疫情当前，为了保护员工健康，很多公司选择在家办公。不管有没有远程办公的经验，都得直面挑战。但远程协作的种种问题，并非上线一款协作工具就能解决，对Leader的团队管理能力和员工的自我管理能力都提出了更高的要求。
大多数团队将「远程协作」定位成一种不得已的临时手段，认为这种协作方式相比于现场办公，只是效率低下的过渡方式。但事实并非如此，相对于传统的办公方式，远程协作的优势越发突显。
另一方面这种工作模式也能有效降低企业的人力成本，它允许团队在更大范围内招聘人才，成倍扩充人才库，用更低的成本找到更对的人；同时省掉一笔不小的办公场地成本。
下面我会从常规沟通、文档驱动、异步协同三个方面来介绍，帮你进一步了解远程协作的方法技巧，在家办公也能轻松愉悦。
面对面工作，大多数的团队会制定双月目标、开全员会议、写周报、开周会，发日报等，通过定期沟通，确保信息对齐。
当进入远程协作，常见的误区就是进入「特殊状态」，将常规机制暂停或者更换。
我们非常不建议这么做，即便那些常年远程的团队也依然将这些常规的定期沟通，作为团队重要的协作机制。这个时候反而更应该尽可能保持其稳定运转，以保障团队的信息同步和基本秩序。
如何在线上也能组织好下面这几种会议呢？
每个双月/季度召开一次团队会议，主要目的：回顾这个双月/这个季度工作进展，介绍后续重点工作安排，特别是对齐当前阶段的首要目标，在远程工作模式下，过程控制成本巨大，目标对齐更为关键。
线下办公的话，通常会召集大家到同一个大会议室进行，线上可以采取下面三种方式：
方式1:视频会议
主流的视频会议工具支持几十到上百人的同时在线，如果你的团队人数不多，直接使用视频会议即可，成本低，互动好。
方式2:提前录制
方式3:将会议内容纳入文档
这种「文字+视频」的形式对于阅读者极为友好，对信息传递效率能再提升一个Level，但前期准备成本颇高，且会失去Leader与团队成员更直接的互动交流，不是特别推荐所有团队尝试。
全员会议是一个非常难得的消除疑虑、鼓舞士气、统一目标的机会，成本巨大，因此更要确保会议卓有成效，会前会后的调研工作必不可少。
我们会通过在线文档、表单工具在会前征集大家关心的问题，在会后收集反馈，方便后续调整。
奖励优秀成员（SpotBonusAward）也是AllHandsMeeting的必备环节之一，获奖员工站到台前领奖，由提名的Leader介绍获奖原因，通常还会感谢支持部门和同事，是一次大家建立联系的好机会。
周例会是非常重要的团队沟通机会，但也很容易「形式主义」，变成走过场，这部分聊聊如何才能让周会发挥更大的价值。
周会的内容没有固定的标准，这里推荐两种常见的方式：
方式1:将周报与OKR结合。下图是一个OKR示例，如果你还没有听过OKR，强烈建议你进一步了解，这是一种国内外诸多科技巨头、独角兽公司都在使用的目标管理方法，通过OKR的制定和对齐，能让员工更充分地了解公司目标，更积极调动工作的积极性，敢于直面挑战。
这种方法尤其适合远程协作，除了在OKR周期前后安排专项讨论，利用周会回顾团队OKR进展也是确保目标达成的有效手段。
将周报与重点项目结合。除了根据OKR回顾工作，也可以按照职责分工和工作划分周报内容，比如分成数据情况、产品、研发、设计，专项等模块。
除了回顾进展之外，建议在周报设置「本周收获」、「是什么影响你实现目标」等固定议题，通过在周会的讨论，帮大家培养更强的「问题意识」，促进团队快速发现、定位、解决问题。
开启视频会议，打开摄像头。很多人认为用文档、音频可以说清楚的话就无需看到对方的脸了，大大低估了表情和肢体动作对沟通效率和团队成员信任度提升的帮助。
