1金罐烧烤店简介....................................................1
2金罐烧烤店采购业务内部控制现状....................................1
3金罐烧烤店采购业务内部控制存在的问题..............................2
3.1采购制度不健全...............................................2
3.1.1缺乏采购计划............................................2
3.1.2采购用人不当............................................3
3.1.3职责分离存在漏洞........................................3
3.2供应商管理不规范.............................................3
3.3采购监督措施不健全...........................................4
3.4付款审核程序不严格...........................................5
4金罐烧烤店采购业务内部控制优化方案设计............................5
4.1采购制度优化方案设计.........................................5
4.1.1采购计划流程优化设计....................................5
4.1.2优化采购员选择设计......................................6
4.2供应商管理优化方案设计.......................................7
4.3采购监督措施优化方案设计.....................................8
4.4付款审核程序优化方案设计.....................................9
5总结.............................................................10
参考资料...........................................................11
金罐烧烤店采购业务内部控制优化方案设计
1金罐烧烤店简介
金罐烧烤店成立于2020年10月20日，注册地位于湖南省郴州市桂阳县鹿
峰街道南正街5号，法定代表人为邓雅丽。经营范围包括小吃服务;预包装食品
零售。金罐烧烤店在2021年受到1项行政处罚，处罚原因是因为未依照规定期
限公示年度报告，但该店在2022年补报未报年份的年度报告并公示，桂阳县失
察监督管理局将其移出。金罐烧烤店组织结构如图1所示：
图1金罐烧烤店组织结构图
2金罐烧烤店采购业务内部控制现状
金罐烧烤店的种类非常丰富，按照食物属性来区分，主要是以素菜类、荤
菜类、海鲜类和冷冻类等食材为主，以白糖、辣椒油、黑胡椒粉、香油、蒜泥、
白醋等酱料为辅助材料，其中食材占总成本较大。
采购业务是金罐烧烤店最容易滋生舞弊和欺诈行为的经营活动之一，它与
量大，很容易直接导致货币资金的支出，容易产生管理的漏洞。但是在了解金
罐烧烤店采购流程的过程中发现，在日常生活中，采购需求部门提出采购需求。
然后采购经理审核并进行采购，由采购经理去市场上商议采购内容以及价格，
由采购经理确定供应商，最后食材验收并入库，如图2所示。
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图2采购流程图
而且金罐烧烤店的采购人员和财务人员配置过于简单，采购人员就采购经
理一个人，财务人员也就店长的丈夫一人，导致店铺的职责分离存在很大的问
题。同时店铺没有一个完整的采购制度和采购计划，使得店铺的销售量较大，
但是利润空间却一直没有进展。进一步了解还发现，金罐烧烤店供应商管理不
规范，容易出现采购员和供应商勾结，不在乎店铺的利益，食材价格和品质没
有得到保障。采购监督措施也不健全，没有建立一个完整的监督体系，在每个
采购环节进行有效的监督，导致“一言堂”的出现，店铺正常运行存在漏洞。
3金罐烧烤店采购业务内部控制存在的问题
3.1采购制度不健全
3.1.1缺乏采购计划
食品原料的数量对于烧烤店来说至关重要，数量过多或过少都不利于成本
控制，造成浪费，其影响具体见表1。
表1采购数量过多或过少的影响
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没有严格的采购制度程序，金罐烧烤店就无法对采购进行有效的控制，同
时由于食材容易变质的特性决定了食材不能大量囤积。经过了解，金罐烧烤店
采购计划应该是根据当日食材需要的预估而拟定的，只有提前做好准备，才能
确保每天都能买到足够的食材，以此满足当日用餐需求。金罐烧烤店对每日营
业额的判定是根据前一天的客流量来判断的，但是不同的天气、节日以及新冠
肺炎疫情等因素的影响，销售量会时而上下产生较大的波动，因此，对于金罐
