近年来,随着各个行业财务与业务数据处理信息化的普及,计算机技术在审计工作中有了快速、全面、深入地发展与应用,较为明显地提高了审计效率,提升了审计质量,对审计发挥“免疫系统”功能起到了积极促进作用。但在目前的审计信息化建设与计算机审计工作中,由于地域发展和各级审计人员认识的差异,还不能最大化地发挥计算机审计提升工作效率和成果的作用。
所谓计算机审计是以计算机信息系统和底层数据库原始数据为切入点,在对信息系统进行检查测评的基础上,通过对底层数据的采集、转换、清理、验证,形成审计中间表,运用查询分析、多维分析、数据挖掘等多种技术和方法构建模型进行数据分析,发现趋势、异常和错误,把握总体,突出重点,精确延伸,从而收集审计证据,实现审计目标的审计方式。
计算机审计应该包含两个方面：一是对计算机管理的数据进行检查。就是从被审计单位采集数据,然后用审计软件对所采集到的数据进行一般性的审计分析,这是狭义上所讲的计算机审计,也是我们目前大多数审计人员所理解的计算机审计;二是对管理数据的计算机系统进行检查。就是对管理数据的计算机系统在合法性、正确性、安全性等方面是否存在漏洞和缺陷,有无非法和错误的处理和控制等方面的进行检查。因此,我们在开展计算机审计时应将上述两方面结合起来,这样可以最大限度地防范计算机审计的风险。经过审计实践,笔者认为,要想成功利用计算机审计,应按以下方法和步骤来进行：
一、审计准备阶段。
(二)正确采集电子数据
1、利用被审计单位财务系统和后台所使用数据库系统的数据转出功能。如：被审计单位的财务系统使用的是用友财务软件,可利用其自身的凭证和余额查询功能将数据查询出来,然后利用“数据转出”功能可将查询出的数据转存成括展名为xls、dbf、txt文件,就可以直接进行分析处理或者导入“AO”软件中进行分析处理。
2、新建Access数据库解密财务软件。如：直接将备份的Access财务软件数据库数据(如中联财务)导入AO系统进行“测试连接”时,可能会出现AO系统提示“测试连接失败,因为初始化提供程序时发生错误,密码无效”对话框。针对这种情况,审计人员应新建Access数据库,对财务软件数据库数据进行解密,运用“文件——获取外部数据——导入”功能导入备份的Access财务软件数据库数据之后,再导入AO系统按提示操作,就可以转化为审计人员可使用的数据资料。
3、直接向被审计单位获取指定格式的中间文件(dbf、文本文件);被审计单位使用的财务软件有定期备份功能的,可以直接从被审计单位拷贝数据。如：用友7.0——用友U8.12财务软件的数据库为access,则可以找到其文件存放位置,直接将ufdata.mdb文件拷贝出,再运用“AO”等专用审计软件导入进行数据分析处理。
4、通过ODBC等数据库接口采集数据(数据库转换)。ODBC是OpenDataBaseConnectivity的缩写,直译为开放式数据库互连接。是一个数据库访问库,它包含访问不同数据库所要求的ODBC驱动程序,如：要访问Sybase,就用Sybase的ODBC驱动程序;要访问DB2数据库,就用DB2的ODBC驱动程序。总之,应用程序要访问不同类型的数据库,只要调用ODBC所支持的函数,动态链接到相应的驱动程序上即可,简化处理过程,提升审计工作效率。
二、审计实施阶段
(一)数据清理验证
为保证审计结果的正确,我们在利用采集的电子数据进行分析前,首先要对电子数据进行清理验证。一是通过对电子与纸质、财务与业务的核对来验证数据的全面性、完整性;二是通过勾稽(记录数、总金额等)关系、逻辑关系对所采集到的数据的准确性进行验证;三是通过被审计单位提供的数据字典,正确理解每张数据表和表中每个字段的经济含义。四是将采集到的不同格式的数据转换为审计人员可使用的数据库的数据格式;五是对冗余和不规范数据进行处理;
(二)进行数据分析
电子数据经过清理验证后,就可以运用到审计分析当中,以提高审计工作效率。可以采取如下方法进行数据分析：
1、利用SQL、ACCESS、EXCEL等软件对采集、清理和验证后的数据进行统计、比对、分析。
2、利用AO软件中的账表分析器、SQL查询器、图表分析等通用分析器对财务数据进行分析;
3、利用AO软件提供的审计专家经验和审计方法进行分析,可自动选择用一条方法或多条方法进行审计。
4、根据审计业务知识与审计经验,审计人员自己编制审计方法进行审计。
5、创建审计中间表,开展总体与个体的数据分析。审计中间表是指将转换、清理和验证后的源数据,按照提高审计分析效率、实现审计目的的要求进一步选择、整合而形成的数据集合。审计中间表分为：基础性审计中间表和分析性审计中间表。它是信息化环境下,审计人员开展审计工作的“账簿”,是审计人员开展审计工作的基础数据。利用中间表,可以开展总体分析,确定审计重点,开展个体分析(数据分析),发现问题和线索。为进一步开展审计指明方向。
三、审计终结阶段
四、安全与保密
在使用计算机审计全过程中做好安全和保密工作是十分重要的。首先是要对被审计单位提供的电子数据进行必要的保密处理,其次还要对所使用的计算机设备使用安全措施,做到办公不上网,上网不办公,防止计算机病毒对计算机的侵入而使被审计单位的电子数据泄密。
总之,在信息化普及的今天,利用计算机审计是审计人员无法回避的课题,必须迎难而上,否则,我们将失去审计资格。
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