开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇英语写信格式，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
英文书信通常由下列五个部门构成:
信头包罗写信人地点和写信日期,通常写在信笺的右上角。在比力熟识的朋侪之间的通讯,写信人的地点常可略去。本课的信头就只写了写信日期,而没有写信人的地点。日期通常有下列两种定法:
(a)月、日、年:如August一五,二零零__
(b)日、月、年:如一五thaugust,二零零__
地点的写法通常是由小到大,如:门牌号、街道名、市(县)名、省名、国名(邮政编码通常写在都会名之后)。这同中文书信的地点写法完全相反。地点可以写一~三行,日期写在地点的下方(见信笺款式)。
称谓指写信人对收信人的称谓,如DearXiaojun,写在信头的下方和信笺的右边。称谓一样平常用Dear…或Mydear…扫尾,称谓后一样平常用逗号。
地点要由小到大。
b.朋侪间的信函无需加上写信人地点和收信人地点。
c.称谓语用Dear+姓(正式),Dear+名(朋侪间)。十分任意的函件可直呼其名。
d.末端语或竣事语可凭据现实环境用:
Lookingforwardtohearingfromyou.
Lookingforwardtoseeingyou.
(With)bestwishes/regards!
Allthebest!
GoodLuck!
Givemybestwishes/regardsto……!
e.题名也分正式与非正式两种:英语作文写信格式
正式:“Yourssincerely,”、“Yoursfaithfully,”或“Sincerelyyours,”、“Faithfullyyours.”
非正式,朋侪间等:“Love,”大概“Yoursever,”
【摘要】本文对外贸商务英语信件写作中的几个问题进行了分析,供广大同学参考。
一、函电写作的用词与格式商务英语书信是指交易时所使用的通信手段。
二、函电写作的礼貌原则礼貌原则在对外领域中的作用主要是帮助交流双方建立一定的社会联系,作出礼节性的表示,扮演交际协调沟通的角色。
外贸英语有其自身独有的词汇、用法和习惯表达方法.因此。要熟练自如地进行翻译,很大程度上取决于能否掌握其语言特点和习惯.下面介绍礼貌原则的一些语言特点和翻译方法:
1信函套语多中外信函中,凡向对方提出某种要求,常用“请”字,中文只用一个字.外贸英语中,仅用please是不够的,习惯用其他更亲切、客气的词语“.请”字表达主要有下面几种结构:(1)使用Weshall(should)begrateful/can/will/could/would结构.请告你方市场详情.Weshallbegrateful/obligedifyoucanprovide118withallpos-sibleinformationonyourmarket.请迅速寄来备有存货的中、上品质棉花样品与价格表,不胜感激.Weshallbegladifyouwouldsendusbyreturnpatternandpricesofgoodandmediumqualitycottonavailableforstock.(2)使用“Wewouldappreciate”,“Itwouldbeappreciated+clause”结构.请报50t花生实盘.Weshallappreciateitifyouwillmakeusafirmofferfor50tonsofpeanuts.请寄贵公司图解目录一份.Itwouldbeappreciatedifyouwouldsend118anillustratedcata-logueofyourmanufactures(3)使用“kindly”.请将两份提单分别邮寄,同时开来30天汇票以便承兑.KindlysendUS2BillsofLandingbyseparatemall,togetherwithyourdraftat30daysforacceptance.
2突出对方本位(youattitude)为体现礼貌原则,在人称上少用第一人称(I,we)作主语,采用第二人称或第二人称物主代词+名词,以突出“youattitude”.汉译时,多采用谦辞,如称对方为“贵公司”,称自己一方为“本公司”,“我公司”,“敝公司”等.Yourearlyofferwillbehighlyappreciated.早日发盘为感.Foryourconsiderationandthat。yourend-users,wehavetakenthisopportunity0fenclosingtwosetsofourliterature.借此机会附上两套资料,供贵方和用户参考.Ifyouarenotinterestedintakingadvantage0ftheofferingsonthelist,pleasebegoodenoughtoforwardittosomeofthefirmswithwhichyouhaveestablishedbusinessrelationships.如果贵方无意购买我方产品,烦请将货单转寄给与贵公司有业务往来的其他商行。
三、措词婉约、语气缓和外贸语言讲究婉转,遣词用字含蓄.即使是贸易开展不利,或双方分歧较大,也不宜用生硬的、讨伐式的语言。
须知外贸中婉转的语言比强硬的措词更有力量,句型上常选用:(1)用“it”作形式主语,强调客观性.Itisgenerallyconsiderednotadvisabletoactthatway.这样做一般认为是不妥的.Itisselfunderstoodthatanydelayinshipmentwouldcausefinan-cialloss.不言而喻,迟误发货势必会造成经济损失.(2)用被动语态指出对方错误.Wearecompelledtoexpre88oursurpriseanddisappointmentatfindingthegoodscontainedinyourlastshipmentnotuptotheagreedstandard.我们必须要向贵方指出:贵方最后一批装运的货物与所签协议标准不符合.我们对此感到惊讶与失望.Theagreementhasbeenkeptonourpartbutnotontheirpart.我们这方面遵守了协议,而他们那方面却没有遵守.(3)用让步从句表示拒绝、分歧、妥协.Whileweappreciateyourorder,weverymuchregretthatwecannotentertainanyfreshbusinessinthislineowingtoheavycommitments.感谢贵方订单,然而由于我方供货任务重,非常遗憾,我们不能在承受新的业务。WemanagedtosqueezeforyouoneshipmentofDaqingcrudein10,O00metricctons,whenwehavebeencommittedwith0ldeIsfromourregular虽然我们把货都卖给了老客户,我们还是设法给你挤了一船舶万吨大庆油.
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写作答题技巧
书信的格式
书信是重要的交际工具。英文书信分为两大类：公务信件和私人信件。公务信件是单位与单位或单位与个人之间的书信来往，可能是推荐信、谋职信、入学申请书、邀请信或询问、答复、反映意见等等信件。私人信件是指亲朋好友之间的通信。这两类书信各有自己的格式。一般来说，私人信件不拘形式，信文多用手写，也可打印；公务信件要求比较严格，必须遵循一定的格式，信文一定要打印。
英文信件一般由以下六部分组成：信头、信内地址、称呼、正文、结尾、签名。
1．信头（Heading）
信头是发信人的地址和日期，通常写在第一页的右上角，行首可以齐头写，也可进行缩进去写。行尾可用也可不用标点符号。地址由小到大：门牌号码、街道、城市、省(州)、邮编、国名，最后写发信日期。私人信件一般只写寄信日期就行。学生写信，按班级名称、系科名称、学校名称、市、省、国名的顺序。例：ShaheRoad
CaiyuanTown
Shengsi,Zhejiang,202450
China
April19,2007
2．信内地址(InsideAddress)
信内地址要写收信人的姓名和地址。在公务信件中要写明这一项，在私人信件中，这一项可常常省略。该项写在写信日期下一行的左上角，格式与寄信人地址一样。
3．称呼(Salutation)
称呼是对收信人的称谓，应与左边线对齐，写在收信人姓名、地址下面1-2行处。英国人称呼后用逗号，美国人常用冒号。在私人信件中可直呼收信人的名字，但公务信件中一定要写收信人的姓，大部分信件在称呼前加“Dear”。
如：DearProfessor/Prof.Smith:
DearDr.Stein:
DearMs.Santos:
对不相识的人可按性别称呼：DearSir：或DearMadam：Dearladies：如不知性别可用DearSirormadam：
对收信人的婚姻状况不详，可用Ms．称呼等。
4．正文(Body)
正文是书信的主体，书信的选词造句要准确、严谨，语言规范、简洁。书信正文的开头往往要说明写信人的身份及写信的宗旨，然后提出写信人的情况、想法或要求，加以必要的解释或说明。
5．结尾(ComplimentaryClose)
公务信件的结尾包含两部分：发信人的结尾套语与署名。结尾套语写在签名上面一行，第一个字母要大写，套语结尾后面要加逗号。在公务信件中，发信人常用的结尾套语有：“Yourstruly”,“Yourssincerely”,“Sincerelyyours”,“Cordiallyyours”或“Yourscordially”等。在私人信件中，发信人一般用“Yourssincere1y”，“Yourstruly”或“Yoursfaithfully”。亲密的人用“Yourslovely”或“lovelyyours”，“Yoursaffectionately”,“yourslovingson/daughter”。对上级或长者用“yoursrespectfully”,“Yoursgratefully”等。
6．签名
签名一定要写清楚，写在致敬语下面2---3行稍偏右处，也可与其对齐。
附：书信开头常用语：
1.How’severythingwithyou？你一切都好吗？
2.Ihopeeverythingisallrightwithyou.我希望你一切都好。
3.Howareyou？你好吗？
4.Ioftenthinkofyou.Howhaveyoubeenrecently？我常常想起你，你近来好吗？
5.HowareyougettingalongthesedaysImissyouverymuch.你近来过得如何，我十分想念你。
6.IamverygladtoreceiveyourletterofMay1st.我很高兴收到你5月1日的来信。
7.Thankyouforwritingtome.谢谢你给我写信。
8.Yourlettercametomyhandyesterday.我是昨天收到你的来信的。
11.Iamsosorryfornothavingwrittentoyouforsuchalongtime.十分抱歉，好久没有给你写信了。
12.Manythankstoyou,mydearfriend,forthewonderfulpresentyouhavesenttome.亲爱的朋友，谢谢你送给我那么好的礼物。
英语书信结尾常常写一些祝愿、问候他人，盼回信等话语。常用的语句有：
1．Withbestwishes.致以良好的祝愿。
2．Pleasewritetomeassoonaspossible.请尽快给我写信。
4．I’mlookingforwardtohearingfromyousoon.盼望早日收到你的来信。
5．Thankyouforanearlyreply.承蒙早复，不胜感激。
6．I’mafraidIhavetostopnow,butI’llwritetoyouagainsoon.我恐怕得停笔了，但不久我会再给你写信。
7．Pleasesendmybestregardstoyourparents.请代我向你父母问好。
8．Witheverykindwishforyouandyourfamily.向你和你的家人表示良好的祝愿。
9．Pleaseremembermetoyoursister.请代问你姐姐好。
10．Hopingyouwillhaveagoodtrip.祝你旅途愉快。
范文模式
Test1（有关个人情况）
DearLiXiaoming,
Ithasbeen10yearssincewegraduatedfromhighschool.WhatdidyoudoduringtheseyearsWhat’syourjobAreyoumarriedHaveyougotachild
IworkforIgotmarriedon.Myisa.Wehavealovely.Ilivein’llbeverygladifyouandyourwifecancometovisitmyhome.