除此之外，如果在周会都不会打开摄像头，在一些更「艰难」但更需要看到彼此表情的会议沟通中，大概率还是习惯性地音频聊天。因此在周会鼓励大家「FacetoFace」也是一种让团队成员更好适应视频会议的助推手段之一。
开周会之前，通常需要撰写周报，记录上周工作进展和后续工作计划。传统的周报撰写方式多是中心式的，大家各自在Word文档撰写自己的部分，最后交由Leader汇总。
建议用在线文档多人协作的方式告别这种低效做法，将周报文档的链接发给团队成员，大家同时在一篇文档填写补充信息，省去了汇总，避免因复制粘贴可能引发的种种错误。
虽然有各种工具可以降低远程协作的沟通成本，但最有力的节省当然就是「不需要沟通」，因为系统的优化，一些不必要的流程最好能被彻底消灭，利用在线文档的多人协作编写周报就算是直接「干掉」一个流程的生动案例，对我们团队帮助非常大。
部门间的信息同步很难做好，很多公司存在严重的「部门墙」，阻碍部门、员工之间有效的信息传递。
我们团队会把周报阅读权限开放给整个公司，定期更新到公司的知识库中。只要做好权限设置，确保隐私数据的安全可控，更大范围的周报阅读权限能大幅降低不同部门之间的沟通成本，更容易达成部门间的合作，实现互利共赢。
当然，日报能让Leader和成员更高频、及时同步信息，了解到其他人每天在做什么，对齐大家工作节奏，补充上下文，在特殊时期，也算一种值得尝试的管理方式。
不同于周会，很多团队并不会专门召开每日早晚会，那么如何同步日报信息呢？
比较简单的方式就是创建一个日报群，直接把每天的工作总结和第二天的工作计划发布到群聊中。
我们在日报群还设置了「提醒机器人」，每天晚上6:45准时提醒大家上传日报。
但是也应当注意不要让员工为了日报好看，优先做那些简单容易的任务，忽略了更重要也更困难的大目标。
我自己还有一个习惯，把发日报作为下班的仪式感，发了日报就宣告正式下班。
我在进入互联网公司之前完全没听过1on1Meeting，其实就是Leader和团队成员的单独沟通，了解彼此遇到的问题和需要的支持。
绝大多数人不太重视这种沟通方式，常见的一种误区就是觉得大家吃饭在一起、开会在一起、有时候还一道顺路回家，为啥还需要专门去约1对1的沟通会议呢？
我自己在参与了几次1on1会议之后，就深刻地体会到1on1沟通的重要性，因为很多话题真的只能在这种场合沟通交流。
负责人的Leader甚至还会用专门的文档记录，持续跟进团队每一个成员的状况，想方设法为团队成员赋能。在远程协作中，沟通成本变高，因此可做可不做的沟通很容易就跳过了，但恰恰应当注意，如果这是你首次切换到远程协作的模式，这时候更应该信奉的原则是：
通过积极的沟通，确保团队的健康高速运转。
在远程协作工作方式下，绕不过的挑战就是从面对面的交流调整为围绕「文档」为主，这是一种工作思路的重大切换。
我们在开篇提到「远程协作」是一种很优秀的工作方式，习惯撰写文档更是一个值得尝试的好习惯。我身边厉害的同事大多数都是撰写文档的高手，进入互联网公司之后，看到PM、Marketing、研发等同学撰写的文档，其扎实程度，令我叹为观止，很多文档甚至给我带来一种海量信息输入的快感。
这些文档非常体现一个人的专业水平，不仅能帮助文档撰写者形成更清晰的认知，还能同步在云端被新伙伴搜索参考。
我们团队的很多工作，都是围绕着一篇篇文档推进，负责不同模块的同学持续补充输入信息，充分调动每一个人聪明才智，帮助目标更快达成。
这部分主要介绍三种文档的使用场景，分别是项目文档、高效会议和个人管理，希望你能从中体会到文档驱动的妙处。
相对于大段的文字描述，使用有序列表、无序列表也会提升文档结构性，减少文档阅读者的信息获取成本。
