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2024.08.08
很多人都说行政工作费力不讨好，明明在辛苦地工作却总被人称为“打杂的”，被说的多了连自己都开始怀疑：
“行政工作到底有没有价值？”
探讨这个话题之前我们要明白一点：行政是个不直接产生利润的服务支撑类部门。如果没有需求，行政就没有存在的理由。
所以，探寻、实现行政价值，应该从我们的工作对象着手：帮助我们的“服务对象”成功，就是行政价值的体现。
这里的服务对象可不单单指员工或者老板。从工作内容来看，行政的“服务对象”主要有三个：企业、内部员工和外部客户。行政的核心价值目标也主要围绕这三个“服务对象”展开：为企业生产降本增效、为员工提供更有温度的服务、对外辅助提升雇主品牌形象。
*本文思维导图，点击查看大图
那么，为了实现行政的核心价值目标，应该如何从这三方面操作呢？
企业想要高速发展，不仅需要拓展业务，更需要内部运营的稳定，这就对行政提出了很高的要求。
一方面要紧跟业务和公司发展进程，在不同的阶段提供相应的服务支持；另一方面要帮助企业在合理范围内降低运营成本，全力发展业务。
行政服务说到底是为公司的发展服务，为了与公司战略规划协同，首先要懂业务，其次要会方法。
“懂业务”是配合业务发展的前提。在了解业务发展进程和模块的基础上，思考哪些细节是可以通过行政服务来优化的。
例如，业务线的持续性加班，是否需要行政提供加班餐、能量补给、通勤补助等后勤支持；加班是否影响到了团队氛围，是否需要在取得关键性成果后组织员工活动进行慰问和激励...
想要全方位的了解业务，加强与业务部门的沟通还远远不够，要真正跳进业务当中去感受实际运作的过程。旁听阶段性汇报，参与项目支持，甚至承担部分业务工作，才能更深刻的感受业务推进的节奏，在合适的节点提供相应的服务。
也就是说，行政要跳脱被动的事务型思维，而转变为主动的业务型思维，才能理解公司的战略和运作，并以此为依据，制定行政年度计划，思考行政能在哪些部分提供支持。
随着业务发展，是否需要扩租？
是否有设立分公司的需要，不同城市是否有对应扶植政策？
是否需要准备新办公室的选址、装修和搬迁预案？
公司扩张所带来的采购压力，是否有相应预算？
......
这些都是行政在了解业务发展现状和战略规划后，对未来发展作出合理的推断，主动用自己掌握的行政服务技能，衔接各个业务发展阶段，保证公司在重要节点不会因为行政工作不到位而出现卡壳。
越来越多的企业都开始打造智能化办公系统，进行自动化工作流程改造。
但此类系统的前期需要投入大笔费用，为了保证数字化改造的投入回报比最大化，在行政数字化改造前，需要进行可行性评估。
具体评估指标可见下表
随着技术的普及化和成熟，数字化能带来的效率非常可观，企业可以利用数字化全方面提效。阿里巴巴的行政数字化产品就为企业解决了许多问题。
在系统设计时，他们充分利用了已有的大数据基础，用标准化思维构建产品和技术体系。将会议、资产管理、智慧服务等行政业务沉淀成统一标准，最后融合数据，让系统能从现有的数据基础上给出决策指导。
全面的企业智能系统已经覆盖阿里巴巴的多种行政服务场景，例如：
◎工位、会议室的智能管理：由于不同业务对空间使用的需求和时长都不同，给予不同的策略，可利用线上智能系统，进行灵活的空间管理。
◎园区服务：包括控灯、控温、报销、物品与资产领用等模块，并利用APP、智能终端大屏等多渠道提供支持，节约人工成本。
◎访客接待服务：阿里将访客服务无缝转化为线上模式，所有行为数据都直接录入系统，可将相应任务、所需信息和通知能自动化推送，大大节省了时效。
◎云前台：通过自主研发的智能机器，可实现线下各类服务，还可以根据不同办公场景进行定制化需求，高效提供服务。
