本文介绍了7款优秀的文档管理系统，包括PingCode、Worktile、MrDoc、Paperless-ngx、Papermerge、MediaWiki和语雀。这些系统各有优势，适用于不同规模和类型的团队，能帮助团队提高效率、保障数据安全性和促进团队协作。
PingCode是国内很多团队推荐的知识库工具之一，产品口碑很好，小红书、长城汽车、华夏基金等都是其客户。PingCode支持私有部署、定制化以及麒麟信创等一些国产化需求。因为能关联需求、测试、缺陷等环节，所以在软件开发团队的使用体验可能远超其他团队。但销售、市场、财务等非技术团队也同样能使用。
PingCode知识库工具功能包括但不限于：
软件优点：
软件缺点：
Worktile针对企业文档、图像、音频、视频等文件的储存打造了企业网盘模块，并且提供无存储上限的网盘，以及安全高速的上传、下载及预览体验。支持私有部署，定制化开发等需求。
在整体上，Worktile被广泛用于电商、市场活动、律所项目、生产制造、行政、财务、设计、工程、教育、科研等几乎包含所有类型的项目。
优缺点：作为企业网盘满足文档管理需求，同时也能满足企业大部分管理需求，所以非常适合中小企业，避免买多个工具。缺点就是不纯粹，对只找企业网盘的企业来说多很多没用的功能。
MrDoc觅思文档，是一款自托管、私有部署的在线文档管理系统和知识库。整个系统分为开源版和专业版，不过开源版已经很满足很多的业务场景。总结下来它有这样的几个特点：
MrDoc是一个适合个人和小型团队的文档、知识、笔记在线文档管理系统。这个系统使用的是Python开发，搭建也非常的简单。你完全不用担心不会Python，而担忧系统搭建，官方也有几种搭建方式，从我个人搭建的方式来说，推荐使用Docker搭建，差不多几分钟就能搭建成功。
一个开源的文档管理系统，最大的特点是可以将你的物理文档转换成可搜索的在线档案，从而减少纸张的使用。它内置了OCR功能，可以自动对上传的扫描文档执行OCR。能够识别文档中的文字，并将其转换为可编辑和可搜索的文本格式。然后对文档进行分类和索引，你可以随时搜索查阅。
主要功能：
Papermerge是一个开源文档管理系统（DMS），专为归档和检索数字文档而设计。
在Papermerge中，用户可以将纸质文档转换为数字化格式，然后进行归档和索引。这不仅可以减少对物理存储空间的需求，还可以方便地共享文档和协作。Papermerge支持多种文件格式，包括PDF、JPG、PNG等，同时还可以对文档进行OCR识别，提高检索的准确性。
功能亮点：
此外，Papermerge还具备权限管理功能，允许用户设置不同的访问权限，以确保文档的安全。同时，该系统还支持多语言界面，方便不同语言的用户使用。
总之，Papermerge是一个功能强大、易于使用的开源文档管理系统，适用于个人、团队和企业，可以帮助用户高效地管理数字文档。
MediaWiki是网络上受欢迎的开源wiki软件，知名的维基百科就是基于它搭建。它是用PHP编写的，所以你可以轻松地开始使用LAMP堆栈部署此解决方案。该软件还附带许多扩展，所以你可以扩展wiki的功能。MediaWiki的核心功能包括富文本编辑器、版本控制、用户管理和权限控制、多语言支持、强大的搜索和导航功能、模板和分类组织内容等等。
语雀是2015年才在蚂蚁内部孵化的项目，2022年发布移动端，所以功能并不成熟。和其他知识库工具一样，使用了“结构化知识库管理”，形式上类似书籍的目录。与其他产品可以随意建立文档不同，语雀上的每一篇文档必须属于某一个知识库，语雀希望通过这样的产品设计，来从源头上帮助用户建立起知识管理的意识，培养良好的知识管理习惯。除此以外，它能够满足“卡片笔记”这种方法论下的笔记记录方式。功能上具有全局搜索、插入功能丰富（比如思维导图等）、画板功能好用、操作体验不错。
价格：99元/人/年起
选择一个既适合团队需求又支持私有化部署的文档管理系统是提高效率、保障数据安全性和促进团队协作的关键。本文综述了7款优秀的文档管理系统，每个系统都有其独特的优势和适用场景。无论您的团队规模如何，或者您面对的是哪种类型的项目挑战，都可以在这些系统中找到适合您需求的解决方案。
选择合适的系统时，考虑系统的功能、用户体验、定制能力、安全性和成本效益等因素至关重要。通过对比这些系统的关键特点，您可以更好地了解哪个系统最适合您的团队和业务目标。此外，实施过程中遵循最佳实践和策略，确保您的团队能够充分利用所选系统的所有功能，从而最大化其潜力。
我们鼓励您深入研究每个系统，考虑您自己的团队和项目需求，并选择最能帮助您实现目标的文档管理系统。正确的工具可以显著提高工作效率，促进更紧密的团队合作，最终推动您的项目和业务向前发展。
常见问题解答
Q1:私有化部署的文档管理系统有什么优势？A1:私有化部署的文档管理系统可以提供更高的数据安全性和隐私保护，允许企业根据自身的安全政策和合规要求来控制数据。此外，它们还能提供更灵活的定制选项和集成可能性，以满足特定的业务需求。
Q2:我的团队规模较小，我仍然需要一个文档管理系统吗？A2:是的，无论团队规模大小，文档管理系统都能带来显著的好处。对于小团队来说，一个好的文档管理系统可以帮助提高组织效率，确保信息的一致性和可访问性，以及简化协作过程。
Q3:我应该如何选择适合我的团队的文档管理系统？A3:选择文档管理系统时，应考虑多个因素，包括但不限于系统的功能、易用性、定制能力、安全性、技术支持和成本。评估这些因素时，务必考虑您的团队特定需求和业务目标，以确保所选系统能够满足这些需求。
Q4:引入文档管理系统后，我应该如何培训我的团队使用它？A4:成功实施文档管理系统需要有效的培训和支持。您可以通过制定详细的培训计划、提供培训材料和视频、组织实践工作坊，以及设立问答环节来帮助团队成员熟悉新系统。此外，选择提供良好技术支持和用户社区的系统也非常重要，以便在遇到问题时能够快速获得帮助。
Q5:如何确保文档管理系统的安全性？A5:确保文档管理系统的安全性需要从多个方面着手，包括选择提供强大安全功能（如加密、多因素认证、访问控制等）的系统、