解读《档案法》关于档案馆收集档案的规定

全文:新修订的《中华人民共和国档案法》

第十七条档案馆除按照国家有关规定接收移交的档案外,还可以通过接受捐献、购买、代存等方式收集档案。

【释义】本条是关于档案馆收集档案的规定。

本法第10条中规定,中央和县级以上各级各类档案馆,负责收集、整理、保管和提供利用各自分管范围内的档案。收集档案是档案馆的重要职责之一。根据本条规定,档案馆可以通过接收移交的档案以及接受捐赠、购买、代存等方式收集档案。

一是接收移交。移交是指负有档案移交义务的主体按照国家规定把档案交给接收方档案馆保存的过程。本法第15条第1款规定,机关、团体、企业事业单位和其他组织应当按照国家有关规定,定期向档案馆移交档案,档案馆不得拒绝接收。接收移交即档案馆接收机关、团体、企业事业单位和其他组织定期向档案馆移交的档案,是档案馆收集档案最重要的方式。对机关、团体、企业事业单位和其他组织而言,如果不按期移交档案,被责令改正而拒不改正的,应承担相应的法律责任。

二是接受捐献。捐献是指档案所有者将档案无偿赠送给档案馆的行为。档案馆可以通过接受捐献的方式收集档案。实际中,档案馆馆藏的具有较高保存和研究价值的历史档案,如古籍、名家手稿、革命历史文献等,很多是通过接受捐献收集的。为了鼓励有关单位和个人向档案馆捐献档案,本法第22条第3款规定,向国家捐献重要、珍贵档案的,国家档案馆应当按照国家有关规定给予奖励。

三是购买。购买是档案馆收集档案的重要方式。比如,根据《各级各类档案馆收集档案范围的规定》的规定,新中国成立前本行政区域内各个历史时期政权机构、社会组织、著名人物的档案列入综合档案馆收集范围。该类档案有些需要通过购买的方式进行收集。还有一些非国有企业、社会服务机构等单位和个人形成的档案,对国家和社会具有重要保存价值的,也可以通过购买方式获取。

四是代存。代存是相对于档案所有者向档案馆寄存档案而言的,寄存指档案所有者在保持其所有权的情况下,将档案存放在档案馆的行为。根据本法第22条规定,非国有企业、社会服务机构等单位和个人形成的档案,对国家和社会具有重要保存价值或者应当保密的,档案所有者可以向国家档案馆寄存。需要注意的是,对这类代存的档案,档案所有者应当允许档案馆在一定范围内提供利用。根据本法第31条规定,向档案馆移交、捐献、寄存档案的单位和个人,可以优先利用该档案,并可以对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见,档案馆应当予以支持,提供便利。

除接收移交、接受捐赠、购买、代存四种方式外,档案馆还可以通过其他合法方式,如交换的方式收集档案。根据《中华人民共和国档案法实施办法》的规定,各级各类档案馆为了收集、交换中国散失在国外的档案、进行国际文化交流等的需要,经批准可以向国内外的单位或者个人赠送、交换、出卖档案的复制件。

二、档案所涉政府信息公开事项的办理

根据上述规定,当行政机关提前将涉及政府信息公开事项的档案交档案馆保管时,在国家规定的移交期限届满前,如申请人向原制作或者保存政府信息的行政机关提出信息公开申请,原机关留有副本或者复制件、数字化成果的,可直接提供。若未留副本或者复制件、数字化成果的,可由原机关向档案馆调档。此时,是否对申请人公开该政府信息,由原行政机关依法作出判断,无须经档案馆同意。

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