第一章绪论【教学目的】1、了解秘书的来由、职业特色、类别和秘书部门的特征，掌握秘书工作的原则和特点，理解秘书工作的作用。
2、通过本章学习，你会对秘书有一个初步的了解，为学习后续内容，奠定一个良好的基础。
【教学内容】了解秘书、秘书工作和秘书学的基本内容，重点掌握秘书的概念、秘书工作的要求、特性和作用。
第一节秘书的涵义和职业特征一、秘书的涵义：秘书词义的演变–宫中秘藏之书：最初是指具有秘密性质或神秘色彩的图书。
–职务之称:秘书工作人员,是从清末开始的,这是现代秘书概念的源头。
–社会职业：秘书已被看作是广泛的社会职业之一，它属于第三产业（服务性行业）。
秘书的定义秘书是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。
秘书的含义我国历史上，秘书有多种历史性含义。
如在辞海中有五种涵义（陈合宜《秘书学》）：1、指职务名称之一，是领导的助手。
2、指官名。
中国自秦汉以来，历代封建王朝曾设有尚书、秘书监、秘书令、秘书主、秘书郎等官职，掌握官员向皇帝奏事的奏章函牍及皇帝宣布命令的宣示及官禁的图书等工作。
3、特指使馆的外交人员，分为一、二、三等级秘书。
4、指宫禁藏书。
5、指谶纬、图录。
就我国面言，普遍认同用的定义是以下3种：1、秘书是为领导或雇主提供辅助管理、综合服务的人员。
（陈合宜《秘书学》）2、秘书，在我国现代主要是指党和政府机关、企业事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。
其主要职能是辅助管理，综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、办理事务、参谋咨询、联络协调等等。
‖（袁维国《秘书学》）3、秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。
他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办会、办事等为主要职能，是主事者的参谋和助手。
私人秘书——指为民办、集体企业、农民专业产、个体户及外资企业服务，由它们聘请并支付薪酬的秘书工作人员。
2、从工作性质、担任的角色分（即不同领域的秘书：政治生活中的秘书；经济生活中的秘书；科技文化领域的秘书。
）就工作性质分：可分为机要秘书、党务秘书、行政秘书、文字秘书、事务秘书、生活秘书、通讯、信访秘书等。
就社会领域分：可分为党政秘书、企业秘书、科技秘书、教学秘书等。
三、秘书的层次系统论认为，一切有机体都是按照严格的等级层次组织起来的，秘书作为一项职业种类也不例外。
秘书的层次主要指两方面的内容：一方面秘书人员所在的机关单位，其级别的高低，可分为中央、省、市、县、基层。
另一方面，同一机关、单位秘书人员的职位也有高低不同，显现不同的层次。
按秘书人员担任的职务划分：秘书长、办公厅主任、秘书处处长、科长（含科级干事）、股长（非正式级别但有实际职务）、科员、办事员七个层次。
职业资格等级可分：高级秘书；中级秘书；初级秘书。
例如省市政府机关秘书层次划分：高级秘书：指秘书长、办公厅（室）主任。
他们可以参改议政，深入到决策全过程，是领导的重要助手，大部分是厅处级干部，有些人本身就是领导成员。
中级秘书：一般指任非领导职务的秘书，例如机要秘书、党务秘书、行政秘书、文字秘书等正副科级秘书及秘书科长等，大部分是科级以上、处级以下的干部，处于党政或企事业单位办公室的中层。
他们负责起草文稿，办理文书，处理公文，调查研究，整理信息等工作，其工作成效，以领导决策起重要作用。
初级秘书：指从事一般日常工作的事务秘书，如接待、联络、会务、印校、收发与财务等，他与人民群众的联系最密切，其工作态度与作风，往往影响整个机关的形象。