烧烤店来说，要准确地估算出一天的销售额是非常困难的。金罐烧烤店通常以
往年每日平均销量为基础进行购买食材。有时候会有多余的食材，有时候会出
现食材过多剩余情况，有时则是出现食材过少而短缺的问题。剩余的一些食材
可以放入冰箱保存至次日，但是海鲜、肉类等食材的保鲜期比较短，如果是隔
天吃，就会失去原来的味道。不能为顾客带来最佳的就餐感受，就会影响顾客
对这家餐厅的观感。
3.1.2采购用人不当
通过询问金罐烧烤店的采购情况发现，金罐烧烤店把厨师长的亲戚选派为
知识不了解，信息闭塞，责任心不强，唯恐麻烦，贪图方便。在采购时不能够
货比三家，未对供应商进行一定的调查和考核，而是选择对自己有利的供应商，
并存在吃回扣、收礼等问题，发现问题后没有采取有效措施进行整改，长此以
往，漏洞越来越大。
3.1.3职责分离存在漏洞
在了解采购过程中发现，金罐烧烤店每日由后厨厨师长制定采购清单后将
其交给采购经理，并由采购经理去市场上进行统一采购所需要的食材和材料，
这就造成了采购经理即为采购员，出现“既当裁判员，又当运动员”的情况。
其次，财务部门人员配置过于简单，只有何爱军一人，在财务何爱军突发意外
情况或请假时，财务一职空缺，采购业务的正常进行会受影响，支付货款不及
时会影响金罐烧烤店信誉及形象，且与邓雅丽是夫妻关系，未设置专业的会计
人员，财务缺乏监管，账务账目易出现问题。
3.2供应商管理不规范
缺乏完善的供应商管理办法，无法选出能提供“质优价美”的供应商；比
质比价制度不完善，导致采购成本过高且质量不合格，利润降低；采购人员与
选择供应商的人选未遵循不相容职务分离制度易出现“吃回扣”等舞弊行为；
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充好”“缺货”等行为，影响金罐烧烤店正常经营。而金罐烧烤店的供应商管
理如下图3和图4所示：
图3供应商管理
图4供应商管理缺乏制度规范
由上面两图可以看出金罐烧烤店供应商选择规范的缺乏，导致选择权完全
在采购经理手中，供应商选择无明确的制度，选择标准以及整个采购过程完全
取决于采购经理，导致店铺形象完全由采购经个人行为体现，从而采购经理具
有将供货商资源向自己有利方向引导的权利和机会，使得供应商与店铺合作关
系的不稳定，从而金罐烧烤店的整体利益要求未能体现出来。
3.3采购监督措施不健全
采购监督制度不仅在整个采购流程中存在，还体现在各个方面，但是由于
金罐烧烤店缺乏内部监督机制，无法对内部的工作起到有效监督作用。采购人
员和财务人员各自岗位职责分工不够明确，在处理具体采购业务时不能够做到
相互的监督和相互制约，监督执行力度不够。遇到问题时而是大事化小，小事
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化了。在工作中，金罐烧烤店没有对工作人员的工作过程进行实时监督，往往
都是出现事情之后再去处理，办事效率低，没有办事原则，对内部监管工作的
重要性缺乏认识，缺乏执行力度。而且不能坚持多人参与和多人采购制。采购
经理只顾着自己的利益，却不顾及食材的价格和品质，使得采购业务受到极大
的限制，徇私舞弊的现象时有发生。
3.4付款审核程序不严格
方面的工作还是比较的薄弱的。金罐烧烤店的食品原材料采购一般是用现金支
付的，很难保存发票、收据等，因此这也有可能使得采购经理在采购过程中产
定的，因此在这种情况下，很容易导致采购经理吃回扣的现象。
金罐烧烤店对付款的控制能力差，是导致支付审核不规范的主要原因。内
部控制的缺陷，不但表现在采购上，也表现在财务上，说明金罐烧烤店的内控
漏洞比较大。采购业务与财务流程没有密切联系，这就使得采购经理的采购决
策更加具有随意性，同时也使得企业内部存在着大量的违规操作的空间。
4金罐烧烤店采购业务内部控制优化方案设计
4.1采购制度优化方案设计
健全的采购计划可以有效的规避风险，减少因库存过多或过少对店铺造成
的经济损失，提高资金的使用效率，确保采购结果能够符合预期目标。
4.1.1采购计划流程优化设计
由于金罐烧烤店的行业性质使得它与其它商店相比，采购过程有较大的区
别。金罐烧烤的食材主要是蔬菜、海鲜、肉类和调味品，要求的是新鲜和安全，
所以该店的食材采购频率很高，种类很多，价格也很不稳定。因此所需的工作
强度也就比较大，财务部应该对后厨采购部的采购计划进行汇总并批准，并接
收厨房的物资需求申请，并对不符合采购条件的对展开合理分析，科学规划。
采购计划必须按规定的流程进行，未经审批不得实施。由于食材的保鲜需求，
所以我们要做好采购计划的预测，增加一个采购计划管理人员，由他来根据日
常客户需求制作一个销售明细表，分析客户对什么类型的食材需求量大小，并
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划，保证采购食材的不浪费。具体图表如下所示：
表2金罐烧烤店客户需求分析表
图5金罐烧烤店制定采购计划流程图
4.1.2优化采购员选择设计
把握好采购员选用很关键，采购人员必须具备与工作相适应的素养和能力，
因此我们要对金罐烧烤店采购人员进行选用前的培训，其中包括个人素养与技
金罐烧烤店优化采购员的选择原则是：①选择平时工作坚持原则，责任心