通过数字化手段大大优化行政服务效率，这是未来不可阻挡的发展趋势。
有人曾经测算，行政少花1元钱=销售人员多挣14元钱。
行政可以在很多细节上优化工作方式进行节流，例如预算、空间、差旅、采购等。在节流的同时，也别忘了还可以想一些开源的方法，为公司“赚钱”。
在制定年度预算前，必须要做的就是往年数据回顾，通过之前的预算和使用情况，按照类别科目、各部门分摊、以及月度、季度、年度进行费用情况分析。
在复盘过程中，进行归纳和总结，砍掉或调整不必要的部分费用，精简预算。
当然，每年度的公司整体战略不同、行政工作计划不同，预算也需据此进行调整。
对于一些拿不准的部分，还可以与人事部、财务部、业务端提前进行沟通，保证满足不同部门的需求。
最后找到已被验证过的费用和服务标准，进行预算设计。
办公空间往往是企业运营投入中占比较大的一部分，如果空间没有利用完全，本质上也是一种浪费。所以，提高空间利用率，也是节约成本的一种方式。
可以从以下几个方面入手：
a.工位管理
工位占用率和使用率的差距，造成了很大的浪费。采用移动办公、灵活办公等工作方式，或将空间成本折算到各部门成本中，都可大大提高空间使用率。
b.能源管理
使用智能照明系统与智能温控系统，采用实时亮度与温度的调节、感应设置关闭照明、温控的节能模式等，智能化设备可以大大减少能源的浪费。
c.其他公共空间管理
食堂、停车场等公共空间很容易遇到拥堵、空间缺少等问题，解决此类问题可以利用我们前面提到的“数字化系统”解决。
例如，腾讯通过智能平台，追踪人员大量重复性行为，通过数据分析，为提高空间利用率而给出解决方案。
差旅成本是成本管控的第二大支出，管理同样大有可为。
②、定期复盘：为了减少或避免员工退改导致的额外支出，要及时通过月度数据进行复盘，分清是主观原因还是被动因素。
③、灵活利用各种购买优惠票的小技巧：例如，提前3-7天预定，尽量选择下午预定，利用差旅系统进行比价，或与航司签署优惠价等。
优秀的差旅管控，不仅要对成本进行高效管控，同时还要兼顾员工满意度，在成本和员工体验之间找到平衡。
采购是一项非常繁琐的工作，各项数据随市场波动比较大，可以通过建立采购成本数据库，更好地进行成本控制。
通过数据库，可以研究出采购品类、采购数量、采购需求预测、采购规格、定价因素、供应商地点、供应商的表现等采购管理类别之间的关系，分析不同因素对成本的影响。
另外，采购成本并不单单是只在采购环节发生的费用，在储存时发生的费用也是采购成本的一部分，可以通过平衡采购量和存储量之间的关系，来减少整体的采购成本。
印象里行政永远都是无收入、纯花钱的部门，但是在很多企业，行政部都已经转变模式，独立运作并盈利了。
下面这几种形式，供大家参考。
B、租赁办公室闲置空间：将自有楼宇内空闲工位租赁出去，最大限度的避免空间资源浪费，但要注意最好选择中小微企业整体租赁，这样可以避免后续的其他问题。
D、企业内部系统投放市场：很多行政都会与公司技术部门合作研发企业服务产品，例如OA系统、固资管理系统、考勤系统、差旅系统等。因为由行政牵头制作，经过内部使用后确实能解决工作痛点，外界市场对这样的系统需求很大。
F、利用行政资源外售服务：当企业达到一定的规模体量，行政部独立成立公司，出售自身行政服务的做法在一定程度上可以激励整个行政管理体系及服务质量的提升，譬如58神办公。
充分利用资源，行政也可以为企业创造利润。
人才是企业发展的关键因素，为员工提供全方位的服务和关怀，提高员工满意度，为企业留住人才，也是行政的重要价值体现之一。
想要提高员工满意度，就从员工需求出发，有针对性的提供服务。
员工需求梳理可以来自于以下四个方面：