IlookforwardtoreceivingyourE-mail.
Yours,
WangFang
Test2（有关旅游）
DearDingYan,
HowareyoudoingthesedaysI’mverygladtoreceiveyourE-mail.
Iamgoingto.I’veneverbeentoButIhaveheardofthereHowmanyplacesofhistoricinterestandscenicbeautyarethereinbesidesIlikeverymuch.Wouldyouliketogoswimmingwithme
CouldyouhelpmereserveasingleroomThankyouverymuch.
LookingforwardtoyourE-mail.Seeyounextweek!
Tom
Test3（有关聚会）
Dear,
Howareyoudoingthesedays
Haveyougotanewjob
Wearegoingtoholdapartyonclassmates.Ithinkwe'llbeveryhappybecausewehaven’tmeteachotherforalongtime.Wewillhavealotofactivitiesintheparty,suchas,’vereservedameetingroomintojoinus
I’mlookingforwardtoreceivingyour.Seeyou!
***
Test4（有关目前学习情况）
I’mgladtoreceiveyourE-mailyesterday.HowareyouHaveyoupassedthefinalexamination
NowIstudyatShengsiTVUniversity.Imajorin。Ihavepassed12courses,butI’mafraidofmyweakEnglish.ThoughIlikesingingEnglishsongs,Ifinditdifficultformetostudygrammarbymyself./butIfinditdifficultformetoremembersomanynewwords.IlookforwardtoyourE-mail!Seeyou!
Test5（有关英语学习）
I’mverygladtoreceiveyourE-mail.Howareyoudoing
I’mnotbad,butI’lltakeanEnglishtestnextweek.YouknowmyEnglishisverypoor.Ican’trememberthenewwordsquickly.Andit’sdifficultformetostudygrammar.YouhavepassedCouldyougivesomeadvicetoimprovemyEnglishBytheway,couldyouhelpmetobuyagrammarbookThanksalot!I’lltrymybesttolearnEnglish.
Ifit’sconvenientforyou,pleasecometomyhomeatanytime.
IlookforwardtoyourE-mail.
Test6（有关英语学习）
Dear
IreceivedyourE-mailyesterday.
I’mfine,butI’mbusyinlearningEnglishnow.ThereisanEnglishtestnextmonth.YouknowI’mweakinEnglish.CouldyougivemesomeadvicetoimprovemyEnglishShallIbuyavocabularybookandagrammarbookHowmanywordsshallIrememberWhat’rethemostimportantlanguagepointsOh,mygod!I’mworriedaboutmytest!
CouldyouborrowmesomeEnglishbooksOrcouldyourecommendalistoftestbooksThankyouverymuch!
关键词：正式信函英文公函商业信函信头信内地址
英文信函分为私人信函和正式信函两种，其中正式信函包括英文公函和商业信函。英文公函和商业信函是政府间或企业间、企业与厂商以及企业与顾客间进行业务交往的重要途径之一。目前涉外活动中英文信函一般都要求用电脑整齐地打印。因此从事涉外活动的人员必须熟悉英文公函和商业信函的格式和用语，对信件内容要精心安排，使格式整齐美观。在英文信函中信头和信内地址提供了发信人和收信人的详细信息，是英文公函和商业信函的重要组成部分，掌握它们的格式和用语就能对涉外工作起到良好的促进作用。
英文公函和商业书信通常有三种格式，分别是缩进式（IndentedStyle，英国人常用，现已渐不使用）、齐头式（BlockedStyle，美国人常用）、混合式（ModifiedStyle，使用频率较高）。采用不同格式，信头和信内地址的位置也有差异。下面便详细介绍公函和商业信函中信头和信内地址的格式和用语。
一、信头
1.信笺。政府机关的公函和企业单位的业务信函一般都使用公用信笺，信头印在信笺的正上方居中或左对齐的位置。
注意：一些企业还加印业务标志和业务范围。
2.普通信纸。如果不是用印有信头的信笺，用一般的信纸写信时，可将发信单位名称、地址和日期打在信件的右上角，有时也将发信人姓名打在发信单位名称的上面。若字数较多，可从信纸中间或偏右的地方写起。若字数较少，可适当多向右移一些，使整个信端的重心落在右上角。如：
注意：英文公函和商务信函只有第一页需要信头，其他续页只用与尺寸相同的空白笺上或一般信纸上，打上收信单位名称或收信人姓名、页码和日期。如：
二、信内地址
英文书信一般除在信封上写明收信人姓名、地址外，信笺上仍要重复一遍上述收信人姓名和地址，打在信笺的左上角，一般低于写信日期的1―6行处，最多不能超过12行，从左边的边缘打起，第一行的长度不能超过信笺的中央。但有些政府机构特别是外交机构，多把信内地址放在信笺的左下角。
收信人的姓名应使用全名，前面加上适当的头衔或一般称呼语。收信人如系机关、企业，名称较长时，可分为两行，第二行缩进两格。
收信人地址必须完整精确，并必须按照收信国家惯用的次序排列。通常使用的英语国家地址的排列顺序为：门牌号、街名、城市名、邮区号(美国常打在州名后)、国名；给美国公司去信时，必须写上州名。如：
注意:
1.发信时信内收信人姓名和地址必须要与信封上收信人的姓名、地址保持一致。
若为复信，信内收信人姓名、地址应与来信的信头一致，不得任意更动，这是商务礼貌。
2.信内地址中收信人姓名前的称呼、职务和头衔也有一些规则可以遵循。
（1）称呼通常用缩写。Mr.，Esq.，Messrs.，Mrs.，Ms.，Prof.，Rev.等通常只用缩写，而不用全称；其中Mr.与Esq.均为“先生”的意思，但用法不同。首先，两者不能同时并用，其次Mr.用在姓名之前，如Mr.T.H.Ting;Esq.英国人常用，在姓名之后，如T.H.Ting，Esq.。称呼女士时，Mrs.和Ms.必须要慎重选择。Miss（小姐）只用全称，不用缩写。
称呼缩写的结尾字母若与全写字母的结尾字母相同，则缩写后面可以不加点。如Mr.与Mister，Dr与Doctor的结尾都是r，Mrs.与Mistress的结尾都是s，所以Mr，Dr，和Mrs等可以不加点，即：Mr.或Mr，Dr.或Dr，Mrs.或Mrs。
（2）职务和头衔不可缩写。如Chairman（主席），Secretary（秘书），Manager（经理）等。即使使用职务或头衔，称呼也不可以省略，要放在姓名之前。如：Mr.James，President（总裁詹姆斯先生），而不可以写成PresidentJames（詹姆斯总裁）。如果职务或头衔很长，则放在称呼和姓名的下一行。如：
Mr.JamesE.Lambert――称呼+姓名（信内地址的第一行）
MarketingManager――职务（信内地址的第二行）
三、信头和信内地址的共同点
1.姓名、地址都有两种打法。
(1)并列式（BlockedStyle）：每行均从左边边缘打起，上下呈左对齐。如：
上述两种打法中，以第二种打法较为常见。但请注意，信内收信人地址行末标点符号一定要与信头（即发信单位地址）保持一致。
结语
信头和信内地址在政府公函和商务信函中的地位显著。作为涉外工作人员，在写公函或商务信函时一定要注意，千万不能将信头和信内地址混淆，而且要根据与之来往的机构或公司所处国家，按照其写作习惯，选择恰当的信头和信内地址的格式和用语，使所写信函达到最佳的信息传递和沟通效果。
参考文献：
［1］谢恩娟.英文打字教程［M］.上海外语教育出版社，1984年9月第1版.
［2］陆墨珠.英语外贸应用文［M］.对外经济贸易大学出版社，1995年5月第1版.
［3］胡文仲，吴祯福.实用英语写作［M］.外语教学与研究出版社，1997年3月第1版.
关键词:拒信;言语行为;对比研究;跨文化
一、引言
言语行为理论首先由奥斯汀提出,经塞尔修正发展成为语用学研究的重要理论(何兆熊,1999)。塞尔在奥斯汀的基础上区分了五种言语行为类型:断言式言语行为(assertives),指令式言语行为(directives),承诺式言语行为(commissives),表态式言语行为(expressives),宣告式言语行为(declarations)。(施兵,2006)
跨文化的对比分析(cross-culturalanalysis)着重于不同社会文化中语言应用的对比分析,目的在于揭示不同文化背景中语言应用的相同和差异之处,解释在跨文化交际中语用失败的原因(俞如珍,1997)。
本文从言语行为和语篇的角度出发,对两封英汉拒信进行跨文化的对比分析。旨在发现英汉拒信中言语行为的差异并对此从跨文化角度作出解释。
二、实例分析
英文拒信来自联合利华,中文拒信则来自华为慧通。
DearMr.xx,
(1)Thankyouforgivingustheopportunitytoreviewyourresumeandqualification.
