数字博物馆就是利用数字化技术、现代通信技术和网络技术，将传统博物馆所具备的职能以数字化的形式表现出来，用数字化技术在互联网和博物馆网络之间实现信息的采集、管理、开发与利用。具体来说就是采用国际互联网与企业内部信息网信息构架，将传统的博物馆的业务工作与计算机网络上的数字博物馆的活动有机的、紧密的结合起来，来构筑博物馆大环境所必要的信息交换的桥梁，使博物馆的职能得以充分实现。数字博物馆是建立在网络上的虚拟博物馆，它与博物馆的网络化、信息化有着密切联系。数字博物馆是传统博物馆面向新世纪、适应信息时代发展要求的产物，也是现代博物馆发展的必然，是利用信息时代的诸多优势作为博物馆有益的、必要的补充。
数字博物馆是一项庞大的系统工程，其涉及的范围很广，需要有组织领导、有密切规划并付出努力才能实现。另外，数字博物馆不仅仅涉及到技术方面的问题，而且还包含许多方面的内容，这些内容与博物馆的工作有密切联系。完善的数字博物馆应该包含和涵盖实体博物馆所应具有的各种职能，即博物馆行政事务管理、业务管理等所涉及的各项内容。
一、实现博物馆的网络化、信息化是建立数字博物馆的基础
建立数字博物馆的基础首先应实现博物馆的网络化，对博物馆的各类信息采用网络化管理。从技术构成模式上来说，现代博物馆一般应基本具备局域网系统、藏品管理系统、办公管理信息系统、网站系统等。数字化博物馆应该是对内通过博物馆局域网络进行数字化信息的有效管理与利用，通过网络中的信息进行业务管理、研究工作并为博物馆领导提供决策。主要包括办公自动化、藏品信息管理、人力资源信息管理、财务管理等涉及到的博物馆行政业务信息；对外通过互联网这一信息传播的便利途径，使博物馆与外界通过网络建立联系，馆际之间通过网络进行信息的共建、共享及交流，以网站形式对公众提供博物馆各类信息及信息咨询服务。通过这两种信息传播途径，利用博物馆的数字化信息将实体博物馆与数字博物馆结合起来，共同使博物馆的职能得以实现，这应该是数字博物馆所具有的基本功能。
1.博物馆网络化建设
局域网建设是博物馆网络化、信息化建设的基本内容，是博物馆内部信息交流的平台。局域网建设分为硬件平台建设和软件平台建设两大部分。局域网建设包括网络的综合布线以及服务器、交换机、计算机等网络设备的配置应用。在网络布线工作中需要考虑到博物馆今后网络扩展的可能性，尽量连结到各个部门的办公室和展厅。对于博物馆计划的新建建筑，如展室和办公楼，内部的布线系统的实施应从博物馆网络化建设的规划出发全盘考虑，而不是到需要时才考虑，否则会增加不必要的工程量，在技术上还会使网络布线不合理，从而使整个网络系统性能降低。
为了节约网络建设和使用的开支，对于网络设备中的一些可共享设备，如打印机、扫描仪等可以根据需要通过网络实现硬件资源共享，从而降低成本提高硬件的使用效率。对于网络上运行的财务、人事管理系统可采用成熟的、商品化程度和知名度较高的软件产品或根据当地财政、人事管理部门的规定选用；对于藏品管理系统，可在全省或全国范围内采用统一的网络化藏品管理信息系统，从而使各联网博物馆的藏品数据可进行数据库共建、共享，以便加强信息的规范化、科学化管理及对藏品信息的有效利用。
2.利用网络进行博物馆藏品信息的管理
在信息化建设中，最主要的就是藏品数据库的建设。各博物馆在长期的对文物藏品的管理中，都形成了自己独特的数据采集、记录方法，可以说没有任何一家博物馆的文物数据采集、记录项目是完全一致的。因此为达到建设的目的，首先需要制订统一的数据采集和记录标准，在制订藏品数据库标准时，还要考虑今后国家标准出台的可能。为了解决各博物馆藏品数据著录项目不一致的矛盾，在软件系统的设计中，将数据记录项目开放，允许各博物馆根据自身藏品档案登记情况自主定义。各博物馆负责对本馆藏品数据库的数据录入和更新以及局域网、网站的运作，采用统一的藏品管理信息系统通过网络进行共建共享。
3.博物馆对外展示信息系统
