第一条为了适应学校改革发展和信息化建设的需要，推进学校档案工作规范化、法治化、信息化建设，进一步做好我校电子文件的归档与电子档案的管理工作，根据《中华人民共和国档案法》《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局令第6号，第14号）《电子档案移交与接收办法》《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）《四川省电子文件归档与管理暂行规定》等有关部门规章、规范性文件和标准，结合我校的实际情况，制定本办法。
第二条本办法所称电子文件是指学校各部门、学院（以下称“立卷归档部门”）在履行法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和储存的数字格式的各种信息记录。电子档案是具有凭证、参考和保存价值并归档保存的电子文件。
第三条对立卷归档部门电子文件归档工作情况纳入对立卷归档部门档案工作的年终考核和先进评选。
第四条电子文件的归档范围、归档鉴定按照学校纸质文件归档范围、归档鉴定办法执行，归档电子文件的档号编制按照《西华大学档案实体分类方案》编写。归档电子文件必须保证其真实性、完整性、可用性和安全性。归档电子文件与其他门类和载体的档案都实行集中统一管理。涉及国家秘密和工作秘密的电子文件归档和电子档案管理，依照有关保守国家秘密的法律、行政法规规定办理。
第二章管理体制和职责
第五条各立卷归档部门负责电子文件的收集、整理、著录和向档案馆移交归档等工作。各立卷归档单位分管领导应重视和加强对本单位形成的电子文件的管理和归档工作，专兼职档案工作人员负责本单位形成的电子文件的收集、整理、著录和向档案馆的移交归档等工作。
第七条信息与网络管理中心负责依据标准建设业务系统电子文件归档功能，参与电子档案管理系统建设，为电子档案管理提供信息化支持。
第八条保密办公室负责监督涉密电子文件归档和电子档案的保密管理。
第三章电子文件的形成、收集、积累
第九条学校各立卷归档部门在职能活动中产生的电子文件，凡是属于归档范围和有凭证、查考、利用和保存价值的电子文件均应收集、积累，定期制作文件备份并及时拷贝到存储介质上脱机保存，并妥善保管。
第十条收集积累的电子文件，一般主要收集积累定稿和正式电子文件。包括文书类，照片、录音、录像等声像类，科技类，各种专用类，网页、社交媒体类等电子文件。对用专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则要连同专用软件、技术资料、操作手册等一并收集归档。正式电子文件必须进行禁止写操作的技术处理，文本文件用Word、PDF、OFD等格式存储。
第四章电子文件的归档
第十一条电子文件归档范围及保管期限
电子文件的归档范围及保管期限参照《西华大学部门立卷归档范围及保管期限表》。
第十二条电子文件鉴定
电子文件在归档前应由立卷归档单位进行鉴定，鉴定工作包括对载体外观，有无病毒感染，电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性的鉴定及确定密级和划定保管期限。
第十三条电子文件归档
归档保存的电子文件一般不加密，必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一同归档。
电子文件的归档方式有在线归档和离线归档这两种。
（一）电子文件的在线归档：基于安全的网络环境，通过电子档案管理系统客户端或归档接口完成电子文件及其元数据的归档。
这部分电子文件可以直接通过西华大学档案管理系统实施在线实时归档，其基本要求是：
1.在档案馆的统一管理指导下，电子文件在线归档的后续档号编写操作由各立卷归档部门兼职档案人员完成。
3.归档的电子文件要有该电子文件产生及运行过程的背景信息及元数据。
5.局域网内部要有可靠的安全防范措施，系统设备更新时，必须制定严密的数据转换办法，确保数据准确无误并能在新系统中运行。
6.学校各部门设备更新时要及时做好数据向新设备的转换工作，做好数据更新记录，将转换后的新数据向档案馆移交归档。
（二）电子文件的离线归档：基于专用离线存储介质存储电子文件，向档案部门移交的过程。
学校各部门兼职档案员要及时将应归档的电子文件拷贝到光盘、移动硬盘等存储介质，并向档案馆移交。其基本要求是：
1.学校各部门兼职档案员要根据《西华大学部门立卷归档范围及保管期限表》进行电子文件的归档。
2.兼职档案员应根据归档范围，在电子文件产生时就要对应归档电子文件标注一定的标记（文件题名、形成日期、编号等）。
3.学校各部门兼职档案员对办理完毕的电子文件，要在规定的期限内拷贝到专用离线存储介质上（为禁止对文件写操作，尽量刻录到一次写操作的光盘上），载体上标注好盘内文件内容、类别、存入日期及磁盘编号等，如涉及密级要求的电子文件还要严格遵守国家有关保密的规定办理。
4.特殊格式（非通用格式）的电子文件，归档时应在存储载体上同时备份相应查看软件。对于数据库管理系统生成的数据库文件，数据库结构字段名为非汉字的结构，归档时应附数据库结构说明书，标明每个字段的汉字名称；如记录内容用代码表示的应全部转换为汉字表示，以确保数据库信息的可利用性。归档完毕，电子文件形成部门应将归档的电子文件至少再保存一年。