(2)Weregrettoadviseyouthatyourapplicationhasnotbeensuccessfulonthisoccasion,duetokeencompetitionaswellasthehighandpreciseselectionstandardassociatedwiththismanagementtraineerecruitment.
(3)Pleaseunderstandthatthisisnotanegativeevaluationofyouraccomplishment,butratherareflectionofouruniquehiringneeds.
(4)ThankyouverymuchforyourinterestinUnilever.
(5)Wewishyoueverysuccesswithyourfuturecareer.
BestRegards,
ManagementTraineeRecruitment
UnileverChina
November,2005
尊敬的##同学:
(1)首先感谢您积极参加华为慧通的招聘活动。(2)我对您审批未通过表示遗憾。(3)干部部有一个审批的标准,我建议您仔细考虑一下在您应聘过程中的每一个环节,可能就是因为一句话讲得不好,或是简历中一个细节您没有注意到,而导致您审批没有能通过。(4)其次,这次没有进来,也不见得就是坏事,塞翁失马,焉知非福。(5)我相信以您的能力,在任何一家公司都会工作地很出色。(6)我建议您第一份工作去一家规范一点的公司,学一些过硬的技术,不要过多地考虑薪水和劳动强度的问题。(7)最后,如果您将来有意,还可以再次应聘。(8)HW的大门永远向优秀的人才敞开!(9)再次感谢您对我公司的信赖!(10)祝您新年快乐!学业有成!
华为慧通人力资源本部
05校园招聘组
2006-01-27
(一)分析
1.英语拒信的分析
(1)言语行为:该拒信实施了一项言语行为,即宣布一件事情。信中表情行为3个(语句1,2和4),表述行为1个(语句5),指令行为1个(语句3)。
所选策略:表示感谢时采取陈述句,句式是Thankyou…。表示拒绝时也采取了陈述句,句式为Weregretto…。接下来的辅助行为语解释了不能录取的原因。辅助行为语里采取了客观策略,这样的策略使被拒绝者不感到尴尬。请求谅解采取了祈使句。祝愿采用了陈述句。
(2)基调:正式,礼貌,真诚
所选策略:采取了语言和非语言的两种表现形式。
语言形式:称呼语:Mr.xx。这一称呼语经常在商业信函中使用,使信函显得正式,公事公办。
人称:这封信里主要用了第一人称代词we和第二人称代词you。“we”的使用让收信人感受到企业直接的道歉和祝愿,使信函显得真诚。同时“we”是用于指称整个企业,一方面有利于加强拒绝行为的客观性,降低写信人因为拒绝他人而可能给自己带来的麻烦,另一方面也使收信人和企业之间产生一种距离感,感到自己和企业界限分明。
词语选择:通篇信函都没有使用情态动词。没有情态动词使语气显得坚决和肯定,同时也使信函显得更加公事化。
句式选择:该信的句式都显得非常地程式化,并且直截了当。
非语言形式主要体现在信函的格式上。该信严格遵守商务信函的格式,商务信函所要求的部分全部包括。
2.汉语拒信的分析
(1)言语行为:该拒信实施了两项言语行为,即宣布一件事情和提出建议。具体来说,信中表情行为4个(语句1,2,9,10),表述行为4个(语句4,5,7,8),指令行为2个(语句3和6)。
所选策略:所有的言语行为都选用了陈述句来实现。语句2表面上是表情行为,其言外之意是告知应聘者他已被拒绝接收。采取这样的策略比采用直接表述更能使语气委婉,充分考虑到应聘者的心情。在语句3中,写信人提出了被拒的原因,其中包括客观原因和主观原因,在这里写信人更偏向于采取善意的批评教育策略来进行拒绝。这种策略主要用于上级对下级的拒绝。
(2)基调:礼貌,谦恭,亲切,教导性强
语言形式包括采用了以下一些策略:称呼语:尊敬的XX同学。一方面,由于“尊敬”二字,使该信显得礼貌。而“XX同学”又使语气显得亲切。
人称:这封信也是使用了两种人称代词,即“我”和“您”。“我”使收信人觉得该信是由企业中的某个人写来的,而非企业。“我”的使用使该信变得更私人化,使该信显得亲切。而“您”这一敬语的使用则充分体现了礼貌和谦恭。
词语选择:该信的词语如熟人谈话般娓娓道来。并且信中安慰部分还引用了一则典故让应聘者宽心,使信函的基调变得亲切。在信中还用到了“可能”这一表示不确定的词。该词的使用更降低了信件的商业性质,使信函变得亲切。
句式选择:除了表示感谢的语句较为程式化外,其它部分,尤其是提出建议和安慰应聘者时显得随意。
非语言形式主要体现在信函的格式上。该信采用了商务信函的格式。
(二)英语拒信和汉语拒信的对比
言语行为方面的差异。英语拒信实施了一种言语行为,汉语拒信则实施了两种言语行为,多了提出建议这一内容,指令行为也比英语拒信多了一个。
为实施言语行为所采用的策略方面也有差别。英语拒信中使用了陈述句和祈使句,而汉语拒信中只使用了陈述句。英语拒信中的拒绝行为采取了客观策略,而汉语拒信中则采取了善意的批评教育策略。在表述拒绝行为时,在英语拒信中直接给出拒绝,而汉语拒信则婉转地表达出来。
基调方面的差异表现为:这两封信的基调都表现出礼貌。但是英语拒信更表现出正式和公事公办的基调,而汉语拒信表现出亲切的基调。但字里行间也透露出一种上对下的教导。
从所选的语言策略来看,这两封信也存在着许多不同之处。第一,称呼不同。英语拒信中使用的是Mr.xx。这一称呼语使信函显得正式。这一称呼也把应聘者当作一般的社会人看待。而在汉语拒信中使用的是“尊敬的xx同学”。“同学”这一表示身份的称谓显出亲切但同时也把应聘者当作非一般的社会人看待。第二,人称不同。在英语拒信里使用的第一人称是“we”,而在汉语拒信里使用的是“我”。“我”比“we”更有利于拉近写信人和收信人的距离。在汉语拒信里还用了“您”来表示尊敬。第三,词语选择的不同。在英语拒信里所选择的词语都比较正式庄重。而汉语拒信里的词语都比较口语化。并且汉语拒信里还使用了“可能”这一表示不确定的词语。第四,句式选择不同。英语拒信的句式都显得非常地程式化,直截了当。汉语拒信则比较随意。
从所选的非语言策略来看,这两封信都是相同的,都采用了正规的商务信函的格式。
(三)跨文化角度的解释
文化的差异引起了语言使用的差异。因此在解释英语拒信和汉语拒信的异同时要考虑文化的因素。
首先,中华传统文化非常崇尚“集体主义”的道德观念。“集体主义”最突出的表现就是注重人与人之间的关系和谐。在中华民族的传统文化中,“拒绝”别人或多或少含有对他人不礼貌的含义。因而中国人在拒绝他人时都非常注意言语措辞。如在汉语拒信中使用了敬称“您”,并且委婉地传达出拒绝的信息。基调方面汉语拒信多了“亲切”也是由这种文化观念决定的。
其次,“集体主义”文化另一个突出的表现是人们普遍承认较大的权力距离。这些都有别于“个人主义”社会所崇尚的人人平等。这一文化差异在两封信件中体现了出来。例如在汉语拒信中指令行为较英语拒信多。在基调方面,汉语拒信也带有教导的语气。而“同学”的称呼更是预先设定了地位的不平等。英语拒信中的“Mr.XX”的称呼则把应届毕业生置于平等的地位。
最后,商业文化的差异也导致信件出现异同。商业在西方社会的成熟发展使其更注重效率。因此在英语拒信中,从格式到词语选择的正式程度比汉语拒信高。
三、结束语
以上的对比分析揭示了两封信函所遵循的不同的语用规则。要使交际顺利进行,双方必须跨越文化的障碍,传达比较一致认同的语用规则,同时也带着文化的观点来理解不同的语用规则。
参考文献:
[1]Austin,J.HowtodoThingswithWords[M].Beijing:ForeignLanguageTeachingandResearchPress,2002.
[2]Searle,J.SpeechActs:AnEssayinthePhilosophyofLanguage[M].Cambridge:CambridgeuniversityPress,1969
[3]Searle,J.ExpressionandMeaning:StudiesintheTheoryofSpeechActs[M].Beijing:ForeignLanguageTeachingandResearchPress,2001.
[4]何兆熊.新编语用概要[M].上海:上海外语教育出版社.1999年版.
