为推进市商务局机关公文处理工作规范化、制度化、科学化，经局领导同意，现将《连云港市商务局机关公文处理实施细则》印发给你们，请认真贯彻执行。
连云港市商务局
2016年7月19日
连云港市商务局机关公文处理实施细则
为推进市商务局机关公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》和《市政府办公室公文处理实施细则》的要求，结合市商务局机关实际，特制定本细则。
一、常用文种使用
市商务局机关公文常用的种类有决定、决议、通知、通报、报告、请示、批复、函、意见、纪要等。
（一）决定、决议。对重要事项作出决策和安排，用决定。经会议讨论通过的重要决策事项，用决议。
（二）通知、通报。传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项，用通知。表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况用通报。
（三）请示、报告。向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问，用报告。向上级机关请求指示、批准，用请示。
（四）批复。用于答复下级机关请示。
（五）函。用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系有关主管部门请求批准等。
（六）意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。
（七）纪要。用于记载和传达会议主要情况和议定事项。
二、格式要素编排
市商务局机关公文格式由发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、发文机关署名、成文日期、印章、印发机关和印发日期、页码等必备要素组成。另可根据需要选择份号、密级和保密期限、紧急程度、附件说明、附注、附件、抄送机关等格式要素。
（一）份号。公文印制份数的顺序号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格统排在公文首页左上角。涉密公文应当标注份号。
（二）密级和保密期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注绝密机密秘密和保密期限。秘密等级和保密期限用3号方正黑体简体字，顶格标注在公文首页左上角、印制顺序号下方位置。保密期限中的数字用阿拉伯数字标准。国家秘密的标识为★。★前标密级；★后标保密期限，如机密★5年。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注特急加急。用3号方正黑体简体字，顶格标注在公文首页左上角、密级下方位置。
（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加文件二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称，但均要加文件二字。市商务局机关使用的版头主要是：中共连云港市商务局委员会文件、连云港市商务局文件和连云港市商务局。其中连云港市商务局版头在函件、客情报告、一般性通知等文件中使用，也须按办文程序办理。
（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，位于版头下方居中或左下方。联合行文时，使用主办机关的发文字号。机关使用的文号主要有：连商委、连商发、连商函、连商办等。
1.连商委用于：市商务局党委向市委及市委有关部门上报的关于机关干部人事、机构编制等的重要请示、报告；向机关和局属基层党组织发布党委的决定、指示和批复。
2.连商发用于：市商务局制发的贯彻上级机关重要工作部署的决定、意见；市商务局对一个时期全市商务系统的全局性工作作出的安排；对全局性工作作出的重要决定（包括向先进集体和先进个人学习的决定）；印发商务部、省商务厅领导、市领导在商务系统的会议或活动中发表的具有全局性的重要讲话、指示；批转有关工作部门涉及全局性工作的重要意见、决定等。市商务局向上级机关的报告、请示；对下级机关请示的批复；全市商务系统的重要活动或工作的安排；建立或调整各种领导小组或临时工作机构。
3.连商函用于：市商务局与不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
5.纪要用于：市商务局党委会议纪要、局领导办公会议纪要，由局领导主持召开的就某些工作或活动所形成的意见或处理办法。
（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。公文标题一般用2号方正小标宋简体字，编排于发文机关标识和发文号下方居中位置。
（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格。市商务局下发公文的主要范围是：各县（区）商务局、招商局，各功能区（开发区）经发局（科经局）。
（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容，一般用3号方正仿宋简体字，编排于主送机关名称下一行。