我见过一个PM同学为了设计一个我看起来无足轻重的小功能，调研了市面上几十种工具不同的实现方式，完整清晰地呈现在文档中，并给出独到的分析评价。我还见过一个设计师在一个UI方案后面附上2020设计趋势的分析资料用以支撑结论。
我自己早些年工作的时候，同步一个项目资料都得用U盘拷贝一个文件夹，里面有文档、图片、视频、PDF、Excel等文件，还得设置子文件夹并通过重命名进行分类排序。
时至今日，很多组织还重度依赖纸质资料，当然更多组织正在积极进行「无纸化」、「数字化」变革，从纸质资料迈向数字化阶段。这时候特别容易使用Word文档这样的文字处理工具，并完全对标纸质资料的用法。
然而，在线文档早已不同于传统的「.docx」文档，其功能性、信息承载能力都有了巨大的提升和扩展。比如在项目文档的场景下可以插入的元素就包括：
文档链接：相对复杂的项目，除了总的项目文档，还会存在很多会议纪要、参考资料等文档，因为是在线文档，这些文档都有专属的链接，只要把这些超链接粘贴到文档中，飞书会自动识别链接对应的文档的标题，阅读者可以像浏览网页那样点击跳转。
甘特图：如果你不是建筑、制造、技术实施等领域，那么不建议使用MicrosoftProject、OmniPlan这样专业的项目管理工具，成本太高。其实在文档中插入一个数据表格，就能轻松绘制甘特图，在项目开始之前设立里程碑，明确项目路线图。
投票：一些需要全员决策的事项，插入投票模块，不需要第三方工具，直接在文档中票选出适合标题或方案；
视频：文档里可以插入包括YouTube、Tiktok、B站、西瓜、优酷等各种视频，不用跳出文档，直接就可以在文档中观看视频。
仅仅写好文档是远远不够的，让会议的决策能够快速落地执行更为重要。我们团队非常鼓励Ower文化，大大小小的工作一定会有专人作为Ower去负责跟进，推动事情的发展。在远程协作中，更应该强调Ower的主人翁意识，能调动更多资源，攻坚克难，确保目标能够顺利达成。所以提前将目标分解为任务并通过@人的功能责任到人就更加重要了。
飞书提供了很多官方模板，质量都还不错，在新建文档的时候选择「从模板中新建」就能获取。
不过，鼓励团队打磨适合自己的模板，每次项目结束进行复盘优化，把经验沉淀到模板，比如丰富数据分析的维度、增加渠道触达的预估等等。这些模版可以带着一些链接索引到其他文档，模版本身就是一个高质量的指导手册。
因此现在我们采用一种飞书官方命名为「飞阅会议」的方式组织会议，方法特别简单：
方法看起来非常简单，但优势明显、效果拔群：
这种利用飞书的在线文档开会的方式，对会议准备不充分、讨论混乱、结论执行不彻底等传统开会模式存在的问题有蛮好的效果，强烈建议你试一试。
组织的整体效率除了团队成员之间的协作效率，更多还是依赖单体效率的集合，如何提升团队成员的个人管理能力也不容忽视。相对于使用复杂的任务管理工具或项目管理工具，使用在线文档学习成本更低，操作更加灵活。
方法非常简单，就是每年新建一个文档，结构分成三部分：
虽然维护好这个文档就能完全Cover掉日报工作，但是必须要明确的一点是：这个文档首先的目标是服务自己，真的能够帮自己更高效地工作，换句话说你第二天真的可以按照这个计划去有条不紊的工作。其次才是同步给团队的汇报，尽量做到「不要为了写日报而写日报」。
大多数日报制定的计划和完成的任务是割裂的，也就是说根本不会照着计划工作，做得好坏也不会自我追究。这里有个很简单的方法规避这种情况：直接在文档中计划下面复盘完成情况。
通过简单的复盘，设定的目标有没有完成，完成情况如何，没完成的原因是什么，下一步如何调整就一清二楚了，否则还是闷着头做眼前的零散任务。
你可能注意到了，飞书文档有一个功能非常适合这个场景，那就是它的标题是可以点击收起的。这样我们可以只展开本周、当天内容，把OKR、归档等部分暂时收起来，页面看起来会更清爽聚焦。