关键词:外贸英语函电;课程特征;教材
外贸英语函电是一门融国际贸易业务知识与英语知识为一体的高层次的应用语言课程,它涉及商务信函的格式和写作原则,以及进出口业务的各个环节。它的任务是培养学生运用英语解决国际贸易活动实际问题的能力,使学生了解国际贸易活动中的各个环节及其特点,学习和掌握英语在各业务环节中的应用。它要求学生不仅掌握国际贸易的基本原理、基本知识、基本技能和方法,而且能够撰写格式规范的外贸书信。
一、外贸英语函电的课程特征
外贸英语函电作为一种特殊的文体,有着不同于其他文体的特征。传统的商务信函属于正式文体,体现在格式规范、要素完备、专业特征明显等方面(隋思忠,2007)。随着国际商务的发展,现代商务信函已经出现了非正式化的趋势,表现在词语选用简明通俗、朴素无华,句子简练、言简意赅,语气上越来越接近口语表达方式。
作为一门英语写作与外贸实务相结合的综合型课程,外贸英语函电在语篇、词汇、文体、实用性及学科交叉性等方面都有自己独特的特征。
(一)语篇特征
外贸书信最大的特征就是格式规范。具体来说,外贸书信的格式有全齐头式(full-blockedformat)、齐头式(blockedformat)、半齐头式(semi-blockformat)和缩行式(indentedformat)。由于全齐头式的信函各部分内容都从左边空白处写起,用起来方便省事、快捷高效,是目前使用最广的书信样式。
外贸书信的内容格式也比较严格。外贸书信的组成部分可分为必备部分(standardparts)和任选部分(optionalparts)。必备部分是任何一封外贸书信所必须具有的,包括:信头、日期、信内地址、称呼、正文、结尾套语、签名。任选部分是根据具体的商务活动需要添加的部分,包括:信函编号、事由、经办人代号、附件、抄送、附言。
(二)词汇特征
外贸英语书信有别于其他英文书信的一个特点就是它涵盖了大量的专业词汇,从而增加了教师和学生在教学两方面的难度。撰写外贸英语信函要求言简意赅,切忌模棱两可。学习该门课程应该准确把握词语的含义及使用背景。
外贸英语书信针对不同的对象,采用的开头方式各不相同。具体如下:
DearMr./Mrs./Miss/MsWang,表示写信人知道收信人的姓名和性别
DearSir,/DearMadam,表示写给一位有具体职衔的人,而且写信人知道收信人的性别
DearSirorMadam,表示写给一位有具体职衔而且写信人不知道其性别的人
DearSirs,表示写给一家公司,没有明确的收信人
(Bilbow,G.T.,2001:3)
由于外贸英语属于一种公文函电性质,行文时为了避免个人主观色彩,言辞之间杜绝使用第一人称代词单数,第二三人称代词的单数形式也基本不用,而且与之相对应的名词也多用复数。这样,可以突出公函中“公”的意义(孟广君,2000)。如:WehaveseenyouradvertisementintheTradeDictionaryNo.2.
(三)文体特征
一份好的商业书信应体现出语言自然精炼、行文流畅、可读性高的文体风格(Bilbow,G.T.,2001)。在撰写商业书信时,除了要注意格式规范外,还应注意所使用的语言必须自然精炼,同时避免语言的单调,力求使语言结构富于变化。
(四)实用性特征
(五)学科交叉性
外贸英语函电不同于其他课程的一个特点是其不仅涉及英语和进出口业务的各个环节,还涉及到与进出口业务有关的保险、银行业务、经济法等。这在一定程度上增加了教师和学生在教学两方面的难度。
二、外贸英语函电教学中的主要问题
虽然外贸英语函电课程是商务英语专业、国际贸易、国际金融、涉外文秘、国际商务(国际邮政通信方向)等专业的一门重点课程,然而,目前的外贸英语函电课程教学效果却令人很难满意。具体来说,主要有以下问题影响了该课程的教学效果以及学生的学习效果:
(一)教师因素
外贸英语函电这门课程的性质和语言特点决定了教师必须首先具备以下两种素质:一是擅长普通英语写作教学,具有扎实的英语基本功;二是熟悉外贸业务。合格的英语教师应将教学与实践相结合,既能传授学生语言知识,又能针对外贸业务的各个环节讲授外贸知识。然而,目前的外贸英语函电教学却存在两个极端:一是将外贸英语函电作为英语精读课或者英语泛读课进行讲授,在课堂上全部用英语讲课,对外贸业务各个环节的知识却语焉不详或者一知半解;二是将外贸英语函电看作纯粹的专用英语(EnglishforSpecialPurposes,简称ESP),由熟知外贸业务及知识的老师上课。这些老师在课堂上注重对外贸知识的讲解,而忽略了对学生英语基础的了解以及对英语基础知识的巩固。
(二)学生因素
外贸英语函电是英语写作与外贸知识相结合的一门综合性、高层次的应用语言课程,对学生的英语基础要求很高,同时要求学生了解外贸知识。因此,一旦学生英语基础差,对外贸知识一无所知,就容易对外贸英语函电这门课程产生畏惧心理,进而严重影响他们学习的积极性以及学习效果。
(三)教材因素
目前,国内关于外贸英语函电方面的书籍种类繁多,内容各异。他们的一个共同点是大多以英语讲解为主,汉语译文或者注释不多。对于中国学生来说,全英文的书籍固然有利于提高英语学习的效果,但无形中也增加了学习的难度,也就很难激发学生学习的兴趣和积极性。对专科生而言,教材的选择应该坚持“学了有用、学了够用、学了能用”的原则。
三、建议与对策
要摆脱外贸英语函电课程目前面临的问题,笔者依据对外贸英语函电课程的教学实践,提出以下建议和对策以供探讨。
(一)提高教师的综合素质
作为外贸英语函电课程教学活动的组织者与实施者,教师自身的素质对这门课程的教学效果及学生的学习效果起着至关重要的作用。具备扎实的英语基本功是对教师的基本要求。同时,由于外贸英语函电是一门专业性很强的课程,具有学科交叉性,因此,承担外贸英语函电课程的教师应该对经济、市场营销、保险、金融、国际贸易、组织行为学等领域的知识有所了解,清楚各领域的理论结构,熟悉商务活动的程序及需要注意的问题(王伶,2008)。具体来说,教师应该从以下几方面提高、拓展自身素质。
1.充分利用网络资源,丰富教学内容
2.视野开阔
就教学内容来说,教师不应该只着眼于外贸英语函电、商务英语函电、涉外经贸函电、对外商务函电之类的书,同时也应参考外贸英语口语、英文书信、外贸知识等方面的书。笔者在教学过程中,以隋思忠的《外贸英语函电》(第二版)为教材,同时参考了田翠欣与张付宪(2007)编著的《外贸英语口语》以及外语教学与研究出版社2001年引进的GrahameTBilbow的《朗文商务致胜英文书信》。
3.提高对语言的驾驭能力
承担外贸英语函电课程的教师不仅应该有扎实的英语基本功和外贸知识以及流利的英语口语,还应该不断提高自己的汉语表达能力。教师应该能够熟练地用英语和汉语表达自己的思想,在课堂上努力做到驾轻就熟、深入浅出、旁征博引,激发学生学习积极性,提高学习效果。
4.提高自身的文化素养
学习一种语言,不仅要学习它的词汇和语法,还应该学习它的文化。作为一门语言课程,外贸英语函电必然要求老师准确把握词汇的文化内涵,理解外贸过程中的文化差异,并引导学生认识到这种差异,从而用地道的英语从事外贸业务。
5.不断改进和丰富教学方法
笔者在教学过程中采用了理论讲解与模版分析相结合的办法。具体来说,就是首先讲解理论知识,然后分析相应的外贸英语书信。比如,在讲解“建立业务关系”一章时,首先讲解建立业务关系的步骤、途径和方法,然后讲解相应的书信。建立业务关系的完备步骤有:告知对方如何得知其情况;自我介绍;表达与对方建立业务关系的愿望;期待对方早日回复。同时,在信中要充分表达自己的诚意,讲明自己的优点。下面一封信讲述的是贸易双方的初次接触。
Gentlemen:
BeingoneofthelargestimportersofChineseartsandcraftsinthiscityandshallbepleasedtoestablishbusinessrelationswithyou.
Atpresent,weareinterestedinyourproducts,detailsasperourInquiryNoteNo.618attached,andshallbegladtoreceiveyourkeenestquotationassoonaspossible.
Yourstruly,
该书信开头介绍自己,讲明自己是当地中国工艺品的主要出区商之一,然后告知对方愿与对方建立业务关系,最后表示期待对方早日复函。
教师在实际教学过程中,还可以利用现代化教学手段,如多媒体教学、网络教学等。同时,教师在有条件的情况下,还可以强化实践性教学。
(二)完善学生知识结构,提高学习效果
1.转变学习方式,学会自主学习
2.扩展学习场所,丰富学习资源
3.打好英语基础,加强外贸知识的学习
英语基础较好的学生可以从阅读英汉对照的外贸知识入手,看懂外贸英语书信,然后逐步写出格式规范、语言自然简练的外贸英语书信。英语基础较差的学生可以从阅读汉语的外贸知识入手,然后在看懂英汉对照的外贸知识和外贸英语书信的基础上,尝试写作外贸英语书信。总之,学生应在打好英语基础的同时,加强外贸知识的获得与学习,逐步掌握外贸英语写作的特点,最终写出格式规范、语言自然简练的外贸英语书信。
(三)改编现有教材,满足教学需要
1.完善现有教材体系与内容
2.英汉语结合
教材的选取与编写都应该考虑到教材的对象是母语为汉语的中国学生。母语对外语的学习有很大影响,因此,外贸英语函电类的教材及书籍应该提供一定的汉语介绍与评注。笔者认为,在编写教材时应该用汉语对外贸知识进行必要的介绍并对外贸英语书信进行必要的汉语注释。这样做可以激发学生的学习兴趣,有效降低学习的难度,从而提高学生的学习效果。
3.理论与实践相结合
外贸英语函电是一门实用性很强的课程,因此在讲解每一个外贸环节时,除了理论知识之外,还应该有足够的实践练习,让学生学以致用,掌握每一个外贸环节及其对应的信函的写作。比如,“销售合同”一章,隋思忠编写的《外贸英语函电》除了对合同的每一条款给出汉语注释外,还专门设计了填制合同练习,让学生切实掌握销售合同的撰写。
四、结语
外贸英语函电课程内容丰富,特征鲜明,对教师、学生、教材都有很高的要求。作为新时代的教师,尤其是青年教师,应该充分利用网络及其他媒体丰富自己的专业知识,提高自身的文化素养。在实际教学中,积极改进教学方法,完善教学模式。同时,应该结合自身教学实践,对现有教材进行改编,逐步形成自己的教学体系。教师应该突出实用性应用能力和专业性技能的训练,致力于培养具有熟练专业技能、较强实践能力和良好职业素质的高等应用型外贸人才(马列展、徐娜,2007)。
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[2]马列展,徐娜.高职院校外贸英语函电课程教学改革与实践[J].江西青年职业学院学报,2007,(3):53-55.[3]孟广君.外贸英语文体分析[J].上海电力学院学报,2000,(4):65-71.