（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排附件二字，后标全角冒号和附件名称；如附件较多，应逐项写明附件的名称（如附件：1.XXXXX）。
（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。其位置在正文末页右下方（一般右空4字）。联合行文时，各联署机关名称应平行排列。
（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期须用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（如2016年1月1日）。位于发文机关署名下方。决定、决议、意见等，成文日期加圆括号标注于标题下方居中位置。
（十三）印章。除会议纪要和印有特定版头向下普发的公文外，公文应加盖发文机关印章。加盖印章应上距正文或附件说明1行之内，端正、居中下压成文日期（骑年盖月）。
（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行(如此件发至县区商务局)。
（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。附件二字及附件顺序号用3号方正黑体简体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。
（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。一般用4号方正仿宋简体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。
（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。一般用4号方正仿宋简体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位，后加印发二字。市商务局公文送印机关为连云港市商务局办公室。
（十八）页码。置于版心下边缘之下一行，一般用4号半角宋体阿拉伯数字，数码左右各放一条一字线。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记前有空白页的，空白页和版记均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
（十九）公文中的横排表格。A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
三、字体、字号及印装
（一）公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。不用不规范的字，并从左至右横写、横排。公文中的计量单位，采用国家法定计量单位。
（二）公文字体、字号的搭配应力求协调、美观、大方。字体采用方正字库。
1.标题一般用2号方正小标宋简体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
2.主送机关编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。
3.公文首页必须显示正文，一般用3号方正仿宋简体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用一、（一）1.（1）标注；一般第一层用方正黑体简体字、第二层用方正楷体简体字、第三层和第四层用方正仿宋简体字标注。
4.如有附件，在正文下空一行左空二字编排附件二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如附件：1.XXXXX）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。文中数字全部用TimesNewRoman字体。
（三）公文用纸幅面采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。
（四）印制公文要做到布局合理，用字标准，印刷清晰，页面美观，装订整齐。骑马订或平订的公文，订位为两钉外订眼距版面上下各70mm处，骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm－5mm。
四、行文规则
1.向上级机关请示问题，应当按照一文一事规定主送一个机关，不得在非请示公文中夹带请示事项。请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明。
除特殊情况，请示应当送上级机关的办公室按规定程序处理，不应直接报送领导同志阅批，更不得分别报送多位领导同志阅批。
2.向上级机关的请示，不可同时向下级机关发送；向上级机关的报告，一般不下发，特殊需要时可抄送同级或下级有关单位。向下级机关的重要行文，应当同时抄送上级机关。
3.属于党内职权范围内的工作，以市商务局党委或市商务局名义报市委；属于政府职权范围内的工作，以市商务局名义报市政府。报送市委的公文如果需要市政府了解的，主送单位应当写市委、市政府；报送市政府的公文如果需要市委了解的，主送单位应当写市政府并报市委。如需省商务厅阅知，可以抄送。
