社会保险的参保人数增长迅速

我国社会保险的参保数，增长迅速。2009年底，全国参加城镇基本养老保险人数为23550万人，比2008年末增加了1659万人。参加基本养老保险的农民工人数为2647万人，比2008年末增加231万人。根据《国家人权行动计划（2011-2012年）》指出，到2012年，中国城镇基本养老保险参保人数超过2.23亿，基本医疗保险参保人数超过4亿，失业保险参保人数超过1.2亿，工伤保险参保人数超过1.4亿，生育保险参保人数超过1亿。参加农村社会养老保险和企业年金的人数逐年增长。可见，我国社会保险档案与日俱增，当今社会的发展对社会保险档案的要求也在提高，需要对社会保险档案进一步创新。

（二）社会保险经办机构实施改革计划

近几年来，国内社会保险经办机构全面实施了各种改革计划，早在2009年最后一次国务院常务会议决定将在2010年内开展全国范围的城镇企业职工基本养老保险关系“跨省转移接续制度”。从2010年7月1日起，流动就业人员基本医疗保险可跨省转移接续。2011年11月15日，人保部就《社会保险费申报缴纳管理规定（草案）》征求意见。根据草案，企业缴纳险种从养老、医疗、失业险三项扩至五项，新增工伤和生育险。这些政策改革都为新时期的社会保险事业的进一步发展营造了很大的发展空间以及机遇。

（三）负责社会保险档案管理的部门分散

我国公民个人社保档案分散在不同的管理部门中管理。现行社会保障管理体制是分散型的。具体情况是：社保中心管理着养老、医疗、工伤等法定的基本保障档案；民政局管理着社会救助、社会福利、社会优抚、城市最低生活保障金；商业保险公司管理着公民个人补充保障的一系列保险金。这种现状造成多头经办，政出多门，业务交叉，资源浪费，政令难以统一的局面。由于管理机构分散、不集中，使人们在利用公民个人社保档案时，存在着许多不便。例如，我们如果需要了解公民个人就业及保险金交纳情况，需要到几个不同的管理机构去了解，这样就给公民个人和组织在查询工作中带来了很大的不便；而且这种分散的管理，使整个社会保障体系出现了许多漏洞，于是就出现了一些奇怪的现象：如“涉保”人死亡以后，其所涉及的个人保险账户并未随之终结，仍有人代领保险金。

（四）社会保险档案工作缺乏硬指标考核

社保档案数量巨大，工作环节繁琐，相对于社会保障工作，社保档案工作没有硬指标来考核，也没有统一的管理办法和标准，因此让部分档案工作者放松了对工作的要求。社会保险的五个险种档案并非一个部门管理，进而导致不同的开发商参与系统建设，相互之间的互不信任以及人为设置壁垒，或者同一家系统开发商采用了不同的标准和技术架构，导致系统割裂。数据只能采用共享或交换的形式，只有极少数地区实现基本信息的共用。比如2008年1月央视报道深圳农民工的“退保潮”现象，就是因为不同的省市之间不能共享社保缴费信息，从而导致社保对于“候鸟型”的打工者来说只是带不走、挪不动的“地方粮票”。

（五）社会保险的经办效率和范围需要扩大

二、我国社会保险档案管理系统存在的问题

（一）对社会保险档案管理工作不够重视？

由于社会保险档案管理工作是比较新的工作，人们还不是很重视。社会保险工作的重点都集中在扩大基本社会保险的覆盖面，强化社会保险基金的征缴和确保企业离退休人员基本养老金按时足额发放等方面，忽视了社会保险档案管理，使社会保险档案管理工作处于无序状态，其作用无法得到充分发挥。

（二）社会保险档案管理体制不规范

由于我国目前的社会保险档案管理制度缺乏统一的规范和标准，造成归档范围不明确，社会保险文件材料收集不齐全，档案管理方法不健全等现象时有发生，严重影响社会保险档案管理的规范化、标准化。社会保险档案专职人员难落实。有些社会保险部门档案机构不健全，没有专职或兼职人员管理档案，即使有，也是临时抽调，没有经过专职培训，严重影响社会保险档案的质量。

（三）社会保险档案存档的条件差

由于场地限制和经费不足等问题无法解决，社会保险档案管理始终未能列入社保经办机构的议事日程，大多数社保经办机构至今未设立固定的场所存放档案，历年累积的社会保险档案只能由经办人员分别保管。由于没有专有的库房，只能存放在潮湿的房间里，致使社会保险档案存在诸多安全因素。这种不规范的档案管理方式不仅查阅起来非常困难，也给日常经办工作带来许多不便。