四、秘书的职业特色1.直接性一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么;二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的,秘书也是直接向领导请示、汇报的;三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果的成败与领导有直接的关系。
2.稳定性秘书与其服务对象之间的关系有相对的固定性，短至数月，长达几年甚至几十年。
3.知识化秘书的工作性质要求秘书人员要具有一定的文化知识和专业知识。
4.年轻化发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右，一般为20～35岁。
他们把秘书岗位看做是由操作层通向管理层的最好阶梯。
5.女性化近20年来，女性秘书有明显增加的趋势，这是由女性的心理素质所决定的。
西方国家的初、中级女性秘书占总数的比例达到了90%。
第二节秘书工作的内容、特点和作用一、秘书工作内容与形式办文：主要围绕文书、文件、文字材料开展的工作。
办会：包括会前的筹划和准备、会中的组织和服务、会后的善后和落实。
办事：主要分信息工作、技术工作和日常行政事务工作。
二、秘书工作的原则1.准确原则理解和执行党和国家的现行方针政策。
收集和提供领导工作所需要的信息资料。
判断和贯彻领导意图。
处理各种秘书事务和领导者交办的事项。
进行文字表达和口头表达。
要讲究工作效率。
要分辨轻重缓急。
要变被动为主动。
3.严谨原则严密地思考。
周详地运作。
谨慎地行事。
4.同步原则要同步思维。
要同步行动。
要同步提高。
5.保密原则要强化保密意识。
要具备法律知识。
三、秘书工作的特点辅助性辅助性是现代秘书工作最根本的属性和特点。
被动性秘书机构的辅助地位，决定了秘书工作的被动性。
事务性秘书工作绝大多数都是具体的事务工作。
综合性秘书机构是综合办事机构，秘书工作也就具有鲜明的综合性。
机要性指秘书工作的机密性和重要性。
四、秘书工作的作用参谋助手作用秘书工作的参谋助手作用，贯穿在秘书人员辅助领导工作的整个过程中。
枢纽作用秘书部门的地位是承上启下，联系左右，沟通各方的枢纽。
公共关系作用对外联络、内部协调思考与练习：1.你对秘书这一职业是怎么看的2.秘书工作的原则有哪些3.秘书工作有什么作用第三节秘书学的涵义、研究对象和研究方法1.秘书学的涵义和研究对象秘书学是以研究秘书、秘书机构和秘书工作为对象，以其产生、发展、内容、主客体关系、职能特征、基本规律、主要原则、职能环境、思维和工作方法及管理等研究内容的科学。
二、秘书学的研究对象关于秘书学的研究对象，至今大致有以下几种说法（陈合宜《秘书学》）：1、“秘书工作”说：“以秘书工作为研究对象，是研究秘书工作的产生、发展、特点、任务、原则和方法的巧新科学。
2、“辅助管理说”：概括地说，秘书学是研究如何进行辅助性管理活动的一门科学。
3、“对象多元说”：概括说，秘书学以秘书、秘书机构和秘书工作和研究对象。
4、秘书活动说：即学科对象，应为秘书活动。
所谓活动，就是秘书人员为领导进行有效决策与管理所采取的辅助行为。
秘书学研究对象秘书活动的基本要素：秘书人员——主体秘书工作——客体，是载体要素。
秘书活动只有依托和通过秘书工作，才能显示出自身的存在价值。
秘书方法——中介要素，包括思维方法、学习方法、工作方法、处世方法。
领导意图——潜在要素，是秘书活动的准绳和尺度。
衡量某项秘书活动是否有效，往往视其能否如实而创造性地贯彻领导意图。
秘书环境——外在因素，包括秘书活动的地域环境、人文环境、组织环境、办事环境；机构内部环境、组织内部环境、组织外部环境。
二、现代秘书学的产生秘书作为古老的职业门类，在我国有着悠久的发展历史，但秘书学作为一门科学，是80年代以后才在我国兴起，大致经历了以下几个阶段。
1、现代秘书事业迅速发展和现代秘书概念初步形成的阶段。
2、秘书职业化阶段。
3、秘书教育与秘书理论研究蓬勃发展的阶段。