[4]隋思忠,曾玲.外贸英语函电[M].大连:东北财经大学出版社,2007.
关键词:商务英语函电5C’s原则写作
1引言
当前全球一体化和经贸全球化的进程日益加快,中国与世界各国之间的交流和经贸活动日益频繁,英语作为国际商务的主要工作语言的使用频率也越来越高。商务英语函电作为与外商沟通与谈判的书面方式,在对外经贸活动中具有非常重要的作用。专业的商务英语函电能够有效地促成成功的经贸交流和合作。因此,培养学生商务英语书面沟通与交流的技能、写出专业的商务英语函电,在商务英语函电的教学中至关重要。
2专业的商务英语函电的语言特征
要指导学生写出专业的商务英语函电,首先要让学生了解一封出色专业的商务英语函电具有的特征。目前,学生们在进行商务英语信函写作时存在以下几个方面的问题和误区:第一、书写信函时长篇大论,在拟写商务英语信函时用很长的篇幅和复杂的句式进行写作。第二、信函的重点不清晰,没有将主要事项凸显出来。第三、用词用句不准确,产生歧义甚至误会。第四、格式不规范,没有通过信函树立专业高效的形象。第五、没有注重信函写作的礼貌原则,不能在信函中体现尊重和诚意。上述五个方面制约了学生们拟写出专业的商务英语函电,难以实现与外商有效的沟通与交流。商务英语函电不同于普通的信函,一封出色的商务英语信函主要具有以下五个方面的语言特征:Clear(清楚的)、Concise(简洁的)、Courteous(礼貌的)、Complete(完整的)和Correct(准确的)。
3按照5C’sPrinciples(5C’s原则)拟写专业的商务英语函电
上面所提到的专业的商务英语函电的五个方面的特征,可以提炼为商务英语信函写作的5C’sPrinciples(5C’s原则)。在教学中不仅应解释说明每一条原则的特点,而且要通过具体的例句采用比较对比的方法让学生理解如何在实际写作中运用这五条原则并且掌握写出高效的商务英语函电的方法。
(1)5C’s原则之一:Clear(清晰的)
书写商务英语信函,语言要清晰才能确保信息被对方成功接收,取得交流的成功。语言清晰是指在写作时应避免笼统、模糊的词语或句子,写作的意思表示应清楚明白。
[原稿]Doeswholesalehaveapositiveimpact
[修改稿]Doeswholesaleincreaseourprofits
[原稿]Thiswillgiveusenoughtimetoreachsomemeaningfulconclusions.
[修改稿]Thiswillgiveusenoughtimetodetermineourbudget.
(2)5C’s原则之二:Concise(简洁的)
用词方面,应采用简单的或少的词语来表达;用句方面,如果可以用一句话就能表达清楚的句子,在商务英语函电中就不应用两句话来表达。
[原稿]Atthispointoftime
[修订稿]Atthistime
[原稿]Althoughitisourpolicytoacceptreturnedmerchandisethatisingoodcondition,returnedmerchandisethatisnotsalablecannotbeaccepted.
[修订稿]Weacceptmerchandisethatcanbesold.
另外,在商务英语函电的写作中应避免使用华丽的词句或夸张的词句。
[原稿]Cogitateupon
[修改稿]Thinkabout
[原稿]Thecontractenclosedherewithrequiresyoursignaturebeforeitcanbeexecutedandshouldbedirectedtotheundersigned.
[修改稿]Pleasesignthecontractenclosedandreturnittome.
此外,在写作中还应注意避免重复冗长字句的使用。
[原稿]Consensusofopinion
[修改稿]Consensus
[原稿]Fiscalfinancialyear
[修改稿]Fiscalyear
(3)5C’s原则之三:Courteous(礼貌的)
要通过商务英语函电进行成功的交流与谈判,就要注意礼貌原则的应用。虽然与收信人通常无法见面,但写信方能通过信函的语言树立彬彬有礼的形象,有利于双方的沟通和交流。在写作中应多使用“Thankyou”、“Willyouplease…”、“…willbehighlyappreciated”等礼貌用语。
[原稿]Youarerequestedtoshipourorderwithoutanydelay.
[修改稿]Yourpromptshipmentofourorderwillbehighlyappreciated.
[原稿]YoushouldsendthecopyoftheLetterofCredittousbynextTuesday.
[修改稿]WouldyoupleasesendthecopyoftheLetterofCredittousbynextTuesday
另外,应注意避免使用不信任、指责对方或居高临下的句子,如:“Ifwhatyousaidiscorrect…”、“Youneglected”、“Youforgot”等。
[原稿]Ifthecommoditiesweredamagedintransit,asyoualleged,wewillberesponsibleforthem.
[修改稿]Asyoumentionedthecommoditiesweredamagedintransit,wewillberesponsibleforthem.
[原稿]Inacompanyasbigasours,wenevertakeanorderoflessthan3,000items.
[修改稿]Pleasenoticethatitisourcommonpracticenottotakeanorderoflessthan3,000items.
(4)5C’s原则之四:Complete(完整的)
[原稿]WehaveestablishedthroughourbankaL/Cinyourfavor.
[修改稿]WehaveestablishedthroughourbankaL/Cinyourfavor.
ThecopyofL/CwillsendtoyoubyfaxtomorrowmorningandtheL/CwillremainvaliduntilJune8.
(5)5C’s原则之五:Correct(准确的)
商务英语函电是通过信函进行书面的表达,准确的用词和用语能够在客户面前树立良好的专业形象。反之,由于不能准确的使用词句,将影响写信人的良好形象。在实践中,书写商务英语信函容易犯的错误有以下方面。
1)百分数、小数和分数
在商务活动中,数值往往是最核心的内容。因此,准确地在商务英语信函中表达数字是十分重要的。
A用数字结合完整拼写的单词Percent(“百分数”)在商务英语函电中表达百分数。
[原稿]Theoutputvalueofourcompanythisyearhasincreasedbyseven%.
[修改稿]Theoutputvalueofourcompanythisyearhasincreasedby7percent.
B当数值大于1,000时,要使用逗号。正确的使用方法是每隔三位用逗号分隔数字。
[原稿]Thesuccessratewas98.62per1000units.
[修改稿]Thesuccessratewas98.62per1,000units.
C如果一个数值既包括整数又包括分数,整个数应该用数字表示。
[原稿]Ouremployeesworkedfiveand1/2dayslastweek.
[修改稿]Ouremployeesworked5and1/2dayslastweek.
2)缩写词(Abbreviation)
缩写词在商务英语函电中出现的频率很高,要准确使用缩写词,不仅要明确如何缩写而且应知道何时能采用缩写词。
A正式的商务英语信函中,当星期、月份用于句子中时,不应缩写。
[原稿]Thesampleproductswillbesenttoyoubythe2ndTues.inDec.
[修改稿]ThesampleproductswillbesenttoyoubythesecondTuesdayinDecember.
B计量单位的缩写词,如果没有与数值连用,不能单独使用。
[原稿]The$amountofthebudgethasbeenapproved.
[修改稿]The$10,000budgethasbeenapproved.
在进行商务英语函电教学时,除了上文所述的5C’s原则,还应注意讲授写作的结构、格式、语气等方面的知识和技巧,以指导学生拟写出专业的商务英语信函。
[1]罗伯特.商用英文书信成功策略[M].哈尔滨:黑龙江科学技术出版社,2008.
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关键词高考书面表达题型分析教学启示
中图分类号：G424文献标识码：ADOI：10.16400/ki.kjdkx.2017.03.049
AbstractThisarticlemainlyfromthecontextsetting，propositionform，themeandcontent，genrecharacteristicsareanalyzedintermsof2007-2016yearsofcollegeentranceexaminationintenyearstheNationalEnglishwrittenexpressionvolumeImaincharacteristicstest.Then，accordingtotherequirementsofthenewcurriculumstandardforEnglishwritingandtheconceptofEnglishteaching，theauthorputsforwardsomesuggestionsontheteachingofEnglishwritinginseniorhighschool.