4.请求市委、市政府批转的公文，应当用请示报送，并根据请示的内容，代拟批转文稿。请求批复的公文，应一事一报。
（三）同级机关可以联合行文。各平行机关和不相隶属机关之间告知事项、联系工作、商洽业务，用函相互行文。
（四）局内设机构除办公室外，不得对外正式行文。各处室工作原则上应以市商务局或市商务局办公室的名义对外行文。
（五）市级各领导小组办事机构设在市商务局的，凡领导小组形成的有关工作会议纪要、工作要点等，以领导小组或领导小组办公室名义发文，不再以市商务局或市商务局办公室名义印发。
五、公文起草
（一）起草公文应当做到：
1.符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现市商务局机关和党委的意图。
3.深入调查研究，充分分析论证，广泛听取意见，确保所提政策措施和办法切实可行。
4.正确使用文种，使公文的名称符合行文规则，并同公文表达的内容、要求相一致。
5.内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。
6.正文层次结构清晰。原则上应按一、（一）、1、（1）、①的秩序，不得颠倒使用。
8.文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。
（二）公文文稿内容如涉及其他部门和单位，主办单位应在行文前主动与有关部门、单位协商，并实行会签制度。
（三）公文起草应当使用符合存档要求的用纸和笔书写。修改和签批时应注意不压、不过装订线。
六、公文审核
（一）办公室负责对以市商务局名义制发的文件进行审核把关。公文在送局领导审批或签发之前，拟稿人必须仔细核校，经处室负责人审签后再送办公室进行审核。正式印发前内容或格式有重大调整的公文还需送办公室复核。
1.公文审核的范围。包括市商务局文件及联合发文、信函等以市商务局名义制发的公文。市商务局党委文件由文件起草处室负责人审核，机关综合性活动有关材料由分管负责人审核，业务条线材料由拟稿处室审核，市领导、省商务厅领导和市商务局主要领导讲话稿由拟稿处室送办公室审核。
2.承办处室在将公文送办公室审核前，应对文件原件（含附件）、文稿内容、文字、呈批手续、法律法规、政策依据、内容真实性、数据准确性等进行全面核校，力求文稿出部门达到零差错。重要文稿部门应组织集体讨论。承办处室公文审核的重点是：
（2）拟定的措施和办法是否切实可行；
（3）涉及有关部门的事项是否经过协商并取得一致意见；
（4）关键用词是否规范；
（5）行文是否准确；
（6）文字是否精炼；
（7）逻辑是否严密；
（8）结构是否严谨；
（9）文字和标点符号的用法是否符合国家发布的标准方案；
3.承办部门主要负责人对文稿的格式及内容进行逐项审查后，填写《连云港市商务局发文稿纸》，简要说明发文原因、办理过程，注明行文范围、紧急程度、印制份数、秘密等级等，并附上必要的参阅件和转发的原件，连同文稿一并签送办公室审核。
4.文稿经办公室主任审核后，按文件审批权限，送分管领导或局长签发。重要文件由局长批示后提交机关办公会讨论定稿。办公室审核的重点是：
（1）是否确需行文或联合行文；
（2）信息公开属性是否准确；
（3）报批的程序是否符合规定；
（4）文种、版头、格式等是否正确、恰当、规范。
未经办公室审核的文稿，市商务局领导不受理、不审批；各部门一般不要越级报文；要严禁一切不按程序送、批办文的现象，避免逆行文，杜绝跳行文。
（四）凡经市商务局领导审核的文稿，一般不能再作改动，更不得擅自修改。如确需改动的，属个别文字处理等技术性问题，要经办公室同意；属于重要文字或有较多文字改动的，要经办公室审核后，请示审批签发的分管领导或局长审定。
（五）本机关与其他单位联合发文由承办处室拟稿、承办处室负责人审稿、办公室审核后，由市商务局分管领导审签并告知局长后,再送协办机关会签。由其他单位主办与我局联合发文，由有关部门负责审改后送分管领导签批。
七、公文签发
（一）送局领导签发的公文原则上由承办处室送签。
（二）领导签发范围：
1.局长签发的文件
（1）以市商务局名义下发的涉及全局性重大问题的文件、通知、批复等；
（2）向市委、市政府或省商务厅报送的重要请示、报告；
（3）机关办公会、党委会的会议纪要；
（4）有关部门与市商务局联合制发的重要文件。
连商委、连商发（报告、请示等上行文）以及与外单位联合制发涉及市商务局工作全局的重要文件，须由局长签发或局长委托副局长签发。
2.分管领导签发的文件
（1）以市商务局名义发出的专项工作的文件；
（2）经机关办公会或局长办公会讨论决定要签发的文件；
（3）转发的文件；
（4）受局长委托审批签发的其他文件。
3.办公室主任签发的文件
（1）以连商办文号行文的一般性文件等；
（2）以连商函文号行文的一般性文件等。
重要事项经办公室主任审核后，由分管局领导签发。
（四）在公文处理过程中，应当使用符合存档要求的笔书写。需要送请领导阅批的传真件，应当复制后办理。
八、发文办理
（一）公文经起草、审核和领导签发后转入发文办理，发文办理包括公文的复核、登记和印制、核发等程序。
1.经市商务局领导签发的文稿，由办公室统一复核、编号、印刷、用印，承办处室负责校对、装订、分发等工作。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围、印制份数并详细记载。同时，承办处室将发文底稿、文件电子版连同正式文件2份交办公室档案室存档。