5.各部门兼职档案员应根据电子文件归档情况，填写移交目录，该移交目录一式2份，一份交电子文件形成部门，一份由档案馆保存。
第五章归档电子文件的移交和接收
第十五条接收检验
档案馆对立卷归档部门移交的拟归档电子文件在接收前要对其载体及其技术环境进行检验，检验合格方可进行交接。
检验项目如下：
1.载体有无划痕，是否清洁；
2.有无病毒；
3.核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；
4.核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；
6.加密电子文件已解密。
对移交的电子文件检验不合格的，应及时退回形成单位重新制作，制作后再行移交时要重新对其进行检验，检验合格后方可接收。
第六章归档电子文件的整理、保管、利用、统计、分析和销毁
第十六条归档电子文件的整理
（一）把带有归档标识的电子文件按载体和文件类别代码进行相对集中分类组织存储载体。
（二）归档电子文件以件为单位进行整理，整理方法按国家档案局《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB／T18894-2016）进行整理。
（三）电子文件的分类方案按本校制定的《西华大学档案实体分类方案》编制实体分类号。
（四）存放载体的编号方案为：年度号—分类号—案卷号。
第十七条归档电子文件的保管
（一）归档电子文件移交到档案馆后，档案馆要制作三套，一套封存保管，一套查阅利用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。
（二）随着计算机技术和设备的发展更新，设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作。库存电子档案要在完整、准确性有保障的前提下，同步转换更新复制。复制或补救新版后，原载体仍需保存三年。
（四）保管的归档电子文件要采用专门的保护设备和保护技术手段。归档电子文件载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中，温度控制在17℃—20℃；相对湿度控制在35%—45%，距离强磁场10米以上。
第十八条归档电子文件的利用
归档的电子文件要编制简要检索工具，提供利用时要注意以下事项：
（一）不公开的电子档案不得利用和外借，未经审批同意，任何部门或者个人不允许擅自复制电子文件。
（二）电子档案查阅利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件不得在网上提供利用。
第十九条归档电子文件的统计、分析
（一）档案馆应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。
（二）档案管理系统软件应当具有归档电子文件的统计分析功能。
第二十条归档电子文件的销毁
（一）电子文件的保管期限参照《西华大学部门立卷归档范围及保管期限表》执行。超过保管期的电子档案如需销毁，需有关部门和档案部门审核鉴定，编制销毁清册，经有关领导批准后方可销毁。
（二）属于保密范围的归档电子文件，其销毁应该按国家保密规定实施。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。
第七章附则
第二十一条本办法由西华大学档案馆负责解释。
第二十二条本办法自印发之日起执行。
附件
本办法所涉及的有关术语释义
1.电子文件、电子档案的真实性、可用性、完整性和安全性。
真实性：电子文件、电子档案的内容、逻辑结构和形成背景及形成时的原始状况相一致的性质。
可用性：电子文件、电子档案可以被检索、呈现或理解的性质。
完整性：电子文件、电子档案的内容、结构、背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质。
安全性：电子文件、电子档案管理过程可控、数据存储可靠，没有遭受任何程度上的破坏、并无非法访问的性质。
2.元数据：描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。
3.定稿电子文件和正式电子文件
定稿电子文件：用计算机起草文件时形成的最后一稿草稿文件，记录了文件的最后修改结果，有重要凭证、依据价值，收集时需落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。对特别重要文件的历次草稿需要保存时，每一稿应以不同标识加以区别。
正式电子文件：将修改、签发完的定稿电子文件正式制作完毕，能行使其文件的职能，其标识应以正式文件文号注明。正式电子文件必须进行禁止写操作的技术处理，文本文件用Word、PDF、OFD等格式存储，以确保其真实性和有效性。主要收集积累定稿和正式版本的电子文件，草稿视情况自行决定是否保存。