Keywordswrittenexpressionofcollegeentranceexamination；analysisofquestiontypes；teachingenlightenment
0引言
英Z书面表达作为一种重要的语言输出形式，它不仅能很好地反映英语语言学习者的语言水平，还能折射出学习者的思维方式、情感态度和人生价值观。因此，英语书面表达历来都是高考必考的内容。
《全日制普通高中英语课程标准》（教育部，2003，以下简称《新课标》）对高中学生的英语书面表达能力有六到九个级别的具体的要求。本文主要分析2007-2016年近十年高考英语全国卷I书面表达题型的主要特点，然后根据《新课标》对英语写作的要求及英语教学的理念提出高中英语写作教学的建议。
12007-2016全国卷I书面表达命题特点
英语书面表达作为语言产出性测试，主要测评学生的英语综合运用能力。它不仅考查受试者对词汇、语法、句式结构等语言要素的综合表达能力，同时也测试他们的语篇组织能力以及逻辑思维能力等。
纵观近十年的高考书面表达测试题，高考英语全国卷I的书面表达试题通常采用控制性写作和半控制性写作。控制性写作是指试题对书面表达的内容、文体（主要为应用文）、长度（100字作用）等作了一定的要求和限制，同时又采用半控制性写作给考生留有充分发挥的空间，让考生在所限范围内适当增加细节，以使行文连贯丰富。
1.1情景设置的真实性
1.2情景设置的跨文化交际性
根据交际语言测试理论，交际性试题应当使考生像在真实的语境中那样进行信息沟通并完成交流任务。因此情景的设置必须具有一定的交际性。说明双方交际的对象或身份关系、缘由、目的等。并且这十年的书面表达题都涉及到跨文化交际。这种试题情景设置的交际性非常明确，让考生一目了然，明确各自的身份特征，明确交际的内容，确定用什么样的语言口气或语言风格来进行写作。
1.3命题形式和内容的规范性和开放性
除了其规定的主要内容外，考生可以围绕话题情景进行综合对比、观察、分析、判断，充分表达自己的思想、发挥已有的语言水平，从而保证了试卷的区分度。
1.4题材与体裁的相对稳定性
1.5紧扣教学大纲和课标要求
2英语写作教学启示
2.1重视语境教学
语言最本质的功能是交际功能，而书面表达作为语言交际功能的一种形式也必须在真实的的社会情境和文化语境中进行语言信息交流。我国尤其是为了应对高考的英语教学更是长期以来都看重语言形式的学习而比较忽略语境学习的重要性。而语境是掌握英语写作技能、发展英语综合能力的重要环境。所以在平常的英语写作教学中应该创造充分的语境，让语境教学贯穿整个单元的教学中。促使学生创造性的运用所学英语语言进行书面表达或解决问题。最终提高学生的综合运用语言的能力。
2.2重视体裁意识的培养
英语写作的提高除了加强词汇和句法的基本功训练外，还应从语篇着手，训练多种题材和体裁的话题，鼓励和指导学生多写多练，突出学习内容的实用性，把写作当作常规教学的书面交际活动，使各种应用文体的写作（如记日记、写便条、写信等）成为一种写作习惯。
2.3注重跨文化交际的培养
英语作为一门语言学科，是以实现语言交际为最终目的，而高考写作题型也正是体现了这一目标。所以在平时的写作教学中要尽量创设各种较为真实的语境，让学生在模拟现实生活中的各种跨文化交际中不断提高自己的英语写作能力。
3结束语
总之，作为二语习得的一种书面语言输出形式，高考英语书面表达不仅反映学习者的英语语言水平，还反映了学习者的思维能力、跨文化交际能力以及学习者的价值观等。具有导向性的高考英语书面表达题型紧扣教学大纲，体现了《新课标》的教学理念。其语言情景设置的真实性、跨文化交际性；主题内容的日趋社会化和开放化；题材和体裁的稳定性等都为平常的英语写作教学提供了很好的指挥棒。教师在平常的英语写作教学中除了有意识地开展相应的写作训练和针对性的写作指导外，还应注重跨文化交际的培养。
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随着经济的发展，商务英语信函也发展成为一种交际手段，在商务活动中起着互换信息、商谈业务、传递友谊等作用，其撰写的成功与否对商务活动的顺利开展有着极其重要的影响。但是由于商务活动双方利益存在冲突，因此，有策略地运用委婉得体的语言以体现写信者对收信者的友好、尊重、体谅等态度就成为了学习礼貌原则及其运用在商务英语信函中的充分理由。
一、委婉语与礼貌原则
（一）委婉语的含义与功能
委婉语（euphemism）一词源自希腊语euphemisos，意思是“goodspeech”(优雅动听的言语)，指用温和的语气和含蓄的词语替代直接冒昧的表达，减少交际双方的冲突，从而保持良好的人际关系，使交流双方达到最佳交际效果。
在商务英语信函写作中，特定语言环境中的委婉语能避免直接矛盾，为交际双方留出更多的选择余地。此外，委婉语在商务信函中的使用能巧妙地表达真挚的感情与由衷的歉意等态度。因此，委婉表达在商务信函中的使用能使交际达到最大限度的和谐，进而促进贸易活动的顺利进行甚至建立长期友好的商务关系。
（二）礼貌原则
“礼貌”是一种普遍的社会现象，它本身是日常生活行为中具有道德或伦理意义的一项行为准则，包括人们为维护和谐的人际关系所做出的种种努力。从理论发展的角度来看，当以英国语言学家Leech提出的礼貌原则最有影响力。
Leech的礼貌原则是建立在Grice的合作原则基础之上的。合作原则是指谈话双方在言语交际过程中，为了能互相理解、配合而共同遵守的一些基本原则。Grice将其进一步划分为四条准则。可是Leech认为人们在言语交际中会故意违反合作原则，以求达到礼貌的目的。于是，他提出在言语交际中要遵守礼貌原则，并效仿Grice将礼貌原则分为六个准则：
①策略（得体）准则：它是指交际双方的言语要尽量少让别人吃亏，减少对别人不利的信息。
②慷慨准则：指交际双方的言语要尽量少让自己受益。
③赞誉准则：指在言语交际行为中要尽量少贬低别人，尽量多赞誉别人。
④谦逊准则：指在言语交际行为中要尽量少赞誉自己，尽量多贬低自己
⑤一致准则：指在言语交际行为中要尽量减少双方的分歧，尽量增加双方的一致。
⑥同情准则：它是指交际双方应尽量减少双方的反感，尽量增加双方的同情。
在这六条准则中，策略准则是最根本的一条，它体现的是使自身受惠最小（受损最大），使他人受惠最大（受损最小）。
礼貌原则从语用角度对语言交际中的礼貌现象进行了深入的研究，它不仅适用于口头表达，对书面语言的使用也有重要的指导意义。得体的商务信函应该重视对方的观点，尊重对方的需要，能让人拥有愉悦的感觉。因此，礼貌原则在商务信函写作中的应用尤为重要。
二、商务信函的分类
商务英语信函是公文文体的一个实用分支，有其自成一体的风格特征。一般来说，商务信函格式规范，措辞得体，通常一封函件只讨论一个事项，或者是要求建立贸易伙伴关系，或者是推销本公司的产品，亦或是对对方公司的服务进行投诉与索赔等等。在所有信函中，每个函件作为一个言语行为单位，传达的信息本身与礼貌的关系各不相同，如在感谢函中，传达的内容本质上就和礼貌是一致的，而在催款函中，传达的内容本质上是不礼貌的，要避免正面冲突，取得较好的表达效果，对礼貌策略就有较高的要求，但其最终的目的是激发对方的交际意愿，确保交际顺利进行，以达到发信方的交际目的。按照Leech对言外行为的分类，可把商务信函相应的分为四类：合作类商务信函、竞争类商务信函、和谐类商务信函和冲突类商务信函：
（一）合作类（Collaborative）
言外行为与礼貌无关联，多见于宣布、报告中。适用内容：确认订货信、形式发票、开证通知、装运须知等。
（二）竞争类（Competitive）
言外行为与礼貌竞争，多见于请求、要求中。适用内容：建立业务关系、询价、报盘、还盘等。
（三）和谐类（Convivial）
本质上礼貌，多见于提供、承诺、致谢中。适用内容：接受报盘、续订函、道歉函、感谢函等。
（四）冲突类（Conflictive）
本质上不礼貌，多见于威胁、指责、拒绝中。适用内容：拒绝还盘、催款函、索赔函、抱怨及投诉函等。
三、委婉表达在商务英语信函中的应用
根据Leech对商务信函的分类，可以看到：在合作类与和谐类信函中，前者侧重于信息的和传达，后者的言外行为本质上与礼貌是一致的，因此这两类信函对礼貌原则的顺应度比较高，写信人在撰写此类商务英语信函时会顺应礼貌原则的准则使用委婉表达。而竞争类和冲突类商务函电的言外行为与礼貌是相斥的或在本质上是不礼貌的，这两类信函对礼貌原则的顺应度比较低，更需要写信人在撰写信件时注意礼貌策略的使用和委婉表达的应用。以下重点从三个方面对委婉语在几类商务英语信函中的应用进行举例分析。
（一）换位思考(You-attitude)用语
商务英语信函中的You-attitude就是让自己从对方立场出发，站在对方的角度思考问题，尽量照顾对方的感受，满足对方的需求，继而根据对方的需要表达自己的意见。这一标准体现了礼貌原则中的慷慨准则，语言内容使得收信人得益。因此“you”和“your”这两个第二人称代词在商务英语信函中的使用率往往高于其他类代词。例如：
（1）Youwillgetspecialoffersifyouordermorethan100dozensatatime.
（2）a.Wecannotofferyouanyrefundsforthegoodsyoureturnedaredirty.
b.Youcouldgetarefundifthegoodsyoureturnedhadremainedclean.
（2）a句虽合情合理，但是没有完全采取对方立场。用“I/weattitude”强调“我方”，以自我为中心标准，令对方感觉自己的利益被忽视。而（2）b句则以对方为中心，充分肯定了对方的积极参与，体现了礼貌原则的应用，也是委婉表达法在商务英语中运用的主要方式和特点之一。
当然，采取换位思考的观念并不是指在所有的场合都使用第二人称代词。它的本质是贯穿于商务信函中理解、体贴、尊重对方的态度体现。因此如果能恰当地使用第一人称，第三人称甚至非人称结构同样也可以表达换位思考的内涵。在拒绝对方请求或是回复对方的投诉或索赔要求时，同样可以表达出对对方的歉意，显得礼貌委婉。例如：
（3）Weapologizeaboutthedelayandwillhaveourshippingdepartment.
此句中第一人称得到了灵活的运用，该句也体现出了诚挚地为对方着想，将对方利益放在首位的态度，显得十分礼貌与体贴，呈现出合作的姿态。
（4）Thisisthelowestpriceandanyfurtherreductionisoutofthequestion.
（5）Athoroughexampresentedthatthebrokenbagswereduetoimproperpackingforwhichthesuppliesaredefinitelyresponsible.
