1、标题简单明了，突出重点，让人一目了然。避免使用像YourEmail;Information之类容易产生歧义或含糊不清的标题。
2、每封邮件只针对一个主题，对同类的主题最好使用相同的标题命名格式，这样便于日后整理存档邮件。要知道，让你快速搜索出一封N年前的电子邮件，醒目的标题是多么重要的线索啊!
例如：所有关于proposal的邮件都可以命名为Proposalforxxx
3、可适当使用大写字母或特殊字符来突出标题，引起收件人的注意。
例如：***REMINDER:xxxProposalforxxx-NeedYourApproval
但此种方法应适度使用，不要随意使用Urgent这种表达强烈感情色彩的词汇。要知道，如果凡事都是urgent的，那就意味着没有真正urgent的事情了。
4、回复对方邮件时，如果谈论的内容已经和之前的内容发生了变化，可以根据回复内容的需要更改标题，使收件方更加清楚明了该邮件的主要内容。
5、空白标题是不职业不尊重对方的表现。如果在未写明标题的情况下不小心点击了发送键，也请追加一封邮件对此疏忽表示歉意。
总之一句话，不能让收件人一眼看明白邮件主旨的标题不是好标题!
二、称呼与问候——细节中体现尊重
如何恰当地称呼和问候收件人，拿捏好尺度是个技术活。
1、纠结在“Hi”与“Dear”中
根据不同文化，在邮件开头用何种问候显得尤为重要。对同事，最好的方法就是随大流。先观察一下同事间的问候语，如果大家都用Hi，你也入乡随俗没有任何问题。如果大家都用Dear，你突然用个Hi显得有些另类。对陌生人，最保险的方法是用Dear。有些人对Hi很反感，觉得是不够尊重对方的表现。因此请避免使用各种可能导致对方不舒服的词汇。
2、让我如何称呼你
邮件的开头需要称呼收件人。合适的称呼最能反应对收件人的礼貌和尊重。因此以下几点需要注意：
1)在外企环境中，每个人都有英文名，同事间的邮件使用Dear+英文名的方式是最为保险的。如果该同事没有英文名，可使用中文名的拼音代替。使用中文名时最好不要加上姓氏，这样显得更加亲切，没有距离感。
3)在发邮件给日本人时，也需要格外尊重对方的称谓习惯。他们喜欢在名字后面加个后缀-san以表示尊重。例如：DearHitoshi-san。因此你也最好入乡随俗加上这个后缀。俗话说，礼多人不怪嘛。
4)对于陌生人，可以使用DearMs.Xxx或者DearMr.xxx。如果连对方是男是女都不清楚，使用DearMadam/Sir是最保险的。
5)如果同时发送给多人，不可能一一说出对方的姓名，那么DearAll是最好的选择。
总之，适当的称呼与问候可以拉近双方距离，给人留下美好的第一印象。
三、正文——关乎成败的主干部分
一封电子邮件，正文是最最重要的部分。它关系着整封邮件的成败，因此需要特别注意。
1、做与不做，这是个问题
2、邮件正文要言简意赅，行文通畅
3、注意论述的语气
文字是冷冰冰的，以不同的语气阅读就能产生截然不同的含义。而电子邮件的缺点就在于对方只能看到文字却感受不到语气。因此，在发邮件时需要考虑收件人与自己的熟络程度、等级关系以及邮件的性质。用语措辞要妥当，多使用敬语，多表示感谢。要知道，邮件是可以被转发的，不要因措辞不当引发不必要的误会。
4、行文注意逻辑性和人性化
当你看到一封段落不清晰，冗长繁复的邮件时，会是什么心情相信很少有人能耐心将它从头到尾认真看完。记住，电子邮件礼仪的核心思想就是“只将有价值的信息提供给需要的人。”因此，你的邮件行文要注意逻辑性，要提炼出有价值的信息。
如果要说明几件事情或要阐述几个观点，可以用1，2，3，4进行罗列或分段论述。最好还能在每段开头加个小标题，让对方能一下子抓住重点。
如果所阐述的事情单纯用文字难以让人理解，可以配合图表加以说明。这样人性化的电子邮件一定会让收件人赞赏你的专业与体贴。
5、合理提示重要信息
6、请选择合适的语言和字体
如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他;如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。尊重对方的习惯是一种美德。
选择便于阅读的字体和字号也是非常重要的。字体过小让人读起来很费劲，估计收件人在心中暗想“字大点能死啊!”字体太大又要让对方不停地拉动下拉杆，也不是人性化的体现。这里建议中文用宋体或新宋体，英文用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅读的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对商务邮件。
7、不要让错别字毁了你的邮件
避免错别字是对别人的尊重也是自己认真态度的体现。在发送邮件之前一定要仔细阅读一遍，如果是英文邮件需要使用spellingcheck进行检查。而中文邮件则要防止拼音输入法带给你的“杯具”。错别字往往如同美玉上的瑕疵，让你之前的努力功亏一篑。
8、不要把心情带到邮件中
有些人喜欢在邮件的结尾加上各种表达心情的字符。如：)^_^>_<等。在商务信函中这是一种轻佻的表现。请记住，你不是在写情书，不需要让对方知悉你的心情。除非双方很熟络，又是非正式的私人沟通，否则尽量不要在商务场合使用心情字符。
四、结尾签名——彰显你的职业化
一封没有签名的邮件是不完整的，也显得发件人不够职业。一个好的签名能够让你的邮件锦上添花。
1、结束语必不可少
在英文邮件中一定要加上BestWishes,BestRegards之类的结束语，这是最起码的礼貌。如果你怕忘记了，不如把这部分内容设计在签名里。
2、签名信息不宜过多
3、不要只用一个签名
对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名应该进行简化。过于正式的签名会与对方产生距离感，显得疏远。你可以在在邮件系统中设置多个签名档，根据情况灵活使用。
五、回复邮件的技巧
1、及时回复邮件——遵循24小时反馈法则
如果你正在出差或者休假，应当设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
2、进行针对性回复
3、不要当鲁班盖高楼
对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应当及时对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。
如果你对发件人提出的问题不清楚，或有不同的意见，应与发件人单独沟通。不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人进行讨论。这是一种效率低下并且浪费网络资源的表现。你们讨论好了再告诉大家也不迟。