4、秘书学形成的阶段。
三、秘书学的研究方法秘书学是研究秘书工作规律及其应用的学科。
其学科特征体现在：知识的综合性；理论的应用性；学科的群体性；知识的综合性。
秘书学的研究方法1、理论联系实际的方法。
2、运用比较的方法。
第四节我国秘书工作的发展趋势一、我国秘书工作职能的转变中国加入世贸组织以后,政治、经济形势发生了深刻的变化,民营经济、外资企业的蓬勃发展,国际规则的大力进入,政府职能和工作方式的明显转变,科技教育的飞速进步,迫使秘书工作不得不随之发生多方面的变革.二、我国秘书工作方式的转变我国秘书工作方式的转变：服务形式办公形式会务工作操作方式思考与练习1、当代秘书学的学科特征表现在哪些方面？2、秘书学的研究对象是什么？3、秘书怎样才能适应现代社会的变革？第二章秘书工作的起源和发展【教学目的】通过学习，使学生系统了解我国历代秘书工作与秘书制度，简要了解国外秘书工作的概况，从中认识秘书工作的性质及规律，深刻理解秘书在当今社会政治、经济、文化生活中的重要作用及其发挥作用的途径与形式。
【教学内容】1、我国秘书活动的起源2、我国古代的秘书活动3、我国近代的秘书活动4、我国现代的秘书活动第一节我国秘书工作的起源一、秘书活动产生的条件秘书是一个古老的职业和工作门类，是人类摆脱了原始形态而逐步地走向文明的时候的必然产物，是行政管理活动的重要组成部分。
其产生必须具备以下两个基本条件：第一，前提条件；社会分工的细化和社会生产发展及公共事务管理的需要。
第二，必要条件：文字和公文的出现。
其历史发展分以下几个阶段：1、原始社会后期至于秦统一六国之前，是第一阶段。
——萌芽阶段2、秦汉至于1911年辛亥革命之前，是为中国秘书史第二阶段——发展成熟的阶段。
3、1911年辛亥革命之后到1949年国民党的统治在大陆崩溃，是为中国秘书史的第三个阶段，这是秘书从古代走向现代化的承前启后的阶段。
4、1949年中华人民共和国建立以后，为中国秘书史的第四个阶段，秘书工作从制度到理论进行全面建设的新阶段。
第二节我国古代的秘书工作一、古代秘书机构和秘书名称演变商——太史寮西周——太史寮加以发展，使之成型战国——史官的职责起了变化，不仅参与决策、草拟公文、而且是国君的重要随从。
（屈原）秦——设承相府、太尉府、御史大夫寺汉——尚书台魏晋南北朝——秘书令隋唐——中书、门下、尚书宋——中书省，内有主事房、催驱房元——中书省明——通政司清——设―内三院‖；南书房；军机处二、古代文秘工作的制度三、（一）文书工作制度1、一文一事制度（唐）2、贴黄、引黄制度（唐）3、票拟制度（明）4、照刷、磨勘制度（元）5、公文稽察制度（唐）（二）档案工作制度1、一案一卷制度（唐）2、档案集中制度（宋）3、档案整理制度（唐宋）4、档案鉴定、销毁制度（唐宋）5、档案查阅制度（唐宋）（三）保密工作制度如《唐律》；清《惩治漏泄军事机密章程》（四）信访工作制度（五）印章管理制度（六）工作报告制度（七）办事制度（八）参谋言谏制度第三节我国近代的秘书活动一、近代秘书机构和秘书名称演变（一）清代末年秘书机构及演变1861年，设立总理各国事务衙门，保留军机处1901年，总理各国事务衙门改为外务局，后设秘书股―预备立宪‖后各省又设咨议局，内设秘书长。
（二）辛亥革命时期的秘书机构及其演变1911年建立中华民国，建立大总统府，效法资本主义国家的政体，成立国务院，并设立了秘书厅、厅下设秘书长、秘书。
这是我国行政建制史上秘书厅设置的由来。
二、我国近代的秘书活动的基本特点（一）近代秘书活动的半封建半殖民地特性（二）改革是近代秘书活动发展的主流（三）近代秘书活动是过渡时期的必然产物第四节我国现代的秘书活动一、民国政府的秘书活动进行了改革：第一是健全了秘书机构第二是规定了各级秘书机构的职责范围与秘书人员的任职条件。