博物馆还可以建立本馆网上数字化展览，其内容可以是馆内已有的数字化展示，也可是实际没有展出的，而是从藏品中归类选择出来的专题展览。博物馆的文物藏品陈列由于受到资金、展室等条件的限制，展出的比例很小，大部分文物闲置在库房里。因此，可经常将藏品数据库中的文物进行分类，挑选出有代表性的文物精品，利用多媒体技术进行文物的网上陈列。可以采用虚拟现实、三维空间、图像、声音、超文本链接等多媒体化的方式，这样可以弥补文物的实体陈列因受多种因素限制而不能经常更换的缺陷。另外，对于进行着考古发掘的博物馆来说，将考古信息进行分类、编辑制作发布到博物馆的局域网和博物馆的网站上，可以使博物馆的工作人员、参观的观众及上网用户都能随时了解博物馆所从事的考古发掘活动。
4.博物馆的网站建设
博物馆的网站是面向社会、面向公众传播知识、获取信息的一个重要途径，博物馆的网站又体现着博物馆的对外形象，它也是公众了解博物馆和博物馆进行交流的窗口。
博物馆的网站建设包括以下几项内容：
①博物馆要利用网站对外发布信息，必须预先申请域名服务。博物馆可以根据情况，申请租用服务器空间或使用本馆的服务器用于网站的运作。另外博物馆还可以设立本单位或个人的电子信箱，用于和公众进行交流；博物馆的研究部门、图书编辑部门可以利用电子邮件的方式征集论文、发送会议通知、解决疑难问题。
②要进行网站的信息发布，必须制作网页。博物馆网站要做到形式与内容的和谐统一，即网页在形式上生动，设计上能吸引人，在内容上能够反映出博物馆的行政、业务活动情况，观众能够通过网站详细了解博物馆的馆藏、陈列、宣传、学术研究和博物馆动态等情况。
③网站建设必须在博物馆统一领导下制定、规划网站所设的栏目和所要发布和展示的信息的种类、内容，另外还须组织和吸收博物馆各方面的人员参与这一工作。可以由博物馆组成信息化建设小组，吸收擅长美工、熟悉文物与博物馆工作、懂计算机知识的人员来合力进行博物馆信息化建设，具体分工，分头进行信息的采集、美工的设计、网页的编辑等。在网站建设中可吸收各文博网站的长处，充分发挥出本馆的特长，如可考虑藏品数据库检索，以及全景虚拟实景展示，通过网站的规划设计充分表现出本馆的特色来。也可与搞网站规划设计的公司合作，作为博物馆方必须进行内容的准备和栏目的规划。
5.博物馆办公自动化系统
网络化的协同办公环境为人们高效率地工作提供了必要的条件。由于网络化办公以电子化信息、网络化传输、自动化处理和数据库存储为主要特征，人们能透过系统快速方便地获取信息。通过办公自动化信息系统为用户提供一个信息管理与信息共享的平台，用户可以按照不同的性质对信息归类，然后通过信息管理系统将它们分别发布到相应的栏目中，实现信息交流与共享的目的。针对不同性质的信息，信息管理系统须提供信息发布、信息浏览、信息维护和个性化设置等四个基本功能。电子论坛系统是网上一种极为常见的互动交流服务，用于向人们提供开放性的分类专题讨论服务，将这种喜闻乐见、被大家广泛接受的交流形式引入系统内部，为博物馆业务人员提供一种网上交流的渠道和手段。
办公自动化系统能够满足博物馆不同层次的管理者和工作人员高效率处理日常事务的工作需要，提供邮件服务、会议组织、日程安排、公文发送、个人办公、议题讨论、管理监督等功能，有效地协助博物馆领导顺利完成各项工作。办公自动化系统必须能够确保博物馆从高层次到低层次的各部门，以及所有有关的办公人员都可以在桌面计算机上处理日常工作，在网络上完成绝大部分公文的处理和传送工作，提高各部门之间的协作效率，确保博物馆领导能够方便、及时获得各种信息和统计数据，立即知晓各项工作的进展情况。由于办公自动化系统并不是一个独立的系统，它需要与管理信息系统、信息服务系统、决策支持系统密切联系，因此，需要把管理信息系统中的事务处理工作、查询和制表，信息服务系统中的信息浏览，决策支持系统中的数据分析、决策制定，与办公自动化系统的办公事务处理紧密集成，构成所有办公人员的统一的集成化的工作环境。
6.博物馆另外一些应用信息系统
二、数字博物馆的具体内容及数字博物馆与实体博物馆的关系
传统博物馆所涉及的业务工作以及行政事务管理工作中所涉及的信息采用计算机技术来进行科学的管理与有效的利用，或者通过对博物馆数字化信息的科学化的分析研究，使之能为博物馆管理层提供决策支持。
可以将博物馆的信息系统具体划分为业务信息系统和行政管理系统两个大的部分，这两个大的部分又可根据信息的内容即范畴分为各个子信息系统。
