Word使用技巧

一、在Word中设置“下拉型窗体域”,实现表格的选择性录入方式

在这里我们还是举个例子来说明我们的设计思路吧!比如,要上报一份“2003年计算中心上机情况统计表”,在这个表格中如职称、上机课程等几项是要反复重复输入的,那不妨将它设置成选择性下拉列表式输入方式,只要一点单元格,就会出现一个下拉列表,在列表中选择要输入的项就可以了。如图1所示为此表的一部分。

要实现上面如图所示的效果需要进行如下设置。

第一步:设计表格

先打开一个Word文档,在其中根据需要先设计好表格。可以先将一些不能用下拉输入的单元格先行输入。

第二步:插入下拉型窗体域

下拉型窗体域是比较常用的窗体域类型。这种类型的窗体域通常用于非此即彼的选择场合。我们设计的这个表格,在“职称、上机课程和所在院、系”中就可以使用下拉型窗体域,用户在填写表单时可以直接点击鼠标选定,不必进行输入,省去了重复输入的麻烦。

具体方法:将鼠标移到指定位置,比如上机课程下面的单元格,点“视图→工具栏→窗体”,弹出“窗体”工具栏,点“下拉型窗体域”按钮,如图2所示。

窗体域插入后,单元格中会显示出一个带有灰色阴影的小方块(在按下“窗体域底纹”按钮的情况下才会显示阴影)。窗体域底纹只在屏幕上显示,用于提醒用户该域的具体位置,并不会被打印出来。双击插入的窗体域,系统弹出“下拉型窗体域选项”对话框。在“下拉项”的框格内添加下拉菜单中的选项。添加的步骤是:首先在“下拉项”项目中输入需要添加的第一个列表项,并单击“添加”按钮(或按回车键),然后依次输入其余列表项。所有列表项添加完毕后,可以通过向上↑、向下↓这2个“移动”按钮改变列表项的排列顺序。选中“启用下拉列表”项,点“确定”按钮即可,如图3所示。

这样一个单元格的下拉型窗体域就设置好了,下面的单元格就可以采用复制、粘贴的方法来完成。依次类推,完成其他项的域插入工作。

第三步:保护窗体

下拉型窗体域插入完成之后,单击“窗体”工具栏上的小锁状的“保护窗体”按钮,这样除了含有窗体域的单元格外,表格的其他地方都无法进行修改。此时用鼠标单击任一窗体域单元格,在单元格的右侧会出现一个下拉三角图标,点击该图标会弹出下拉列表,在其中选择即可。全部选择好后,再点“保护窗体”按钮即可解除锁定。

二、在Excel中设置“有效性”,实现表格的选择性录入方式

还是上面列举的那个例子吧。在Excel中可不能在玩儿窗体域了,得换个方法才行。

先在Excel工作表中设计好表格的大体轮廓,再在任意一列中输入要在下拉列表中所显示的内容;选定要使用选择性输入的区域,如图4所示。

此时只要用鼠标点中区域中的任一单元格,都会在单元格的旁边出现一个下拉箭头,单击箭头,会显示出所有的设置序列,我们只要从中单击所需的项目即可完成录入,如图6所示。

大家知道,在Word中,为字符添加的下划线,默认情况下是紧靠字符下方的。能不能调整一下字符和下划线之间的距离呢?答案是肯定的。

1.启动Word2003(其它版本请仿照操作),输入字符“分离下划线的制作”。

2.选中“下划线”及前后各一个(多个也可以)字符(即“离下划线的”),按“格式”工具栏上“下划线”按钮右侧的下拉箭头,在随后弹出的快捷菜单中(如图1),选定一种下划线类型(如“双下划线”等),并通过“下划线颜色”菜单,设置好下划线的颜色。

3.选中字符“离”,然后按住Ctrl键,再选中字符“的”(这样操作可以同时选中多处不连续的字符,本操作不支持Word2000及以前的版本),通过下划线颜色选项,将这两个字符的下划线颜色设置为“白色”。

4.选中字符“下划线”,执行“格式→字体”命令,打开“字体”对话框(如图2),切换到“字符间距”标签下,按“位置”右侧的下拉按钮,在随后弹出的快捷菜单中,选“提升”选项,然后在其右侧“磅值”后面的方框中输入一个数值(这个数值就是分离的距离,此处为了突出这一效果,设置为30磅),确定返回即可。

从2000版本开始,Word提供了设置带圈字符的功能,选定相应的字符,执行“格式”菜单下的“中文版式→带圈字符”命令,然后“带圈字符”对话框中选择好圈号,单击“确定”按钮就可以了。不过,最近笔者发现一个奇怪的现象,那就是Word只能为两位数字设置带圈字符,对三位数字会自动缩减为两位数字(如图1),这是怎么一回事呢?原来,Word中的带圈字符功能只适用于一个中文字或两个数字的情况,超过这一范围就无能为力了。

其实,我们可以通过变通的方法为三位数字设置带圈字符。这里我们为999这个三位数字为例进行说明,具体的操作步骤如下:1.为两位数字设置带圈字符首先,我们仍旧按照正常的方法为99设置带圈字符,然后按下“Alt+F9”组合键切换到域代码方式。2.扩大圈号选定域代码中的圈号,按下“Ctrl+]”组合键或“Ctrl+[”组合键对圈号的大小进行调整(如图2),当觉得圈号差不多时,请将域代码中的“99”改为“999”。

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