需要注意的是，对于企业来说，好的服务并非无限度满足员工需求，而是要结合企业发展现状，在合理范围内有限满足核心需求。
这就要求行政具有分辨需求优先级的能力。
了解了员工需求后，我们就要开始建立行政服务体系。一般行政服务体系包括以下十五个大方面：
在建立行政服务系时，要把它看做是一个“产品”，用产品思维去审视和迭代行政服务体系，并且要带着设计思维去创造最优的员工体验。最后要有数据思维进行整理和复盘，让构建行政服务体系形成闭环。
那么如何设计行政服务体系呢？我们通常先建立用户体验地图（Customerjourneymap），再依次梳理行政服务体系。
用户体验地图有三个组成部分：
a.用户：包含用户画像和用户目标，这一部分类似我们上面提到的员工需求分析。
b.用户和产品：将单纯地行为分析，进行可视化处理，利用情绪曲线，串联服务过程中的触点、行为和想法。情绪曲线可参考下图：
*顾客进入餐厅的旅程、情绪曲线（大家可以作为参考，拓展思路）
c.产品机会：从用户和产品的交互过程中，根据情绪曲线的变化，发觉用户痛点和机会点，再提供对应的服务。
这就是利用产品思维进行服务体系设计的常见方法，通过这种方式，可以准确地了解到用户在整个服务周期内的直观感知，便于我们有针对性的提供服务。
很多人认为，行政服务都是对内的，实际上，行政的工作中很多方面在无形中都是在为企业品牌形象加分，甚至一个好的行政服务品牌，能成为企业招揽人才和客户的核心竞争力之一。
那么，在行政能在哪些方面辅助提升品牌形象呢？
接待，是行政工作中不可或缺一部分，一个流畅且舒适的接待体验，不仅直接展示了行政能力，也会为公司形象添色不少。
想要打造完美的接待体验，无论是空间上的装饰，还是整个接待流程，都需要格外注意。
通过极具特色的空间设计，能让进入公司的访客、合作伙伴等，快速感知企业调性。还可以在细节处设置一些小心思，在无形中为访客提供方便。
比如有自己企业风格的空间装饰、整洁明亮的接待区、清晰明确的路标指示牌，还有为访客提供物品存储服务等，最大限度地为访客打造良好的环境。
*oppo的接待大厅，不仅有前台咨询服务、自助饮水、开放洽谈，还配备了吸烟区，照顾到访客所有需求。
*保时捷中国的智能大屏，除了能现实地图外，还导航功能，选择目标地点后可智能测算导航路径。
*阿里把云前台接入菜鸟柜，访客可以通过驿台驿阁自助实现物品的寄存。
在制定接待流程时，要明确四个原则：统一规范、归口管理、分类分级以及关键保障，并在此基础上梳理各接待环节的注意事项，保证接待流程的完整。
迎接安排怎么做？住宿、用餐如何安排？参观动线是怎样的？礼品、送行安排要注意哪些？
在互联网时代，行政的官方账号，例如公众号、微博、抖音等，都成了外界了解企业形象的重要方式。
通过网络平台，将内部有意义、有话题、有影响力的活动宣传出去，可以为企业营造一个关爱员工的温情形象，辅助企业品牌的提升。
活动类型可以有以下几种：
△集团宣传型：企业开放日、年会/节庆会、优秀事迹推广、企业动员大会等；
△文娱活动型：兴趣活动、户外团建、竞技游戏、文艺晚会等；
△员工沟通型：高层对话、座谈会、联谊等；
△培训/思想型：入职培训、知识竞赛、读书会等；
△福利关怀型：节日礼盒、年夜饭、员工补贴等；
△社会公益型：帮扶困难家庭、义卖捐款、社区服务等
当然，除了员工活动，任何能为品牌形象加分的内容，都可以在官方账号内进行宣传，例如员工福利、员工服务升级等内容。
网络平台的重要性日益凸显，行政在做好活动的同时，也要意识到宣传所能带来的收益可能会比活动本身更大。
在企业不同时期行政对自己的价值目标的侧重点应该有所调整，但无论侧重哪一点，都是以实现企业目标的大方向为指导和前提。
企业或许不缺行政，但一定缺真正能创造核心价值的行政。行政行业的价值，仍需要行政人靠自身努力去打造和提升。