比较强，有较强的荣誉感，关心店铺的经营情况，做事情光明磊落，不为金钱
所动的员工；②选择那些在本店铺工作一直踏实肯干，认真老实，而且住附近
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家里有小孩上学，这些人瞻前顾后，考虑的比较多，靠得住；③还也可以选择
那些政治觉悟较高，人生观、价值观清晰的转业军人和党员。
最重要的是要选两个及两个以上的采购员，一个考察市场，记录有哪些适
合的供应商，另一个进行食材质量对比以及询价、比价、议价、定价等程序来
确定最终的供应商，采购员之间也可以互相监督，有效实施职责分离。金罐烧
烤店同时还应该建立采购员绩效考核机制（如表三所示），激励采购员为店铺
利益作出自己最大的努力。
与此同时，金罐烧烤店还应该聘用专业的财务人员进行账务处理以及及时
出具报表，避免店铺之前因为未及时上报财务报表而被行政处罚的情况，并有
效进行职责分离和职责监督，促进店铺的财务公开化、透明化、真实化。
表3采购员绩效考核表
4.2供应商管理优化方案设计
一家成功的烧烤店背后，一定要有一个良好的供应商。作为烧烤店各种材
料的供应者，选择合适的供应商对烧烤店意义重大。优化选择供应商的原则是：①
选择与烧烤店距离较近的供应商，或者选择交通比较便利的供应商，这样更容
易与之维持良好的关系，降低采购成本；②具有完善设备的供应商不但能提供
食材的品质，还能进一步减少食材在运输过程中的损耗；③供应商在食材方面
的专业知识应该过硬，这样的供应商能够提供更有价值的服务，能够在很大程
度上保证采购过程的正确性；④在与供应商进行初步沟通的中，应该详细了解
供应商的财务状况、进出货情况、诚信记录等，这是供应商信誉的基础。
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但是这些工作不仅需要专业的工作人员来完成，还要防范有个人员工的暗
箱操作、以权谋私行为，所以金罐烧烤店可以根据产品的特征以及所需原材料
的特征来建立一些供应商的选择条件，建立一个具体的供应商考核表。
供应商考核表如下：分别建立价格、品质、交货期、信用度、服务水平和
配合度六个条件，每个条件满分20分，再分别建立优、良、差三个评判标准，
分别对应15-20分、10-15分、0-10分，当6个条件中有至少一个为差时和至
少四个为良时，完全不考虑此供应商，供应商考核表如表4所示。
表4供应商考核表
除此之外，我们还需要建立一个供应商的清单，对每一个供应商都要做一
个详细的记录，并对定期对其进行信用评价，以决定是否延续或终止合作关系。
4.3采购监督措施优化方案设计
采购监督环节贯穿整个采购环节，也是内部控制是是否有效的一个前提，
这会关乎到店铺是否产生不必要的损失，所以建立有用的采购监督制度十分重
要。金罐烧烤店要建立完善的、行之有效的监督体系，对采购部门及员工实施
监督。
同时，采购部门和采购人员也应该自觉接受监督，可以实行战略采购管理：①
对金罐烧烤店采购部门和采购人员实行监控。采购进货必须有两个或两个以上
的人共同采购，不能由一个人完成所有的采购流程。而且制定效益考核标准。
要求采购人员在保证采购食材质量的情况下，商议较低的采购价格。②估算供
应商的产品的成本。可以通过尝一尝或者是去看一下供应商的食材，然后向他
们询问一些有价值的信息，并在此过程中，不断地与他们进行交流，寻找一些
可以减少成本的方法，从而减少采购费用。③对竞争对手进行分析。比较我方
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店铺与竞争对手相比的优势和劣势。对我方劣势进行整改并学习竞争对手的优
势方面，制定获得更大市场的经营策略。
4.4付款审核程序优化方案设计
模式使得采购员对价格有绝对的控制力。金罐烤肉店要规范付款审批程序，严
格控制进货价格，才能解决这个问题。金罐烤肉店在没有发票的前提下，应加
以管制对付款审核程序进行间接控制，比如：金罐烧烤店在对所需商品进行充
分的市场行情调查后，对其提出的限价，采购员只可按该限价购入。同时，如
在进行采购时，就会形成一个统一的价格，在支付审批时，就可以了解到所购
买食材的价格，进而使支付审批过程规范化。
金罐烧烤店付款审核程序并不规范，对于市场采购可以现金等方式，金罐
烧烤店可以对其付款或结算条件进行调整，比如：如果金罐烧烤店有足够的资
金，那么金罐烤肉店可以采取现款交易，也可以做到“货比三家”，从而获得
更多的优惠；金罐烧烤店通常采用的支付方式除了网络采购和市场采购之外，
其他均是货到付全款。因此金罐烤店可以按原来规定的付款审批程序下，稍微
做一些调整，即就是在支付货款的同时，先保留一部分货款，待货款确定后，
再支付余款。同时金罐烧烤店还应当建立退货管理制度优化后的付款审批流程
如图6所示。
图6付款审批流程
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5总结
刚开始了解金罐烧烤店时，就发现此公司存在一项行政处罚案件，处罚原
因是因为未依照规定期限公示年度报告。在进一步了解后，发现金罐烧烤店采
购制度不健全，供应商管理不规范，采购监督措施不健全，付款申请程序不严