2.公文印制。市商务局文件原则上由机关文印室印制，特殊情况，经办公室同意后方可送定点单位印制。文印室按文稿紧急程度、送达先后安排打印。公文印制应当做到准确、及时、规范、安全、保密。秘密公文的印制应做好保密工作。
3.公文的核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。市商务局制发的重要文件，分送局领导各1份，处室各1份。各处室承办的常规性文件，根据内容和实际需要确定分发范围。
（二）上报市委、市政府、省商务厅文件具体报送要求：
1.市委办公室：主送市委或市委、市政府的请示、报告一式送2份。市委领导在全市商务系统的会议讲话、本机关对上级有关重要文稿的修改意见等一式送2份。请示、报告需同时交办公室1份备案。
2.市政府办公室：主送市政府的请示、报告一式送2份。主送市政府并报市委的文件送3份。请示、报告需同时交办公室1份备案。
3.转发市委、市政府文件，不必再报送市委、市政府，下发所属单位的其他重要文件，如需报送的，送市政府2份。
4.向市委、市政府报送信息简报坚持少而精。报送时应当注明分送范围和份数。
5.省商务厅办公室：报告、请示一式送2份。同时交局办公室1份备案。
（三）公文办理工作纳入机关绩效管理。凡在公文办理过程中出现的差错，由办公室向办文处室反馈并记录在册，作为年终绩效考评扣分依据。
九、收文办理
收文办理包括公文的签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办和催办等程序。由办公室负责收文的办理及传递。
1.签收、登记
（1）凡注明市商务局、市商务局办公室收的机要信件和普通信件，由办公室签收、登记、编号。凡注明市商务局具体处室收的信件，分别由各处室签收、登记。
（3）办公室收到的一般信件，必须于当日内分发到各有关处室。急件、公务电报要及时通知有关处室签收。
（4）收文人员每日应及时清理所有来文来函，详细记载公文的主要信息和办理情况，并分类填写《连云港市商务局文件传阅单》、《连云港市商务局办文单》后送办公室负责人签批。
办件包括下级来文中的请示件，上级来文中需贯彻落实的文件，平级机关或不相隶属单位需提出办理意见的函件等。
阅件包括下级来文中的报告件，上级来文中需有关领导阅知的文件，平级机关或不相隶属单位需有关领导阅知的函件等。
传件包括各级来文中需局领导、处室负责人周知的文件。
传件按照局领导、各处室负责人两个层面分别传送。
4.分发办公室根据有关规定或领导批示将公文分送有关领导和处室。
（1）凡市委、市政府、省商务厅等领导机关要求给予答复的问题，以及各县区商务局向市商务局或具体处室的请示或问询，应及时研究答复，一般应在3日内处理完毕，最多不超过7天。
（3）凡属承办处室职权范围内可以答复的事项，承办处室应直接答复呈文机关；凡涉及其他处室业务范围的事项，承办处室应主动与有关处室协商办理；凡须报请上级机关审批或书面回复的事项，承办处室应提出处理意见并草拟文稿，按机关公文办理要求报送或回复。
（4）对不需要答复的文件，各主办处室应认真阅看，一般在一周内处理完毕。
7.催办办公室对公文的承办情况进行督促检查。
（2）催办贯穿于公文处理的各个环节，对紧急或重要公文要及时催办，对一般公文应定期催办，并随时或定期向领导反馈办理情况。对逾期尚未办理完的事项，应主动向领导和交办部门报告情况，并认真答复交办部门的问询。
十、公文的立卷归档
（一）公文办理完毕后，应当按照有关规定将公文的原稿、领导签发的修改稿、正本和有关材料收集齐全，进行立卷归档。个人不得保存应当归档的公文。
十一、公文的保密与管理
（一）公文处理必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密法规，遵守党的保密纪律，确保党和国家秘密的安全。凡泄露或出卖党和国家秘密公文的，依照有关法律、法规的规定进行处理。
（二）发文机关在拟制公文时，应当根据公文的内容和工作需要，严格划分秘密与非秘密的界线；对于需要保密的公文，要准确标注其密级。公文密级的变更和解除由发文机关或其上级机关决定。
（三）秘密公文的秘级按其内容如泄露可能对党和国家利益造成危害的程度划分为绝密、机密、秘密。不公开发表又未标注秘级的公文，按内部公文管理。
（四）办公室要切实做好公文的管理工作，既发挥公文效用，又有利于公文保密。
（八）绝密级公文应当由办公室指定专人管理，并采取严格的保密措施。
（九）办公室应按照规定对秘密公文进行清理、清退和销毁，并向主管机关报告公文管理情况。销毁秘密公文，必须严格履行登记手续，经主管领导批准后由一人监销，保证不丢失、不漏销。个人不得擅自销毁公文。
（十）处室合并时，全部公文应当随之合并管理。处室撤销时，需要归档的公文立卷后按照有关规定移交档案部门，其他公文按照有关规定登记销毁。工作人员调离工作岗位时，应当将本人保管、借用的公文按照有关规定移交、清退。
十二、其他事项
（一）本细则所指公文涉及市商务局机关名义的所有公文。
（二）公文处理工作要实事求是、准确规范、精简高效、安全保密。行文要遵守规则，注重效用。
（四）本细则适用于市商务局机关，各县区商务部门可参照执行。