第三是改革文书工作二、新民主主义革命时期的秘书活动三、新中国成立后的秘书活动秘书工作历经三个阶段：第一阶段：1949年10月至1966年5月处在发展与上升期第二阶段：1966年5月至1976年10月处在下降、停滞期第三阶段：1978年12月党的三中全会以来，走上科学化的道路第五节外国秘书工作概况一、欧美秘书工作的起源与发展二、外国秘书工作的特点和趋势思考与练习1、我国秘书活动产生的条件与标志是什么？2、我国古代秘书活动的基本特点体现在哪些方面？3、读了《女秘书工作——典型的一日》，你对秘书工作有哪些感性认识？第三章秘书工作机构的职能与工作要求【教学目的】1、掌握秘书机构设置的原则、秘书机构的地位、作用；2、了解各级各类秘书机构的设置。
3、学习掌握一定的办公事务的处理能力。
【教学内容】1、秘书机构的概念2、秘书机构的性质与作用3、秘书机构的设置一、秘书机构的概念，秘书机构有狭义与广义之分。
狭义的秘书机构，是指担负文牍性工作，并直接为领导工作服务的办事部门，如办公室的秘书、文书、机要等业务部门。
广义的秘书机构，是指凡具有参谋助手、沟通协调、督促检查的等功能，并为领导工作和机关工作服务的办事部门，如办公室的秘书、文书、机要、调研、协调、督察、信访、接待和值班等业务。
二、秘书机构的性质秘书部门是领导的左右手，可概括为三方面：1、秘书部门是辅助机构，而不是权力机关2、秘书部门是综合办事部门3、秘书部门是协调部门三、秘书机构的特点：1、辅助功能的综合性2、所处位置的中枢性3、组织关系的封闭性四、秘书机构的作用1、综合作用2、枢纽作用3、过滤作用五、我国秘书部门的设置情况（一）中央机关的秘书机构中央机关与国务院机关实行的是分理制，分理制即采用部门办公的形式。
全国人大常委和全国政协常委会实行综理制，由秘书长领导办公厅、综合办理日常工作。
六、秘书机构建设（一）队伍建设1、保持相对稳定2、提高综合素质3、优化队伍结构4、发挥整体效能（二）制度建设1、秘书工作制度2、秘书管理制度：一是秘书的录用、考核、奖励、升迁、培训、交流等制度；二是按工作岗位制定工作责任制；工作责任目标管理制度。
思考与练习1、理解秘书机构设置的原则与意义。
2、结合秘书机构的组织模式，分析我国国有企业秘书机构模式。
第四章秘书的素养【教学目的】1、通过学习，使学生了解秘书任职标准。
2、明确秘书任职标准与素质优化的区别与联系的。
【教学内容】1、秘书的政治思想素质，秘书的职业道德2、秘书的知识与能力结构3、秘书的心理品质第一节秘书的知识和能力秘书的任职标准既是秘书人员的努力方向，也是对秘书工作的评价标准，同样也是考量秘书晋升的客观要素。
一、秘书的知识结构知识结构，是指人们所学的知识在头脑中的有机联结与组合，也是一个人知识层次的构成的情况。
（2）知识结构A、秘书工作专业知识主要包括：秘书学、文书学、档案管理学、办公室现代化知识等。
B、秘书人员所在行业的专业知识秘书在特定专业待业中工作，要得心应手必须懂得这方面的知识才能当一个同行的辅助管理者。
例：商务秘书应具备的行业专业知识包括：行政管理学，商业企业管理学、企业市场营销学、物价学、统计学等。
C、建立最佳知识结构的方法*博与精相结构*理论与实践相结合*定向积累与灵活调节相结合。
D、秘书知识的更新秘书一定要努力地积累知识，成为广学博闻，专业精深的人才。
二、秘书的业务能力1、办事能力―知识面广，头脑清楚，思维敏捷，手脚勤快，经验丰富‖。
办事能力是多种能力综合成的，如理解和领会能力，分析能力，应变能力。
2、交际能力（查看）3、表达能力包括口头表达能力与书面表达能力，能说会道是秘书的―看家本事4、操作能力办公自动化、驾驶、摄影技术等第二节秘书的职业道德秘书工作从属性、服务性、事务性、繁琐性、艰苦性等特点，决定了秘书必须拥有较高的人格，恪守职业道德。
一、热爱工作，甘于平凡二、不辞劳苦，不计报酬三、自尊自重，克已奉公四、谦虚谨慎，平等待人五、严守机密，提高警觉思考与练习1、简述一位合格秘书应具有的工作能力、知识结构与职业道德。
2、结合实际谈谈如何成为一名优秀的企业秘书？第三节秘书的心理和性格一、个性心理引言：本节开始进入个性心理的分析。
