与展会设计公司合作确保项目顺利进行需要从以下几个方面着手：
一、前期沟通阶段
1.明确需求与目标
企业自身要清晰地梳理出展会的核心目标，例如是重点展示新产品、拓展新客户、提升品牌知名度还是加强行业交流等。将这些目标详细地告知展会设计公司，同时提供品牌理念、产品特点、目标受众等信息，确保设计公司能够充分理解企业的期望。
对于展会设计的具体要求，包括展位的风格偏好（如现代简约、科技感十足、富有文化底蕴等）、空间布局（如展示区、洽谈区、储物区的大小和位置）、特殊展示需求（如需要特殊的灯光效果、多媒体展示设备）等，都要以书面形式或在详细的会议中沟通清楚。
2.建立沟通机制
确定双方的主要对接人，明确双方对接人的职责和权限。例如，企业方的对接人负责及时提供企业内部的信息和反馈意见，设计公司的对接人负责汇报设计进度、解释设计思路等。
二、设计阶段
1.深度参与设计过程
积极参与设计公司的创意构思过程，要求设计公司提供多种设计概念和草图。在这个阶段，企业可以结合自身的品牌和展会目标，对设计概念提出自己的见解和修改意见，确保设计方向符合预期。
对于设计中的关键元素，如品牌标识的展示位置、主打产品的展示方式等，要与设计公司进行深入讨论。可以邀请公司内部的市场、销售等部门人员一同参与设计评审，从不同角度提供建议。
2.及时反馈与确认
对设计公司提交的设计方案和效果图，要及时给予反馈。反馈意见应该具体、明确，避免模糊的表述，如“感觉不太好”，而是应该指出具体是色彩搭配、空间布局还是其他方面不符合期望。
一旦对设计方案达成共识，要以书面形式进行确认，作为后续施工和验收的依据。同时，在确认过程中，要再次核对设计方案是否满足展会场地的要求，如展位尺寸、高度限制、电力和网络接口位置等。
三、施工阶段
1.监督施工进度与质量
要求设计公司提供详细的施工进度计划，并定期检查实际施工进度是否与计划相符。如果出现进度延迟的情况，要及时了解原因，共同协商解决方案，如增加施工人员或调整施工顺序等。
安排专人或委托第三方监理对施工质量进行监督。检查施工工艺是否符合要求，材料质量是否达标，例如展示道具的制作工艺是否精细、搭建的结构是否牢固等。对于不符合质量要求的部分，要及时要求整改。
2.现场协调与问题解决
在施工现场，企业和设计公司双方的负责人要保持密切沟通。及时协调解决施工过程中出现的各种问题，如场地条件变化（地面不平、天花板有障碍物等）、材料供应问题（材料缺货、运输损坏等）或与其他展位的施工冲突等。
对于可能影响展会效果的突发问题，如施工安全事故、设备损坏等，要有应急预案。双方应共同协商应急措施，如临时调整设计方案、紧急采购替代材料等，确保展会能够按时顺利开展。
四、验收阶段
1.制定验收标准
在项目开始前，就应该和设计公司共同制定详细的验收标准，包括展位的外观效果（如整体风格是否一致、色彩是否准确）、功能实现（如灯光和多媒体设备是否正常运行、展示道具是否便于使用）、施工质量（如搭建结构是否稳固、表面处理是否光滑）等各个方面。
验收标准要尽可能量化，例如规定灯光的亮度达到多少勒克斯、展示道具的尺寸误差在多少范围内等，以便于进行客观的验收。
2.严格执行验收流程
按照验收标准，对展位进行全面的检查和测试。在验收过程中，要认真记录发现的问题，并要求设计公司及时整改。整改完成后，进行再次验收，直到所有问题都得到解决。
验收合格后，要签署验收报告，明确双方的责任已经履行完毕，同时对项目进行总结，为今后的合作提供经验参考。