（四）缺乏专业社保档案的管理标准和规范

三、社会保险档案管理的解决办法

（一）将纸质档案转换成数字档案存档

社会保险经办机构出于业务办理需要，会在办理过程中出现大量的纸质材料或证明，各类保单合同、证件扫描件以及各种需要存档备查的档案资料，是非常庞大的一个数字。纸质材料保存起来不方便，但是将这些材料进行电脑扫描储存，就可以将纸质档案转变成数字档案。根据档案工作的实际需要，可灵活运用，如目录数据适宜采用文本录人；全文数据则可以采用图像扫描录入；而一些当前常用的数据可制作成光盘。

（二）根据社保档案类别进行分类管理

根据不同档案的类型进行分类管理，方便查找、储存，可以防止档案的丢失与缺漏。应针对不同门类的档案，确定不同的归档整理方法。首先，确定立卷原则。遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，按社保档案不同价值性质分类，以便于保管和利用。其次，确定归档形式。根据各社保经办单位文件材料形成的类型，确定以“件”或“卷”进行整理、归档的文件材料范围。最后，根据社会保险档案的保存价值确定“永久”、“长期”和“短期”三种保管期限。

（三）建立全国统筹的社保管理系统，规范标准？

建立全国统筹的社保档案管理体系可以为社会保障事业的进一步发展和不断完善奠定重要的基础。以电子政务标准体系和劳动及社会保障标准体系为指导，以投融资与运营模式和项目实施监理模式为依托，按照多层架构的模式将系统自上而下构架成为组件与业务组件、业务运作支撑平台、IT基础设施三个层次，树立以监控及管理、信息安全为主的贯穿三大层次的两大体系模式。为适应劳动者的流动和工资收入的变动，对每个劳动者按号码设立档案卡，并用计算机储存，记录公民个人历年的工资收入情况。在全国设立计算机网络，对每个劳动者的情况进行追踪记录；并建立全国范围内统一的网络查询接口，允许公民定期查询，同时也可替他们预测，比如退休时可拿到多少养老金，以提高工作的透明度。

（四）在全国统一管理下设分支机构

在国家劳动和社会保障部的领导下成立一个全国统筹的社保档案管理中心，结束社保档案管理分散问题，实行高度统一的管理，改变目前政出多门、决策分散、管理混乱的局面，使其成为统一管理全国社保档案的领导和决策机构，负责拟订社保档案的发展规划、改革计划、重大决策和有关法规、规章制度，参与制定社保档案的管理标准和规范。其次，全国统筹的社保档案管理中心还可以在全国各地设置分支机构，包括地区局、地方办事处、数据处理中心和项目服务中心。负责公民社保档案内容的定期增加和更新，并送交国家劳动和社会保障部统一保管。

关键字ASP在线查询信息录入信息修改

一、制作数据库和建立数据源

1、利用MicrosoftAccess制作数据库，取名为information,然后制作表，表名为infor.下面写入数据字段。如图所示：

2、建立ODBC数据源（在2000professional系统中建立）

步骤：

控制面板à管理工具àODBC数据源à系统DSNàAdd….

ODBC界面

二、系统界面

一个好的系统需要一个友好的用户界面。由于本系统是基于ASP开发的，所以，我们利用网页制作工具制作友好的用户界面。部分界面如图所示：

进入界面

信息录入界面

信息查询

三、程序实现

由于本系统是基于ASP开发的实现在线操作的系统。所以，本系统的完成需要借助HTML，又由于HTML是网页编程的基础，所以，在这里就省去HTML代码，相信大家都是HTML高手。

1、信息录入

<%

dimstrsql,rs

setconn=createobject("ADODB.connection")//建立ADODB连接

conn.open("DSN=information;UID=;PWD=;")//打开数据源information

setrs=createobject("ADODB.Recordset")//建立记录对象rs

rs.open"infor",conn,3,3//打开数据库里的infor表

rs.Addnew//添加一条新的记录

rs("name").value=request.form("name")/*取得表单名为name里的内容“送”

到数据库name记录里（备注：表单名是信息录入界面里的提示信息是“姓名”的表单域的名字，以下类似）*/

rs("sex").value=request.form("sex")

rs("birth").value=request.form("birthday")

rs("zzmm").value=request.form("zz")

rs("teach").value=request.form("teach")

rs("xl").value=request.form("xl")

rs("class").value=request.form("class")

rs("school").value=request.form("school")

rs("add").value=request.form("add")

rs("tel").value=request.form("tel")

rs("hy").value=request.form("mar")

rs("jg").value=request.form("addr")

rs("career").value=request.form("career")

rs("date").value=request.form("time")

rs.Update//保存数据库里的记录

rs.close//关闭数据记录

conn.close//关闭连接

setrs=nothing

setconn=nothing

%>

2、信息查询

dimstrsql,conn,rs

setconn=server.createobject("ADODB.connection")

conn.open("DSN=information;UID=;PWD=;")

setrs=server.createobject("ADODB.Recordset")

strsql="select*frominforwherename='"&request("name")&"'"//利用SQL建立查询

rs.openstrsql,conn

//本行写上要显示的字段的相应的中文名

姓名