在认识个性在哲学和心理学中的含义的基础上，重点了解心理学上的个性指的是一个人的气质和性格有其独特的表现形式。
秘书人员在与人交往中，在工作中如何看待自身的气质和性格，善于分析他的气质和性格，是秘书工作的需要，也是秘书完善自身的需要。
游戏：心目中的你请评出我们班里你认为最适合做行政文秘人员的同学至少列出五条原因个性心理的结构图二、秘书的气质与性格（一）气质概念内涵指一个人心理活动的稳定的典型的动力特征。
具体表现为人的活动的速度、强度、持久性、灵活性、指向性。
（二）气质的特点遗传性、稳定性、可变性、外显性、差异性。
问题讨论：哪种气质适宜从事秘书工作？胆汁质、多血质气质类型的人活跃好动、反应迅捷、喜欢交往、兴趣广泛，在人际交往中有适应的一面；粘液质、抑郁质气质类型的人性情沉静，体验深刻，态度特重，考虑周详，比较适合从事计划性强，忍耐力强、细致具体的工作。
而他们各自的长处又恰是对方的短处。
因此，任何一种气质，只要善于扬长避短，都可以胜任秘书工作并出色地履行岗位职责。
（三）秘书的性格要求１．性格的涵义具体表现为人对现实稳固的态度和惯常的行为方式，概括来说就是―四对‖——对社会、国家；对集体、工作；对别人；对自己。
身份证、学历证明均须原件和复印件，身份证复印件需粘贴于报名表反面。
本市老考生携带2006年度准考证、近期一寸免冠照片两张（同版）直接办理报名手续（填写考试报名表）。
考试报名费每人10元，考务费每科目100元。
考试准考证请考生凭本人身份证于2007年4月24日－4月28日（上午9：00－11：00，下午1：30－4：00）至报名点领取，逾期视为放弃考试。
五、成绩查询（一）考试成绩考试后两个月可查询，考试成绩单不另行发放，考生如有需要，请于考试成绩公布之日起30天内在上海市职业能力考试院网站（）―成绩查询‖栏目上自行下载打印。
２、掌握秘书的角色意识。
３、掌握如何正确对待处理秘书与领导之间的关系【教学内容】1、秘书的社会活动和社会地位2、秘书的角色意识3、秘书人际关系处理第一节秘书的社会活动和社会地位一、秘书的社会活动特点:秘书的社会地位1.先赋地位2.后成地位3.秘书社会地位的特点第二节秘书的角色意识一、角色的内涵（一）角色的词源依据剧本所扮演的某一特定的人物（二）词源的延伸（三）结论性的定义强调其是在一定的社会关系中占有某一社会地位或具有某种身份并遵守相应的行为规范的一类人物。
二、角色心理是在明确角色定义的基础上探讨某一类人物的心理活动及其规律。
如秘书这一社会角色所具有的心理活动特质及其规律。
三、秘书的角色特征根据我国90年代初的讨论，提出的―助手记‖、―参谋记‖、―配角记‖等看法，引导学生从秘书职业活动的特点出发，探讨秘书的角色特征。
秘书职业活动的特点（一）开放性涉外秘书尤其具备这一特点（二）中枢性工作的中心枢纽，不是简单的中转站（三）事务性同时也形成了秘书工作的繁杂性（四）受动性不是被动地应付工作而是主动地工作（五）综合性不仅是事务性的工作还有信息管理、辅助决策等工作。
秘书的角色特征（一）从属性依领导活动的轨迹而运转（二）辅助性秘书辅佐、协助领导的工作（三）服务性体现秘书工作的主要内容秘书的角色意识一、秘书的角色知觉（一）角色知觉的涵义（二）角色知觉的影响因素二、秘书的角色理解（一）实现个体社会化（二）实现角色转换秘书在与领导、与平级、与下级交往的过程中，及时进行心态调整，角色转换，才能真正地进入角色。
三、秘书角色意识的培养（一）责任意识（二）服从意识（三）服务意识（四）参与意识（五）公关意识（六）法律意识（七）原则意识（八）主体意识四、辨析有关观点，形成对秘书角色的正确意识（一）―高级保姆‖说贬低秘书工作，工作性质误判（二）―人格失真‖说贬损秘书的形象，贬低秘书的人格（三）―悠闲自在‖说低估秘书的工作（四）―高级参谋‖说夸大秘书的工作（五）―花瓶摆设‖说轻视秘书的工作要学会运用秘书角色意识的理论剖析上述观点，通过思辨，能建立正确的角色意识。