将博物馆的业务信息和行政管理信息用计算机技术来实现，根本点在于实体的博物馆业务管理和行政工作的全面开展和深入进行，这是数字化博物馆能够得以实现和充分发挥作用的前提和条件，也就是说这是建立数字博物馆的基础和根本所在，没有扎实的博物馆具体工作的开展，也就谈不上数字博物馆的建立，即使在此条件下建立起来的数字博物馆，也不能尽其所能将传统博物馆的职能得到充分发挥与实现。
传统的实体化的博物馆可供人们参观文物、古迹等人类历史长河中遗存下来的文化信息载体，通过参观博物馆的这些藏品可使人们接受知识、启迪智慧、陶冶情操，使从事不同领域工作的人们，不同知识层次、不同年龄对象、不同社会阶层、不同国别的人士都可以亲自走进博物馆，通过亲眼目睹文物实体获得知识和了解博物馆信息，从看到和听到的有关文物、古迹、藏品等文化载体来丰富知识、增长知识，尤其是通过文物、历史的全面了解，使之为社会主义精神文明建设服务。
和传统的博物馆相比，数字博物馆具有其根本特性，这使其与传统博物馆区别开来，其根本标志在于数字化技术、互联网及通信技术的运用，以及与管理工作及管理信息的数字化和对数字化信息的加工、挖掘及科学利用。博物馆的网络化侧重于在硬件方面满足数字博物馆的条件，因而它是建立数字博物馆的基础；博物馆的信息化侧重于软件建设，也就是满足数字博物馆所需要的软件环境和数字化资源，因而它是建立数字博物馆的关键。
三、建立数字博物馆所面临的问题及解决对策
要实现数字博物馆的职能，一方面要为数字博物馆的实现提供硬件设备及其所应用的软件的合理配备，这是实现数字博物馆的先决的、不可缺少的必要条件；另外一个方面，博物馆无论是领导层，还是一般的工作人员，都应具有适应信息时代的新的思想意识和信息时代的博物馆等文博工作者所应该具有的新观念、新思路，掌握处理问题并解决问题的新办法和所采用的新途径，不能只仅仅局限于传统博物馆实体工作对人们意识的束缚，而要去顺应信息时代带给博物馆的要求，牢牢抓住信息社会带给博物馆的新的机遇，为博物馆的信息化建设创造出有利的条件，集中人力与物力资源去营造出能有利于进行博物馆信息资源开发的氛围和良好的环境，理顺博物馆各项工作所涉及的信息的采集、重组、加工、分析与研究等过程。
博物馆的藏品陈列、文物管理与保护、文物考古发掘活动、博物馆的科学研究工作等业务工作，以及人事、财务、党务、政务等管理包含着人流、物流、信息流，这是信息系统不可或缺的因素，在信息化建设中应得到合理的、科学的配置，这样才能为博物馆的信息化铺平道路，为数字博物馆的实现和博物馆的数字化创造出有利条件和良好的氛围；博物馆的信息化以及对信息的科学管理与利用也将使博物馆的各项工作更加科学化，从而提高博物馆的整体管理水平。
数字博物馆与传统的实体博物馆应有机结合起来，共同发挥与实现博物馆所应具备的职能。但是即使是随着时代的不断发展而带来的信息技术的不断进步，数字博物馆也只能是实体博物馆的一种特殊的表现形式，无论它发展完善到何种程度，永远也不可替代传统的实体博物馆，也只能作为传统博物馆有益的、必要的、不可缺少的补充。
信息化过程是一个管理的过程，是一个管理的整合，博物馆是信息化建设的主体，要根据信息化建设目标和博物馆的实际，制定统一的信息化建设的规划和框架，以此来指导具体的信息化进程。单位信息技术人员要合理分布，分工明确，各负其责，在博物馆统一领导下完成信息化建设中的各项工作。对引进的信息系统，全面掌握，完成引进系统的最终掌握、维护和完善，以此带动全馆人员掌握信息化技术的应用。要统筹利用单位已有资源，包括硬件资源、技术资源、信息资源和人才资源。信息化建设不单纯是一个系统，它包含着管理思想，根本上讲是一个管理项目，只不过是通过信息化的手段去实施。博物馆信息化建设是一个有始无终的过程，随着博物馆在不同发展阶段所要解决的问题的不同，随着单位环境的变化，博物馆的信息化系统的应用也需要不断地优化和深入。
博物馆信息化建设涉及到多方面的因素，博物馆的信息开发研究应避免低层次低水平，应从深度上进行信息的挖掘。博物馆工作的各方面都需要资金，但信息化建设是其工作的重中之重，应该加大网络化、信息化建设的投入，在这方面作深入研究与探索，以信息化建设促进博物馆各项工作的开展，充分发挥博物馆所具有的职能。以博物馆信息化建设带动数字博物馆的建设，以数字博物馆促进实体博物馆的发展。