例（4）和例（5）运用了非人称结构（it，one，etc.），句子的主语既不是写信人，也不是收信人的第三方。在表达拒绝或指责等态度时，非人称结构能将重点转移到写信人或收信人所造成的错误或后果之上，这样就避免了人称代词的直接指向，减少了双方的分歧与反感。
（二）虚拟表达的应用
在索赔、拒绝等冲突类商务英语信函中，写信人通常会避免直抒己见，而是使用虚拟手法，采用客气、委婉的语气去表达自己的意愿、请求或建议，把不满的情绪间接地转化为遗憾或惊讶，淡化了直接陈述句里的否定、批评等含义。常用情态词should，would，could，might代替shall，will，can，may。如：
（6）Weshouldbethankfulifyouwouldhelpuswithyourideas.
（7）a.WewouldsuggestthatforthisparticularorderyouletushaveaD/D.
b.WewantyoutoletushaveaD/D.
在例（7）a中，动词suggest引导的宾语从句采用虚拟语气为收信方提供了很好的意见，其温和的表达方式给对方留下了美好的印象。而（7）b中的表达语气过于强硬，暗含不管对方接不接受都必须那样做的意思，这样会使对方不高兴，感觉受到要挟，最后要达成贸易也就比较困难了。
此外，if引导的假设条件状语从句会使主句表达的内容呈现出试探性，因此使用if引导的条件句在向对方提出要求或是建议时会显得非常客气,从而要求也会容易为收信方所接受。例如：
（8）Weshallbepleasedifyouinvestigatethecaseasurgentandletusknowthereason.
而if引导的虚拟语气句子多用于表达主观愿望和虚拟假想的情况，因此多用于表达要求、建议或是命令，这样的运用会使语气婉转含蓄。例如：
（9）WeshallbemuchobligedifyouwouldkeepthepackagesuntilcalledforbythelocalagentsofPacificTransportLtd.
（三）被动式语句的采用
在商务英语函电的写作中，当写信方想要指出对方的某些不当或欠妥之处或希望对方为其做某事时，往往会采用被动句的表达。因为用主动表达常有谴责对方的感觉，而用被动句，由于动作的执行者或施为者已经弱化到可以忽略不提的地位，因此显得温和礼貌得多，使收信方更容易接受。正因为如此，写信方经常使用被动式语句来含蓄地强调收信方应该按合同或协议所承诺的义务和职责等。例如：
（10）Wearecompelledtoexpressourdisappointmentatfindingthegoodscontainedinyourshipmentnotuptotheagreedstandard.
（11）Averycarelessmistakewasmadeduringthecourseofshipment.
（12）a.Uponinspection，itwasfoundthatthetotalcontenthadbeenshort-deliveredby2tons.
在索赔、理赔的交易过程中，商务信函多用被动式语句来呈现事实，这样既巧妙地避免了对对方直接的指责，又减轻了收信方的利益损失，也减少了双方的分歧与反感。如果把上述句子中的意思表达成：
b.Uponinspection,wefoundthatyouhadshort-deliveredtheconsignmentby2tons.
这样一来，站在收信方的角度，写信方明显是在指责其出了错。因此，为了双方的长远合作，这种表达显然是非常不合适甚至是不礼貌的。
四、小结
通过分析礼貌原则在上述四类商务信函中的运用，我们发现，委婉表达在商务信函中的恰当运用能减少交际双方的冲突，对建立及促进融洽的商务合作关系起着举足轻重的作用。因此在商务英语信函的教学中我们要注重结合语言学理论，尤其是其中的语用学原理，使学生意识到将礼貌原则应用在不同类别的商务英语信函写作中的必要性。使他们不仅能掌握好专业的英语知识，还能注重完善语言的表达技巧和方式，从而写出地道、得体的商务英语信函，切实地提高其专业的实际应用能力。
【参考文献】
[1]Jacob,L.M.Pragmatics:AnIntroduction[M].Beijing:ForeignLanguageTeachingandResearchPress,2001.
[2]Leech,G.N.PrinciplesofPoliteness[M].LondonandNewYorkLongman,1983.
[3]陈建平.商务英语研究[M].杭州:浙江大学出版社,2010.
开头以保万无一失。
关键词要具体
设问扩充内容
审题时
注重“读”、“看”“发挥”等技巧
以书信格式提供情景的，注重“格式”。要明白英文书信格式与中文有所不同。正确的格式是：信纸右上角是写信人的地址和日期，地址按从小到大顺序排列，左边顶格写收信人姓名，然后写正文、祝愿、写信人签名。
动笔前
审题、圈要点、列提纲、定基调一个不能少
“在动笔做题前要心里有数，这样才能不至于走弯路。”赵娜说，尤其要在审题、圈要点、列提纲、定基调这几方面，做足功课，然后才能事半功倍，易得高分。
圈要点防止遗漏要点。要点是给分的重要因素。要充分发挥观察力，把情景中给出的要点逐条列出。
列提纲为写作做好准备。根据短文的中心思想，将主要句型、关键词语记下，形成提纲。
定基调。即定出时态、人称、顺序、开头、结尾。
写作中
做好“七要素”准能得高分
“做好两大方面的准备后，就可以写作了。”赵老师说，即使成绩一般的学生，只要熟练把握以下七点，一般可得高分。
避免使用汉语式英语。尽量用自己熟悉的句型。几种句型可交替使用，避免重复和呆板。
多用有变化的简单句型。可多用陈述句、一般疑问句、祈使句和感叹句。不用或少用非谓语或情态动词等复杂的句型。
灵活运用语法、句法知识。语态、时态要准确，主谓语一致，注意人称代词的宾格形式，注意冠词用法、拼写、标点、大小写等。
描写人物生动具体。如：外表特征tall，short，fat等;服饰颜色red，yellow，blue等;内心境界glad，happy等;感情描写love，like等;动作描写come，get等。
关键词：初中生；英语成绩；兴趣教学法
1.要深化兴趣教学法
托尔斯泰说：“成功的教学不是强制，而是激发学生的兴趣”。
1.2游戏教学是兴趣教学法中的经典之作。比如教授词汇知识的时候，可以用比划猜词的游戏来巩固学生对词汇的掌握，又如讲授课文知识的时候，可以用小组竞争游戏来促进学生之间的合作与竞争。在平时小测验的内容上，也可以适当有兴趣题目的出现，比如填字游戏或者猜谜游戏等。
2.鼓励合作
2.1互学互用。教师设计了amapofourclassroom，让学生展开小组讨论，找出有几条从学校通向电影院的路，每组至少找出2-3条路线，不可有重复，有人负责设计路线，有人负责记录，有人负责表演，做到人人有事做，个个成为课堂上的主人。这是在一定情景下的意义性操练，学生在竞争和合作中活用语言，提高语言的感悟力，使学生在不知不觉中实现知识和能力的转变。互学互助环节通过多层次、多梯度的练习，全方位地提高学生的语言技能，从而使学生能够更好地模仿、体验、实践和运用语言。
2.2导学导练①出示一份请柬或邀请函，问学生是否知道这种文体的格式，鼓励学生思考或讨论写信的目的，不同的目的有不同的文本格式。②教师总结邀请函的书写格式以及可能包括的附件：开始语、结束语、正文、简略地形图、附加路线指南。
3.科学记忆单词
一般地说，理解越深刻，记忆越牢固。为此，我们在英语教学中必须把单词的音、形、义、用法等内容全面告诉给学生，使其在理解的基础上记忆，从而提高记忆效率。同时，教师还可以通过对同义词、近义词、反义词的辨析，同音异形词、词类转换、单词的比较归纳等方式，加深学生对单词的理解，以此来提高记忆效率。
3.1发散记忆法。也叫多元记忆法、联想记忆法，就是利用多元思维方法，全方位认知单词，实现初次记忆，然后在脑海中多角度多层次地立体再现单词，从而实现“二次记忆”，通过联想记住本词根相同、相近的各种单词、词组或短语。英语单词一般平均有三个左右的派生词，如果我们记住了一个常用单词，就可以通过发散记忆法记住3~4个英语单词，从而提高记忆效。
3.2分解单词记忆法。就是利用单词构成知识对单词的组成部分进行分解，找出其组成规律，按其组成规律记忆单词。如对于单词indifferent，可以分解为in(前缀)+dif(前缀)+fer(词根)+ent(后缀)。通过分解，找出了单词的组成规律，从而加深了对单词的记。
3.3归纳词根记忆法。就是按照构词基本知识，把具有相同词根的单词归纳到一起来记忆，如acting、action、active、actor、actress、activity、actively、activist.也可把同一前缀或后缀的词归纳在一起。
4.注重评价的激励作用
4.1评价换角色。可以让学生自评，小组间互评，教师批改，不同的批改对象带给学生多样的反馈信息，增加了学习的兴趣。
4.2评价变温馨。在课堂上说几句教师想对该学生说的话，如：这次你做得很棒，加油等等，让学生感到的不再是冷冰冰的一个“对”或“错”。
关键词：国际贸易外贸英语函电写作技巧
外贸函电又称商业书信，包括外贸书信、传真和电子邮件等形式。英语函电的使用贯穿对外贸易交往的各个环节，是互通商业信息、联系商业事务及融洽贸易关系的重要桥梁。随着国际间的商务活动往来更频繁，商务交际进入一个全新的发展阶段。质量上乘的函电能帮助商家达到有效交流的目的，促进贸易双方的相互理解和长期合作，有利于规避风险，取得双赢效果。
一、商务函电写作注意要点
二、如何写好商务函电
外贸函电的写作具有专业性、结构性和灵活性。针对外贸函电的这些本质，笔者从以下方面谈谈如何写好商务信函。
（一）称呼语。
1.问候语中不要缩写对方的头衔，且全部名称和头衔都要拼写正确。名称后可以加上一个冒号或逗号，但是逗号显得更温和，更友好。如“DearSenatorCollins，/Governorballam”。
2.“亲爱的先生或女士”和“致有关人员”的表达方式现在已经不使用了。
（二）过渡语。
1.过渡语向读者表明观点之间的相互联系，有助于增强写作连贯性，这样使读者流畅地读完所有信息，如“Furthermore，also，similarly，equallysignificant”。
2.当过渡词语或词组出现在句首时，其后经常（尽管并非都是如此）要跟随一个逗号。如“Inadditiontothosechanges，wealso...”
