催款函是一种催交款项的文书，是交款单位或个人在超过规定期限，未按时交付款项时使用的通知书。
1.催款函的形式
(1)便函式：以信函的形式写作。
(2)表格式：人们在长期实践基础上约定俗成的固定表格，使用时直接填写即可。
2.催款函的作用
(1)查询：催款函可以及时了解对方单位拖欠款的原因，沟通信息，以便采取相应的对策和措施。
(2)催收：通过催款函可以追回拖欠款，尽可能避免或减少经济损失。
(3)凭证：如果由于拖欠付款给债权方造成了实际经济损失，催款函可以起到记载凭证作用，即当催款方在向有关方面提出追究对方的经济责任时，催款函可以作为一种有力的凭证。
3.催款函的具体内容
催款函主要包括以下内容：
(1)债务人的称呼。如债务人姓名，单位负责人，法定代表人的姓名、职务，法人名称或者组织机构的名称。
(2)催款或索债的事实和原由。如债权债务关系的基本情况或法律依据，债务人拖欠债款拒绝履行义务的事实根据。
虽说催款函只是一封信件，但是它却关系到你的回款能否顺利收回。如果运用不当，非但达不到催收款的目的，恐怕还会影响欠款的顺利回收，甚至与客户的正常交往。所以，催款函的书写是一门艺术。要使催款函有效地帮助你达到收款的目的，就要在书写时符合以下原则：
(1)详细写出收信人联系姓名及地址。收信人的街道名称、门牌号码、单位全称一定要准确而具体。收信人要具体到个人，写清其职位、全称。像王经理、李主任等，此类称呼并不好，虽然表示尊重，但是有时候却给了欠款人可乘之机，他们往往会说：“我是王经理，可是我没有收到你们的催款信。我们这里有好几个王经理，信可能被送到别的王经理那里去了。”所以，书写收信人名称时应当具体为“王成功经理”“李自强主任’等。
(2)明确债权债务。在信函中应当将双方的债权债务关系及其法律依据、收款人据以收款的法定理由等写清楚，欠款人拖欠债款或拒绝履行义务的事实根据也要清楚。要求支付的欠款金额写在信函的突出位置，一耻位于信函第一行，表述一定要清楚。
(3)催款函内容容易阅读理解。语言要简明、直接，尽量少用客套话，最好一开始就直奔主题，开门见山地把问题提出来，信中多使用简明的语句，遇到行业术语时应标出注解。整个信件注意使用简短的句子，段落简洁，在不失主题的情况下使人容易阅读和理解。(4)催款函要使用文明谨慎的措辞。催款人书写信函的时候用语要文明礼貌，不要有脏话、黑话，不要有对欠款人进行人身攻击的话。要从长远合作的角度考虑，用词要谨慎，要就事论事，不能一概而论。
(6)提出具体要求。催款人应当在信函中注明欠款人给予答复的期限，欠款人应偿还的具体金额，包括违约金、银行利息等，欠款入阻弓服、it-债义务的方式及最后期限等。当然，催款函的内容可依具体情况有所增删。例如，当催款人向故意拖欠债务的当事人发送催款函时，可加上欠款人逾期未偿付欠款，应承担相应的法律后果或催款人将采取法律手段收回欠款等内容，以加强催款函的力度。
5．债权人使用催款函时应注意的事项
为了使催款函能够起到相应的作用，债权人使用催款函时还应注意以下事项：
(1)对较难清理的债务，债权人可聘请律师向债务人径直发送律师专函，或者在债权人发送的讨债公函的尾部加署受聘律师或法律顾问的姓名，以示催款函的严肃性和债权人清理债务的决心以及进一步采取法律行动的可能性。
(2)债权人在书写催款函时，应聘请律师把关，以使公函用语更为严谨和准确。律师参与拟定讨债公函时会使用更多的法律专业用语，从而增加催款函的“威慑力”。
(3)债权人应当妥善保管好催款函的原件或者复印件，以备日后查验和诉讼中使用。对旨在中断诉讼时效而发送的催款函，应采取挂号或者公证或者特快专递的形式，以便留取证据，在诉讼时效发生争议时有案可查。
(4)在发出催款函之前，应进一步拟订催款实施方案，该函如未能奏效，债权人应立即诉讼至法院，以确保及时有效地实现债权人的权益。
6．催款函索款的优势及使用
(1)催款函催款的优势如下：①经济实用，有利于提高催款的效率。首先催款函催款便于债权人掌握和操作，又便于债权人就地就近采用；其次催款函催款可减轻债权人在人力和物力上的负担，尤其在债务人相对分散和路途遥远的情况下，采用催款函催款既可减轻债权人在人力、物力和财力上的浪费，又可提高讨债的效率，达到“远债近讨”的目的。
②不伤和气，改善双方关系。一般来说，催款函是一种较为通用的联络或联系方法，尽管催款函被用于索讨债款，但是相比较而言，催款函索款不像债权人径自上门讨债那样“咄咄逼人”，所以催款函索款的方式易于被债务人接受。此外，催款函索款避免了债权人和债务人的直接接触，从而为减少摩擦和正面冲突、缓解矛盾和化解纠纷创造了条件。
③作为应急手段，便于及时中断时效。在清理债权和债务的实践中，往往会碰到以下情况：
④便于债权人搜集和保全证据。债权人可以通过催款釅敦促债务人复函或者回电，然后债权人将债务人承诺或者答应清欠的复函归档备案，作为进一步催讨或者提起诉讼的书面证据，尤其在债权人缺乏债权证据的情况下，催款函索款更为有效。
(2)催款函索款的使用情况。虽然催款函索款有着诸多好处，但是由于催款函索款当事人双方不能见面，难以向客户施加压力，因此使用催款函索款往往在以下情况下才使用：
①债权人和债务人一直保持业务往来，且关系较为密切，或者将要发生某些业务。
②债权债务关系明确，且争议不大。
③债权人意欲搜集和保全债权证据。
④债权人和债务人相距甚远或者债务人数目众多且分散。
⑤债务金额不大且债务人具备偿还能力。
(3)催款函索款的实施步骤和要求：
①确定对象。为做到有的放矢，债权人在适用催款函索款之前，可分析适用本法的条件，权衡利弊，然后根据轻重缓急，有选择地确定适用对象。
②选择催款函的方式。催款函的可选方式有寄发信件（平信、特快、挂号）、发电报、传真等。债权人可以根据债务人的具体情况采取相应的方式，如对于有传真的单位可以采取发传真的方式，需要收集证据的可以采取挂号、特快专递发送催款函的方式。总之，债权人应根据自己和债务人的实际情况进行选择。