这部分跟大家聊聊线上沟通的一些注意事项。
所以，这部分来跟你聊聊，如何在家也能做到「实时在线」。
你不可能无时无刻在电脑边，但是大多数时候可能都会带着手机。现在的协作工具大多都有移动端App，我们在用的飞书支持iPhone和安卓手机，移动端友好，所有数据在不同的客户端实时同步，我前几天才知道我们有位同学回家没带电脑，这么多天一直是用手机工作，我完全没有察觉。
我自己在假期中也出现过工作到凌晨5点，睡到第二天中午12点，起来发现好几个同事联系不上我的尴尬局面。即便在家，建议还是遵循正常作息，不要模糊上下班的界限，很多的自由职业者甚至会在工作之前换上正式的衣服，划分专门的工作区域，用这种相对的仪式感，达到更专注的工作状态。
如果事关紧急，对方此时并未在线，始终未读，还可以通过加急提醒对方，把对方强行拉回在线的状态。灵活运用不同的加急方式，但千万不要滥用，职场沟通中有两种行为很容易被打，没事艾特所有人，动不动就加急。
你可能经常遇到一种情况是「这事咱们语音聊下？」，即时通信的打字交流面对复杂的话题，优势不如有音视频。
这部分想跟大家说，发起一场音视频会议能有多轻松。很多人之前的印象是发起一次「音视频会议」是一件挺麻烦的事，询问大家用什么工具、有没有账号、下载工具、电脑有没有摄像头等各种问题。
主流的协作套件越来越重视音视频会议的体验，我们用飞书可以在单人沟通、群聊、日历、手机一键就发起音视频会议。参会人点击「共享屏幕」可以共享桌面或应用窗口，大家边看边讨论，高效聚焦。
值得一提的是飞书近期上线的「线上办公室」功能，类似以前玩Dota时候的YY语音，通过实时语音频道的方式，还原了办公室场景，大家可以随时加入、随时离开，也可以自主静音。这样既能保证有需要时，同事就在「身边」，也能避免过度打扰。
进入语音室后，每个人都仿佛置身办公室，随时可以进行沟通，非常适合一些比较临时和轻松的讨论。
提到远程协作，就不得不提到「异步协同」，首先解释下什么是异步协同，相比于我们更习惯实时在线，大部分同事都坐在一起，站起来就直接交流了，或者我们通过即时通信工具沟通，期待你实时在线，立即回复。
具体方法有三种：
这样团队同事给你发消息的时候能够直观了解到你的忙闲状态，调整预期，避免抓狂。
想要实现这样的目标，团队在创建沟通群的时候就应当有一个整体规划，将不同的话题分散到不同的群聊中，而不是在全部在部门群，常见的一些群聊有：
搭配飞书的勿扰、关闭消息提醒、稍后处理、置顶、会话盒子、PIN等功能，获得极致降噪的体验。
鼓励在群内交流，鼓励充分的信息对齐，但这不意味着什么信息都发到群里让大家知悉，相反，应该尽可能维护较高的信噪比，否则大多数规模较大的群在经历信息爆炸之后便归于沉寂，没有人愿意再说话。
大Leader在全员群经常发的一条信息就是：
坦诚当然也很难，但有时候鼓起勇气并不需要太多技巧和训练，但想要做到清晰往往不是一朝一夕能够达成的，这更多是一种底层能力，需要刻意训练才能实现。
远程协作更是应当着重提升表达能力，尽可能不要有太强的攻击性，善意假设，必要的时候多用用Emoji表情，充分传达情绪，避免出现误解呀。（微笑
很多公司其实非常适合远程协作，也许这一次体验到远程协作的优势，就长期保持这种方式。
不过改变也一定没有那么的轻松愉悦，但长远看来，这也许是你近几年最佳的团队生产力升级的好机会，即便结束远程协作的模式，一些优秀的好习惯沉淀下来可能会有意想不到的效果。
最后再强烈推荐下飞书，哪怕你没有团队，我都建议你用一用，毕竟能让几万人的大公司高效运转的工具，用在个人生产力上自然也能堪其大任！