3.注意选用正确的过渡语。例如“不是所有人都能参加，而且我们总是会见面”表达不恰当，因为该句中“而且”一词表示对两种观点给予同等的重视。“但是”或“然而”用在这里更合适，它们表达转折含义。如果不能确定某个词或词组是过渡性词语还是其他词性，请记住过渡性词语的一个特点，即过渡性词语总是可以放到句子中的另一个位置且不改变句子的含义。
（三）结束语。
结束语应该反映信函的性质、你与读者的关系和你的个性。正式用语有“Cordially，Sincerely，Respectfully”，专业但更友好的表达方式如“Regards，Yourstruly，Withwarmregards，Kindregards”，友好的结语有“Bestwishes，Allthebest，Warmestwishes，Thanksforyourhelp”。“sincerely（真诚地）”和“kindregards（致意）”是最常用的结束语，它们适用于任何情况。
（四）自我介绍。
2.快速提出自己的观点。如果想与读者会面，在开篇头两句就应该明确提出。如“Iwouldliketolearnmoreabout...”。
3.如果是双方共同的的熟人把你介绍给读者，应该提及该介绍人的名字。如“JudyPalmer，anacquaintance/colleague，passedalongyourname”。
（五）介绍他人。
2.对这个人的背景或者他在社会上的杰出地位表示赞扬。这是一种良好的姿态，可以使自己的请求更有说服力。如“Youryearsofexpericencewillprovidesignificantinsight.”
（六）宣布政策变动。
2.如果政策有变，就明确指出新旧政策之间的差异。
3.向顾客说明他们如何从中获益。如“Thenewpolicywillprovidecustomerswith...”。公司客户的疑问可以在哪里得到解答，如“Ifyouhavequestions，pleasecall...”。
（七）宣布价格上涨。
1.价格上涨前写信告知客户是一种礼貌，会让对方感到受到重视。如“Weregretthatwemust...”。
2.解释涨价的原因。如“Becauseofrisingcosts...”。有可能的话，要乐于帮助因涨价而遇到问题的客户。如“Plscallusorwritewithquestions.”。
3.有时提及涨价的背景可以缓和这一消息的影响。如“Wehaveseenasignificantriseinthecostofourkeyrawmaterials.”
（八）邀请出席。
1.并非所有活动都需要正式的要求。在比较随意的活动中，用便笺卡或者信纸手写一份邀请函即可。
3.在写信封或信里的称谓时，可以不按传统的“福兰克史密斯先生和夫人”格式。可选的方式有：“福兰克和朱迪史密斯”、“朱迪和福兰克史密斯”，以及“朱迪约翰逊和福兰克史密斯”。
（九）询问价格信息。
1.提供任何必要的细节以使读者清楚地了解你的需求。
3.仔细编辑信件，确保其中包含所有你需要的信息。
（十）回应要求。
1.开篇明确表达您做出的回应和能提供的服务。如“Lastweek，youwroteaskingfor...”或“Hereistheinformationyouaskedfor.”
2.提供任何必要解释以确保对方能清楚地理解。如“Letmeclarifytheenclosedinformation”。
3.回复信件是一个展示优质客户服务的机会。由此可以塑造良好的形象。采用礼貌、专业、对话式的语气，如：“PleaseletmeknowifIcanhelpinsomeotherwey.”
（十一）感谢信。
1.感谢信的基本内容要提及对方的礼物或表态，可以讲述一些细节。要说明你对礼物用途的打算，对方的表态带来的帮助，或者你从会面中得到的收获。如“Thankyouforyourgift（nameit）/help/contribution/participation/strongeffort.”
2.商务上的感谢函往往有助于建立忠诚，做出承诺，表达热情。如”Mydeepestthanksfor...”。
三、外贸函电写作技巧
（一）表达清晰。
2.控制段落的篇幅以适于阅读。每段只专注一个主题，句子之间使用连接词以便观点之间的过渡。多数段落都应控制在2到4句话之内，或者是5行文字之内。冗长的段落对于读者来说难以对付。可以考虑在段首使用主题句概括本段的主旨，便于读者阅读。
3.打造清晰、直接的句子。句子结构和长度各不相同，但是绝大多数句子都要围绕以下关键点构造：主语、谓语和宾语（如果谓语动词有宾语的话）。如果读者不明白主语和谓语，就无法理解整个句子。如果你把主语和谓语放在句子前部，读者就能很快理解句子。多数句子长度都应该在12个到20个词，但是有的会长一些，有的会短一些。
4.恰当使用被动语态。虽然主动结构更加直接简短，但有时被动结构更适宜。如：Wehaveanewbenefitspolicy.ItwasapprovedyesterdaybytheCEO.“It”（它）是个代词，指代“policy”（政策）。将“It”放在第二句的句首，可以保持意义的连续，使读者把第二句和第一句联系起来。如果将第二句改为主动语态，主语是“首席执行官”，这样就没有连贯性。这种句子之间的逻辑连贯比主动结构更重要。
5.言简意赅。删除那些无助于表达思想的词语。
错误用语：onamonthlybasis（按月），variouskindsofprojects（各种类型的方案），inthenearfuture（在不久的将来）
正确用语：monthly（每月），projects（方案），soon（不久）
6.注意形容词和副词。要特别注意以“ly”结尾的词。删除修饰词或者表现力更强的词取而代之。
错误用语：reallyupset（相当烦恼），highlyunusual（非常不同寻常），ultimategoal（最终目标）
正确用语：angry（恼火），rare（罕见），goal（目标）
7.使用具体的词汇。使用流行术语是懒惰的表现。不要使用陈词滥调，而要选择那些更熟悉、更具体的词汇，有助于读者“一目了然”。
错误用语：initiative（措施）、functionality（功能性）
正确用语：program（计划）、plan（规划）、project（项目）、goal（目标）、tactice（战术）、campaign（活动）、capabilityorfeatures（能力或特点）
8.把修饰性短语改为单各的修饰词。提高效率的方法之一是将前置性短语缩减为单一的形容词。
错误用法：Wehaveadirectiveformmanagementtoconsidertheopinionsofemployees.我们得到管理方面的指示，要求考虑员工的意见。
正确用法：Wehaveamanagementdirectivetoconsideremployees’opinions.我们有考虑员工意见的管理指示。
9.避免在其他词语前面堆积过多的修饰词，这样显得句子笨拙。
错误用语：TheDefensedocumentsecurityservicemarkingguide国防文件保密服务标记指南。
正确用语：AguidetomarkingclassifiedDefensedocuments标记指南―用于国防文件分类。
提示：避免这种结构的方法是找出访在句尾的名称（“指南”），将其移至句首，把修饰词放在它的后面。
提示：此句的主要意思包含在主句“加里托普莱温斯基赢得了这一奖项”。将其移到段首成为独立的句子，这是一种重塑句子结构的方法。
11.主语和谓语之间不要放置过多词语。
错误用法：Thereportaboutthecompanystudythatwasdonetodeterminetherelationshipofdollarsspentonemployeeeducationtoimprovedperformanceissummarizedbelow.这份报告将公司所做的用于确定员工培训的成本与业绩改进之间关系的研究总结如下。
正确用法：Thereportsummarizesthestudythatwasdonetodetermine...本报告总结了一项研究，是为了确定……
提示：读者需要确定主语和谓语，以理解句子含义。原句中，读者看到“报告”之后要在主谓之间的大量信息中跋涉，急于找到报告的具体内容，然后不得不回头重新阅读本句。
（二）注意语气。
1.要婉转、坦率。要理解读者，不要进行尖刻的批评或讥讽。人们喜欢诚实和真挚，尤其是对于管理者来说，要勇于道歉。
2.正确使用代词。常规的或正面的信函中可以采用“您”和“您的”，但是涉及纪律或分歧的信函中一定要尽量使用“我”或“我们”。
3.要有建设性。你的态度越积极，就越有可能得到想要的结果。对方阅读你的信件，就是在字里行间观察并倾听你的人格。你想要给读者留下什么样的印象？
4.措辞恰当。词语的解读因人而异。你认为无害的词或词组，读者可能对此会有完全不同的联想。诸如“失败”、“疏忽”、“邋遢”、“粗心”、“你怎么能……”等措辞都可能引起对方的愤怒。
（三）确定恰当的文体。
2.注意不要急于“留下好印象”。通常读者的印象来自作者付出额外的努力而使得信件令人难忘，而非逢迎讨好所能做到。
3.避免使用呆板的陈词滥调。这些词语会疏远你和读者的关系，此类句子“谨此逢高会议延期”可改为“会议延期”即可，你并不是在提供建议。“请在附件中看到”可以转换为“内附”、“以下有”、“附件是”，词组“应您的要求”在你谈话时绝对不会使用，在书面信息中不必以此开头。
4.礼貌而简短地结尾。不要在结尾部分包含无用的信息，结尾处只需要简单的话语，诸如“您如果有疑问，请随时来电或致函”即可，不必写“在您方便时”。
[1]林春华.外贸函电的语言特点及其写作的若干原则[J].中国科教创新导刊，2008：06.
[2]李雯艳.外贸英语函电教学中存在的问题及对策[J].沈阳师范大学学报（社会科学版），2011（3）.